2. Nguyễn Thanh Hưng

3. Huỳnh Trương Nhật

4. Võ Thị Mỹ Thuận

1. Sinh viên

2. Cán bộ CTSV

3. Quản trị viên

4. Ban Giám hiệu

   
   

⚙️ Các chức năng chính

1. Quản lý thông tin sinh viên

• Nhập, sửa, xóa thông tin sinh viên.

• Lưu trữ hồ sơ thuộc diện chính sách (giấy tờ minh chứng: giấy chứng nhận hộ nghèo, giấy xác nhận thương binh liệt sĩ, …).

• Tìm kiếm, lọc sinh viên theo từng loại chính sách.

2. Quản lý chế độ hỗ trợ

• Cập nhật các loại chính sách hỗ trợ (miễn giảm học phí, học bổng, trợ cấp).

• Gán chính sách phù hợp cho từng sinh viên.

• Theo dõi lịch sử hỗ trợ mà sinh viên đã nhận.

3. Quản lý hồ sơ và xét duyệt

• Sinh viên nộp hồ sơ online (upload giấy tờ).

• Cán bộ phòng CTSV kiểm tra, xác nhận hoặc từ chối hồ sơ.

• Tự động gửi thông báo kết quả cho sinh viên.

4. Thống kê – báo cáo

• Thống kê số lượng sinh viên theo từng loại chính sách.

• Báo cáo tổng hợp số tiền hỗ trợ đã cấp phát.

• Xuất báo cáo theo học kỳ, năm học, khoa, ngành.

5. Hệ thống tài khoản và phân quyền

• Quản trị viên (Admin): quản lý toàn hệ thống.

• Cán bộ phòng CTSV: xét duyệt hồ sơ, quản lý hỗ trợ.

• Sinh viên: cập nhật thông tin cá nhân, nộp hồ sơ, tra cứu kết quả.

6. Thông báo và tra cứu

• Gửi thông báo kết quả xét duyệt đến sinh viên.

• Cho phép sinh viên tra cứu tình trạng hồ sơ và quyền lợi được hưởng.

1. Sinh viên

   • Nộp hồ sơ xin xét diện chính sách.

   • Cập nhật thông tin cá nhân.

   • Tra cứu kết quả xét duyệt và các chế độ được hưởng.

   • Nhận thông báo từ hệ thống.

2. Cán bộ phòng Công tác sinh viên (CTSV)

   • Tiếp nhận, kiểm tra và xét duyệt hồ sơ sinh viên.

   • Quản lý danh sách sinh viên thuộc diện chính sách.

   • Cập nhật các loại chính sách hỗ trợ.

   • Lập báo cáo định kỳ cho Ban giám hiệu.

3. Phòng Kế toán/Tài chính

   • Nhận danh sách sinh viên đã được duyệt.

   • Thực hiện chi trả học bổng, miễn giảm học phí, trợ cấp.

   • Xác nhận tình trạng hỗ trợ tài chính.

4. Ban giám hiệu (BGH)

   • Xem báo cáo, thống kê.

   • Phê duyệt chính sách mới hoặc các khoản hỗ trợ.

   • Giám sát việc thực hiện.

5. Quản trị viên hệ thống (Admin)

   • Quản lý tài khoản và phân quyền.

   • Bảo trì, sao lưu dữ liệu.

   • Đảm bảo an toàn, bảo mật hệ thống.

Hỗ trợ theo dõi, cập nhật hồ sơ, chế độ ưu đãi, học bổng và hỗ trợ tài chính nhanh chóng, chính xác.

Giảm tải công việc thủ công, hạn chế sai sót, nâng cao hiệu quả quản lí và minh bạch.

Tác nhân:

Sinh viên: Cập nhật thông tin, tra cứu chế độ chính sách.

Cán bộ quản lí: Nhập liệu, xét duyệt và quản lí hồ sơ.

Nhà trường (phòng công tác SV, phòng đào tạo, tài chính): Điều hành, thống kê, báo cáo.

2. Xác nhận thông tin và mức hỗ trợ sinh viên.

3. Thực hiện miễn giảm học phí.

4. Thực hiện chi trả trợ cấp, học bổng.

5. Cập nhật kết quả chi trả.

6. Lập báo cáo và thống kê hỗ trợ chính sách.

• Đăng nhập

• Quên mật khẩu

• Đổi mật khẩu

• Đăng xuất

• Xem thông tin

• Cập nhật thông tin

• Đổi ảnh đại diện

• Xem chính sách

• Xem thông báo chính sách mới

• Đăng ký chính sách

• Xem thời hạn nộp hồ sơ

• Khai báo thông tin

• Tải hồ sơ minh chứng

• Gửi hồ sơ

• Cập nhật hồ sơ

• Xem trạng thái

• Xem lý do từ chối

• Xem chính sách đã duyệt

• Xem lịch sử hỗ trợ

• Tải giấy xác nhận

• Gửi tin nhắn

• Nhận thông báo

• Gửi yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật

• Cập nhật tài khoản người dùng

• Phân quyền người dùng

• Cập nhật chính sách hỗ trợ

• Cập nhật hồ sơ sinh viên

• Duyệt hồ sơ

• Từ chối hồ sơ

• Gia hạn nộp hồ sơ

• Cập nhật thông báo hệ thống

• Cập nhật danh sách sinh viên

• Xem báo cáo thống kê

Cán bộ Phòng Công tác Sinh viên

• Vai trò: Quản lý, kiểm tra, xét duyệt và tổng hợp thông tin sinh viên thuộc diện chính sách.

• Nhiệm vụ cụ thể:

  • Tiếp nhận và xác minh hồ sơ sinh viên.

  • Phân loại đối tượng theo từng loại chính sách.

  • Duyệt hoặc yêu cầu chỉnh sửa hồ sơ.

  • Lập danh sách sinh viên đủ điều kiện hưởng hỗ trợ.

  • Xuất báo cáo, thống kê gửi Ban Giám hiệu hoặc Phòng Tài chính – Kế toán.