FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO 

DOCUMENTAL

Entidad remitente:

Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.

Entidad  productora:

Debe  colocarse  el  nombre  completo  o  razón  social  de  la  entidad  que  produce  o  produjo  los 

documentos.

Unidad ad

ministrativa:

Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la 

cual dependa la oficina productora.

Oficina  Productora:

Debe  colocarse  el  nombre  de  la  Unidad  Administrativa  que produce y conserva la documentación

tramitada en ejercicio de sus funciones.

Objeto:

Se   debe   consignar   la   finalidad   del   inventario,   que   puede   ser:   Transferencias   primarias,   transferencias 

secundarias,  valoración  de  fondos  acumulados,  fusión  y  supresión  de  entidades  y/o  dependencias,  inventa

rios 

individuales.

Hoja 

___ 

de 

___

:

Se  numerará  cada  hoja  del  inventario  consecutivamente. 

De___:

Se  registrará  el  total  de  hojas  del 

inventario.

Registro de entrada:

Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consi

gnarse en 

las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En 

NT 

se anotará el número de la transferencia.

Número de orden: 

Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a 

cada uno de los asientos descritos, 

que generalmente corresponde a una unidad documental.

Código:

Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las Series, 

Subseries o asuntos relacionados. 

Nombre de

la Serie, Subserie o Asuntos:

Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de 

estructura  y  contenidos  homogéneos  emanados  de  un  mismo  órgano  o  sujeto  productor  como  consecuencia  del 

ejercicio de sus funciones específicas.

Para   las

transferencias   primarias   secundarias   y   las   ocasionadas   por   fusión   y/o  supresión   de   entidades   o 

dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, 

el asiento corresponderá a los asuntos trami

tados en ejercicio de las funciones asignadas.

Cuando  no  se  puedan  identificar  series,  se  debe  reunir  bajo  un  solo  asunto  aquellos  documentos  que  guarden 

relación con la misma función de la oficina productora.

Fechas  extremas:

Deben  consignarse  la  fecha  in

icial  y  final  de  cada  unidad  descrita.  (asiento).  Deben  colocarse  los 

cuatro dígitos correspondientes al año. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no 

tenga fecha se anotará s.f.

Unidad de conservación: 

Se consignará el núme

ro asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna otro se 

registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad 

o el número correspondiente.

No. de folios:

Se anotará el número total d

e folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

Soporte:

Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes 

(M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos, soportes electrónicos (

CD, DK, DVD), etc.

Frecuencia de consulta:

Se debe citar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; 

para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de 

dic

ha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

Notas:

Se  consignarán  los  datos  que  sean  relevantes  y  no  se  hayan  registrado  en  las  columnas  anteriores.  Para  la 

documentación  ordenada  numéricamente  como

actas,  resoluciones,  memorandos,  circulares,  entre  otros,  se 

anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en 

diferentes documentos.

Para  los  expedientes  deberá  registrarse  la  existencia 

de  anexos:  circulares,  actas,  memorandos,  resoluciones, 

informes,  impresos,  planos,  facturas,  disquetes,  fotografías  o  cualquier  objeto  del  cual  se  hable  en  el  documento 

principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de c

ada tipo, ejemplo: una hoja 

con 5 fotografías sueltas: luego el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.

Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos par

a la 

visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.

A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.

Así  mismo,  se  anotará  información sobre el e

stado de conservación de la documentación, especificando el tipo de 

deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte 

débil) y/o biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).

Elabora

do por: 

Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así 

como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo.

Entregado por:

Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona

responsable de entregar la transferencia, así 

como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.

Recibido por:

Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable recibir el inventario, así como el 

lugar y la fecha en que se 

recibió