Η πρώτη συνάντηση ανάμεσα στον/στην Σύμβουλο Σταδιοδρομίας και τον/την Συμβουλευόμενο/-η είναι καθοριστικής σημασίας, για το «χτίσιμο» της «επαγγελματικής σχέσης» και την ανάπτυξη αισθήματος αμοιβαίας εμπιστοσύνης. Η πρώτη εντύπωση, που θα δημιουργηθεί, η «υποδοχή» του/της Συμβούλου, προς τον/την Συμβουλευόμενο/-η αποτελεί ένα πρώτο εχέγγυο για την ποιότητα και την αποτελεσματικότητα της «επαγγελματικής σχέσης». 

 

Έτσι, κατά την πρώτη συνάντηση ο βασικός στόχος του/της Συμβούλου είναι η δημιουργία ενός κλίματος εμπιστοσύνης, το «σπάσιμο του πάγου», μέσα από μια σειρά ενεργειών που σαν στόχο έχουν να νιώσει πιο άνετα και φιλόξενα ο/η Συμβουλευόμενος/-η (σημαντικό ρόλο παίζει και το «στήσιμο» του χώρου, όπου θα λαμβάνουν χώρα οι συνεδρίες), καθώς και η «οριοθέτηση», αναφορικά με το τι μπορεί να συμβεί (ή να μην συμβεί), κατά τη διάρκεια ζωής, της «επαγγελματικής σχέσης».

 

Επομένως, κατά την «εναρκτήρια» πρώτη συνάντηση συμβουλευτικής, είναι χρήσιμο να εδραιωθούν και να καλυφθούν κάποιες σημαντικές προϋποθέσεις, οι οποίες είναι κρίσιμες για την επιτυχή έκβαση και ολοκλήρωση της «επαγγελματικής σχέσης» των δύο (2) συμβαλλόμενων μερών, μέσα από μια διαδικασία η οποία ενέχει τη θέση ενός «Συμβολαίου Συνεργασίας». Έτσι, έμφαση θα πρέπει να δοθεί, μεταξύ άλλων, στα εξής:

 

Ø  Να τεθούν ξεκάθαρα οι στόχοι της «επαγγελματικής σχέσης», δηλαδή ο/η Συμβουλευόμενος/-η να θέσει τις προσδοκίες και τους προσωπικούς στόχους, που είχαν ως αποτέλεσμα την αναζήτηση της επαγγελματικής, συμβουλευτικής διαδικασίας και ο/η Σύμβουλος να δεσμευθεί, προκειμένου να ενδυναμώσει τον/την Συμβουλευόμενο/-η.

Ø  Να τεθούν και να ξεκαθαριστούν θέματα διαδικαστικά, όπως οι ευθύνες και η σημασία της συνέπειας, κάθε συμβαλλόμενου μέρους, αναφορικά με τις απαιτήσεις και τις ανάγκες της «επαγγελματικής σχέσης», το χρονοδιάγραμμα που θα απαιτηθεί, για την περάτωση της διαδικασίας, με παράλληλη επίτευξη στόχων

Ø  Να τηρηθεί η εχεμύθεια και η εμπιστευτικότητα, των όσων θα τεθούν, κατά τη διάρκεια των συναντήσεων

Ø  Να τεθεί το πλαίσιο της επιθυμητής «επαγγελματικής σχέσης», το πώς θα γίνει η προσέγγιση των ζητημάτων, τα οποία θα τεθούν προς συζήτηση κι επίλυση

Ø  Να συζητηθεί και να αποσαφηνιστεί οτιδήποτε άλλο θεωρηθεί απαραίτητο

 

Ο/Η Σύμβουλος κατά τη διάρκεια της 1^ης Συνεδρίας θα πρέπει να διερευνήσει τις ανάγκες, τις προσδοκίες και τους στόχους του/της Συμβουλευόμενου/-ης και τα κίνητρα τα οποία οδήγησαν τον/την τελευταίο/-α στην αναζήτηση μιας συμβουλευτικής συνεδρίας, με επαγγελματία. Αυτό μπορεί να προκύψει μέσα από μια σειρά, εύστοχα διατυπωμένων, διευκρινιστικών ερωτημάτων, τα οποία επί της ουσίας, θα αποσαφηνίσουν τα αιτήματα του/της Συμβουλευόμενου/-ης.

 

Κατά τη διάρκεια της 1^ης συμβουλευτικής συνάντησης είναι πολύ σημαντικό ο στόχος να διατυπωθεί με σαφήνεια, αλλά και να επαναδιατυπωθεί, εάν αυτό προκύψει σαν «αίτημα», κατά τη διάρκεια της συνεδρίας. Είναι επίσης πολύ σημαντικό μέσα από διαδικασίες αλληλεπίδρασης και κατάλληλες τεχνικές συμβουλευτικής σταδιοδρομίας, να συνειδητοποιήσει ο/η Συμβουλευόμενος/-η τις δυνατότητές του/της, τα ενδιαφέροντά του/της, τις ικανότητές του/της στη λήψη αποφάσεων, στην αποτελεσματική συνεργασία με άλλα άτομα, στην ευελιξία λήψης αποφάσεων και επίλυσης προβλημάτων, μέσα σε συνθήκες όπως αυτές που δημιουργούνται σε περιόδους κοινωνικοοικονομικών αλλαγών και να κατακτήσει εκείνες τις δεξιότητες που θα του/της επιτρέψουν να είναι επαγγελματικά αποτελεσματικός/-ή.

 

Στη διάρκεια της 1^ης συμβουλευτικής συνάντησης, αλλά και σε όλη τη διάρκεια ζωής της «επαγγελματικής σχέσης», ο/η Σύμβουλος είναι πολύ σημαντικό να ενθαρρύνει, να ενεργοποιεί, να ενδυναμώνει τον/την Συμβουλευόμενο/-η. Να είναι (ο/η Σύμβουλος) ενεργός/ή ακροατής/-τρια, να σέβεται και όχι να ασκεί κριτική, στα λεγόμενα του/της Συμβουλευόμενου/-ης, να χρησιμοποιεί κατανοητή γλώσσα και να μην υποτιμά το κοινωνικοπολιτισμικό υπόβαθρο του/της Συμβουλευόμενου/-ης. Να ακούει, να κατανοεί, να προτείνει, χωρίς να επιβάλλει, να μην έχει ενδοιασμούς στο να παραδεχτεί πως «δεν γνωρίζει», αλλά θα ψάξει για να μάθει και να γίνει αποτελεσματικός/-η, για τον Συμβουλευόμενό/-η του/της, να μην υποδύεται δηλαδή, την «αυθεντία». Όταν ο/η Σύμβουλος πορεύεται με ειλικρίνεια και αυτογνωσία, τότε θέτει υγιή θεμέλια, για την επιτυχία της «επαγγελματικής σχέσης».

 

Τέλος, η 1^η συμβουλευτική συνάντηση μπορεί να ολοκληρωθεί με την προετοιμασία της δεύτερης συνάντησης τόσο σε επίπεδο οργανωτικό, όσο και σε επίπεδο στόχων.

Είναι πολύ σημαντικό ο χώρος όπου θα γίνει  η συνεδρία να είναι φιλόξενος και δημιουργεί την αίσθηση του οικείου και της ζεστασιάς. Σε αυτό συμβάλουν κυρίως τα χρώματα, ο φωτισμός, τα έπιπλα και η διαρρύθμιση τους. Σε όλα τα παραπάνω είναι σημαντικό να αποφεύγονται οι υπερβολές. Τα πολύ έντονα χρώματα σε μεγάλες επιφάνειες κουράζουν και μπορεί να εκνευρίσουν και τον σύμβουλο αλλά και τον συμβουλευόμενο. Τα χρώματα που θα επιλεγούν πρέπει να είναι ισορροπημένα και να προωθούν μια αίσθηση φυσικής ζωτικότητας και εγρήγορσης και ταυτόχρονα  να μπορούν να ηρεμούν. Δηλαδή να δίνουν «χώρο» και να μην επιβάλλουν συναισθήματα. Το απαλό μπλε και το απαλό πράσινο φαίνεται να λειτουργούν θετικά.  Ο φωτισμός είναι σημαντικό να είναι φυσικός κατά τη διάρκεια της ημέρας. Ο τεχνητός φωτισμός επίσης έχει τη σημασία του. Να μην ενοχλεί σε ένταση αλλά να είναι αρκετός.  Το  όχι πολύ λευκό και ψυχρό φως επίσης βοηθάει στην αίσθηση οικειότητας. Τα έπιπλα θα πρέπει να είναι τα απαραίτητα ώστε να μη δημιουργία πνιγηρή αίσθηση. Η συνεδρία μπορεί να γίνει είτε σε δύο άνετες καρέκλες ελαφρά στραμμένες η μία προς την άλλη και με χώρο αρκετό ώστε να μπορούν και οι δύο μεριές να απλώσουν τα πόδια χωρίς αυτά να συναντηθούν, είτε σε έναν καναπέ και μία καρέκλα. Στον χώρο μπορεί να υπάρχει ένα μικρό γραφείο ή και μεγαλυτερο αν ο σύμβουλος χρησιμοποιεί ως εργαλείο τη ζωγραφική π.χ ώστε να μπορεί να το χρησιμοποιήσει ο πελάτης. Επίσης μία βιβλιοθήκη με λίγα βιβλία είναι ωραίο στοιχείο στον χώρο. Ο χώρος μπορεί να είναι διακοσμημένος αλλά όχι υπερβολικά γιατί κάτι τέτοιο δεν επιτρέπει στον συμβουλευόμενο να συγκεντρωθεί. Επίσης είναι σημαντικό να μην υπάρχουν προσωπικά αντικείμενα του συμβούλου  ή γενικά αντικείμενα που θα δίνουν προσωπικές πληροφορίες. Ο χώρος θα πρέπει να αντανακλά την προσωπικότητα του συμβούλου και ταυτόχρονα να δίνει την άνεση και στο σύμβουλο να το «κατοικήσει». Άλλωστε είναι ένας χώρος που κυρίως πρέπει να εξυπηρετεί τον ωφελούμενο. Έργα τέχνης με θέματα από  τη φύση καθώς και κάποια φυτά , έρευνες έχουν δείξει πως συμβάλλουν στην ψυχική αποφόρτιση. Στον χώρο αναμονής επίσης πρέπει να ικανοποιούνται τα παραπάνω και μπορεί να προστεθεί  η μουσική. Μια απαλή μουσική μπορεί να υποδεχτεί τον συμβουλευόμενο και να τον συντροφεύσει τα λίγα λεπτά που μεσολαβούν από τον έξω κόσμο στο χώρο της συνεδρίας.
Τέλος , η παρουσία των πιστοποιητικών μας ως σύμβουλοι είναι πολύ σημαντικό να είναι σε εμφανές σημείο ώστε να μπορεί ο πελάτης να τα δει και νιώσει ασφάλεια κι εμπιστοσύνη.

 Η σύναψη συμβολαίου γίνεται συνήθως στην πρώτη συνάντηση όπου περιλαμβάνει Α) τον καθορισμό στόχων, Β) τον αριθμό των συναντήσεων, Γ) τη διάρκεια των συναντήσεων, Δ) τη συχνότητα των συναντήσεων, Ε) την αμοιβή ΣΤ) τη δέσμευση του απορρήτου και Ζ) τη συμμετοχή του στη διαδικασία( π.χ τεστ)

Όσον αφορά στον καθορισμό στόχων, βοηθάει να ξεκαθαρίσουν οι προσδοκίες του πελάτη και προς τον Σύμβουλο αλλά και προς τον ίδιο. Δηλαδή πολλές φορές κατά τον σχηματισμό των στόχων ο πελάτης καταλαβαίνει τί ακριβώς περιμένει από τη διαδικασία και κατά πόσο οι στόχοι του είναι ρεαλιστικοί και σωστά ειπωμένοι. Μέσα από τη διαδικασία ο πελάτης οργανώνει τις σκέψεις του βάζει πλάνο για το πού θέλει να κινήσει. Οι στόχοι δεν είναι περιοριστικοί αλλά αποτελούν το γενικό πλαίσιο για τη συμβουλευτική. Επίσης είναι απαραίτητοι ώστε να βοηθήσουν στην ανασκόπηση της προόδου. 

Ανάλογα με τη δομή της συμβουλευτικής διαδικασίας ο πελάτης ενημερώνεται για τον κατάλληλο αριθμό συναντήσεων. Ο σύμβουλος προτείνει το πλαίσιο που αφορά στον αριθμό τη συχνότητα και τη διάρκεια των συναντήσεων πάντα με γνώμονα τη καλύτερη εξυπηρέτηση των αναγκών του πελάτη. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να υπάρχει μία ευελιξία από μέρους του. Γενικά έχει διαπιστωθεί ότι 4-5 συναντήσεις συνήθως είναι αρκετές. Η διάρκεια τους ποικίλει και επίσης συμφωνείται από τα δύο μέρη ανάλογα με τον σχεδιασμό τους. Ο αριθμός των συναντήσεων αν χρειαστεί μπορεί να γίνει αντικείμενο επαναδιαπραγμάτευσης. Τέλος συζητείται τί θα γίνει σε περίπτωση που μια συνάντηση δεν μπορεί να γίνει είτε από τον πελάτη είτε από τον σύμβουλο. Πώς αναπληρώνεται σε περίπτωση αδυναμίας από τον σύμβουλο  και αν είναι ευθύνη του πελάτη αν  και σε ποιες περιπτώσεις οφείλει να καταβάλλει την αμοιβή. Η σαφής περιγραφή των συναντήσεων κατά τη σύναψη συμβολαίου βοηθάει τον πελάτη να δεσμευτεί και να αναπτύξει εμπιστοσύνη προς τον σύμβουλο και τη συμβουλευτική. Η αμοιβή είναι ένα μεγάλο θέμα που επίσης αναγράφεται στο συμβόλαιο. Φαίνεται ότι παρακινεί τον πελάτη να συζητήσει τη σύναψη με μεγαλύτερη σοβαρότητα και υπευθυνότητα. Επίσης τον παρακινεί να σκεφτεί για μια ακόμα φορά τί προσδοκά σε σχέση πια με το αντίτιμο της συνεδρίας.  Σκέφτεται και οργανώνει τα οικονομικά του και τον χρόνο του και αρχίζει πια να «είναι» ήδη μέσα στη συμβουλευτική διαδικασία. Αν η επαγγελματική συμβουλευτική συμβαίνει σε ιδιώτη τότε το θέμα της αμοιβής συμφωνείται μεταξύ των δύο μερών και είναι  σημαντικό ο πελάτης να είναι ο οικονομικά υπεύθυνος για τις συναντήσεις. Αν αυτὀ δε συμβαίνει και αυτός που πληρώνει είναι άλλος είναι σημαντικό να διερευνηθεί και να αναγνωριστεί η δική του προσδοκία από τη συμβουλευτική, γιατί σίγουρα με κάποιον τρόπο θα επηρεάζει τη διαδικασία. Συγκεκριμένα, στην περίπτωση που ο πελάτης είναι έφηβος, που σημαίνει οικονομικά όχι ανεξάρτητος,  είναι σημαντικό να γίνει σαφές στον κηδεμόνα ότι : 
-η συμβουλευτική διαδικάσία γίνεται προς όφελος του παιδιού
- Οι προσδοκίες του κηδεμόνα πρέπει να διερευνηθούν και να οριοθετηθούν
- να ξεκαθαριστεί ότι υπάρχει το απόρρητο και πως αυτό σημαίνει ότι δεν θα μαθαίνει τίποτα που ο έφηβος δεν θα θέλει να επικοινωνήσει

Το απόρρητο και η διασφάλιση του πελάτη πως ότι συμβαίνει μέσα στη συνεδρία είναι και παραμένει μόνο μεταξύ τους είναι κρίσιμο για την ανάπτυξη συμμαχίας και σχέσης. Η ελευθερία να μιλήσει ο πελάτης χωρίς να ανησυχεί πως κάτι μπορεί να διαρρεύσει είναι απαραίτητη ώστε να μπορεί να λειτουργήσει η συμβουλευτική. Επίσης θα πρέπει να διερευνηθεί η διάθεση του πελάτη προς τα μέσα που διαθέτει ο σύμβουλος δηλαδή τα τεστ, τα ερωτηματολόγια και κάποιες εργασίες στο σπίτι. Είναι σημαντικό να γίνει σαφές στον πελάτη ότι λειτουργούν βοηθητικά και δεν τον καθορίζουν. Στην καλύτερη περίπτωση αποτελούν έναν οδηγό.

Μία καλή πρώτη συνάντηση και ένα ξεκάθαρο συμβόλαιο βοηθάει στην αφετηρία μιας καλής συμβουλευτικής σχέσης όπου τα δύο μέρη δεσμεύονται ο ένας στον άλλον ότι θα πράξουν τα μέγιστα προκειμένου να ωφεληθεί ο πελάτης. Η δομημένη διαδικασία σύναψης συμβολαίου και της αρχικής αξιολόγησης βοηθούν κυρίως τον πελάτη να ενταχθεί στη συμβουλευτική, να ενημερωθεί ,να δεσμευτεί , να ξέρει τί να περιμένει. Και φυσικά βοηθάει τον σύμβουλο να κατανοήσει τις ανάγκες του πελάτη, να τον κινητοποιήσει να τον βοηθήσει να οργανώσει το δυναμικό του και να λειτουργήσει η συμβουλευτική αποτελεσματικά. Τέλος μειώνει τον κίνδυνο του συμβούλου να χάσει χρόνο και χρήμα, όσο αυτό μπορεί να διασφαλιστεί.