MURAL DE SUGESTÕES DAS ENTIDADES SOBRE GESTÃO DOCUMENTAL DE CONVÊNIOS by Marcos Donizetti de Moura https://padlet.com/convenios/83h97zh3yxl2to8e Criado com a melhor das intenções para receber sugestões das entidades parcerias da Apex-Brasil, com convênios ativos, somente sobre o assunto gestão documental para apresentação às auditorias remotas. en-us 2020-08-14 12:43:17 UTC 2020-10-26 13:40:18 UTC hello@padlet.com https://padlet.net/icons/png/1f4bb.png EXEMPLO: NOME DO PROJETO(IGUAL SISTEMA FENIX) convenios https://padlet.com/convenios/83h97zh3yxl2to8e/wish/680175823 Descrever a sugestão de melhoria aqui. Sugestões anônimas não serão consideradas.]]> 2020-08-14 12:43:30 UTC https://padlet.com/convenios/83h97zh3yxl2to8e/wish/680175823 Organização da documentação por ação leticia72 https://padlet.com/convenios/83h97zh3yxl2to8e/wish/789126503 Sugerimos que a documentação seja arquivada em pastas por ação e não em documento único. Desta forma é possível organizar a prestação de contas conforme gestão via Fênix sem a necessidade de retrabalho.
A organização cronológica conforme pagamentos, por exemplo, duplica a documentação em caso de pagamentos parcelados para fornecedores, uma vez que todas as comprovações teriam que ser salvas novamente.

Brazilian Footwear
ABICALÇADOS-2019-2021]]> 2020-09-29 18:15:40 UTC https://padlet.com/convenios/83h97zh3yxl2to8e/wish/789126503 Termos de adesão no Fênix leticia72 https://padlet.com/convenios/83h97zh3yxl2to8e/wish/789132059 Uma vez que todos os termos de adesão são arquivados digitalmente no Fênix, a organização de uma pasta separada com estes arquivos parece um controle duplicado. Quando os arquivos originais eram exigidos, fazia sentido. Agora são dois locais com o mesmo arquivo digital.

Brazilian Footwear
ABICALÇADOS-2019-2021]]> 2020-09-29 18:16:55 UTC https://padlet.com/convenios/83h97zh3yxl2to8e/wish/789132059 Prazos de Envio de documentações. projetos12 https://padlet.com/convenios/83h97zh3yxl2to8e/wish/808294107 É sabido os prazos de prestação de contas, mas o envio de documentações e padrão para execução não é determinado anteriormente, portanto a sugestão é que os documentos (iniciais e complementares) sejam solicitados com antecedência, visto que os processos tendem a ser físicos e precisam ser digitalizados em ordem e nomeação adequada.

OBS: Nesse período de pandemia algumas Fundações estão trabalhando em escala reduzida.]]> 2020-10-06 20:11:53 UTC https://padlet.com/convenios/83h97zh3yxl2to8e/wish/808294107 Prazos solicitados pela auditoria https://padlet.com/convenios/83h97zh3yxl2to8e/wish/816593418 A auditoria vem solicitando documentações e adequações para serem respondidas em três dias consecutivos ao recebimento do e-mail, porém sempre solicitam para que o atendimento seja realizado aos finais de semana (ex. Solicitam na quinta ou sexta- feira para atender a demanda em três dias).
Os prazos solicitados não estão sendo justos e nem considerando dias úteis, o que impacta diretamente no retorno adequado.

]]> 2020-10-09 13:15:41 UTC https://padlet.com/convenios/83h97zh3yxl2to8e/wish/816593418 Organização da documentação por ação https://padlet.com/convenios/83h97zh3yxl2to8e/wish/818006700 O]]> 2020-10-09 20:56:54 UTC https://padlet.com/convenios/83h97zh3yxl2to8e/wish/818006700 Organização da documentação por ação leticiasantos11 https://padlet.com/convenios/83h97zh3yxl2to8e/wish/818017405 A metodologia é utilizada desde o início da parceria entre a Apex e a ABIMAQ, nunca foi questionada por Prestações de Contas anteriores e inclusive o modelo de arquivo era elogiado devido a facilidade e organização dos documentos.
 
 Dessa forma, como explicado anteriormente, entendemos que a verificação da documentação tanto por extrato como por ação, não implica no prazo para a entrega do relatório enviado pelos auditores, apenas muda a forma como a documentação será auditada, entretanto para a Entidade será necessário modificar toda a estrutura de arquivos já utilizada a mais de 20 anos.
ABIMAQ - PS 2018-2020]]> 2020-10-09 21:04:42 UTC https://padlet.com/convenios/83h97zh3yxl2to8e/wish/818017405 Situação Cadastral dos Termos de Adesão. leticiasantos11 https://padlet.com/convenios/83h97zh3yxl2to8e/wish/818034435  
A auditoria solicitou que apresentássemos a Situação Cadastral das mais de 450 empresas que aderiam ao Projeto Setorial. Entretanto fazemos a inclusão das informações fornecidas, de acordo com o que foi apresentado pela empresa no ato de adesão ao Programa. 

Não há uma orientação clara sobre a obrigatoriedade da consulta da Situação Cadastral de cada empresa que aderiu ao Projeto. Dessa forma, como não tem essa informação no Manual, entendemos que é possível considerar o que a empresa informou na ficha de inscrição apresentada.

ABIMAQ - PS 2018-2020
 
 



]]> 2020-10-09 21:17:05 UTC https://padlet.com/convenios/83h97zh3yxl2to8e/wish/818034435