1.      Apa perbedaan antara paradigma lama manajemen perkantoran dengan paradigma baru manajemen perkantoran?
Perbedaan antara paradigma baru dan paradigma lama mengenai manajemen perkantoran yaitu paradigma lama menempatkan manajemen perkantoran pada pekerjaan administratif untuk menunjang efisiensi kantor dan dalam kegiatannya masih menggunakan kertas (paper works), kegiatan administrasi perkantoran dianggap sebagai kegiatan yang sifatnya marginal dan beranggapan bahwa pekerjaan bagian administrasi hanyalah berurusan dengan catatan-catatan data. Sedangkan paradigma baru manajemen perkantoran  menempatkan pada penyediaan teknologi informasi dan komunikasi untuk menunjang tercapainya tujuan organisasi tidak hanya itu, manajemen perkantoran paradigma baru ini fungsinya tidak hanya berkaitan dengan paper works dan ketatausahaan melainkan juga berkaitan dengan informasi yang harus dikelola secara sistematik guna untuk membantu dalam pembuatan keputusan. Dalam paradigma baru mengenai manajemen perkantoran ini beranggapan bahwa bagian perkantoran/administrasi merupakan jantungnya suatu organisasi karena pusat kegiatan suatu organisasi ada dalam administrasi. 

2.      Apa yang mendasari diterapkannya asas desentralisasi dalam pelaksanaan pekerjaan kantor? Berikan contohnya! 
 

Asas desentralisasi merupakan pengalihan tanggung jawab dan wewenang dalam pengambilan keputusan dari kantor pusat kepada orang yang ditugaskan. 

Penggunaan asas ini berarti masing-masing unit organisasi itu menyelenggarakan sendiri kegiatan perkantorannya. Kegiatan perkantoran tersebar keseluruh unit dan setiap pimpinan unit bertanggung jawab tidak hanya mengenai kegiatan substansi unit tetapi juga mengenai kegiatan perkantoran yang ada di unitnya. Asas desentralisasi ini diterapkan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor karena dapat memperlancar pekerjaan pokok bagi instansi yang mempunyai unit-unit yang tersebar di beberapa tempat, dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi unit-unit yang bersangkutan, dan dengan menggunakan asas desentralisasi, tindakan dapat dilakukan lebih cepat dalam menyelesaikan masalah. 

Contoh: 

·         setiap direktorat/pusat mempunyai seksi/sub bagian tata usaha sendiri-sendiri yang mempunyai tugas masing-masing 

·         unit pemasaran melaksanakan tugas utamanya untuk memasarkan produk perusahaan namun sedangkan di unit perkantoran ini melaksanakan pekerjaan perkantoran, misalnya membuat surat penawaran, mengarsipkan faktur penjualan, dan menggandakan brosur 

3.      Efisiensi pekerjaan kantor salah satunya harus berpegang pada asas perencanaan. Mengapa asas perencanaan harus diperhatikan untuk mencapai efisiensi pekerjaan kantor? Jelaskan dengan contohnya! 
 

Karena segala kegiatan itu harus punya perencanaan supaya bisa dijalankan dengan benar, tepat, dapat dikontrol, dan dapat dievaluasi sehingga dapat diperoleh hasil yang maksimal. Perencanaan berarti penetapan langkah-langkah tindakan yang diperlukan guna untuk mencapai tujuan yang diinginkan dengan mengadakan perhitungan dan pertimbangan secara matang. Perwujudan dari asas perencanaan ini dapat berupa pedoman-pedoman seperti: 

a.       Pedoman tentang warkat 

b.      Pedoman tentang penetapan prosedur 

c.       Pedoman tentang pengadaan mesin-mesin kantor 

d.      Pedoman tentang perencanaan formulir 

Contoh: sebelum menetapkan anggaran perkantoran, maka pihak tata usaha harus membuat perencanaan mengenai apa saja yang perlu dianggarkan dalam kantor. 

4.      Jelaskan kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi? 
 

Organisasi merupakan bentuk kerja sama antara dua orang atau lebih guna untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan. Kedudukan kegiatan perkantoran dalam organisasi adalah sebagai kegiatan penunjang dalam suatu organisasi. Kegiatan perkantoran dalam organisasi berupa kegiatan substantif (pencapaian suatu tujuan) dan fasilitatif (penanganan data atau informasi). Kegiatan perkantoran itu adalah kegiatan-kegiatan berupa pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan pendistribusian atau penyampaian informasi. Di dalam organisasi, kegiatan perkantoran ini sangat membantu dalam proses pengembangan dan pelaksanaan suatu organisasi. Kegiatan-kegiatan organisasi pasti berhubungan dengan data/informasi, dengan demikian kegiatan perkantoran yang kegiatan utamanya adalah menangani suatu data/informasi pasti akan berhubungan/ membantu kegiatan dalam organisasi. 

5.      Bagaimana menurut saudara bila dalam organisasi perkantoran tidak menerapkan praktik otomatisasi perkantoran? 
 

Otomatisasi perkantoran merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktivitas pekerjaan. Melalui otomatisasi perkantoran maka proses pekerjaan kantor akan lebih mudah apabila dikerjakan dengan mesin atau sistem yang jelas. Apabila organisasi perkantoran tidak menerapkan otomatisasi perkantoran, maka dalam menyelesaikan  pekerjaan kantor akan memakan waktu lebih lama tidak hanya itu, pekerjaan kantor tidak akan tercapai secara efektif dan efisien. 

6.      Bagaimana peran arsip dalam mendukung proses pengambilan keputusan seorang manajer? 
 

Untuk mengambil keputusan yang tepat, manajer harus memperoleh informasi yang tepat karena keputusan akan baik bilamana informasi yang diterima juga baik. Sebagian besar informasi yang digunakan untuk pengambilan keputusan bersumber dari arsip. Arsip mempunyai peran penting dalam menyajikan informasi bagi pemimpin dalam mengambil keputusan yang berguna untuk kelangsungan hidup dan perkembangan suatu organisasi. Arsip mempunyai kontribusi dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, peran arsip dalam pengambilan keputusan sangat penting karena apa yang menjadi pertimbangan seorang manajer dalam mengambil keputusan salah satunya adalah membutuhkan data/dokumen yang kesemuanya itu adalah arsip. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan. 

7.      Bagaimana mengorganisasikan sistem kearsipan yang baik? 
 

Sistem kearsipan perlu diperhatikan dalam pengelolaan arsip suatu organisasi karena penggunaan sistem kearsipan yang tepat dalam organisasi akan menunjang keberhasilan dan kelancaran dalam pencapaian tujuan organisasi. Pengorganisasian sistem kearsipan yang baik itu sesuai dengan kebutuhan masing-masing organisasi. Agar pengorganisasian kearsipan bisa dilakukan dengan baik, maka arsip disimpan sebaik mungkin suapaya jika dibutuhkan maka bisa mudah untuk dicari. Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman dan fleksibel, maka perlu ditetapkan asas penyimpanan sesuai kebutuhan kantor. Ada 3 asas dalam penyelenggaranaan penyimpanan arsip,antara lain: 

a.       Penyimpanan arsip menganut asas sentralisasi dimana penyimpanan arsip dipusatkan pada unit tertentu dalam satu ruangan 

b.      Penyimpanan arsip menganut asas desentralisasi dimana penyimpanan arsip tidak dipusatkan pada satu unit kerja, tetapi arsip disimpan secara mandiri oleh oleh setiap satuan pekerja. 

c.       Penyimpanan arsip menganut asa campuran dimana tiap satuan pekerja menyimpan arsipnya sendiri dan penyimpanan arsip yang spesifikasi tertentu disentralisasikan.