A ata é um texto de modalidade técnica de características expositivas. Ela possui como finalidade o registro de reuniões, sessões ou assembleias. Ela pode ser feita de forma informal ou formal. A ata informal consiste apenas em seguir uma estrutura com as especificações padrões . Já a ata formal apresenta, o registro em cartório, dando ao texto um valor jurídico.

Para que é utilizado?

Esse documento é essencial para registro, formalização e divulgação de resoluções aplicadas em reuniões.

Como deve ser preenchido?

• Título, data, hora e local da reunião; descrição da reunião; objetivos da reunião; pessoas envolvidas e assinatura de cada uma.

• Tem como principal característica: uso da linguagem denotativa; predomínio da função referencial (o foco é a informação a ser transmitida); imparcialidade e exatidão da mensagem; e predomínio da norma-padrão da língua portuguesa.

• Sua correção, durante a escrita, é feita pelo uso do termo “digo” seguido da correção. Já em um texto finalizado, usa-se a expressão “em tempo” ao final.

A circular é um texto técnico que serve para realizar um comunicado interno aos integrantes de determinado local, usado em empresas, órgãos públicos, condomínios e demais instituições de organização coletiva."

Para que é utilizada?

Para comunicar informações relevantes para um público amplo e específico. Na prática, consiste em:

• Divulgar novas normas, leis, procedimentos, decisões ou eventos públicos;

• Fornecer instruções detalhadas sobre como realizar tarefas ou processos específicos;

• Convocar servidores para reuniões, eventos ou atividades;

• Esclarecer dúvidas e fornecer informações sobre um assunto específico;

• Estabelecer um modelo padrão de comunicação.

  
  

Como deve ser preenchido?

• Cabeçalho: nome do órgão público, timbre (logotipo ou brasão), número sequencial de identificação da circular e data da emissão;

• Assunto: assunto principal do documento de maneira objetiva e clara;

• Vocativo: apresentação ao público-alvo (“Prezados servidores”, por exemplo);

• Texto: conteúdo do documento com linguagem formal e adequada ao público-alvo;

• Fechamento: use frases como “Atenciosamente” ou “Cordialmente” para fechar o documento;

• Assinatura: assinatura do responsável pela circular, com nome completo, cargo e contato (e-mail e telefone institucional)

Documento que registra correspondência interna, objetiva e simples.

Para que é utilizado?

Utilizado para enviar ágeis mensagens para todos os funcionários, para determinados setores da empresa ou ainda para filiais e parcerias. Sua principal característica é a rapidez e objetividade na comunicação.

Como deve ser preenchida?

De natureza formal, pois ele emprega a linguagem formal. Adicionalmente, como meio de comunicação entre profissionais, o documento utiliza pronomes de tratamento, indicando respeito e reconhecimento de posição.

Além disso, os memorandos seguem uma estrutura básica comum, variando apenas no assunto da mensagem ou “contexto”, que constitui o corpo central do gênero e efetivamente transmite o aviso, solicitação ou reclamação.

Portanto, podemos destacar que a estrutura básica do memorando é composta por:

• Nome do memorando;

• Nome do receptor ou destinatário;

• Nome do emissor;

• Data de emissão;

• Apresentação e resumo da mensagem;

• Mensagem;

• Assinatura final.

É um documento que serve para estabelecer comunicações profissionais, entre diferentes empresas, setores ou funcionários.

Para que é utilizado?

Visa estabelecer uma comunicação direta entre os interlocutores, para transmitir diferentes tipos de mensagens.

Como deve ser preenchido?

• Local, data

• Destinatário

• Contexto ou assunto da carta

• Fecho, conclusão ou frase de encerramento.

• Assinatura

• Nome do destinatário, abaixo da assinatura.

• Cargo profissional do destinatário

• Nome da empresa.

É uma declaração formal, nota ou relatório que divulga uma informação oficial para conhecimento público (interno ou externo).

Para que ele é utilizado?

Usado para se comunicar com diferentes interessados. Ou seja, é a melhor maneira para sua organização se comunicar com empregados, acionistas, clientes, parceiros e veículos de comunicação e notícias. É uma ferramenta muito versátil que pode ser usada em diferentes situações.

Como deve ser preenchido?

• Simplicidade e objetividade: o comprimento de um comunicado deve ser de cerca de 500-700 palavras.

• Público certo: tenha em mente para quem você está escrevendo, utilize a linguagem mais próxima dos leitores e, se necessário, deixe claro o que quer que eles façam com a informação que você forneceu.

• Chamadas fortes: o parágrafo de abertura é extremamente importante, pois é a oportunidade de enganchar o leitor e fazê-lo querer ler mais.

• Voz ativa: isto deixa seu texto mais envolvente e fácil de ler. Em resumo, a voz ativa é também mais concisa e simples.

• Citações: se você conseguir obter uma citação, ou depoimento curto de alguém envolvido na história, ainda melhor! Não só dá autoridade à escrita, como também torna a história mais pessoal.

• Revise sempre: isto pode parecer besteira, mas é importante fazer uma verificação final de gramática e ortografia antes de enviar. Não esqueça que erros gramaticais e de escrita podem tirar a credibilidade do conteúdo!

E-mail, webmail ou correio eletrônico são termos utilizados para representar o sistema de comunicação baseado na troca de mensagens eletrônicas por meio da internet.

Para que é utilizado?

É uma ferramenta que permite compor, enviar e receber mensagens, textos, figuras e outros arquivos através da Internet.

Como deve ser preenchido?

• Comece pelo corpo do e-mail

• Faça um roteiro e organize suas ideias antes de escrever

• Fique atento a erros de português

• Adeque a linguagem do texto ao seu contexto

• Trate um assunto por vez, e seja objetivo

• Lembre-se da estrutura básica de um e-mail

• Finalizado o corpo, defina o assunto

• Insira os destinatários por último

• Não se esqueça dos anexos

O relatório é um gênero textual utilizado para expor resultados de alguma atividade realizada, apresentando os seus pontos principais e mais pertinentes ao contexto.

Para que é utilizado?

Para apresentar as conclusões de uma pesquisa científica ou os resultados de determinado período de trabalho. Independentemente da atividade que for exercida, o relatório será um documento conclusivo.

Como deve ser preenchido?

• Título: RELATÓRIO ou RELATÓRIO DE

• Texto: Fazer uma breve introdução dos assuntos a serem tratados e depois apresentar em tópicos as principais atividades desenvolvidas, podendo indicar resultados parciais ou finais e os aspectos positivos e negativos do período analisado. Esse item é opcional e depende do objetivo do relatório. Caso haja tabela, imagem e/ou cronograma, é possível apresentá-los como anexo.

• Local e data: Identificar o período e o local de origem do documento.

• Assinatura: Registrar a assinatura do responsável pelo relatório, juntamente de seu cargo, caso haja.

O oficio é um documento destinado á comunicação entre órgãos públicos, empresas ou autoridades. Nele, são veiculadas ordens, solicitações ou informações que possuem valor jurídico.

Para que é utilizado?

Para comunicar, reinvidicar ou notificar de maneira formal sobre um determinado assunto.

Como deve ser preenchido?

Com cabeçalho, ,identificação do expediente, local e data, endereçamento, assunto, vocativo, corpo do texto fecho e assinatura.

É uma meio de comunicação antigo usado para mandar mensagens por meio de códigos e pode ser fonado ou impresso.

Para que é utilizado?

Para se comunicar com urgência.

Como deve ser preenchido?

É preciso que haja um número de telefone, por meio do qual transmitimos a mensagem desejada e, do outro lado da linha, uma pessoa anota o nosso nome, endereço e a mensagem.

Em segundo lugar, fornecemos o nome da pessoa a quem se destina o telegrama juntamente com o endereço. Sendo assim, a mensagem ditada ou escrita é enviada para o destinatário (quem vai receber) via telefone ou mesmo impressa e entregue pelos correios.

Fax ou fac-símile é um sistema de transmissão de dados, escritos e gráficos por via telefônica.

Para que ele é utilizado?

Para transmitir documentos, textos e outros dados através de uma linha telefônica gerando uma cópia.

Como deve ser preenchido?

Primeiramente use o scanner para fazer uma cópia digital do documento.

Após isso, as informações do escaneamento são guardadas em uma memória binária.

Então, o arquivo digital é transformado em um sinal elétrico que é enviado para o modem, depois, o arquivo é encaminhado pela linha telefônica em formato de eletricidade.

Ao final, o aparelho fax receptor realiza um processo inverso. Ele converte o sinal elétrico em dados e os transmite para uma impressora.

O atestado é uma redação técnica que comprova ou garante a existência ou não de uma situação de direito, relacionado a alguém ou sobre algum acontecimento ou momento.

Para que ele é utilizado?

É confirmar alguma informação ou situação de quem o solicita, para explicar uma ausência, pedir um afastamento ou dispensa de algo. 

Como deve ser preenchido?

• Título: Atestado;

• Nome e dados do solicitante do atestado: nome e número do RG – carteira de identidade. Se for o caso, cabe colocar o estado civil, nacionalidade, profissão, número do CPF e endereço residencial;

• Descrição da prova: indicação do que a pessoa precisa provar com o documento;

• Local e data;

• Assinatura do responsável pela emissão desse documento (emitente).

É um texto técnico destinado a confirmar determinada informação.

Para que ele é utilizado?

Quando queremos comprovar algo. Pode ser composta em primeira ou terceira pessoa, em registro formal.

Como deve ser preenchido?

É escrita em primeira pessoa do singular ou plural: “Eu declaro para fins de comprovação...”, “Declaramos que o aluno João de Souza Pinheiro...”. Local e data: depois do corpo do texto, é preciso indicar o local e a data em que o documento foi redigido.

Recebimento de documentos é o processo pelo qual uma empresa ou indivíduo recebe documentos de terceiros, sejam eles físicos ou digitais. Esses documentos podem incluir contratos, faturas, relatórios, formulários, entre outros. O recebimento de documentos é uma parte essencial de qualquer negócio, pois permite que as informações necessárias sejam compartilhadas e armazenadas de forma organizada.

Para que ele é utilizado?

Para fins de constituir prova é fundamental que ele seja devidamente especificado, com a descrição correta de sua origem, assinatura de quem recebeu.

Como deve ser preenchido?

É um documento em que o requerente solicita ou exige algum serviço ou informação ao requerido.

Para que ele é utilizado?

Para pedir, solicitar ou requerer algo, judicialmente amparado, para alguém em cargo de poder.

Como de ser preenchido?

Para fazer um requerimento, é preciso, anteriormente, informar-se sobre quais os dados necessários e qual a estrutura mais adequada. É necessário averiguar o nome do destinatário, confirmar seu cargo e usar o pronome de tratamento adequado. Por fim, é importante, também, pesquisar quais leis sustentam seu pedido.

É uma ordem oficial, aviso, postura, citação etc. que se prende em local próprio e visível ao público ou se anuncia na imprensa, para conhecimento geral ou dos interessados.

Para que ele é utilizado?

Para divulgar atos e informações relevantes do processo de seleção um determinado órgão público.

Como deve ser preenchido?

• Datas;

• Fazes do processo seletivo;

• Quem pode ou não pode participar;

• Qual órgão é responsável pelo concurso;

• Como acompanhar as etapas.

  
  

É um documento firmado entre duas ou mais partes com interesses contrapostos. Esse é um acordo jurídico onde geralmente há uma parte que possui algo que o outro deseja.

Para que ele é utilizado?

Alugueis, ou venda de ( imóveis, carro, terreno, etc.)

Como deve ser preenchido?

• Estabeleça e identifique as partes

• Defina as obrigações de cada parte

• Valores e condições de pagamento

• Prazos e sua duração

• Quebras de contratos

• Recisão

• Foro

São documentos que divulgam avisos, concorrências, chamadas e outras determinações de interesse comum.

Para que ele é utilizado?

É utilizado para solicitar o comparecimento de alguém numa reunião, numa assembleia, num exame de seleção, numa tomada de preços, entre outros casos.

Como deve ser preenchido?

• Apresentação de quem convoca;

• Nome da associação;

• Data e hora da assembleia;

• Endereço do local da reunião;

• Numeração de pautas da ordem do dia;

• Período da segunda chamada;

• Normas adicionais para realização da assembleia.

É um comunicado dado pelo dado pelo patrão, ou funcionário ao outro de quem pretende encerrar o contrato de trabalho.

Para que ele é utilizado?

Para informar a outra parte sobre o rompimento do contrato de trabalho sem justo motivo.

Como deve ser preenchido?

Presado(s) senhor(es),por razões particulares, venho comunicar-lhe(s) que a partir desta de___(___________)dias contados desta data deixarei, por minha livre e espontânea vontade, o emprego que ocupo nesta empresa desde ___/_____/____. favor dar seu ciente na cópia deste.

É o mandato pelo qual alguém (outorgado, aquele que irá representar outra pessoa) recebe de outrem (outorgante, aquele que consente os poderes) poderes para, em seu nome, praticar atos ou administrar interesses no território brasileiro.

Para que ele é utilizado?

Para representação na prática de atos complexos e solenes, como por exemplo, venda e doação de bens imóveis, representação em casamento ou em escrituras de divórcio e inventário.

Como deve ser preenchido?

Informar os dados do outorgante e do outorgado, como nome, endereço, profissão, nacionalidade, número de documento, entre outros. Depois, deve especificar o objetivo da procuração e quais são exatamente os poderes outorgados.

Outorgante: (nome completo), (nacionalidade), (estado civil), (profissão), portador(a) do CPF nº ______________________, RG nº_________________, expedido pelo (órgão), residente e domiciliado(a) a (rua, avenida, etc.) ______________________________, bairro __________________, município ______________________, Estado ...