Aplikace funguje tak, že od vedení směrem k podřízeným postupně řízeným způsobem zapojuje do popisu procesů a činností zúčastněné zaměstnance. Veškerá zapsaná data jsou tak ověřena těmi účastníky, kterých se týkají.

Změny v zápisu je možné navrhovat, jednotlivé návrhy diskutovat a schvalovat.

Popis skutečnosti probíhá v tom duchu, že určující je názor vedení. Vedení je zdrojem představy správného průběhu procesů a konkrétních činností.

Pracovníci, kteří činnosti provádějí se k nastavení činností a procesů vyjadřují a mohou formulovat námitky.

Cílem je schválení dané verze popisu procesů. Režim schvalování je ovlivňován tím, kdo přišel s připomínkou, koho všeho se změna týká, povaha změny, rolí pracovníka vzhledem k změně apod.