Anteriormente el artículo 28 del código de comercio obligaba a registrar los libros de contabilidad, pero luego de la modificación del decreto ley 019 sólo es necesario registrar algunos libros de comercio.

De otra parte, la norma tributaria ha dispuesto que ciertos contribuyentes deben registrar los libros de contabilidad en la Dian, pero solo aquellos que por ley no eran necesario registrar en la cámara de comercio.

En consecuencia, algunas entidades o contribuyentes deben registrar los libros de contabilidad en la Dian como es el caso de las entidades sin ánimo de lucro, los sindicatos, las instituciones de educación superior, las empresas de vigilancia privada, las iglesias, las entidades reguladas por la ley 100 de 1993, los partidos y movimientos políticos, las cámaras de comercio, los notarios, la propiedad horizontal y las organizaciones comunitarias.

 

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que éstos se refieren;

2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuación de los mismos;

 

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere,

 

4. Borrar o tachar en todo o en parte los asientos

 

5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros, o alterar los archivos electrónicos,

 

6. Crear cuentas en los libros contables que no cuenten con los comprobantes y soportes correspondientes;

 

7. No asentar en los libros contables las operaciones efectuadas;

 

8. Llevar doble contabilidad, es decir, llevar dos o más libros iguales en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos;

 

9. Registrar en los libros contables operaciones de manera inadecuada, gastos inexistentes o pasivos sin la identificación correcta,

 

10. Utilizar documentos falsos que sirvan de soporte a la contabilidad, y

 

11. Abstenerse de revelar partidas en los estados financieros, sin la debida correspondencia con las cuentas asentadas en los libros de contabilidad.

En todo caso la sanción no puede exceder de 20.000 UVT.
La anterior sanción se hace sin perjuicio del desconocimiento de costos, deducciones e impuestos descontables como más adelante se precisa.

La sanción por irregularidades en la contabilidad se impone precisamente cuando se detectan irregularidades en ella, o no se lleva, es decir que si la empresa no lleva contabilidad paga la misma sanción que si la lleva, pero con irregularidades.

Es un libro en el cual se registran día a día todas las operaciones resultantes de los hechos económicos ocurridos en un período no superior a un mes. Los asientos que se hacen en este libro son un traslado de la información contenida en los comprobantes de contabilidad, los que a su vez deben estar soportados con los documentos que los justifiquen.
LIBRO MAYOR O LIBRO MAYOR Y BALANCES

Se registran de forma resumida los valores por cuenta o rubros de las transacciones del período respectivo. Partiendo de los saldos del período anterior, se muestran los valores del movimiento débito y crédito del período respectivo (diario, semanal, quincenal o mensual) para luego registrar los nuevos saldos, los cuáles serán la base como saldos anteriores para el período siguiente. Estas partidas corresponden a los totales registrados en el libro de diario y el saldo final del mismo mes.
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

Se emplea para registrar por lo menos una vez al año los inventarios de todos los bienes, derechos y obligaciones de la compañía o el balance general en forma detallada, de tal forma que se presente una descripción mayor a la que se encuentra en los demás libros oficiales u obligatorios. El artículo 52 del Código de Comercio estipula que al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al año, todo comerciante elaborará un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situación de su patrimonio.
LIBRO FISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONES 

Se trata de un libro con fines fiscales exclusivo de los comerciantes que comercialicen bienes o presten servicios gravados, que pertenezcan al régimen simplificado. En dicho libro se debe identificar el contribuyente registrando en forma diaria, de manera global o discriminada, las operaciones realizadas por cada establecimiento, debiendo estar debidamente foliado. No reemplaza los libros de contabilidad a los que está obligado todo comerciante. Además, se trata de un libro que no requiere ser registrado.
LIBROS AUXILIARES 

Existe la obligación de llevar libros auxiliares los cuales deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Si bien diferentes normas hacen alusión a éstos libros, el decreto 2650 de 1993 hace referencia a la forma como deben ser diligenciados en aplicación del Plan Unico de Cuentas, además que su número es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente económico, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad. Es una obligación por parte de los entes económicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancías, con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la información por unidades o grupos homogéneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificación por clase y denominación de los artículos, fecha de la operación que se registre, número de comprobante que respalda la operación asentada, número de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparación del inventario físico con unidades registradas en las tarjetas de control.

 

Normalmente, los ejercicios contables van desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre, coincidiendo con el inicio y fin del año natural con el inicio y fin del año fiscal. Por ese motivo, el Plan General Contable establece que las empresas deben empezar a hacer su cierre contable a finales de año.

El cierre del ejercicio contable, por lo tanto, sirve para conocer la situación actual de la empresa. Por lo tanto, es importante que la contabilidad de la empresa esté al día y no se cometan errores.

Una vez se termina el cierre contable, se cancelan todas las cuentas del ejercicio que hemos comentado anteriormente: ingresos, gastos, costes de venta y costes de producción y se analizan los resultados para ver si ha habido beneficios o pérdidas durante el año.

Además, también deben calcularse las amortizaciones, deudas y provisiones de la empresa para que todos los números encajen. Por ello, es importante que se calculen bien y no tergiversar los datos en el paso al siguiente ejercicio contable.

Sólo así, los resultados respecto a años anteriores podrán ser comparables y la empresa podrán planificar y tomar decisiones en base a la situación real del negocio y su evolución.

Una vez se tenga en orden la información de los libros contables, se podrán realizar los asientos correspondientes al cierre fiscal y terminar el año contable de la empresa.

Paso 1: Balance de comprobación de sumas y saldos.

Básicamente, todo el proceso empieza con verificar que los datos contables son correctos y encajan con lo que se describe en el Libro Diario.

Si una vez revisadas las sumas del debe y haber de las distintas cuentas contables los saldos coinciden y si no hay ningún error, significa que la conciliación con el libro Mayor ya está hecha, que el patrimonio de la empresa real coincide con lo indicado en los libros de empresa y que, por lo tanto, podemos seguir adelante.

En el caso de que no coincidiera, se deben revisar los números registrados en las distintas cuentas para detectar dónde está el error y corregirlo. Así, se eliminan los errores de los demás libros de empresa.

Paso 2: Revisar el Plan General Contable.

Una vez conciliadas las sumas del debe y haber, el siguiente paso es comprobar que no haya ningún error en el Plan General Contable.

En él, se establece un listado con todos los elementos que conforman la contabilidad de la empresa, por lo que se debe revisar que no hay ningún error en ninguno de ellos.

Paso 3: Recuento de existencias.

Tras revisar el Plan General Contable, se deben comprobar las existencias para saber cuántas unidades compradas no se han consumido.

Una vez restadas las existencias no consumidas de las compradas durante todo el año, el resultado debería coincidir con el número total de existencias de las que dispone la empresa en el momento de hacer el recuento.

En este sentido, también deberían restarse las mercancías y materias primas utilizadas para fabricar productos que tampoco se han consumido.

En función de la variación que se dé después de hacer el recuento, veremos si la empresa ha tenido un ingreso o un gasto. Por lo tanto, ya tendremos la información necesaria para pasar al siguiente punto: la clasificación de deudas y créditos.

Paso 4: Reclasificar deudas y créditos.

Es importante no olvidar que las deudas que se deben indicar tanto las deudas que pertenezcan al año contable en curso como todos los créditos solicitados y que aún están pendientes de ser cobrados.

Reclasificar las deudas y créditos implica exactamente eso: que al cerrar la contabilidad de la compañía, las deudas y créditos que se vayan a pagar y cobrar durante el próximo año contable se indiquen como deudas a corto plazo.

Así, a simple vista, podemos ver las obligaciones pendientes de pago que tiene la empresa y que debe afrontar un período de tiempo menor a 12 meses.

Después de hacer el cambio de las cuentas de deudas con entidades financieras, se utilizan las tablas de amortización de préstamos que ofrecen las propias entidades y se consultan las cuotas de los pagos, qué parte corresponde a la amortización de la deuda y qué parte corresponde a los intereses.

Lo mismo pasa con los créditos: todos aquellos créditos que estén pendientes de cobrar y se vayan a recibir durante los próximos 12 meses, deberán indicarse como créditos a corto plazo (independientemente de que el cobro sea total o parcial).

Paso 5: Aplicar ajustes contables por periodificación.

Antes de comprobar si la empresa ha tenido pérdidas o ganancias durante el año, se deben ajustar los gastos e ingresos que se indicarán en el cierre de contabilidad.

Para ello, nos regiremos según el principio de devengo. Esta normativa contable indica que no todos los gastos e ingresos se deben tener en cuenta a la hora de hacer el cierre contable.

Aquellos gastos que se anticipan para el siguiente año o los pagos por adelantado de los clientes no se pueden incluir en el ejercicio de ese año. Deben formar parte del ejercicio contable al que se refieran.

En el caso de no haber tenido este punto en cuenta, se deben ajustar los gastos e ingresos que tendrán lugar en el ejercicio contable siguiente. A este proceso se le llama periodificar gastos e ingresos, y las cuentas a revisar deben ser las de compras y gastos y la de ventas e ingresos.

Una vez se hagan los ajustes pertinentes, los gastos e ingresos quedarán reflejados en la cuenta correspondiente del ejercicio en el que realmente se llevarán a cabo.

Paso 6: Regularizar el asiento de pérdidas y ganancias.

Es donde podremos ver la diferencia real entre los ingresos y los gastos que ha tenido la empresa durante todo el año y tener información real sobre la situación en la que se encuentra la empresa actualmente.

Así, se tendrán datos sobre la diferencia entre ingresos y gastos, y la diferencia entre los ingresos imputados al patrimonio neto y los gastos imputados al patrimonio neto.

Este paso es importante por varios motivos:

Por ello, aunque sea obligatorio únicamente presentar la cuenta de resultados al hacer el cierre de contabilidad, muchas empresas lo realizan de manera mensual o trimestral para poder saber a ciencia cierta el estado de salud de su empresa y poder tomar decisiones más estratégicas en función de la información de los datos.

Para hacer el cierre contable correctamente, también se deben repasar las amortizaciones y del inmovilizado material de la empresa y comprobar que cumplen con los requisitos que marque el Plan General Contable para cada tipo de bien.

A modo de esquema, el director financiero debería tener una ficha para cada bien con información sobre:

Una vez hemos llegado hasta aquí, todos los pasos anteriores deben quedar reflejados en el Libro de inventarios y Cuentas Anuales, con sus respectivas modificaciones en el Libro Diario en el caso de que haya sido necesario rectificar algún dato.

Paso 9: Asiento de regularización.

Llegados a este punto, todos los ajustes que se deben realizar ya están completados. La última parte que queda pendiente es la de realizar los asientos de cierre de cierre, de apertura y de regularización..

En el asiento de regularización se calcula la diferencia entre ingresos y gastos durante el año. Así sabrás si se han generado pérdidas o ganancias. Luego tendrás que aplicar la cuota de impuesto de sociedades que corresponda, contrastándola con los pagos a cuenta y retenciones durante el ejercicio.

Para este tipo de sociedades no importa en manos de quien están sus acciones, pues son impersonales.

Existen diversos tipos de sociedades de capital, a saber:

Las sociedades de capital cuentan con un patrimonio propio compuesto por las aportaciones de los socios. Y, dado que la sociedad cuenta con personalidad jurídica, sus operaciones solo afectan a su patrimonio.

Los siguientes son clasificados como libros de contabilidad principales.

Los libros de contabilidad auxiliares más utilizados son los siguientes:

 

El resultado final de la cancelación de las cuentas de
resultados se debe llevar a la respectiva cuenta de patrimonio.

Si el resultado es una pérdida se disminuirá el patrimonio, y
caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de patrimonio se incrementará.