CURSO PRACTICO DE EXCEL INTERMEDIO-AVANZADO by MID. Edith Encinas Ramírez

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Excel nos permite trabajar con distintos tipos de datos, como números, fechas, horas y textos.
Si bien al ingresarlos en las celdas son detectados automáticamente, el programa no siempre interpreta lo que deseamos, y por eso es necesario saber cómo lograr que cada dato se corresponda con su tipo específico.

Datos de Texto

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

El tipo de datos texto abarca las cadenas de caracteres alfanuméricos, es decir, conjuntos de letras, símbolos y números.
- Cuando ingresemos un texto alfanumérico una celda, Excel lo reconocerá automáticamente y lo alineará a la izquierda.
- Esto puede cambiar si el texto comienza con el signo igual (=) o con el signo más (+) o menos (-), ya que el programa interpretará que lo que sigue es una fórmula de cálculo; por lo tanto, si queremos que sea interpretado como texto, debemos anteponer el carácter comilla simple (‘).

Datos Numéricos

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El tipo de datos numérico es el más utilizado.
- Al ingresar un número en una celda, el programa reconocerá el formato numérico y el valor aparecerá alineado a la derecha.
- Los principales aspectos que debemos tener en cuenta al ingresar números son los siguientes:
• Se admite como número a los caracteres del 0 al 9, la coma (,) y el separador de miles (.)
• Podemos agregar un signo monetario.
• Un número seguido del signo % será tomado como porcentaje.
Al colocarlo de esta manera, Excel dividirá el valor por 100, pero mostrará el número ingresado seguido de %. Por ejemplo, si escribimos 40%, eso es lo que veremos en la celda, aunque el valor numérico será 0,40. En cambio, si escribimos 40 y le aplicamos % desde la cinta de opciones, lo que veremos es 400%. Para que se muestre 40%, debemos escribir 0,40 y luego aplicar % desde la cinta.

Datos Fecha

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Excel utiliza como separadores de fecha la barra (/) y el guion (-).
- Al ingresar dos o tres números separados con alguno de estos caracteres, el programa los interpreta como fechas. Si ingresamos 3/5, aparecerá 03-may del año en curso. En caso de que sea 6-8-12, veremos 06/08/2012.
- El formato de fecha que se interpreta de modo predeterminado depende de la configuración regional establecida en el equipo.
- La configuración regional por defecto en la mayoría de los países de habla hispana es dd/mm/aaaa (día/mes/año); en los Estados Unidos es mm/dd/aaaa (mes/día/año).
- Una fecha como 17/12/2013 tendrá formato de Fecha corta, mientras que martes, 17 de diciembre de 2013 tendrá formato de Fecha larga.

Datos Hora

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- Si queremos ingresar un dato en formato de hora, lo hacemos escribiendo dos números separados por dos puntos (hora:minutos).
- Excel interpretará el formato de hora hh:mm (hora:minuto). Tres números separados con (:) se toman como hh:mm:ss (hora:minuto:segundo).
- También podemos escribir hh PM o hh AM.

CONDICIONALES

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| IF/SI
Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO.
| IFERROR/SI.ERROR
Devuelve un valor si la expresión es un error y otro valor si no lo es.

SINTAXIS:
=IF(AEVALUAR,VALV,VALF)
=IFERROR(AEVALUAR,VALE)

AEVALUAR: Expresión a evaluar, debe dar como resultado un valor lógico.
VALV: Lo que se va a hacer si la evaluación resulta verdadera.
VALF: Lo que se va a hacer si la evaluación resulta falsa.
VALE: Lo que se va a hacer si la evaluación regresa un error.

FUNCIONES MATEMÁTICAS Y ESTADÍSTICAS CON UNA CONDICIONAL

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| SUMIF/SUMAR.SI
Suma las celdas que cumplen determinado criterio o condición.
| AVERAGEIF/PROMEDIO.SI
Busca el promedio (media aritmética) de las celdas que cumplen un determinado criterio o condición.
| COUNTIF/CONTAR.SI
Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la condición dada.

SINTAXIS:
=SUMIF(RC,COND,[RSUM])
=AVERAGEIF(RC,COND,[RAV])
=COUNTIF(RC,COND)

FUNCIONES MATEMÁTICAS Y ESTADÍSTICAS CON MÁS DE UNA CONDICIONAL

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| SUMIFS/
SUMAR.SI.CONJUNTO
Suma las celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones o criterios.
| AVERAGEIFS/
PROMEDIO.SI.CONJUNTO
Busca el promedio (media aritmética) de las celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones o criterios.
| COUNTIFS/
CONTAR.SI.CONJUNTO
Cuenta el número de celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones o criterios.

SINTAXIS:
=SUMIFS(RS,RC1,C1,RC2,C2,...)
=AVERAGEIFS(RA,RC1,C1,...)
=COUNTIFS(RC1,C1,RC2,C2,...)

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Cuando creamos una tabla dinámica, si el campo ubicado en el sector Valores es de tipo numérico, por defecto los datos son resumidos con la operación Suma. Es decir, cada celda mostrará la sumatoria de la combinación de campo de fila y de columna correspondiente (o sea, de la intersección de ambos).
En cambio, si como campo de valor se elige un campo de texto, el resumen por defecto se hará mediante la operación Cuenta, y cada celda de la tabla dinámica mostrará la cantidad de registros que corresponden a esa celda.

FORMATO DE CAMPOS

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El campo de valor presenta por defecto el formato General. Esto sucede, aunque el campo tenga un determinado formato en la base de datos. Por ejemplo, si en la base de datos la columna correspondiente al campo de valor de la tabla dinámica tiene el formato Moneda con dos decimales, si no se especifica el formato en la tabla dinámica los valores se mostrarán con formato General.

Para aplicar un formato nos posicionamos en alguna celda del campo de valor dentro de la tabla, hacemos un clic derecho y, en el menú, elegimos Configuración de campo de valor.... En el cuadro, presionamos el botón Formato de número y posteriormente seleccionamos la categoría adecuada para los datos (Número, Fecha, Moneda, etcétera).

MÚLTIPLES CÁLCULOS SOBRE UN CAMPO VALOR

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Es posible presentar más de un cálculo sobre un campo de valor, dentro de una misma tabla dinámica. Para hacerlo, solo tenemos que ingresar dos veces el campo como campo de valor y luego, realizar la configuración correspondiente.

MÁS DE UN CAMPO VALOR

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Al colocar en el sector Valores más de un campo, o un mismo campo más de una vez, paralelamente se genera un nuevo campo de columna, que se muestra como Valores. Este campo nos sirve para diferenciar los resultados mostrados en la tabla, y podemos llevarlo al sector de campos de filas arrastrándolo.

CAMBIAR LA OPERACIÓN DE RESUMEN

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Para modificar la operación de cálculo utilizada en el resumen de la información, nos posicionamos en alguna celda del sector de campos de valor de la tabla dinámica y hacemos un clic con el botón derecho del mouse.
En el menú que se despliega, seleccionamos Configuración de campo de valor…. Dentro del cuadro que se abre, en la pestaña Resumir valores por figuran todas las operaciones disponibles. Elegimos la opción que deseamos y presionamos Aceptar.
También podemos realizar el procedimiento desde el sector Valores de la lista de Campos de tabla dinámica.

MOSTRAR VALORES COMO...

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Las opciones disponibles para mostrar los resultados en la tabla dinámica son quince. A continuación, mencionamos y explicamos qué es lo que muestran las más importantes de ellas:
• Sin cálculo: presenta directamente los resultados de la operación sobre los datos. Es la opción configurada por defecto.
• % del total general, % del total de columnas y % del total de filas: con estas opciones podemos visualizar los resultados como porcentajes sobre el total general, el total de columnas y el total de filas, respectivamente.
Diferencia de: muestra los resultados como diferencia con respecto a una categoría de uno de los campos, la cual es considerada como base.
• % de la diferencia de: hace lo mismo que la opción anterior pero mostrando las diferencias en términos porcentuales.
• Total en y % del total en: presentan los resultados acumulados para el campo especificado, en valores absolutos y porcentuales.

ESCALA DE TIEMPO

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Las Escalas de Tiempo con un tipo especial de segmentación cuando se manejan fechas.
Para añadir una escala de tiempo a una Tabla Dinámica, selecciónala y luego da click en la opción Insertar > Escala de Tiempo. En la ventana emergente, marca las casillas de las columnas de fecha (o multiples columnas) y presiona OK para crear una escala de tiempo.
Puedes cambiar la forma en que funciona la Escala de Tiempo dando click en el recuadro en la esquina inferior derecha. En vez de que la escala muestre fechas específicas, puedes cambiar la escala para mostrar fechas basados en el trimestre del año, meses o días , por ejemplo.

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

El Campo Calculado nos permite añadir una columna a la Tabla Dinámica que no está en tus datos originales.
Esta opción te permite incluir una operación matemática estándar para crear un campo enteramente nuevo con el cual trabajar.

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Las tablas dinámicas están divididas en sectores, correspondientes a los campos de fila, de columna, de valores y de filtros.

FILAS

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

En el área llamada Fila debemos ubicar los campos cuyos valores deseamos que constituyan las filas de la tabla dinámica.
Si seleccionamos un campo de texto en la lista de Campos de tabla dinámica, por defecto es considerado como un campo de fila.

Al agregar un campo de fila, en la tabla se genera una fila para cada valor diferente que tome el campo en la base de datos. Si más de un campo es seleccionado como campo de fila, se generará una fila para cada combinación de valores de dichos campos.

COLUMNAS

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

En el sector Columnas del cuadro Campos de tabla dinámica ubicamos los campos cuyos valores queremos que formen las columnas de la tabla.

Al agregar un campo de columna, en la tabla se genera una columna para cada valor tomado por dicho campo en la base de datos. Si más de un campo es considerado como campo de columna, en la tabla dinámica habrá una columna para cada combinación de valores de dichos campos en la base de datos.

VALORES

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En el sector Valores del cuadro Campos de tabla dinámica ubicamos los campos sobre los cuales queremos que se realicen los cálculos que se mostrarán en la tabla: suma, promedio o contar, entre otros que veremos más adelante. El procedimiento para hacerlo es el mismo que para los campos de fila o de columna.

Cuando desde la lista de Campos de tabla dinámica seleccionamos un campo numérico, por defecto este es considerado como campo de valor. Si deseamos colocar un campo de texto como campo de valor, necesitamos arrastrarlo hacia este sector.

FILTROS

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En las tablas dinámicas podemos agregar campos de filtro, para que se muestren solo los resultados para los registros que cumplen un determinado criterio. Para usar esta herramienta debemos arrastrar los campos que deseamos utilizar para hacer los filtros hacia el sector Filtros de Campos de tabla dinámica.

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Una base de datos (BD) está compuesta por un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso.

FILTRAR UNA BD

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Los filtros nos permiten manipular la información contenida en una BD para poder revisar solo ciertos campos que cumplan con las características indicadas.

Para ordenar datos, existen diferentes formas para filtrar información. Las opciones que tenemos son:
1. Colocarnos sobre el campo, presionar botón derecho y elegir del menú la opción Filtrar (Filter) y decidir los criterios de filtrado.
2. Seleccionar del menú gráfico la opción Datos (Data) y de ahí la opción Filtrar (Filter), lo que hace que aparezcan los pequeños recuadros con una flecha orientada hacia abajo en cada una de las columnas ocupadas.

Una vez activos los filtros, para usarlos es necesario presionar la flechita y elegir los criterios de filtrado, que pueden ser varios simultáneamente.

Cuando se tiene activo algún filtro, el icono se modifica y aparece un indicativo de filtro activo. Para desactivar los filtros activos se utiliza la opción Borrar Filtro (Clear).

Los filtros no modifican los datos y son una muy buena herramienta para filtrar por lo que se pueden dejar activos.

Los filtros se actualizan o adecuan a los distintos tipos de datos: números, textos y fechas.

ORDENAR UNA BD

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Excel nos permite ordenar datos, ya sea por un único campo o por diferentes campos a la vez.

Para hacerlo, tenemos varias opciones:
1. Colocarnos sobre el campo, presionar botón derecho y elegir del menú la opción Ordenar (Sort) y decidir si es de menor a mayor o de mayor a menor.
2. Seleccionar del menú gráfico la opción Datos (Data) y de ahí la opción Ordenar (Sort).
Al presionar el ícono se despliega una ventana donde podemos elegir ordenar los datos tomando en consideración más de una opción. Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, pulsamos Agregar Nivel (Add Level) para añadir un campo), y elegimos el tipo de ordenamiento.
3. Si la BD ya tiene un filtro, nos colocamos sobre él y presionamos el botón izquierdo para activar el menú correspondiente: seleccionamos la opción de Ordenar (Sort) ya sea ascendente, descendente o por color.

QUITAR DUPLICADOS

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Excel nos permite eliminar de forma sencilla los registros duplicados mediante la opción Quitar Duplicados (Remove Duplicates) del menú de Datos.

AUTOLLENADO

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Excel nos ayuda a copiar y/o generar patrones consecutivos de forma rápida mediante el autollenado, opción que se activa al seleccionar y dar doble click al pequeño recuadro que aparece en la parte inferior derecha de una celda seleccionada.

FUNCIONES MATEMÁTICAS

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

| SUM/SUMA
Suma todos los números en un rango de celdas.
| AVERAGE/PROMEDIO
Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos.

SINTAXIS:
=SUM(RANGO)
=AVERAGE(RANGO)

FUNCIONES DE CONTEO MÁS UTILIZADAS

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| COUNT/CONTAR
Cuenta el número de celdas de un rango que contienen números.
| COUNTA/CONTARA
Cuenta el número de celdas no vacías de un rango.
| COUNTBLANK/
CONTAR.BLANCO
Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango especificado.

SINTAXIS:
=COUNT(RANGO)
=COUNTA(RANGO)
=COUNTBLANK(RANGO)

FUNCIONES ASOCIADAS A VALORES DE CELDAS DENTRO DE UN RANGO

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

| MAX/MAX
Devuelve el valor máximo de una lista de valores.
Omite los valores lógicos y texto.
| MIN/MINIMO
Devuelve el valor mínimo de una lista de valores.
Omite los valores lógicos y texto.
| LARGE/K.ESIMO.MAYOR
Devuelve el valor k-ésimo mayor de un conjunto de datos.
| SMALL/K.ESIMO.MENOR
Devuelve el valor k-ésimo menor de un conjunto de datos.

SINTAXIS:
=MAX(RANGO)
=MIN(RANGO)
=SMALL(RANGO,K)
=LARGE(RANGO,K)

UNIR TEXTO

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| CONCATENATE/CONCATENAR
Une varios elementos de texto en uno solo.

SINTAXIS: =concatenate(TEXTO1,TEXTO2)

MANIPULAR TEXTO

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| LOWER/MINUSC
Convierte todas las letras de una cadena de texto en minúsculas.
| UPPER/MAYUSC
Convierte una cadena de texto en letras mayúsculas.
| PROPER/NOMPROPIO
Convierte una cadena de texto en mayúsculas o minúsculas, según corresponda; la primera letra de cada palabra en mayúscula y las demás letras en minúscula.

SINTAXIS:
=LOWER(TEXT)
=UPPER(TEXT)
=PROPER(TEXT)

EXTRAER TEXTO

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

| LEFT/IZQUIERDA
Devuelve el número especificado de caracteres del principio de una cadena de texto.
| RIGHT/DERECHA
Devuelve el número especificado de caracteres del final de una cadena de texto.
| MID/EXTRAE/MED
Devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto, dada una posición y longitud iniciales.

SINTAXIS:
=LEFT(TEXT,#CARACTERES)
=RIGHT(TEXT,#CARACTERES)
=MID(TEXT,INICIAL,#CARACS)

INFORMACIÓN SOBRE EL CONTENIDO DE UN TEXTO

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| LEN/LARGO
Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.
| FIND/ENCONTRAR
Devuelve la posición inicial de una cadena de texto dentro de otra cadena de texto.
| EXACT/IGUAL
Comprueba si dos cadenas de texto son exactamente iguales y devuelve VERDADERO o FALSO.

SINTAXIS:
=LEN(TEXT)
=FIND(TEXT,DONDE,DESDE)
=SEARCH(TEXT,DONDE,DESDE)
=EXACT(TEXT1,TEXT2)

MODIFICAR TEXTO

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| SUBSTITUTE/SUSTITUIR
Reemplaza el texto existente con texto nuevo en una cadena.
| TRIM/ESPACIOS
Quita todos los espacios del texto excepto los espacios individuales entre palabras.

SINTAXIS:
=SUBSTITUTE(DONDE,OLDTEXT,NEWTEXT,INSTANCIA)
=TRIM(TEXT)

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Una tabla es una herramienta que nos permite relacionar la información que tenemos en una hoja de cálculo. Está integrada por columnas denominadas campos y por filas que reciben el nombre de registros.
No debemos confundir una tabla con un conjunto de datos en filas y columnas, ya que cuando utilizamos esta herramienta, Excel nos permite realizar muchas tareas de manera automática, lo cual nos garantiza un ahorro en el tiempo de trabajo.

Por ejemplo, podemos ordenar y filtrar los datos de manera dinámica, porque estas opciones se incluyen como parte de sus elementos.

También se simplifica la aplicación de funciones porque bastará con escribirlas en una celda y presionar ENTER para que se copien en el resto de la columna.

CREAR UNA TABLA

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Podemos crear una tabla de dos maneras: insertar una vacía y luego completar los campos, o generarla a partir de los datos que ya tenemos ingresados en la hoja de cálculo.
En ambos casos, debemos ir a la opción Insertar y, en el grupo Tablas, pulsar el botón Tabla.

Si ingresamos una tabla en blanco, aparecerá un cuadro de diálogo que nos preguntará qué rango queremos que ocupe: tendremos que indicar la primera y la última celda o, directamente, seleccionar el grupo de celdas en la hoja de cálculo. El cuadro de diálogo muestra la opción La tabla tiene encabezados.

Si la marcamos, la tabla tomará como encabezado la primera fila del rango; si no lo hacemos, Excel ingresará un nombre para cada una de las columnas.

El encabezado de la tabla tendrá un color más oscuro que el resto de las filas y adicionalmente, en cada una de las celdas que lo componen se insertarán flechas. Si hacemos clic en alguna de ellas, veremos que se despliega un menú con varias opciones. Podemos filtrar los datos y ordenarlos.

OPCIONES DE TABLA

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Una vez que tenemos una tabla, podemos cambiarle el formato y estructura para darle mayor visibilidad.

Debemos posicionarnos en cualquier celda para activar la opción Diseño, que pertenece a Herramientas de tabla, y acceder a las diferentes opciones.
Dentro de este menú encontraremos los siguientes grupos de herramientas:
- Propiedades: aquí asignamos un nombre a la tabla y modificamos su tamaño.
- Herramientas: permiten crear una tabla dinámica, eliminar los registros duplicados y volver a convertir la tabla en un rango.
- Datos externos de la tabla: las opciones de este grupo están disponibles si la tabla proviene de una fuente externa.
- Opciones de estilo de tabla: desde aquí es posible realizar cambios en la estructura de la tabla, como quitar el encabezado y agregar una fila de totales, entre otras.
- Estilos de tabla: en este grupo podemos elegir el formato de tabla que vamos a utilizar.

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Estos gráficos presentan algunas diferencias y ventajas con respecto a los tradicionales, porque constituyen la representación gráfica de una tabla dinámica. Para crearlos, debemos partir de una tabla dinámica existente o de un conjunto de datos, y crear ambas herramientas dinámicas a la vez.

Creando una Gráfica Dinámica

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Seleccionamos los datos, vamos a la ficha Insertar, ubicamos el grupo Gráficos, desplegamos el botón Gráfico dinámico y pulsamos Gráfico dinámico y tabla dinámica. Se abrirá el cuadro Crear tabla dinámica, donde confirmamos el rango de datos seleccionado e indicamos la ubicación de la tabla y el gráfico.
A continuación, realizamos el mismo procedimiento que aprendimos para crear una tabla dinámica. En la ventana Campos de tabla dinámica seleccionamos los campos que queremos agregar en el informe. Veremos que en la hoja se generan la tabla dinámica y el gráfico dinámico correspondiente.

Ahora vamos a arrastrar el campo elegido al sector Leyenda (serie). Tanto la tabla como el gráfico se modificarán. Veremos que el gráfico, además de los ejes, las columnas, las categorías y los valores, posee tres botones que permiten filtrar.

Si modificamos la operación de cálculo del campo valor, el gráfico se actualizará automáticamente. Por lo tanto, tenemos un gráfico totalmente interactivo.

Desde una tabla dinámica
Si queremos crear un gráfico dinámico a partir de una tabla dinámica existente, debemos seleccionar una celda de la tabla y pulsar la ficha Analizar de las Herramientas de tabla dinámica. Allí, buscamos el grupo Herramientas y presionamos en Gráfico dinámico. En el cuadro Insertar gráfico, elegimos el tipo de gráfico y finalmente pulsamos Aceptar.

Herramientas de Gráficos Dinámicos

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

| Diseño
La ficha Diseño agrupa una serie de herramientas relacionadas con los datos de origen y la estética del gráfico dinámico.
Desde el grupo Tipo podemos modificar el tipo de gráfico empleado y guardar nuestro gráfico personalizado como una plantilla para poder insertarlo en otras hojas de cálculo.

El grupo Datos nos permite seleccionar un nuevo rango de datos de origen como base del gráfico, e intercambiar la ubicación de los datos entre las filas y las columnas.
También es posible aplicar un estilo (combinación de colores, marcos y sombras) y un diseño de gráfico predefinido (combinación de elementos, como título, leyenda, rótulos), desde un completo listado de miniaturas con las diversas alternativas. Por último, podremos cambiar la ubicación del gráfico yendo al botón Mover gráfico.
| Formato
En la ficha Formato tenemos la posibilidad de elegir entre una variedad de estilos de formas para insertar en el gráfico y utilizarlas con el fin de destacar los rótulos, las leyendas y el título del gráfico. Existen diferentes variedades de relleno, contorno y efectos para las formas.
Además, es posible elegir entre distintos estilos de WordArt (herramienta para crear texto decorativo) que podemos aplicar si queremos resaltar los títulos y los textos. En este grupo, al igual que en el de las formas, contamos con distintas opciones de relleno, contorno y efectos. Desde el grupo Tamaño es posible cambiar el tamaño horizontal y vertical en forma precisa, ingresando una medida en centímetros; en tanto que en el grupo Organizar se encuentran las herramientas para alinear, agrupar o desagrupar y girar los elementos del gráfico dinámico, entre otras posibilidades.
| Analizar
La ficha Analizar reúne las herramientas que precisamos para actualizar los datos utilizados en la generación del gráfico dinámico.
Debemos tener en cuenta que los gráficos dinámicos, al igual que las tablas dinámicas, no se actualizan automáticamente, sino que, una vez que modificamos los datos de origen, debemos pulsar el botón Actualizar del grupo Datos.

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Son más de 400 las funciones que ofrece Excel. Para acceder a ellas debemos ir al grupo Biblioteca de funciones del menú Fórmulas en la Cinta de opciones.

CATEGORÍAS

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Dentro de la biblioteca, las funciones se encuentran organizadas en nueve categorías según el tipo de resultados que producen:
1. Autosuma.
2. Recientes.
3. Financieras.
4. Lógicas.
5. Texto.
6. Fecha y hora.
7. Búsqueda y referencia.
8. Matemáticas y trigonométricas.
9. Más funciones: Contiene cinco subgrupos de funciones avanzada: Estadísticas, Ingeniería, Cubo, Información, Compatibilidad.

MAS FUNCIONES...

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| Estadísticas: para hacer cálculos estadísticos, como frecuencias, desvíos y media.
| Ingeniería: para realizar operaciones con números complejos, binarios e imaginarios.
| Cubo: para trabajar con cubos de datos.
| Información: para obtener información sobre el formato de una celda o el tipo de datos que contiene.
| Compatibilidad: agrupa las funciones que facilitan la compatibilidad con versiones anteriores de Excel.

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Un formato condicional nos permite resaltar de manera automática los datos de que disponemos cuando se cumplen ciertas condiciones.
Podemos destacar los bordes, el color de la letra y el fondo de una celda.
Esta herramienta se encuentra en el menú Inicio y presenta opciones que ofrecen varias posibilidades de análisis.

Utilizando el Formato Condicional

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Todas las reglas tienen predeterminado un color de letra y un relleno o un borde de la celda, pero también tenemos la posibilidad de elegir un formato personalizado.

Antes de aplicar un formato condicional, es preciso seleccionar las celdas o el rango de celdas con el que vamos a trabajar y luego, elegir la regla.

Es posible aplicar más de una regla a la vez a un mismo rango de celdas, posibilitando contar con dos condiciones y dos tipos de formato para aplicar. En caso de que las reglas se superpongan, siempre prevalecerá la última.

Resaltar Reglas de Celda

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Dentro de este grupo de reglas, se trabajará por comparación, esto es, que precisamos establecer una celda o un valor de referencia para contrastar cada una de las celdas a las que se aplicará el formato condicional.
A partir de su aplicación, las celdas que cumplan con la condición tomarán el formato que hayamos elegido.

Reglas en detalle

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| ES MAYOR QUE - Resalta todas las celdas mayores que el número elegido en la condición.
| ES MENOR QUE - Marca todas las celdas menores que la condición.
| ENTRE - Aquí debemos elegir dos valores, ya que esta regla destaca los valores que se encuentran en un determinado rango.
| ES IGUAL - Aplica formato a todas las celdas que coincidan con el valor de la condición.
| TEXTO QUE CONTIENE - Destaca las celdas que contengan una determinada letra, número o texto como condición.
| UNA FECHA - Permite resaltar un período de tiempo pasado, presente o futuro con respecto a una fecha establecida por nosotros. Por ejemplo: hoy, la semana pasada, el mes siguiente.
| VALORES DUPLICADOS - Aplica formato en los valores que estén repetidos

Reglas Superiores e Inferiores

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

En este grupo de reglas, Excel realiza la comparación sobre la base del conjunto de datos donde aplicamos el formato condicional.
En la regla anterior se tomaba un valor de referencia para comparar los datos, pero en este caso se utilizan los valores del mismo rango donde se aplicará el formato.
Al aplicarlas se resaltará una determinada cantidad de celdas de un rango si cumplen con la condición indicada.

Barras de Datos y Escalas de Color

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Los formatos condicionales Barras de datos y Escalas de color permiten analizar datos creando un gráfico dentro de la misma celda.Estos formatos condicionales son herramientas muy interesantes para presentar datos, porque permiten efectuar la comparación de los valores de un rango de celdas.

Barras de datos

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Este formato es más conveniente para representar la tendencia o la evolución de los valores, ya que produce un efecto similar al que obtendríamos a través de un gráfico de barras, solo que en este caso el resultado se muestra en las mismas celdas que contienen los datos.
Cuando aplicamos este formato condicional, cada celda presenta una barra de color cuya longitud indica la relación de cada dato con el resto de los valores seleccionados. Esto quiere decir que las celdas que contengan los valores mayores presentarán una barra de mayor longitud, mientras que aquellas con valores inferiores mostrarán barras de menor longitud.
Desde el submenú podemos elegir entre los conjuntos de Relleno degradado o de Relleno sólido y alguno de los colores disponibles para cada grupo.

Reglas en detalle

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| 10 SUPERIORES - Resalta los diez valores más altos del rango donde aplicamos el formato condicional. Cuando usamos esta opción, aparece un cuadro de diálogo que da la posibilidad de editar esa cantidad. Según la cantidad total de datos que tengamos, podemos elegir el número de elementos con mayor valor que queramos destacar.
| 10 INFERIORES - Con esta regla, realizamos una tarea similar, pero en este caso, trabajamos con las celdas que contengan los datos de menor valor. También podemos editar la cantidad de datos que queremos resaltar.
| 10% DE VALORES SUPERIORES - Con esta opción no indicamos un número específico de celdas, sino que resaltamos el 10% del total de las celdas que tienen un valor superior. Es decir que, si seleccionamos 10 celdas y utilizamos esta regla, se resaltará una celda, que corresponde a ese 10%. Al igual que con las reglas anteriores, el porcentaje de celdas que necesitamos resaltar puede modificarse.
| POR ENCIMA DEL PROMEDIO - Antes de realizar el cambio del formato, calcula el promedio del rango de celdas que hayamos seleccionado y, luego, resalta todas las celdas que se encuentren por encima.
| POR DEBAJO DEL PROMEDIO - Efectúa el cálculo del promedio igual que la anterior, pero destaca las celdas que estén por debajo de él.
Estas dos últimas reglas no poseen argumentos, ya que el cálculo del promedio se realiza automáticamente.

Escalas de color

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Permite representar una variación de datos con gradaciones de dos o tres colores, que se asocian automáticamente a los valores mayores, medios e inferiores. Desde el submenú, podemos elegir alguna de las combinaciones de dos o tres colores disponibles.
Este formato aplicará a cada celda del rango seleccionado un sombreado completo y de color sólido, que representa el valor de la celda en relación con el conjunto de datos. Si queremos destacar valores superiores o inferiores, seleccionamos un subtipo de escala de dos colores, que utilizará una gradación de dos tonos para comparar los datos de un rango de celdas. En cambio, si necesitamos destacar también los valores intermedios, debemos elegir un subtipo de tres colores.
Es posible obtener muchas combinaciones diferentes con la aplicación de este formato condicional. Por eso, es conveniente experimentar con las distintas opciones para identificar cuál es la más adecuada al tipo de representación que deseamos lograr.

Administración, Edición y Eliminación de Reglas

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Cuando aplicamos más de una regla de formato condicional para un mismo rango de celdas, es importante tener en cuenta que estas reglas se aplicarán de acuerdo con un orden de prioridad y que pueden estar en conflicto.

Por ejemplo, si al mismo rango de celdas le aplicamos una regla de formato condicional que establece una fuente en color rojo y, luego, otra que establece una fuente en color verde, ambas reglas entrarán en conflicto y Excel solo aplicará la última definida.

En cambio, si aplicamos de forma sucesiva las categorías Conjunto de iconos y Barras de datos a un mismo rango de celdas, estas reglas de formato condicional no estarán en conflicto y entonces, se implementarán ambas.

A través de la administración de reglas de formato condicional podemos realizar acciones tendientes a modificar el orden de prioridad, el tipo de regla que vamos a aplicar, editar o eliminar reglas aplicadas, o Utilizar fórmulas como condiciones.

Podemos potenciar aún más esta herramienta y personalizarla de acuerdo con nuestras necesidades, combinando las diferentes posibilidades de formato con una fórmula o función que se ajuste al tipo de resultado que queremos mostrar.

Para conseguir un resultado que no podríamos obtener con las reglas y formatos predeterminados podemos utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.

Filtros de Color

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

- Al modificar el formato de las celdas en su color o color de texto, se habilita la opción de filtrado por color.

DESDE UNA CELDA

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

| Esta es la opción más rápida, pero también la que requiere un poco más de experiencia de nuestra parte.
Para escribir directamente la función, debemos hacer clic en la celda donde queremos insertarla, ingresar el signo igual (=) desde el teclado y a continuación, el nombre de la función.
Al ingresar la primera letra del nombre de la función, aparecerá un asistente con el listado de las funciones que comienzan con esa letra. Si hacemos un clic sobre el nombre de alguna de estas funciones, veremos un pequeño cuadro que nos indicará qué operación realiza.
Para elegir una función, debemos hacer doble clic sobre ella. Una vez que la seleccionamos, en la celda, a continuación del nombre, aparecerá un paréntesis de apertura y una indicación de los argumentos que necesita la función.
Seleccionamos el rango de celdas para completar los argumentos y pulsamos ENTER.

BARRA DE FORMULAS

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Primero debemos seleccionar la celda donde queremos ingresar la función, luego hacemos un clic en el símbolo de Insertar función de la Barra de fórmulas.
Se abrirá la ventana Insertar función, que nos guía en el armado de la función.

BIBLIOTECA DE FUNCIONES

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Desde la ficha Fórmulas de la cinta de opciones, accedemos al grupo Biblioteca de funciones.
Aquí podemos utilizar el botón Insertar función, que abrirá la ventana del mismo nombre, o bien desplegar los botones de cada categoría, seleccionar la función que buscamos y luego, completar los argumentos requeridos dentro de la ventana Argumentos de función.

PARAMETROS

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Las funciones pueden utilizar como parámetros directamente información (números, texto), contenido de celdas (referencias únicas, renglones, columnas y rangos), resultado de otras operaciones y/o funciones, o algunas combinaciones.

TIPOS DE FUNCIONES

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Las funciones se subdividen en funciones con argumentos y funciones sin argumentos.
Las funciones con argumentos siguen la sintaxis ya comentada. Si la función es sin argumentos, entonces solo se abrirán y se cerrarán los paréntesis.
Ejemplo de función con argumentos: =SUM(A1:B5)

Ejemplo de función sin argumentos: =NOW()

ANIDAR FUNCIONES

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Muchas veces, para resolver algún tipo de cálculo o situación en una planilla de Excel es necesario utilizar varias funciones, una dentro de otra. Cuando lo hacemos, tenemos una función anidada.

Las funciones que “metemos dentro” de otra función actúan como argumentos de la función principal.

Microsoft Excel permite anidar hasta 64 niveles de funciones.

FUNCIONES GENERALES

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

| TODAY/HOY
Devuelve la fecha actual con formato de fecha..
| NOW/AHORA
Devuelve la fecha y hora actuales con formato de fecha y hora.

SINTAXIS:
=TODAY( )
=NOW( )

SEPARAR/UNIR UNA FECHA

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

| DAY/DIA
Devuelve el día del mes (un número de 1 a 31).
| MONTH/MES
Devuelve el mes, un número entero de 1 (enero) a 12 (diciembre).
| YEAR/AÑO
Devuelve el año, un número entero en el rango 1900-9999.
| DATE/FECHA
Devuelve el número que representa la fecha en código de fecha y hora de Microsoft Excel.

SINTAXIS:
=DAY(FECHA)
=MONTH(FECHA)
=YEAR(FECHA)
=DATE(AÑO,MES,DIA)

SEPARAR/UNIR UNA HORA

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

| HOUR/HORA
Devuelve la hora como un número de 0 (12:00 a.m.) a 23 (11:00 p.m.)
| MINUTE/MINUTO
Devuelve el minuto, un número de 0 a 59.
| SECOND/SEGUNDO
Devuelve el segundo, un número de 0 a 59.
| TIME/NSHORA
Convierte horas, minutos y segundos dados como números en un número de serie de Excel, con formato de hora.

SINTAXIS:
=HOUR(FECHA)
=MINUTE(FECHA)
=SECOND(FECHA)
=TIME(HORA,MIN,SEG)

OPERACIONES CON FECHAS

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

| DAYS/DIAS
Devuelve la cantidad de días entre dos fechas.
| NETWORKDAYS/DIAS.LAB
Devuelve el número total de días laborables entre dos fechas.
| EOMONTH/FIN.MES
Devuelve el número de serie del último día del mes antes o después del número especificado de meses.

SINTAXIS:
=DAYS(FECHAI,FECHAF)
=NETWORKDAYS(FI,FF,H)
=EOMONTH(FECHA,#MESES)

ANALISIS DE FECHA

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

| WEEKDAY/DIASEM
Devuelve un número de 1 a 7 que identifica el día de la semana.
| WEEKNUM/NUM.DE.SEMANA
Devuelve el número de semana en el año.

SINTAXIS:
=WEEKDAY(FECHA,TIPO)
=WEEKNUM(FECHA,TIPO)

TIPO: 2
Semanas que inician en lunes

FUNCION ESPECIAL

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

| DATEDIF/SIFECHA
Esta es una función especial muy útil para calcular el tiempo transcurrido entre una fecha dada y la actual.

SINTAXIS:
=DATEDIF(FI,FF,ARGUMENTO)

Puede presentar las siguientes variantes en su argumento:
"Y"- Calcular la cantidad de años transcurridos entre una fecha dada y la actual
"M"- Calcular la cantidad de meses transcurridos entre una fecha dada y la actual
"YM"- Calcular la cantidad de meses transcurridos desde el mes en el que se cumplió un año completo
"MD" - Calcular la cantidad de días transcurridos del mes en curso, desde que se cumplió un año completo.

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Con estas funciones podremos buscar datos en una tabla a partir de condiciones especificadas, y utilizarlos para realizar cálculos o hacer referencias de celda.

VLOOKUP/BUSCARV

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y luego devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada.

SINTAXIS:

HLOOKUP/BUSCARH

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el valor en la misma columna desde una fila especificada.

SINTAXIS:

MATCH/COINCIDIR

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Devuelve la posición relativa de un elemento en una rango de datos.
Puede ser una columna o un renglón.

INDEX/INDICE

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Devuelve un valor o referencia de la celda en la intersección de una fila y columna en particular, en un rango especificado.

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Está herramienta se utiliza para evitar la entrada de datos no validos a celdas en las que sabemos qué tipo de información debe capturarse.
Utilizar una validación solo permitirá la escritura o selección de ciertos datos válidos, por ejemplo no se permitirán números con decimales en celdas donde se hayan validado para datos enteros.

CREAR UNA VALIDACIÓN

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Para crear una validación:
1. Colóquese en la celda que desea validar, o si son varias las celdas que llevarán la misma validación, selecciónelas todas.
2. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botón Validación de datos.
3. En la ventana Validación de datos, especifique el criterio de validación para la celda o celdas seleccionadas.
4. Vaya a la ficha Mensaje de entrada, escriba un título y un mensaje que será mostrado al posicionarse en la celda o celdas con la validación.
5. Vaya a la ficha Mensaje de error, seleccione un estilo para el mensaje de error, escriba un título y el mensaje el cual será mostrado al infringir la regla de validación, y presione Aceptar.

TIPOS DE VALIDACIONES

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

1. Cualquier valor: Permite cualquier tipo de dato, opción predeterminada en todas las celdas.
2. Número entero: Permite solo datos numéricos enteros.
3. Decimal: Permite solo datos numéricos enteros y decimales.
4. Lista: Permite seleccionar un elemento de una lista desplegable.
5. Fecha: Permite la introducción de datos cronológicos de fecha.
6. Hora: Permite la introducción de datos cronológicos de hora.
7. Longitud del texto: Permite la introducción de cualquier carácter a manera de texto.
8. Personalizada Permite la introducción de una fórmula que calcule un valor lógico.

CÓMO FUNCIONA

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

- Se mostrará inmediatamente el mensaje de entrada en un cuadro de texto parecido a un comentario, solo necesitará introducir los datos solicitados en el mensaje.
- Si los datos introducidos no fueron aceptados, es decir, no cumplen con el requerimiento de la validación, entonces se mostrará el cuadro de dialogo con el mensaje de error y, algunos botones según el estilo seleccionado.

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Son herramientas muy poderosas para resumir la información de modo interactivo y según distintos criterios.
Su gran utilidad reside en que es posible ajustar los análisis y los resúmenes de la información de muchas maneras y según distintos criterios, mediante pocos clics.

CREANDO UNA TABLA DINÁMICA

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Para transformar una BD en una tabla dinámica, nos posicionamos sobre ella, vamos a la ficha Insertar y pulsamos Tabla dinámica, dentro del grupo Tablas.
Se abrirá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, en el que debemos confirmar el rango de datos de origen y la ubicación de la tabla: en la misma hoja o en una nueva.

ACTUALIZACIÓN DE LA TABLA DINAMICA

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Al agregar, quitar o modificar registros de la base de datos, las tablas dinámicas pueden actualizarse fácilmente. Sin embargo, debemos saber que la actualización no se realiza de modo automático, como ocurre con las fórmulas, sino que debemos hacer un clic con el botón derecho dentro de ella y pulsar Actualizar.

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Las herramientas de análisis, filtro y comparación de una hoja de cálculo permiten resumir, ordenar y procesar gran cantidad de datos. Sin embargo, cuando trabajamos con muchos filtros, es probable que perdamos la cuenta de todos los que hemos activado. Para evitar esta situación, utilizaremos la herramienta Segmentación de datos, que nos ayudará a filtrar la información de una tabla dinámica de manera muy simple, mediante un conjunto de botones, sin tener que abrir listas de datos para elegir qué queremos filtrar.

CREAR UNA SEGMENTACIÓN

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Para crear una segmentación de datos a partir de una tabla o una tabla dinámica existente, el primer paso será posicionarnos sobre cualquier sector de la tabla para activar, en la Cinta de opciones las Herramientas de tabla o tabla dinámica. Luego, vamos a la ficha Analizar y, en el grupo Filtrar, pulsamos Insertar Segmentación de datos. Se abrirá un cuadro de diálogo con el listado de los campos activos en la tabla dinámica. Se seleccionan los campos deseados y presionamos Aceptar.

Por cada campo de datos seleccionado se creará una ventana de segmentación de datos individual.

ELEMENTOS

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

• Encabezado: muestra el nombre del campo. Nos permite identificar el cuadro de segmentación y el destino del filtrado.
• Botones de filtro: por cada elemento distinto en la tabla dinámica para el campo segmentado tendremos un botón. Al presionarlo, quedará resaltado en color, para indicar que está incluido en el filtro. Para seleccionar varios elementos consecutivos, marcamos el primero y, con el botón izquierdo del mouse apretado, arrastramos hacia el resto de los elementos que queremos incluir. También podemos seleccionar el primero y, mientras mantenemos presionada la tecla Shift, hacemos un clic en el último elemento; todos los elementos intermedios quedarán marcados. Para seleccionar elementos no consecutivos, hacemos un clic en cada botón mientras pulsamos la tecla Ctrl.

Cada vez que activamos elementos de la ventana de segmentación, el filtro se aplicará en la tabla dinámica.

• Botón Borrar filtro: presionándolo, se quitan todos los filtros aplicados en un campo. Es el mismo botón que aparece en la opción filtros de la tabla dinámica.
• Barra de desplazamiento: en cada ventana de segmentación; si los elementos exceden el límite de la ventana, veremos a la derecha la barra de desplazamiento que nos permitirá recorrer la totalidad.

FORMATO

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Como las ventanas de segmentación son elementos visibles dentro de nuestra hoja, es probable que necesitemos darles un aspecto acorde con el resto de los elementos.
Para hacerlo, podemos cambiar el tamaño y la ubicación de cada ventana, modificar la combinación de colores y variar las fuentes.

Para cambiar la combinación de colores, seleccionamos la ventana y pulsamos la ficha Opciones de las Herramientas de Segmentación de datos. Luego, en el grupo Estilos de Segmentación de datos elegimos una combinación predeterminada.

Si queremos armar una combinación de colores y fuentes nueva, desplegamos la flecha inferior derecha de estilos y pulsamos Nuevo estilo de Segmentación de datos.... Para cada elemento de la segmentación podemos elegir un formato personalizado.

Para modificar el tamaño de las ventanas ubicamos el mouse en alguno de los vértices y, cuando el cursor se convierta en una flecha de doble punta, presionamos y estiramos hasta lograr el tamaño que queremos. También podemos ir al grupo Tamaño de la ficha Opciones e ingresar la altura y el ancho en centímetros.

Cuando tenemos varias ventanas de segmentación en una misma hoja, puede ser útil organizarlas para darles un orden de aparición y evitar que se superpongan.

Para esto, las seleccionamos y, en el grupo Organizar de la ficha Opciones, podemos enviar adelante o atrás cada una de las ventanas, alinearlas entre sí y agruparlas para que, a la hora de moverlas y aplicar propiedades, funcionen como un solo elemento.

QUITAR PANELES

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

La gran ventaja de utilizar la segmentación de datos es que nos ofrece una ayuda visual para saber rápidamente los filtros que están siendo aplicados a la tabla.

En caso de no necesitar de los paneles de segmentación de datos, simplemente hacemos clic sobre su borde y pulsamos Supr o con clic derecho seleccionamos la opción Quitar.

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

Al trabajar en una hoja de cálculo con diversas fórmulas o funciones, en algunas ocasiones puede suceder que no obtenemos el resultado esperado y en su lugar, Excel muestra en la celda un mensaje de error.

Un valor de error es el resultado que devuelve una fórmula que el programa es incapaz de resolver.

ERRORES MÁS COMUNES

edenra17 — 2022-08-30 20:54:51 UTC

| #####: este error se produce cuando introducimos un valor numérico o una fecha demasiado grande para que se muestre en la celda, o cuando una fórmula genera un resultado muy largo para poder desplegarse.

| #¡DIV/0!: se origina cuando creamos una fórmula con un divisor que hace referencia a una celda vacía, o que contiene un cero o un dato de tipo texto.

| #¿NOMBRE?: ocurre cuando introducimos un nombre de función inexistente. También, cuando no encerramos una cadena de caracteres entre comillas dobles o cuando omitimos los dos puntos (:) en una referencia de rango.

| #¡VALOR!: se presenta cuando introducimos una fórmula matemática que hace referencia a un dato de tipo texto.

| #¡REF!: se muestra cuando borramos una celda o un rango de celdas, o directamente, filas y columnas cuyas referencias están incluidas en una fórmula.

| #N/A: se produce si un valor no está disponible para el cálculo que queremos realizar. También, cuando buscamos datos mediante funciones como con BUSCARV o BUSCARH y estos no existen en el rango especificado.

| #¡NUM!: se presenta cuando introducimos valores numéricos incorrectos en una función. También puede indicarnos que el resultado de una fórmula es demasiado grande o demasiado pequeño para ser representado.

Archivo Base

edenra17 — 2023-08-14 02:14:57 UTC

Datos Lógicos

edenra17 — 2023-08-14 02:42:40 UTC

Excel también trabaja con datos lógicos (Falso y Verdadero) en funciones especiales de tipo avanzado.

Configuración Regional

edenra17 — 2023-08-14 02:50:48 UTC

La configuración regional del sistema operativo determina la manera en que Excel y los demás programas interpretan los números, las fechas y la distribución del teclado.
Para modificarla, debemos ingresar al Panel de control y acceder a la categoría Reloj, idioma y región. Dentro de la categoría Configuración regional e idiomas podemos modificar la configuración en general.
Es posible elegir los separadores de decimales y de miles (, o .), el símbolo de la moneda y el formato de fecha y hora, entre otras opciones.

Seleccionar una Celda

edenra17 — 2023-08-14 02:53:58 UTC

Al hacer un clic con el mouse sobre una celda, esta se convierte en activa y queda seleccionada.
Para identificar de manera clara la celda o el rango activo, Excel los recuadra en color verde mediante un borde apenas más grueso que el resto.
Podemos utilizar las cuatro flechas direccionales del teclado para seleccionar la celda contigua.

Seleccionar un Rango de Celdas

edenra17 — 2023-08-14 02:54:37 UTC

Un rango es un conjunto de celdas contiguas al que hacemos referencia indicando las celdas de los extremos superior izquierdo e inferior derecho; por ejemplo, A1:B5.
Para seleccionar un rango de celdas, debemos hacer un clic sobre la primera celda, mantener presionado el botón principal del mouse mientras arrastramos el cursor por las otras y al llegar a la última lo soltamos. El área quedará grisada y remarcada con un borde grueso.
La celda donde comenzamos la selección se verá en blanco, porque es la celda activa.
Otra forma de hacerlo es posicionarnos en una celda que sea esquina del rango, presionar la tecla SHIFT, y sin soltar dicha tecla, trasladarnos con las flechas del teclado hacia la esquina opuesta del rango en cuestión. A medida que nos desplazamos, el área va quedando grisada. Una vez que terminamos de cubrir el rango, dejamos de presionar las flechas y soltamos la tecla SHIFT: el rango quedará seleccionado.

Seleccionar Columnas

edenra17 — 2023-08-14 02:58:15 UTC

Cuando hacemos un clic con el puntero del mouse sobre la letra de una columna, la seleccionamos por completo.
Si queremos seleccionar más columnas consecutivas, tenemos que desplazarnos hacia las adyacentes sin dejar de apretar el botón principal del mouse.
Otra manera de hacerlo es seleccionar la primera columna, mantener presionada la tecla SHIFT y luego, hacer clic en la letra de la última columna que queremos seleccionar. Veremos que quedan seleccionadas todas las columnas del rango.
También es posible seleccionar columnas no adyacentes. Para esto, seleccionamos una columna haciendo clic sobre su letra, mantenemos presionada la tecla CTRL y hacemos clic sobre el nombre de cada columna que deseamos agregar a la selección.

Seleccionar Filas

edenra17 — 2023-08-14 02:59:40 UTC

El procedimiento para seleccionar filas es similar al de las columnas, solo que en vez de hacer un clic sobre la letra de la columna, tenemos que hacerlo sobre el número de la fila.
Si queremos seleccionar más filas consecutivas, debemos desplazarnos hacia arriba o abajo manteniendo presionado el botón principal del mouse. Otra manera muy simple de hacerlo es seleccionar la primera fila, mantener presionada la tecla SHIFT y luego, hacer clic en el número de la última fila que queremos seleccionar.
En el caso de que necesitemos seleccionar filas no adyacentes realizamos el mismo procedimiento pero utilizando la tecla CTRL.

Selección No Consecutiva

edenra17 — 2023-08-14 03:01:10 UTC

Para seleccionar celdas, filas, columnas o rangos no consecutivos, debemos realizar la selección del primer elemento, mantener presionada la tecla CTRL y agregar nuevos elementos a la selección.

Seleccionar Toda la Hoja

edenra17 — 2023-08-14 03:04:47 UTC

Para seleccionar una hoja completa, debemos presionar la combinación de teclas CTRL + SHIFT + BARRA ESPACIADORA.
Otra opción es con el mouse, hacer un clic en la intersección de los rótulos de filas y columnas, en la esquina superior derecha de la hoja. A continuación, veremos que todas las celdas de la hoja se muestran grisadas.

Atajos de Teclado

edenra17 — 2023-08-14 03:07:32 UTC

CTRL + SHIFT + Barra espaciadora: selecciona toda la hoja.
CTRL + SHIFT + flechas izquierda o derecha: selecciona todo el contenido de una fila desde la celda activa.
CTRL + SHIFT + flechas arriba o abajo: selecciona la totalidad del contenido de la columna desde la celda activa.
CTRL + Barra espaciadora: selecciona la columna correspondiente a la celda que se encuentra activa.

Barra de Fórmulas

edenra17 — 2023-08-14 03:24:48 UTC

Cuando trabajamos con hojas de cálculo, introduciremos en ellas datos de diferentes tipos, como números, fechas y textos; y para procesarlos, utilizaremos fórmulas y funciones o la combinación de ambas.
Para ingresar los datos en Excel podemos escribir directamente en las celdas o también es posible utilizar la Barra de fórmulas.

Cuadro de Nombres

edenra17 — 2023-08-14 03:26:36 UTC

Cuando comenzamos a trabajar con Excel y creamos las primeras fórmulas, nos referimos a las celdas por la intersección de la columna y la fila, por ejemplo: A1, aunque también podemos darles un nombre.
El Cuadro de nombres permite acceder rápidamente a una celda o asignarle un nombre a una celda o rango; esto facilita su uso en las fórmulas o funciones que emplearemos en los diferentes cálculos.
Para asignarle un nombre a una celda o rango, seleccionamos las celdas, ingresamos la denominación dentro del Cuadro de nombres y luego, presionamos la tecla ENTER.

Ingresar Fórmulas

edenra17 — 2023-08-14 03:32:20 UTC

Siempre que vamos a escribir una fórmula, tenemos que utilizar el operador o signo igual (=). De esta manera, el programa interpretará que lo siguiente que escribiremos es una fórmula o una función.
Para realizar operaciones, es posible utilizar los datos de dos maneras con características específicas:
- Literales: escribimos los números directamente dentro de la fórmula, por ejemplo: =15+14.
- Referencia a valores: utilizamos los nombres de las celdas, por ejemplo: =A4 + A5, donde A4 y A5 contienen valores numéricos.

Especificaciones y límites de las Hojas de Cálculo

edenra17 — 2023-08-14 03:43:04 UTC

Practica D1, D2 y D3

edenra17 — 2023-08-15 23:28:42 UTC

XLOOKUP/BUSCARX

edenra17 — 2023-08-16 02:03:30 UTC

Busca un valor en un rango o matriz y, a continuación, devuelve el elemento correspondiente que ocupa la misma posición en una columna o renglón especificado.
Si no existe ninguna coincidencia, BUSCARX puede devolver la coincidencia más cercana (aproximada).
Permite indicar alguna acción en caso de no encontrarse el dato buscado.
Posibilita traer de forma simultanea varios datos.
Posibilita indicar criteterios de búsqueda.

Práctica Tablas Dinámicas

edenra17 — 2023-08-17 01:04:14 UTC

edenra17 — 2023-08-17 01:10:38 UTC

Los gráficos están compuestos por diferentes elementos que podemos modificar según nuestro gusto y necesidades a partir del modelo básico creado por Excel.

El objetivo de los gráficos es que la persona que los vea entienda de modo simple y rápido la información contenida en la tabla que le dio origen.

Los gráficos siempre están vinculados a datos que se ubican en las celdas, de manera que si cambiamos el valor de las celdas, se actualizarán automáticamente.

CREANDO UN GRAFICO

edenra17 — 2023-08-17 01:10:51 UTC

Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:
1. Selecciona los datos a representar en el gráfico.
2. Selecciona el menú Insertar.
3. Elige la opción Gráfico
4. Elige un tipo de gráfico.

PARTES DE UN GRÁFICO

edenra17 — 2023-08-17 01:11:09 UTC

Los elementos que encontramos en cada gráfico pueden variar en función del tipo que usemos, pero en general podemos destacar las siguientes:
- Área del gráfico: es el área que se encuentra definida por el marco del gráfico y que incluye todos sus componentes.
- Serie de datos: son los valores graficados que, comúnmente, en la tabla de origen se ubican en las filas o en las columnas. Cada serie se diferencia automáticamente por un color o un diseño distinto, para distinguirla con claridad.
- Categorías: es el nombre que se le da a la serie de datos. Puede existir una categoría o varias.
- Título del gráfico: es un texto que describe de manera sintética de qué trata el gráfico, y que ubicamos generalmente en la parte superior.
- Ejes: son las líneas donde se colocan los datos y las categorías dentro de una escala. Normalmente hay dos ejes, vertical y horizontal, y en los gráficos tridimensionales (3D) encontramos un tercer eje, el de profundidad. El eje vertical (Y) contiene los datos, y el horizontal (X) posee las categorías del gráfico. Es posible modificar la escala de ambos ejes para ajustar la visualización o disminuir la dispersión de los datos.
- Área de trazado: es el área donde se encuentra dibujado el gráfico.
- Líneas de división: son líneas que dividen el gráfico, para delimitar los valores de los ejes y, así, facilitar su lectura e interpretación. Su uso es opcional. Podemos modificar sus parámetros, como así también eliminarlas.
- Título de eje: también llamado rótulo, es el texto descriptivo que se alinea junto a cada uno de los ejes. En un gráfico de dos dimensiones, están el título del eje X (nombre de los datos) ubicado en la parte inferior horizontal) y el del eje Y ubicado en la parte izquierda vertical. Por lo general, es aquí donde se indican las unidades de medida del gráfico: años, litros, etcétera.
- Leyenda: es la descripción de cada una de las series de datos, y ayuda a identificar los colores asignados a ellas. Puede estar o no relacionada con una celda de la tabla de origen. En general, se ubica en la parte derecha del gráfico.

Cuando seleccionamos un elemento de un gráfico, en el menú de opciones se activa la barra Herramientas de gráfico, con dos fichas: Diseño y Formato, que contienen las opciones para modificarlo a nuestro gusto y según nuestras necesidades particulares.

edenra17 — 2023-08-17 01:12:40 UTC

Excel nos ofrece muchos tipos de gráficos con sus propias características.
A su vez, cada uno de ellos contiene varios subtipos, lo que amplía las posibilidades de representación.

Gráﬁco Circular

edenra17 — 2023-08-17 01:12:49 UTC

A diferencia del resto de los gráficos, representa solo una serie de datos.
Muestra el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos, en función de la suma de esos elementos.
Cuando representamos datos dentro de un gráfico circular, precisamos que los valores por trazar sean positivos.

Variantes del Gráfico Circular

edenra17 — 2023-08-17 01:13:03 UTC

Los gráficos circulares incluyen las siguientes variantes:
Circular: para mostrar la contribución de cada valor al total.
Gráﬁco circular seccionado: tiene los sectores separados y se emplea para destacar alguno de los valores.
Gráﬁco circular con sub gráﬁco circular y Gráﬁco circular con sub gráﬁco de barras: permite extraer datos importantes del gráfico principal o aquellos que representan un sector pequeño en el gráfico general y cuya comparación es relevante. Estos se combinan en un gráfico circular o de barras más pequeño, situado junto al gráfico principal.
Gráﬁco circular 3D, con los subtipos Circular 3D y Circular seccionado 3D.

Gráfico de Columnas

edenra17 — 2023-08-17 01:13:16 UTC

Está compuesto por rectángulos verticales, y puede utilizarse para representar la evolución de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre datos.

Variantes del Gráfico de Columnas

edenra17 — 2023-08-17 01:13:29 UTC

Columna agrupada: se emplea para representar la evolución de datos a través del tiempo. Muestra los valores en rectángulos verticales en 2D o en 3D.
Columna apilada: se utiliza para mostrar en una misma columna las diferentes variables. También muestra los valores en rectángulos verticales en 2D o en 3D.
Columna 100% apilada: es una variante de los gráficos de columna apilada y se utiliza para comparar proporciones, es decir, el porcentaje con que cada valor contribuye a un total. Muestra los valores en rectángulos verticales en 2D o en 3D.

Gráfico de Líneas

edenra17 — 2023-08-17 01:13:40 UTC

Este gráfico muestra la evolución de los datos a través del tiempo.
Es ideal para representar series de datos muy largas, ya que permite representar un continuo, por ejemplo, el nivel de ventas mensuales en distintas zonas.

Variantes del Gráfico de Lineas

edenra17 — 2023-08-17 01:13:55 UTC

Encontramos dos tipos de gráficos de líneas: Línea 2D (con los subtipos Línea, Línea apilada, Línea 100% apilada, Línea con marcadores, Línea apilada con marcadores y Línea 100% apilada con marcadores) y el gráfico Línea 3D.

Gráfico de Barras

edenra17 — 2023-08-17 01:14:07 UTC

Son similares a los gráficos de columnas, pero con una orientación diferente, ya que presentan los rectángulos de manera horizontal.
Su principal uso es realizar comparaciones (por ejemplo, podemos utilizarlos para mostrar el resultado de una votación).

Variantes del Gráfico de Barras

edenra17 — 2023-08-17 01:14:19 UTC

Entre las opciones que ofrece esta variante, podemos encontrar distintos subtipos:

Columna agrupada: se emplea para representar la evolución de datos a través del tiempo. Muestra los valores en rectángulos en 2D o en 3D.
Columna apilada: se utiliza para mostrar en una misma columna las diferentes variables. También muestra los valores en rectángulos en 2D o en 3D.
Columna 100% apilada: es una variante de los gráficos de columna apilada y se utiliza para comparar proporciones, es decir, el porcentaje con que cada valor contribuye a un total. Muestra los valores en rectángulos en 2D o en 3D.

edenra17 — 2023-08-17 01:14:55 UTC

Los minigráficos permiten mostrar la evolución de los datos en un rspacio reducido.
La creación de gráficos es una de las herramientas más utilizadas por los usuarios de Excel. Por eso, la aplicación ofrece un conjunto de interesantes opciones para lograr los mejores resultados: desde una completa galería con tipos y subtipos de gráficos disponibles, hasta una amplia variedad de opciones para personalizar su aspecto y funcionalidad.
Para complementar todas estas variantes tenemos la posibilidad de insertar minigráficos.

Utilidad

edenra17 — 2023-08-17 01:15:31 UTC

Los minigráficos son herramientas que nos permiten realizar comparaciones y análisis de los datos contenidos en las diferentes filas o columnas de una tabla de manera rápida, sencilla y eficaz.
Como podemos imaginar, se trata de elementos muy pequeños, que caben en una sola celda, y que nos entregan un resumen visual de los datos seleccionados, de forma que de un solo vistazo obtenemos una impresión global de los datos de una tabla.
Un detalle para tener en cuenta es que los minigráficos no son objetos, como lo son las imágenes o los gráficos tradicionales que insertamos, seleccionamos y movemos con el mouse, sino que son elementos que se ubican automáticamente en el fondo de una celda elegida.

Crear un Minigráfico

edenra17 — 2023-08-17 01:16:29 UTC

Nos ubicamos en la celda donde deseamos colocar el minigráfico, vamos a la ficha Insertar y buscamos el grupo Minigráficos. Allí encontraremos tres variantes de gráficos: Línea, Columna y Ganancia o pérdida .

Presionamos la primera opción y se abrirá el cuadro de diálogo Crear grupo Minigráfico.

En la sección Rango de datos: indicamos las celdas de una fila o columna que contienen los datos por graficar; podemos ingresarlos desde el teclado o seleccionar el rango en la hoja de cálculo. En Ubicación introducimos la referencia de celda donde queremos insertar el gráfico. Por defecto, aquí aparecerá la celda donde está ubicado el cursor. Luego, presionamos Aceptar

Opciones de Diseño

edenra17 — 2023-08-17 01:16:41 UTC

Una vez que tenemos los minigráficos, podemos modificar sus opciones y apariencia. Hacemos un clic sobre alguna de las celdas que los contienen para activar la f cha Diseño, dentro de las Herramientas para minigráfico. Allí encontraremos los siguientes grupos de opciones:
• Minigráfico: permite modificar la ubicación del minigráfico y el rango de datos representado, además de intercambiar las filas y las columnas graficadas.
• Tipo: desde aquí es posible cambiar la clase de gráfico y elegir entre Línea, Columna y Ganancia o pérdida. Solo debemos seleccionar el tipo nuevo.
• Mostrar: en este grupo podemos determinar que se señale el punto del valor más alto o más bajo, los puntos negativos y el primero y último punto.
• Estilo: presenta diferentes estilos predefinidos de gráficos, según el tipo y los puntos elegidos. También permite modificar el color del gráfico y los puntos de manera independiente.
• Agrupar: permite configurar diferentes opciones de los ejes, y agrupar, desagrupar o borrar los minigráficos.

edenra17 — 2023-08-17 01:20:59 UTC

Un Tablero de control, conocido en inglés como Dashboard
es uno de los recursos más potentes y utilizados para dar informes que incluyan gráficos, tablas e indicadores.
Su intención es hacer visible y comprensible la información a primera vista.
Este tipo de herramientas de enfocan en darnos una idea precisa del curso de la empresa u organización en base a datos que hemos recopilado y organizado.
Excel es una excelente herramienta para construir este tipo de informes.

Cómo hacer un Dashboard

edenra17 — 2023-08-17 01:21:29 UTC

El primer paso para construir un dashboard en Excel es saber cuál es el objetivo del informe, que información y de qué manera será presentada.

Una vez que sabemos para quién, para qué y cómo presentaremos la información se nos presentan tres cuestiones que debemos resolver:

Diseño - cómo diseñar el dashboard para hacerlo comprensible en forma intuitiva (planeación)
Datos - cómo se obtendrán los datos de manera uniforme para construir nuestro dashboard (tablas normalizadas).
Mecanismo - cómo manejaremos los datos para obtener la información que mostraremos en el dashboard (esquemas, dibujos, imágenes, tablas, segmentadores, lineas de tiempo, gráficos).

edenra17 — 2023-08-17 01:24:39 UTC

Al agregar, quitar o modificar registros de la base de datos, las tablas dinámicas no se actualizan de modo automático, como ocurre con las fórmulas, sino que debemos hacer una Actualización de los datos.

ACTUALIZACIÓN

edenra17 — 2023-08-17 01:27:51 UTC

Cuando creamos una tabla dinámica, Excel crea también un objeto llamado Caché que contiene una copia de los datos de origen pero que estará almacenado en memoria.
La tabla dinámica está conectada directamente al objeto Caché y no a los datos de origen. El beneficio de esto es que el objeto Caché estará siempre en la memoria y por lo tanto el acceso a los datos será mucho más rápido.
La desventaja, es que cuando agregamos nueva información a los datos de origen, estos no se verán reflejados automáticamente en la tabla dinámica, sino que será necesario usar el comando Actualizar el cual se encargará de actualizar el objeto Caché y en consecuencia observaremos la actualización en la tabla dinámica.
Para actualizar la tabla dinámica debemos ir a la pestaña Analizar y dentro del grupo Datos pulsar el botón Actualizar.
Otro método para actualizarla es haciendo clic derecho sobre la tabla dinámica y eligiendo la opción Actualizar y de inmediato observaremos la actualización.

Creando un Campo Calculado

edenra17 — 2023-08-17 01:35:33 UTC

Selecciona la Tabla Dinámica y ve a la opción Analizar de la cinta principal, selecciona el menú de Campos, Elementos y Conjuntos, y luego escoge Campo Calculado.
En la nueva ventana, da a tu Campo Calculado un nombre y procede al desarrollo de la fórmula seleccionando los campos a utilizar y la operación a realizar entre ellos.
Una vez creado, Campo Calculado aparecerá en la lista de campos de la Tabla Dinámica para que puedas usarla como la necesites.
Un Campo Calculado puede contener cualquiera de los operadores matemáticos estándar , como adición, sustracción, multiplicación y división.

GRAFICOS PARA DASHBOARDS

edenra17 — 2023-08-17 02:32:24 UTC

BD EXPERIENCIA Y REDES

edenra17 — 2023-08-17 02:37:21 UTC

Practica Dashboard

edenra17 — 2023-08-18 00:08:43 UTC

Material PDF

edenra17 — 2023-08-18 00:16:49 UTC

VBA

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

(Visual Basic for Aplications), también conocido por su abreviatura VBA, es un lenguaje de programación común a todas las aplicaciones del paquete Microsoft Office, como así también en otros programas como Corel Draw o Autocad.

VBA y Visual Basic (VB)

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Visual Basic es un lenguaje de programación orientado a objetos que permite crear aplicaciones. Visual Basic para Aplicaciones es una versión de Visual Basic que se encuentra embebido en las aplicaciones de Microsoft Office y que permite escribir un conjunto de instrucciones (macros) para programar los distintos objetos de Excel, como por ejemplo, una hoja de cálculo, un conjunto de celdas o de gráficos. De esta manera, es posible automatizar las tareas que realizamos en forma repetitiva en Excel, y hasta podemos crear aplicaciones

POO

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Visual Basic para Aplicaciones es un lenguaje de programación orientada a objetos (POO).

Este concepto de programación se basa en la existencia de un mundo lleno de objetos. Excel, al igual que el resto de as aplicaciones de Microsoft Office, nos ofrece un modelo de objetos que podremos manipular con VBA para cambiar sus propiedades.

Las Macros

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Una macro es una secuencia de instrucciones escritas en lenguaje VBA que se almacenan en un módulo.
Cuando invocamos una macro, ya sea presionando un botón o una combinación de teclas, se desencadenarán las instrucciones almacenadas en ella.
Con las macros no solamente podemos agilizar las tareas que realizamos con frecuencia, sino que también es posible ampliar la funcionalidad de Excel, creando nuevas funciones para resolver cálculos que no podemos realizar con las funciones estándares del programa.

Crear Macros

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Tenemos dos maneras de crear una macro:

Con la herramienta Grabar macros.
Escribiendo las instrucciones en el Editor de Visual Basic que se encuentra embebido en Excel.

La manera más rápida y sencilla de crear una macro es utilizando la grabadora de macros, ya que no necesitamos tener ningún conocimiento previo de programación en VBA. Cuando empleamos la herramienta Grabar macros, lo que hacemos es ir grabando todas las operaciones (paso a paso) que vamos realizando en nuestro libro hasta que detenemos la grabación. A medida que realizamos las operaciones, la grabadora de macros las va convirtiendo al lenguaje VBA. Si bien emplear este método es más fácil, nos veremos limitados ya que solo podremos crear macros simples para llevar a cabo una tarea particular.

Si queremos crear macros más complejas, tendremos que hacerlo utilizando el lenguaje de programación.

Objetos

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Podemos decir que un objeto es algo tangible que se identifica por sus propiedades y sus métodos.

Cada elemento de Excel es un objeto: un libro (Workbook), las hojas de cálculo (Worksheet), los rangos (Range), los gráficos (Charts) o una tabla dinámica (PivotTable) son algunos ejemplos de objetos del modelo de objetos de Excel.

Colecciones/Clases

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Los objetos se agrupan en categorías o colecciones.

Por ejemplo, la clase Workbooks es la representante de todos los libros de Excel, mientras que el objeto Workbook será un libro de trabajo en concreto.

Jerarquía de objetos

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

El modelo de objetos de Excel está compuesto por más de 192 objetos diferentes, algunos de ellos están ocultos, y otros se usan muy poco o se dejaron de utilizar. Los objetos de Excel pueden contener otros objetos y, a su vez, estos pueden contener otros objetos. Esto significa que tenemos un cierto orden o jerarquía.

Application (aplicación)

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Es el primer objeto en la jerarquía. Representa a la aplicación Excel. Este objeto actúa como contenedor de los demás objetos de Excel, por ejemplo: el libro, las hojas de cálculo, las celdas, los gráficos y muchos otros más. Por medio de este objeto, podemos acceder a las opciones de Excel.

Workbook (libro de trabajo)

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Representa a un libro abierto dentro de la aplicación Excel. Este objeto se encuentra contenido en el objeto Application y mediante él podemos, por ejemplo, abrir un libro de trabajo, guardarlo, protegerlo o enviarlo a imprimir.

El objeto Workbook es un miembro de la colección Workbooks.

Worksheet (las hojas de cálculo)

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Siguiendo el orden jerárquico, en tercer lugar tenemos el objeto Worksheet, que representa las hojas del libro con el que estamos trabajando.

Con este objeto podemos, por ejemplo, cambiar el nombre de las hojas, insertar o eliminar hojas, protegerlas, etcétera.

Range (celda)

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Este objeto es el que representa todas las celdas de la hoja, así como todas sus columnas y filas, los rangos, la selección de las celdas.

Con este objeto podemos manipular todo lo relacionado con una celda o grupo de celdas, introducir valores, realizar operaciones, insertar celdas, entre otras cosas

Referencia a objetos

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Hacemos referencia a los objetos de Excel según la posición jerárquica que estos ocupan en el modelo de objetos y empleamos el punto para separar el objeto contenedor de uno o varios objetos. Es decir, el punto nos servirá para navegar por la jerarquía de objetos.
Por ejemplo, para hacer referencia a un libro de Excel llamado Planilla.xlsx, escribimos la siguiente sentencia:
Application.Workbooks(“planilla.xlsm”)
Si, por ejemplo, quisiéramos hacer referencia a la celda A1 de la hoja Datos del libro Planilla.xlsx, debemos indicar toda la ruta de la jerarquía del modelo de objetos:
Application.Workbooks(“planilla.xlsm”).Worksheets(“datos”).Range(“A1”). Select
Esto se puede simplificar, omitiendo los objetos que contienen al resto de los objetos activos. Podríamos hacer referencia a la celda A1, de otras formas:
- Workbooks(“planilla.xlsm”).Worksheets(“datos”).Range(“A1”).Select
- Worksheets(“datos”).Range(“A1”).Select
- Range(“A1”).Select

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Las funciones de base de datos son las que permiten la creación, modificación y depuración de los datos en una Base de Datos, mediante operaciones matemáticas que se cumplen de manera automática según las especificaciones del usuario.
Estas funciones son similares al resto de funciones ofrecidas por Excel, pero en este caso llevan el prefijo BD en su sintaxis, lo cual hace referencia a su utilidad solo en las bases de datos.

Funciones de Bases de Datos

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

| DSUM/BDSUMA
Suma los números de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen los criterios.
| DAVERAGE/BDPROMEDIO

Devuelve el promedio de los valores seleccionados de un campo de registros.

| DCOUNT/BDCONTAR
Cuenta las celdas que contienen números en un campo de registros.
| DCOUNTA/BDCONTARA
Cuenta las celdas que no están vacías en un campo de registros.

| DMAX/BDMAX
Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de de un campo de registros.
| DMIN/BDMIN
Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de un campo de registros.

| DSTDEV/BDDESVEST
Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas seleccionadas de un campo de registros.
| DSTDEVP/BDDESVESTP
Calcula la desviación estándar basándose en toda la población y usando los números de un campo de registros.

| DVAR/BDVAR
Calcula la varianza basándose en una muestra y usando los números de un campo de registros.
| DVARP/BDVARP
Calcula la varianza basándose en toda la población y usando los números de un campo de registros.

| DGET/BDEXTRAER
Extrae de una base de datos un único registro que cumple los criterios especificados.

| DPRODUCT/BDPRODUCTO
Multiplica los valores de un campo concreto de registros de una base de datos que cumplen los criterios especificados.

SINTAXIS:
=DSUM(RANGO,NOMBRE DEL CAMPO,CRITERIOS)
=DAVERAGE(RANGO,NOMBRE DEL CAMPO,CRITERIOS)
=DCOUNT(RANGO,NOMBRE DEL CAMPO,CRITERIOS)
=DCOUNTA(RANGO,NOMBRE DEL CAMPO,CRITERIOS)
=DMAX(RANGO,NOMBRE DEL CAMPO,CRITERIOS)
=DMIN(RANGO,NOMBRE DEL CAMPO,CRITERIOS)
=DSTDEV(RANGO,NOMBRE DEL CAMPO,CRITERIOS)
=DSTDEVP(RANGO,NOMBRE DEL CAMPO,CRITERIOS)
=DVAR(RANGO,NOMBRE DEL CAMPO,CRITERIOS)
=DVARP(RANGO,NOMBRE DEL CAMPO,CRITERIOS)

=DGET(RANGO,NOMBRE DEL CAMPO,CRITERIOS)
=DPRODUCT(RANGO,NOMBRE DEL CAMPO,CRITERIOS)

Variaciones en los Criterios

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Uso de signos: >, <, <>
Uso de comodines: ?, *
Criterios de inclusión y de exclusión.

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Los objetos tienen propiedades, métodos y eventos que definen las características y propiedades del objeto.

Propiedades

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Las propiedades son un conjunto de características propias del objeto que hacen que se distinga de otro objeto, tales como su nombre, tamaño, color y localización en pantalla.

Por ejemplo, el objeto Range tiene las propiedades Name (nombre), Value (valor) y Column (columna), entre muchas otras.

El uso de las diferentes propiedades nos va a permitir ver o cambiar las características del objeto.

Algunas propiedades también pueden ser objetos. Por ejemplo, si queremos cambiarle la fuente al objeto Range, utilizaremos la propiedad Font (fuente). Como las fuentes tienen distintos nombres (Arial, Times New Roman, Comic Sans Ms), diferentes tamaños (10, 12, 14) y distintos estilos (negrita, cursiva, subrayado), estas son las propiedades de la fuente. Por consiguiente, si la fuente tiene diferentes propiedades, entonces la fuente es también un objeto.

Para hacer referencia a las propiedades de cualquier objeto, empleamos la siguiente sintaxis:

Objeto.Propiedad = valor

Métodos

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Un método es un conjunto de comportamientos o acciones que puede realizarse en el objeto. Podríamos decir que son las órdenes que le damos al objeto para que haga algo sobre sí mismo.

El objeto Range (celda), por ejemplo, tiene los métodos Activate (activar) y Clear (borrar), entre otros.

Para implementar los métodos de un objeto, empleamos la siguiente sintaxis: Objeto.Método

Donde Objeto es el nombre del objeto y Método es el método que queremos ejecutar. Por ejemplo, para activar la celda A2 de la hoja activa, escribimos la siguiente sentencia: Range(“A2”).Select

Eventos

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Podemos definir evento como la acción que puede ser reconocida por un objeto.

Por medio de los eventos es posible controlar el momento exacto en el que deseamos ejecutar un conjunto de instrucciones (procedimientos).

Ejemplos de eventos son abrir un libro, imprimir, cambiar el contenido de una celda, hacer clic.

En Visual Basic para Aplicaciones, los diferentes objetos de Microsoft Excel tienen un conjunto de eventos que les pueden ocurrir.

Ubicaciones de Confianza

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Cada vez que abrimos un libro que contiene macros, nos aparece un cuadro de diálogo con una advertencia de seguridad que nos indica que las macros se han deshabilitado. Esto se debe a que Excel considera que el archivo puede ser poco seguro porque no se encuentra en una de las ubicaciones que la aplicación califica que son de confianza.

Una ubicación de confianza es una carpeta cualquiera de nuestro disco, cuyo contenido consideramos que está libre de amenazas. Podemos tener tantas carpetas de confianza como sea necesario para guardar en ellas nuestros archivos.

Como crear una ubicación de confianza

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Haga clic en el botón Seguridad de macros de la ficha Desarrollador. En el cuadro de diálogo Centro de confianza, seleccione la opción Ubicaciones de confianza.
Haga clic en el botón de opción Agregar nueva ubicación… y, en la ventana Ubicación de confianza de Microsoft Office que se abre, presione el botón Examinar…. En el cuadro de diálogo Examinar, seleccione una carpeta del disco. Luego de ubicarla, haga clic en Aceptar.
Para incluir las subcarpetas de la carpeta de confianza, marque la opción Las subcarpetas de esta ubicación también son de confianza y presione Aceptar.

Centro de confianza

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Cuando no guardamos los archivos en una ubicación de confianza, podemos controlar lo que ocurre cuando abrimos un archivo que contiene macros si cambiamos la configuración de seguridad de las macros.

Configuración de seguridad

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Podemos ver la configuración de seguridad de macros si hacemos clic en el botón Seguridad de macros del grupo Código de la ficha Desarrollador. En el cuadro de diálogo Configuración de macros, encontramos las siguientes opciones de configuración:

Deshabilitar todas las macros sin notificación. Únicamente se ejecutarán las macros que se han guardado en una ubicación de confianza.
Deshabilitar todas las macros con notificación.
Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente.
Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso).

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

El Editor de Visual Basic, también llamado VBE (Visual Basic Editor), es la herramienta que nos servirá para desarrollar, probar y modificar las macros que utilizaremos en los libros de trabajo.

Edición

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Edición: contiene los comandos que nos ayudarán a trabajar con la ventana donde se incluye el código VBA, como los clásicos Copiar, Cortar, Pegar, Buscar y Reemplazar. También incluye un conjunto de comandos que nos proporcionan información sobre el objeto con el cual estamos trabajando (IntelliSense) en la ventana de Código:
- Lista de propiedades y métodos: muestra un menú con las propiedades y los métodos de un objeto después de que escribimos el punto.
- Lista de constantes: presenta un menú emergente con todas las constantes disponibles para una propiedad o método.
- Información rápida: para acceder a la información rápida de un elemento. Cuando escribimos una palabra reservada, seguida de un espacio o de un paréntesis, nos muestra información sobre la sintaxis de ese elemento y resalta el parámetro actual.
- Información de parámetros: brinda información sobre los parámetros que se pueden utilizar en una función.
- Palabra completa: usamos esta herramienta para completar una palabra clave que hemos comenzado a escribir.
- Marcadores: muestra un menú que nos permite desplazarnos a través de los marcadores.

Acceso

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Haciendo clic en el botón Visual Basic de la ficha Desarrollador.
Cuando ya tenemos una macro creada, pulsando el botón Modificar del cuadro de diálogo Macros, que aparece al presionar el botón Macros de la ficha Desarrollador.
Presionando la combinación de teclas Alt + F11.

Ver

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Ver: nos permite mostrar u ocultar características del entorno del Editor de VBA.
Aquí encontramos las opciones para activar y desactivar las diferentes ventanas del editor.
Con la opción Barra de herramientas, podremos seleccionar las barras de herramientas que queremos mantener visibles.

Otras Opciones

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Insertar: desde aquí podemos insertar procedimientos, formularios, módulos y módulos de clase.
Formato: este menú tiene varias opciones que nos permiten cambiar el tamaño y el aspecto de un grupo de controles de un formulario: botones, etiquetas, cuadro de texto, entre otros.
Depuración: después de escribir una macro necesitaremos probarla para ver si tiene errores. Este menú reúne las herramientas que nos permitirán ejecutar el código y alertarnos de algún error.
Ejecutar: contiene las herramientas para ejecutar, interrumpir y restablecer un procedimiento mientras estamos en modo de desarrollo, es decir, desde la ventana de código.
Herramientas: desde este menú, podremos modificar las propiedades de los proyectos VBA, como así también las opciones generales del VBE, por ejemplo, controlar la apariencia del código (fuente utilizada, color, tamaño).
Complementos: permite el acceso al Administrador de complementos. Los complementos de Excel son archivos que tienen la extensión .XLA o .XLAM y guardan información de código creado en Visual Basic para Aplicaciones, como funciones y los procedimientos, que utilizamos de manera frecuente. Los complementos se pueden usar en cualquier libro.
Ventana: contiene los comandos que nos permiten organizar las ventanas del Editor Visual Basic.
Ayuda: desde esta opción accedemos a la ayuda del Visual Basic.

Barra de herramientas Estándar

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Debajo de la Barra de menú, se encuentra la barra de herramientas Estándar, que al igual que cualquier otra barra de herramientas contiene los botones con los comandos comúnmente más usados.

Elementos

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Ver Microsoft Excel: permite ir de la ventana del Editor de Visual Basic a la hoja de trabajo de Microsoft Excel.
Guardar: guarda el libro, incluidos el proyecto y todos sus componentes.
Copiar: copia el texto u objeto seleccionado y lo coloca en el Portapapeles.
Buscar: abre el cuadro de diálogo Buscar, para rastrear un texto específico.
Rehacer: a la inversa del botón Deshacer, este botón rehace las últimas acciones de edición.
Interrumpir: detiene la ejecución de un procedimiento y cambia al modo de interrupción.
Modo de Diseño: permite activar o desactivar el modo Diseño.
Ventana de Propiedades: abre la ventana Propiedades donde visualizaremos las diferentes propiedades de cada uno de los objetos de VBA que seleccionemos.
Cuadro de herramientas: este botón está disponible cuando un UserForm está activo. Permite mostrar u ocultar el cuadro de herramientas que contiene todos los controles y objetos que se pueden insertar en un formulario.
Ayuda de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones: brinda acceso a la ayuda de Microsoft Visual Basic.
Examinador de objetos: permite abrir la ventana del Examinador de objetos donde visualizaremos una lista con los objetos, sus propiedades, métodos y constantes.
Explorador de proyectos: abre una ventana que muestra los proyectos abiertos (archivos de Excel) y sus objetos (hojas de cálculo, formularios, módulos y módulos de clase).
Restablecer: restablece el proyecto interrumpido.
Ejecutar macro: permite ejecutar un procedimiento o un UserForm dependiendo de dónde se encuentre el cursor. Si las ventanas de Código o UserForm no están activas, entonces ejecutará una macro.
Deshacer: deshace la última acción de edición.
Pegar: inserta el contenido del Portapapeles en el lugar donde se encuentra el cursor.
Cortar: permite quitar el texto u objeto seleccionado y colocarlo en el Portapapeles.
Insertar UserForm: si hacemos clic directamente sobre el icono, se insertará un formulario (UserForm). Si desplegamos la flecha, veremos los comandos del menú Insertar: UserForm, Módulo, Módulo de clase y Procedimiento. Un formulario es una ventana que puede contener distintos controles, como botones de comandos, etiquetas, cuadros de texto, entre otros.

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Con el Administrador de escenarios podemos construir múltiples simulaciones, asignando los valores que le indiquemos en las variables, sin alterar el modelo original.

Escenarios

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Un escenario es un conjunto de valores asignados a una o más celdas variables en un modelo de hipótesis, que la aplicación guarda bajo un determinado nombre.
Podemos crear varios escenarios y con ellos generar informes para comparar los resultados obtenidos en una hoja de cálculo.
Cada escenario puede tener hasta 32 variables en simultáneo.

Cómo crear escenarios

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Una vez que tengamos armada la planilla de cálculo modelo, con los datos y las fórmulas, vamos al menú Datos y, en el grupo Herramientas de datos, presionamos el botón Análisis de hipótesis.
Seleccionamos Administrador de escenarios.... Aparecerá el cuadro de diálogo Administrador de escenarios. Allí pulsamos Agregar… y se abrirá el cuadro Agregar escenario. Veremos cada uno de los sectores que debemos completar:
- Nombre del escenario: escribimos la denominación que identificará al escenario.
- En Celdas cambiantes: indicamos las celdas variables cuyos valores queremos incluir en dicho escenario.
- En Comentario: podemos incluir cualquier observación o detalle para tener en cuenta sobre el escenario que estamos creando.
- En Protección es posible elegir alguna opción para resguardar los datos.
- Cuando finalizamos, pulsamos Aceptar. Se abrirá el cuadro de diálogo Valores del escenario, donde veremos una lista de las celdas cambiantes que hemos seleccionado al agregar el escenario y los valores actuales de ellas.
- Modificamos los valores que sean necesarios en cada caso y presionamos Aceptar.
- Regresaremos al cuadro Administrador de escenarios, donde aparecerá el escenario que hemos creado. Si deseamos seguir creando escenarios, repetimos estos pasos.
- Una vez que hemos terminado de hacerlo, pulsamos Cerrar.

Modificar un escenario

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Una vez creado un escenario, podemos modificarlo cambiando cualquiera de sus elementos: nombre, comentarios, celdas cambiantes y los valores de éstas.
Para hacerlo, vamos al menú Datos y realizamos el procedimiento habitual hasta llegar al cuadro de diálogo Administrador de escenarios. Allí seleccionamos el escenario y pulsamos Modificar. Se abrirá el cuadro Modificar escenario, donde haremos los cambios y pulsamos Aceptar. Luego, continuamos con el cuadro Valores del escenario y presionamos Aceptar y Cerrar.

Crear un resumen de escenario

edenra17 — 2024-02-05 20:26:57 UTC

Podemos crear un informe que nos permita comparar todos los posibles valores que hemos indicado en las celdas cambiantes de cada escenario, con el propósito de tomar la mejor decisión para nuestros objetivos.
Entonces, dentro del cuadro de diálogo Administrador de escenarios, presionamos Resumen.
Se abrirá el cuadro Resumen del escenario En Tipo de informe podemos indicar la manera en que queremos que se haga este resumen. Si elegimos la opción Resumen se creará una nueva hoja llamada Resumen escenario, con un informe que muestra los valores de cada escenario asignados a cada celda cambiante.
Los nombres de los escenarios aparecen en la cabecera de las columnas y en el orden en que los definimos.
En cambio, si elegimos Informe de tabla dinámica de escenario, se creará una nueva hoja llamada Tabla dinámica del escenario, con los datos resumidos en una tabla dinámica. En este informe no se incluyen las celdas cambiantes.
En Celdas de resultado: indicamos las celdas (separadas por punto y coma) que hacen referencia a aquellas cuyos valores cambian los escenarios. Después de pulsar Aceptar, se mostrará el resumen del escenario.
Los informes de escenario no se actualizan automáticamente. Si cambiamos los valores de uno de ellos, las modificaciones no se reflejarán en el resumen.