• تنظيم الأعمال الإدارية: ترتيب المواعيد، إدارة الملفات، حفظ المراسلات، مما يساعد على سير العمل بسلاسة.

• دعم الإدارة: يخفف العبء عن المدير من خلال متابعة المهام اليومية وتجهيز التقارير.

• تحسين التواصل: ينقل المعلومات بدقة بين الإدارة والموظفين والعملاء.

• الحفاظ على سرية المعلومات: التعامل مع البيانات والوثائق الحساسة بأمان.

• رفع كفاءة العمل: التنظيم الجيد يقلل الأخطاء ويوفر الوقت والجهد.

• إعطاء صورة احترافية للمنظمة: لأنه غالبًا أول شخص يتعامل معه المراجعون والعملاء.

باختصار، السكرتير عنصر أساسي لنجاح المنظمة واستقرار عملها

إدارة المراسلات والمكالمات

تنظيم وحفظ الملفات

دعم المدير والفريق إداريًا

تمثيل واجهة احترافية للمؤسسة

متابعة المهام والتأكد من تنفيذها

• تنظيم المواعيد والاجتماعات ومنع التعارض بينها

• ترتيب وحفظ الملفات والوثائق وسهولة الرجوع لها

• إدارة المراسلات (البريد، الإيميل، المكالمات)بكفاءة

هي علم يدرس تكييف بيئة العمل والأدوات مع الإنسان لتحسين الراحة، السلامة، والإنتاجية.

علاقتها بالمكاتب:

تصميم المكتب (الكرسي، الطاولة، الإضاءة، الشاشة) بطريقة تقلل الإجهاد والإصابات وتزيد التركيز وكفاءة العمل

إدارة المراسلات والمكالمات

تنظيم وحفظ الملفات

دعم المدير والفريق إداريًا

تمثيل واجهة احترافية للمؤسسة

متابعة المهام والتأكد من تنفيذها

• اختر كرسيًا يمكن تعديله بسهولة ويدعم ظهرك ورقبتك.

• اجلس بشكل مستقيم وضع شاشة الكمبيوتر في مستوى مناسب لعينيك.

• حافظ على قدميك مستويتين على الأرض وحرك جسمك بين الحين والآخر

مواصفات الكرسي المريح

✔ دعم أسفل الظهر (Lumbar Support)

✔ ارتفاع قابل للتعديل

✔ مساند ذراعين قابلة للتعديل

✔ ظهر قابل للإمالة

✔ مقعد مريح يناسب الجسم

✔ خامة تنفسية أو مبطنة جيدة

✔ قاعدة مستقرة وعجلات سلسة

🧍‍♂️

الطريقة الصحيحة للجلوس

✔ قدورك على الأرض والركب بزاوية ~90°

✔ ظهرك مستقيم ومستند في الكرسي

✔ الأكتاف مرتاحة وغير مشدودة

✔ الشاشة على مستوى النظر

✔ استرح كل 30–45 دقيقة (وقف/تمدد

1. قابل للتعديل

• ارتفاع الكرسي يتعدل بحيث تكون قدميك ملامسة للأرض.

• مسند الظهر قابل للإمالة والدعم.

2. دعم أسفل الظهر (المنطقة القطنية)

• لازم يكون فيه انحناء بسيط يدعم أسفل الظهر.

• يقلل آلام الظهر والعمود الفقري

ثانياً: طريقة الجلوس الصحيحة أثناء العمل

• الظهر مستقيم ومسنود بالكامل على مسند الكرسي.

• أسفل الظهر مدعوم (مخدة صغيرة لو احتجت).

• القدمين على الأرض تمامًا أو على مسند قدم

الجلسه تكون مستقيمه ومريحه

أبزر مكونات بيئة العمل النموذجي

علاقات عمل إيجابية (احترام وتعاون)

تنظيم واضح للأدوار والمهام

بيئة مادية مريحة وآمنة (إضاءة، تهوية، أثاث)

تحفيز وتقدير الجهود

تواصل فعّال وشفاف

✔ فرص تطوير وتدريب

✔ توازن بين العمل والحيا

السكرتير: يركّز على الأعمال التنفيذية اليومية مثل تنظيم المواعيد، المراسلات، استقبال الاتصالات، وإعداد المحاضر.

• الأمانة

• اللباقة

• الصبر

• الثقة بالنفس

الصفات: هي القدرات والمهارات العملية التي يكتسبها أو يتعلمها، مثل

• سرعة الطباعة

• تنظيم المواعيد

• استخدام الحاسب

• إدارة الملفات

👉 الخلاصة:

السمات = شخصية

الصفات = مهارات عملي

الصفات

• خصائص ظاهرة ومباشرة.

• تُلاحظ بسهولة وغالبًا تكون جسدية أو سلوكية بسيطة.

• قد تتغير بسرعة حسب الموقف.

أمثلة:

طويل، هادئ، سريع الغضب، مبتسم، نشيط.

🔹 السمات

• خصائص أعمق وأكثر ثباتًا في الشخصية.

• تمثل نمطًا متكررًا في التفكير أو الشعور أو السلوك.

• لا تظهر من موقف واحد، بل من سلوك مستمر.

أمثلة:

الانضباط، المسؤولية، الانطواء، القيادة، الاستقلالية.

الصفات: مهارات عملية مكتسبة مثل التنظيم، الطباعة، وإدارة الوقت.

1. تنظيم المواعيد
   تساعد على تسجيل مواعيد الاجتماعات والمقابلات والمهام اليومية بدون نسيان.

2. توفير الوقت والجهد
   تقلل من التشتت والبحث المستمر عن المعلومات، لأن كل شيء مدون في مكان واحد.

3. منع التعارض في المواعيد
   تضمن عدم تداخل المواعيد أو تكرارها عن طريق المتابعة المسبقة

كيفية تجاوز هذه الصعوبة

يمكن للسكرتير تجاوز هذه الصعوبة من خلال:

1. التخطيط المسبق وتنظيم المواعيد باستخدام المفكرة أو الجداول.

2. تحديد أولوية الزيارات حسب أهميتها.

3. التنسيق المستمر مع المدير لمعرفة الأوقات المناسبة.

4. الالتزام بأسلوب لبق وواضح في التعامل مع الزوار.

5. تسجيل بيانات الزوار ومواعيدهم لتسهيل المتابعة.

2. رفع مستوى الانضباط والالتزام

تضمن حضور المدير للمواعيد في وقتها، وتنظيم جدول العمل اليومي والأسبوعي بوضوح.

3. تسهيل التنسيق والمتابعة

تمكّن السكرتير من التنسيق المسبق مع المعلمين، الزوار، أو الجهات الخارجية دون ارتباك.

4. تقليل الضغط على المدير

يتفرغ المدير للمهام القيادية، بينما يتولى السكرتير إدارة وتنظيم المواعيد.

5. تحسين التواصل الإداري

تضمن إيصال المواعيد والتعديلات للمعنيين في الوقت المناسب.

6. رفع كفاءة العمل المدرسي

ينعكس التنظيم الجيد للمواعيد على سير العمل داخل المدرسة بشكل أكثر احترافية

نشاط 2

ويمكن تجاوز هذه الصعوبة من خلال استخدام مفكرة مواعيد منظمة، وتحديد أوقات واضحة للزيارات، والتنسيق المسبق مع المدير، والالتزام بنظام حجز المواعيد

تجميع المعلومات إداريه

ماذا أريد ان اعرف

طريقه الكتابه والتقارير

وترتيبهم

• تقييم تأثير الرسائل الإعلامية على الجمهور.

• قياس مستوى التفاعل والرضا.

• تحليل التغطية الإعلامية والسمعة.

• استخدام مؤشرات مثل الوصول، التأثير، والتغيير في السلوك أو الآراء.

الهدف هو معرفة ما إذا كانت استراتيجيات العلاقات العامة فعّالة، وتحسينها لتحقيق نتائج أفضل

• قال الله تعالى: “إن الله يحب إذا عمل أحدكم عملاً أن يتقنه” (حديث) → يربط بإتقان العمل والحرص على أداء المهام بشكل صحيح في وظيفة السكرتير

• قال تعالى: “وَقُولُوا لِلنَّاسِ حُسْنًا”
  👉 يعني نتكلم بلطف مع الجميع (في العمل: نتعامل مع العملاء والزملاء بأسلوب محترم).

• قال النبي ﷺ: “تبسمك في وجه أخيك صدقة”
  👉 الابتسامة مهمة (في بيئة السكرتير: تعطي انطباع جميل للزوار)

ويتشابه ذلك مع عمل السكرتير في أهمية التنظيم، الدقة، الالتزام بالمواعيد، حسن التعامل مع الآخرين، والمحافظة على المظهر الرسمي والاحترافية

الوقد السعودي

طيران خاص

موكب خاص

تقديم الضيافه السعودي التمر و القهوه

احترام القوانين والانظمه

اللباس المحتشم