El presupuesto de un proyecto es un plan en el que se detalla cuánto gastarás, para qué y para cuándo. Si creas un plan presupuestario con anticipación y lo usas para controlar el gasto a lo largo de tu proyecto, puedes reducir el riesgo de que te quedes sin recursos o te excedas en el presupuesto planificado, algo muy frecuente en muchas empresas. De hecho, los participantes de una encuesta realizada por el Project Management Institute (PMI) en 2021 declararon que en los últimos 12 meses, solamente el 62 % de los proyectos de sus empresas se completaron ajustándose al presupuesto original.

Establecer el presupuesto antes de comenzar con el proyecto te ayuda a definir el alcance del trabajo y a controlar los costos. También es una buena manera de presentar tu proyecto a las partes interesadas y obtener los fondos que necesitas, ya que un plan de gastos detallado ayuda a que los encargados de tomar las decisiones comprendan cómo los costos contribuyen a los objetivos. Y a medida que tu proyecto avanza, puedes usar el presupuesto como referencia para comparar el gasto real con el gasto presupuestado y mitigar los costos adicionales que puedan surgir.

Cómo crear el presupuesto de un proyecto en 9 pasos

Crear el presupuesto de un proyecto puede parecer abrumador, pero puedes hacerlo siguiendo una secuencia de pasos. A continuación, detallamos cada parte del proceso presupuestario.

1. Establece los objetivos del proyecto

Los objetivos de un proyecto son todo lo que esperas haber logrado al terminar tu proyecto. Este es un buen punto de partida ya que te ayudan a comprender hacia dónde se dirige el trabajo y actúan como una guía a medida que avanzas con el plan del proyecto. 

Los mejores objetivos están claramente definidos y pueden ser refutables, por lo que puedes usarlos como punto de referencia para medir el éxito de tu proyecto una vez finalizado. Para definir objetivos claros, puedes usar la metodología SMART. SMART es un acrónimo en inglés que significa que el objetivo es específico, medible, alcanzable, realista y de duración limitada. Por ejemplo, supongamos que estás tratando de aumentar el número de visitas a tu sitio web. Entonces puedes establecer el siguiente objetivo: “Aumentar el tráfico orgánico a la página de inicio del sitio web en un 10 % para el final de este trimestre”.

2. Define el alcance del proyecto

Una vez que hayas establecido tus objetivos, puedes definir el alcance del trabajo que necesitarás para lograr esos objetivos. El alcance del proyecto te permite establecer límites en tu proyecto, como por ejemplo, qué trabajo se llevará a cabo (o no se llevará a cabo) y definir los plazos y entregables que deseas lograr. Al momento de definir el alcance de tu proyecto, debes considerar lo siguiente:

Recuerda que la finalidad del alcance de tu proyecto es establecer límites. Eso te ayudará a comprender los objetivos y los entregables que deseas alcanzar y el tipo de trabajo que se llevará a cabo para lograrlo.

3. Divide los entregables en subdependencias

A continuación, enumera todos los entregables que se incluyen en el alcance de tu proyecto y divídelos en dependencias. Imagina, por ejemplo, que una de los entregables de tu proyecto es publicar un artículo de blog. Puedes desglosar este entregable en las siguientes tareas:

Este método te ayuda a identificar los gastos ocultos del proyecto al momento de crear tu presupuesto. Por ejemplo, si solo intentas estimar el presupuesto necesario para publicar un artículo de blog en su conjunto, es muy probable que omitas costos adicionales, como la tarifa por hora de un revisor independiente o el costo de las publicaciones pagas en redes sociales.

Si prefieres los diagramas a las listas, puedes crear una estructura de desglose del trabajo. Esta herramienta visual divide el trabajo en varios niveles. Empieza con el objetivo principal en la parte superior y, a partir de ahí, se desglosan los entregables y las dependencias.

4. Enumera los recursos necesarios

Una vez establecidos todos los entregables y dependencias, es hora de enumerar los recursos necesarios para cada elemento. Intenta ser lo más específico posible y recuerda que el término “recurso” puede significar más que el personal o el equipo, también puede incluir costos indirectos como capacitaciones o un espacio físico para trabajar.

Para ayudarte a empezar, te mostramos a continuación algunas de las categorías de costos de proyectos más comunes a considerar:

5. Estima los montos

En definitiva, un presupuesto es una estimación de costos. Si bien no podemos predecir el futuro, existen algunos métodos que te ayudarán a estimar de la forma más precisa posible. Y no tienes que ceñirte solamente a un método, puedes usar una combinación de estos enfoques, dependiendo de las circunstancias de tu proyecto.

A continuación te mostramos algunas técnicas de estimación que puedes usar:

Estima y suma el costo de cada elemento individual

Este método, a menudo llamado estimación ascendente, es el mejor enfoque si dispones de información detallada, como los entregables y las dependencias que conformarán tu proyecto actual. Si has creado una estructura de desglose de trabajo, ya estás preparado para usar este método.

Para asegurarte de que has tenido en cuenta todos los detalles, puedes usar algún otro método para comparar tus estimaciones de costos. Por ejemplo, puedes revisar cómo se gastó el presupuesto en un proyecto similar en el pasado.

Estipula un monto fijo para tu presupuesto

En este enfoque, empiezas con un presupuesto fijo y lo divides en entregables o hitos del proyecto. Si bien trabajar de esta manera puede resultar un poco complicado, especialmente si aún no sabes cuánto pueden costar los entregables del proyecto, puede ser de gran utilidad si necesitas determinar qué objetivos puedes lograr con un presupuesto limitado.

Si necesitas usar este método, intenta combinarlo con alguna de las opciones que mostraremos a continuación. Por ejemplo, una vez que determines lo que puedes lograr, adopta un enfoque ascendente para asegurarte de que no pasarás por alto ningún punto crítico.

Compara los presupuestos de proyectos similares

Si hablamos de datos históricos, los proyectos pasados son una verdadera mina de oro, ya que cuentan con un registro real donde puedes comprobar si se cumplió o no con el presupuesto asignado. Como tal, pueden ayudarte a identificar los costos que podrías haber pasado por alto o los imprevistos que pueden afectar el gasto total. Si es posible, revisa también las lecciones aprendidas de proyectos similares que se han llevado a cabo en el pasado.

Considera diferentes escenarios

Estimar los costos puede resultar un desafío cuando trabajamos en proyectos complejos con una amplia gama de posibles resultados. Supongamos, por ejemplo, que estás planificando un evento al aire libre en abril. Los costos de este proyecto pueden variar según el clima. Tal vez necesites alquilar carpas o ventiladores para mitigar el calor inesperado, algunos calentadores por si hace demasiado frío o un espacio interior en caso de que llueva.

En este caso, una buena técnica sería poder estimar el gasto para cada uno de estos escenarios. Según la flexibilidad de tu presupuesto, puedes ir a lo seguro y planificar considerando el escenario más costoso. O bien, puedes calcular el gasto esperado para el peor escenario, el mejor escenario y el más probable, para luego realizar un promedio de los tres.

6. Reserva un fondo para las contingencias

A veces suceden situaciones inesperadas. Se rompen las herramientas, cambian los horarios o tal vez una pandemia que ocurre una vez por siglo te impacta y debes superar algunos desafíos completamente inesperados. O, por el contrario, puede surgir una oportunidad impensada durante tu proyecto, como la posibilidad de comprar un activo comercial a un costo reducido. Las reservas para contingencia le dan a tu presupuesto un margen adicional en caso de que cambien los planes. Por lo general, se recomienda reservar entre el 5 % y el 10 % del presupuesto total para posibles contingencias.

El presupuesto es una estimación, por lo que es importante incluir siempre un fondo para contingencias. Y si has creado un presupuesto 100 % exacto y no necesitas ese margen adicional, puedes usar los fondos restantes para reforzar los resultados de la empresa.

7. Crea el presupuesto

A esta altura, ya has identificado todos los entregables de tu proyecto, los recursos asignados y los costos estimados. Ahora empieza la parte divertida: crear el documento con el presupuesto real. A continuación, se detallan algunos puntos importantes a considerar:

Herramientas para gestionar el presupuesto de un proyecto

También es importante elegir la herramienta adecuada para gestionar el presupuesto del proyecto. Asegúrate de elegir un programa que te permita sumar automáticamente todos los montos, para que no tengas que volver a calcular todo manualmente cada vez que necesites ajustar un elemento. Además, la herramienta elegida debería permitirte actualizar y compartir fácilmente el presupuesto en tiempo real, para asegurarte de que todos los miembros del equipo trabajen con la versión más actual.

Existen muchas opciones para elegir, desde las hojas de cálculo de Excel básicas hasta un software de gestión de proyectos. No es novedad que nosotros recomendemos Asana ya que te permite ingresar y totalizar cada elemento, crear campos personalizados, designar responsables y compartir fácilmente la información con los demás compañeros de equipo. Además de tu presupuesto real, puedes repetir flujos de trabajo anteriores, crear documentos de procesos y guardar plantillas de presupuestos de proyectos para asegurarte de que nada se pase por alto.

8. Diseña un plan para controlar el gasto

Un presupuesto solo es útil si lo respetas. Planifica con anticipación la frecuencia con la que compararás los costos reales con los costos presupuestados, de modo que puedas mitigar los problemas o los riesgos potenciales antes de que sean demasiado grandes. También puedes decidir con anticipación qué acciones tomarás si te excedes (o si estás por debajo) del presupuesto.

La ventaja de adoptar una herramienta como Asana es que te permite compartir, gestionar y dar seguimiento a tu presupuesto en tiempo real. Por ejemplo, la función Informes universales de Asana, extrae automáticamente datos de tus proyectos para mostrarte los gastos, el estado de las tareas y los hitos finalizados en un solo lugar, para que no tengas que perder el tiempo revisando emails y documentos con el fin de entender si tu proyecto avanza correctamente o no.

9. Obtén la aprobación de los involucrados clave

Ahora que tienes el plan presupuestario de tu proyecto finalizado, es momento de compartirlo con los participantes del proyecto para que lo aprueben. Afortunadamente, el plan detallado que has elaborado les proporcionará a los encargados de tomar las decisiones una imagen perfectamente clara de cómo cada elemento individual contribuirá a los objetivos del proyecto.

Los participantes pueden provenir de todos los niveles de la organización desde colaboradores individuales hasta ejecutivos sénior, pero si están involucrados en tu proyecto, son importantes. 

Ejemplo practico:

Tipos de stakeholders internos

·       Gerente o directores de proyectos

·       Miembros del equipo del proyecto

·       Gerente del portafolio de proyectos y/o gerente de programas

Tipos de stakeholders externos

·       Clientes

·       Contratistas

·       Subcontratistas

·       Usuarios

·       Inversionistas

·       Proveedores

Importancia y potenciales riesgos

Por ese motivo, las organizaciones tienen que identificar cuál es la posición de cada parte interesada, ya que su impacto es notorio durante el ciclo de vida del proyecto.

A medida que el proyecto avanza, aumenta el número de personas implicadas y la gestión y comunicación son factores críticos para el éxito del proyecto. Una mala gestión y relación puede debilitar y bloquear los avances del proyecto y la posición del profesional que lo dirige.


Referencias:
1.     https://asana.com/es/resources/project-stakeholder
2.   https://www.esan.edu.pe/conexion-esan/stakeholders-de-proyectos-su-impacto-en-la-organizacion