Identifying your most time-consuming tasks and determining whether you are investing your time in the most important activities can help you to determine a course of action. Having a good sense of the time required for routine tasks can help you be more realistic in planning and estimating how much time is available for other activities. Many apps exist to help you keep track of your time, as mentioned in Strategy 
3. Managing your time effectively requires a distinction between what is important and what is urgent (MacKenzie, 1990). Experts agree that the most important tasks usually aren’t the most urgent tasks. However, we tend to let the urgent tasks dominate our lives. Covey, Merrill, and Merrill (1994) categorize activities into four quadrants in their Time Management Matrix: urgent, not urgent, important, and not important. While activities that are both urgent and important must be done, Covey et al. suggests spending less time on activities that are not important (regardless of their urgency) to gain time for activities that are not urgent but important. Focusing on these important activities allows you to gain greater control over your time and may reduce the number of important tasks that become urgent.
Time management experts recommend using a personal planning tool to improve your productivity. Personal planning tools include planners, calendars, phone apps, wall charts, index cards, pocket diaries, and notebooks. Writing down your tasks, schedules, and items to remember can free your mind to focus on your priorities. Auditory learners may prefer to dictate their thoughts instead. The key is to find one planning tool that works for you and use that tool consistently.

La gestión del tiempo es la práctica de gestionar tu trabajo para asegurarte de que estás utilizando tu tiempo de la manera más consciente posible. La gestión del tiempo puede aumentar la productividad, pero la mayor ventaja de la gestión eficaz del tiempo es la capacidad de establecer correctamente las prioridades en tu día para hacer espacio para el descanso y el cuidado personal.
Al igual que las técnicas de timeboxing y time blocking, el método Pomodoro te ayuda a abordar el trabajo en períodos cortos y luego tomar descansos entre sesiones de trabajo. La estrategia Pomodoro de gestión del tiempo es particularmente útil porque fomenta de manera activa los descansos regulares, que son buenos para mantener la motivación intrínseca y son beneficiosos para el cerebro. De hecho, las investigaciones sugieren que tomar descansos hace que las personas sean más creativas.

Para utilizar el método Pomodoro, necesitas un temporizador, una lista de tareas pendientes priorizadas y la función de “desactivar” tus notificaciones. Comienza configurando tu temporizador en 25 minutos e intenta dedicar ese tiempo exclusivamente a trabajar en una tarea; en la medida de lo posible, evita revisar tus mensajes de texto o redes sociales. Luego, una vez que se cumpla el tiempo, tómate un descanso de cinco minutos. Lo ideal sería que intentes hacer algo físico durante tu descanso, como tomar un refrigerio o levantarte para estirarte, pero está bien si revisas tus dispositivos o miras si intentaron contactarte por algún tema importante mientras estabas concentrado en tu tarea.

Repite cuatro veces el proceso de trabajar durante 25 minutos y luego tomar un descanso de cinco minutos. Luego, después de la cuarta sesión de trabajo, tómate un descanso más largo de 20 a 30 minutos.

El método de Bullet Journal se ha extendido muchísimo y la comunidad alrededor de él ha hecho que además de ser un método de organización, sea una forma de expresar nuestros sentimientos y emociones a través del arte y la decoración de las páginas de la libreta.

Por redes sociales, puedes encontrar verdaderas obras de arte que tienen como propósito el despejar la mente del estrés provocado por el día a día y además ayudarnos a organizarnos.

Paso 1: Da seguimiento a las tareas pendientes en un solo lugar.

La forma más habitual de empezar un plan de trabajo semanal es volcar todo en una lista de tareas pendientes tradicional. Pero las listas de tareas pendientes digitales son mucho más útiles porque permiten ordenar y priorizar el trabajo más fácilmente, además es imposible que se pierdan. Con una herramienta como Asana, también puedes adjuntar información contextual a las tareas para tener la información que necesitas sin abarrotar tu lista. Lo más importante de este paso es que todo lo que necesitas esté en un solo lugar, que será tu fuente de referencia para la semana. Si no estás seguro de qué debes hacer después, simplemente puedes consultar tus tareas pendientes.

Si te resulta muy difícil hacer un seguimiento de todas tus tareas, prueba el método Getting Things Done (GTD). Esta técnica se enfoca en organizar todos tus pensamientos en un solo lugar, así puedes descargar la información de tu cerebro en lugar de intentar retener todo en tu memoria. 

Paso 2: Asigna fechas límite a las tareas de la lista

Cada acción a realizar de tu lista de tareas pendientes debe tener una fecha de entrega correspondiente. Este es un paso sumamente importante para los planes de trabajo semanales, ya que las fechas de entrega te ayudarán a determinar cuándo deberías trabajar en cada tarea.

Si sabes que debes finalizar una tarea para un día determinado, calcula aproximadamente cuánto tiempo te llevará realizar esa tarea en particular. Toma ese tiempo estimado y trabaja en retrospectiva desde la fecha de entrega. Este es el momento, como mínimo, en el que deberías empezar a trabajar en esa tarea.

Por ejemplo, un gerente puede pedirte que le entregues el calendario de contenido para redes sociales del mes próximo el viernes por la mañana. Por lo general, se tarda aproximadamente tres días en crear un calendario, por lo que deberías empezar a trabajar en esta tarea al menos el martes de esa semana.

Paso 3: Prioriza las tareas de manera eficaz

La manera en la que priorizas tus tareas para la semana es sumamente importante. Equilibrar los cronogramas con las prioridades es una habilidad difícil de dominar. Cuando trabajas con proyectos a largo plazo con fechas de entrega lejanas, puedes dividir estos proyectos en piezas más pequeñas y realizar una parte de la tarea cada día hasta la fecha de entrega final. Esto puede ayudarte a evitar la procrastinación y los contratiempos de último momento a la hora de finalizar el proyecto completo.

Si usas una herramienta de gestión del trabajo, intenta agregar una etiqueta de prioridad a cada tarea. Esto no solo te ayudará a organizar tus prioridades, sino que además permitirá que los miembros de tu equipo sepan en qué te estarás enfocando durante el día. Si algo ocurre y tienes que cambiar las prioridades, puedes volver a etiquetar las tareas fácilmente según corresponda.

Paso 4: Dedica tiempo cada semana a la organización de las tareas

Un plan de trabajo semanal es más útil si lo usas de forma regular como un organizador semanal. Dedica algo de tiempo de tu agenda cada semana para hacer una pausa y reflexionar sobre las tareas que debes finalizar la semana próxima.

Algunas personas dedican parte del viernes por la tarde a organizar sus tareas, mientras que otras prefieren usar el lunes por la mañana para la planificación semanal. Ambas opciones tienen sus beneficios. Si compilas las tareas el viernes, podrás llegar a trabajar el lunes con todo claramente organizado para comenzar la semana con el pie derecho. Esta es una buena estrategia para las personas que les cuesta desconectarse del trabajo los fines de semana porque tendrán una visión clara de cómo será su lunes antes de empezar el fin de semana.

Realizar tu planificación semanal el lunes te brinda un panorama general de las tareas en las que trabajarás durante la semana. Este método es bueno para los miembros del equipo que dependen de los demás para realizar sus tareas, como un equipo de ventas o un equipo de éxito del cliente. Si es más probable que recibas correspondencia durante el fin de semana, elaborar tu plan de trabajo semanal el lunes te permitirá priorizar el trabajo que llegó mientras descansabas.

La idea detrás del método Pomodoro es que trabajando en bloques de tiempo limitado podemos mantener nuestra concentración y productividad a lo largo del día. Esta técnica también ayuda a evitar la procrastinación, ya que nos permite dividir tareas grandes en bloques más pequeños y manejables.

Los ladrones de tiempo son aquellos factores que consumen tiempo indiscriminadamente. Si los identificamos podremos preparar una estrategia para minimizarlos todo lo posible. 

Interrupciones

Las interrupciones son las peores enemigas de la organización y la gestión del tiempo. Cada vez que se produce una interrupción tardamos unos cuantos minutos en recuperar completamente la concentración. Concentración baja implica productividad baja y un aumento en la probabilidad de cometer un error.

Teléfono

El teléfono es uno de los mayores ladrones de tiempo. Interrumpir una tarea prioritaria por atender el teléfono nos hará perder nuestra concentración y  nuestro tiempo. Todos tenemos la necesidad imperiosa de coger el teléfono tan pronto como lo oímos pero no nos engañemos, una llamada telefónica en sí no es prioritaria aunque puede que lo sea el mensaje. Si recibes una llamada y estás realizando una tarea prioritaria no te preocupes, el interlocutor te dejará un mensaje en el buzón de voz al que podrás acceder una vez finalizada la tarea. Si no tienes más remedio que coger la llamada se breve y directo.

Visitas

Las visitas no deseadas son totalmente inaceptables. Salvo que el motivo de la visita sea urgente o el visitante sea alguien al que tengamos que dar prioridad, no deberemos aceptar visitas no planificadas.

Email

El correo electrónico es uno de los males de la era digital ¿Cuántas veces al día, a la hora, somos capaces de revisar el correo? Seguramente demasiadas. Gestionar el correo electrónico es una tarea que puede prolongarse mucho más de lo recomendable. Por ello, deberías fijar un intervalo de tiempo fijo para revisar correos y contestarlos, poner filtros, etiquetar correctamente, fragmentar la bandeja de entrada son algunas opciones básicas que todos deberíamos tener.

Reuniones

Respecto a las reuniones, si queremos gestionar adecuadamente nuestro tiempo deberemos asistir sólo a aquellas que tengan un objetivo definido. Las reuniones no tienen por qué ser improductivas, es más, una reunión con los objetivos bien definidos ayudará a planificar las tareas ahorrándonos mucho tiempo.

Aplazar tareas

Aplazar tareas desagradables o complejas es contraproducente a la hora de gestionar el tiempo: se pierde demasiado tiempo buscando excusas para aplazar la tarea. Afróntalas cuanto antes y en tus momentos más productivos para quitártelas de encima en el menor tiempo posible. No comiences nunca las tareas sin haberlas planificado. La planificación tiene que preceder siempre a la acción o perderemos mucho tiempo bloqueados y sin saber qué dirección tomar.

Multitarea

La multitarea es otro de los grandes ladrones de tiempo. ¿Cuántas veces estamos terminando un informe pero antes de terminar recordamos que tenemos que contestar un correo? Si estás realizando una tarea lo mejor es que anotes la nueva tarea para realizarla posteriormente y prosigas hasta terminarla.

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Lo primero que debes hacer para poder planificar tu estudio es saber de cuánto tiempo real dispones para dedicar a esta tarea. Durante dos o tres días anota en un papel el tiempo que dedicas a cada una de tus actividades diarias. No sirve que lo hagas de forma estimativa, debe ser real. Por ejemplo, no sería correcto anotar que de 8:00 a 8:30 sueles tomar café, ya que realmente dedicas entre 10 y 15 minutos para ello. Si empiezas a las 8:10 y acabas a las 8:24 refléjalo por escrito.

Es muy importante anotar cada minuto, por insignificante que te parezca. Piensa que reducir 5 minutos de cada actividad diaria al final del día hará que dispongas de 1 hora para dedicarlo al estudio. ¿Te aseguro que ser metódico en esta etapa te hará ganar mucho tiempo para el estudio?

Anotar en un papel en qué empleas tu tiempo también te ayudará a darte cuenta de la cantidad de tiempo que malgastas al cabo del día, por eso es muy importante ser sincero y llevar un buen control estos días.

2. Completa tu calendario de estudio.

Ya tienes delante un calendario vacío, semanal o mensual, y ahora toca empezar a completarlo. Para ello deberás anotar las horas que ya tienes ocupadas con actividades fijas. Empieza con el tiempo que dedicas a comer, cenar, tomar café, ir al trabajo, las horas que pasas trabajando…

Una vez que hayas reflejado en tu calendario las horas que dedicas a cada actividad y tarea que realizas en tu día a día, podrás observar qué huecos te quedan libres. Además, ahora tienes una visión global de en qué gastas tu tiempo y estarás en disposición de tomar decisiones, sobre cómo te estás organizando o cuánto tiempo dedicas a cada actividad, que te permitirán ganar tiempo para otras tareas.

Es el momento de asignar parte de los huecos libres que quedan en tu calendario a estudiar. La distribución del tiempo que vas a dedicar a tus estudios debe ser clara y concisa desde el principio. Debes hacer un reparto correcto de materias por tiempo y días. Esto será la clave de tu éxito, ya que te permitirá dar a cada una de las asignaturas el tiempo necesario para poder estudiarla de forma efectiva.

Distribuye los días de estudio por dificultad de las asignaturas a estudiar. Por ejemplo, no pongas el mismo día dos asignaturas complejas y al día siguiente dos sencillas. Nuestro cerebro no rinde igual durante todo el tiempo que dura el estudio, por eso es importante que al principio comiences con una asignatura que te resulte complicada y que dejes para el final la de asimilación más fácil. Esto dará un respiro a tu mente y será capaz de rendir mejor en cada una de ellas.

3. Establece objetivos para cada bloque de estudio.

Ahora ya tienes claro cuándo vas a estudiar cada materia y cuánto tiempo vas a dedicar a ello, y lo mejor es que lo tienes reflejado en tu calendario de estudio. Has avanzado mucho y esto va a suponer un gran cambio en tu organización y en el aprovechamiento de tu tiempo. Pero siempre podemos ir un poco más allá.

Es el momento de pensar en que objetivos y tareas te marcas para cada asignatura. Lo ideal es hacer este ejercicio semanalmente. Y una vez que tengas claro qué metas semanales te has marcado para cada materia, refléjalas también en el calendario. En la planificación de tu estudio habrás representado los momentos de estudio de cada asignatura como bloques y dentro de estos bloques puedes especificar las tareas que tendrás que hacer cuando llegue el momento.

4. Sé constante y prepara tu calendario de estudio semanalmente.

De nada sirve hacer todo el trabajo previo que hemos visto, que prepares tu calendario de estudio semanal y que pasada una semana te hayas olvidado de él. Debes incorporar como una rutina este proceso de organización y planificación semanal, de forma que una vez a la semana dediques un rato a crear el calendario de estudio de la semana siguiente.

Además, el calendario de estudio no es un simple papel que una vez que los has hecho lo puedes meter en una carpeta y olvidarte de él. Debes intentar llevar a cabo lo que has planificado. Imagina que tu semana es una película y que tu calendario de estudio es el guión de tu película. Como un buen actor debes seguir el guión.

Aunque, no debemos olvidar que siempre estamos expuestos a los imprevistos y el calendario de estudio es un documento vivo que podemos modificar en caso de que por determinadas circunstancias no lo podamos cumplir tal y como habíamos pensado previamente.

Group tasks based on where or how you do them. Try to accomplish multiple tasks in a row in the same spot, like by your computer or on your phone. Then, you can get all of the things done that you need to do in one place without wasting time by starting and stopping tasks to move from place to place.^[2]

Do your most challenging tasks in the morning. Try to get your most difficult tasks out of the way in the morning when you have the most energy and motivation, which will help you work through them quickly. Aim to finish all of your difficult tasks before noon, leaving the second half of the day for less important tasks and planning for the next day.^[3]

 

 

Hay muchos más ejemplos como gimnasios donde los entrenadores tienen que saber qué clases tienen a principio de semana, nutricionistas para elaborar menús semanales, cualquier tipo de personal de tienda que tengan que conocer sus horarios y tareas, agencias de viajes que tengan que programar unas vacaciones…

Lo más importante es conocer sus ventajas para ver cómo puede ayudarte a ti y a tu equipo. Anímate a crearlo, hazlo tuyo y comienza a optimizar tu día a día como nunca antes lo habías hecho, los resultados te sorprenderán.

La administración del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores.

La administración aparece desde que el ser humano comienza a trabajar en sociedad. El surgimiento de la disciplina es un acontecimiento de primera importancia en la historia social. El ser humano es social por naturaleza, por ello tiende a organizarse y cooperar con sus semejantes. La historia de la humanidad puede describirse a través del desarrollo de las entidades sociales partiendo en la época prehispánica por las tribus nómadas, donde comienza la organización para la recolección de frutas y la caza de animales, y después con el descubrimiento de la agricultura da paso a la creación de las pequeñas comunidades.

Track your progress and your results
Never lose focus of why planning pays off. By keeping a record of how your grades are affected by your study plan, you’ll motivate yourself to keep on top of your schedule. If your results aren’t as you hoped, noting them down can be a handy tool when re-evaluating how you split your time across classes. If you notice you’re slipping in one class or course, you can then choose to shift your schedule and dedicate more time to the area that needs it.

Plan in your downtime
An all-nighter in the library or having too much fun meeting new pals and having a dance, there’s no denying that student life can be overwhelming. When it all gets a bit much, it’s important to allow yourself the time and space to rest. A relaxing bath, a good book or re-watching your favourite rom-com can be just what you need to get back into your groove and feel human again. Schedule in this time to recuperate and recover for the sake of your studies and your mental health.
The planning fallacy and how to fight it
The planning fallacy is a common phenomenon where we become overly optimistic about how long a task might take to complete. It’s the gut-wrenching moment when you’re halfway into a book report you thought would take three days only to realise it’ll take two weeks. The problem is that we often disregard our previous experiences of completing similar tasks when planning new tasks.

This is where a well-maintained academic year diary comes in. If you’ve kept a record of your previous study efforts and results, you can head off any uncertainty about the size of the job ahead. You’ll remember whether four hours of revision for your french oral last term filled you with either an unrivalled confidence, or complete terror. Evaluate your time spent on similar tasks and plan accordingly as you approach new challenges.