quá trình lên kế hoạch và thực hiện một sự kiện

bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau, từ việc xác định mục tiêu và đối tượng của sự kiện, lập kế hoạch chi tiết, quản lý ngân sách, lựa chọn địa điểm, quảng bá sự kiện, đến việc điều phối tất cả các hoạt động liên quan trong ngày diễn ra sự kiện.

Là một hoạt động xã hội có tính ảnh hưởng đến một số hoặc một nhóm người về nhiều phương diện và nhiều mặt

Được các phương tiện truyền thông quan tâm

một hoạt động hay một chuỗi các hoạt động được tổ chức để đánh dấu hoặc kỷ niệm một dịp đặc biệt nào đó

quá trình chuẩn bị và thực hiện các công việc cần thiết để sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công

(NT)

lên ý tưởng

lên kế hoạch ( giấy tờ, lịch trình,... )

liên hệ supplier cần thiết

nộp proposal và làm lại proposal

d-day chạy sự kiện cùng híu đáng iu

Lên ý tưởng sự kiện

Chốt hạng mục sự kiện

Lên budget, theme,.. về sự kiện

Tìm suppliers phù hợp, nhà tài trợ,..

Sự kiện chính

Sau sự kiện

Xác định mục đích sự kiện

Lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Phân chia nhân sự triển khai

Triển khai theo kế hoạch

Chuẩn bị và dàn dựng

Tổ chức sự kiện

Kết thúc chương trình

Báo cáo và rút kinh nghiệm

Nghiên cứu, phân tích

Lên kế hoạch

Tiếp thị cho sự kiện

Sản xuất, tổ chức sự kiện

Đánh giá hiệu quả sự kiện

Lên ý tưởng và xác định thông điệp muốn truyền tải dựa trên yêu cầu của khách hàng ( nếu có )

Lập masterplan về các hạng mục công việc như địa điểm, thời gian, ngân sách, chương trình hoạt động, nhân sự, truyền thông

Triển khai theo kế hoạch và giám sát, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ

Reflection

lên ý tưởng

Xác định target audience

Lên các mảng cần triển khai

Phân chia nhân sự

Tính budget, lên timeline

Đợi duyệt proposal

Triển khai sự kiện

lên ý tưởng + plan chi tiết cho activities

làm budget + procurement

set up sự kiện

chạy sự kiện

kết thúc+ăn mừng

Lên ý tưởng (Mục đích, quy mô, địa điểm, thời gian, kinh phí)

Liên hệ sponsors, suppliers

Thực hiện

Đánh giá

Brainstorm ideas =>Objectives

Planning phase

Date, Venue, Budget,... => Proposal, stakeholders

Marketing Strategy

External Contact

Execution

Reflection

Lên ý tưởng (Theme, objectives, format)

Lên budget

Triển khai phân chia nhân sự PIC từng mảng

Lên proposal + legal documents (hồ sơ tài trợ, đơn xin cáp phép tổ chức)

Chuẩn bị pre-event (làm việc với vendor + DIY + product sourcing)

Event execution

Event evaluation

+ đi du nịch

Viết proposal (nộp trước tentative D-day 2 tháng): Brief idea, mục đích, scale, hình thức, agenda, customer journey facilities request., budget, stage scripts (nếu có)

Trong quá trình đợt proposal duyệt, tiếp tục process: DIY description (nếu có), Tasks flow theo agenda sự kiện, requirements cho người tham gia, quy tắc cho nội bộ nhân sự.

Thực hiện, take care các bên collaborators (nếu có)

Đánh giá hậu sự kiện

Licensing, permits, legal issue: em nghĩ cái gì liên quan đến giấy tờ pháp lý, pháp luật nhà nước thì luôn phải coi trọng ạ

Securities and safety: Tính mạng con người cũng rất quan trọng ạ, còn người là còn của ạ

Budgeting: Ngoài pháp luật, sức khoẻ thì tiền vô cùng quan trọng nắm giữ lợi thế khi tổ chức sự kiện ạ

Budgetting (Trước khi xác định mình sẽ làm gì thì vẫn cần phải biết nguồn lực tài chính có bao nhiêu => nó sẽ quyết định mấu chốt lớn tới event scale, event direction)

Venue (Vấn đề về địa điểm tổ chức quan trọng vì đến 60-70% (ykr) các yếu tố jeopardize đến sự kiện đều xuất phát từ Venue (Làm ngoài trời thì mưa bão, làm trong nhà thì cháy rồi hỏng điều hoà, làm ở BUV thì xa vcl + bị trừ budget bus..) => Hoạch đinhj rõ venue sẽ giúp mình optimize được risk managment

Security (chắc chắn rồi, mạng người là trên hết)...

Venue: Địa điểm là yếu tố then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện. Một địa điểm phù hợp sẽ tạo không gian thuận lợi cho các hoạt động, đáp ứng được yêu cầu về số lượng khách mời và tiện nghi.

Availability of Stakeholders : Sự tham gia của các bên liên quan (như diễn giả, khách mời , nhà tài trợ) là yếu tố quyết định để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra. Nếu các bên liên quan không thể tham gia, sự kiện có thể mất đi giá trị và sức hút. (nhat la vs ted =)

Budgeting: cơ sở để lập kế hoạch và triển khai các hoạt động của sự kiện. Quản lý ngân sách hiệu quả giúp kiểm soát chi phí, đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kế hoạch và tránh những rủi ro tài chính không mong muốn. CÓ TIỀN LÀ CÓ TẤT CẢ (TRONG TCSK)

Internal : Mọi người trong team thấy hài lòng và vui :)))))) + đạt được objectives đề ra

External : Truyền thông tích cực; Feedback tích cực từ participant và stakeholders; tạo được giá trị cho target audience

Licensing, pemits & legal issues

Securities and safety: nếu không thể đảm bảo được sức khoẻ, tính mạng cũng như tài sản cho người tham dự thì sự kiện sẽ không thể thành công và bị mất uy tín trong mắt công chúng

Budgeting: việc lập ngân sách giúp kiểm soát chi phí cho từng hạng mục, giúp phân bổ nguồn lực hợp lí hơn và lên kế hoạch hiệu quả hơn

Technological equipment: giúp nâng cao trải nghiệm của người tham dự, tăng hiệu quả cho sự kiện và mở rộng khả năng tiếp cận

Yếu tố ảnh hưởng đầu tiên là trải nghiệm khách hàng: Khách hàng là trọng tâm của 1 sự kiện hoặc 1 hoạt động, có trải nghiệm khách hàng tốt nhất cũng như việc khách hàng cảm thấy hài lòng và xứng đáng với công sức họ bỏ ra để tham dự sự kiện. Ngoài việc trải nghiệm bên trong sự kiện TEDxBUV thì trải nghiệm khách hàng còn là trải nghiệm ở BUV nói chung, tạo nên một hình ảnh đẹp về truyền thông. Cũng như việc khách hàng được chú ý đến xuyên suốt quá trình sự kiện diễn ra và được support kịp thời và chính xác

Yếu tố đánh giá thành công của 1 sự kiện thứ 2: Marketing. Độ nổi tiếng của 1 sự kiện cũng đóng vai trò quan trọng

Yếu tố đánh giá 3: Độ hài lòng của người tổ chức sự kiện

Security and safety

venue: địa điểm cần đủ rộng &accessible để back up nếu số lượng người nhiều hơn dự kiến

Budget: nothing can be done without money

Safety: đảm bảo an toàn cho btc và guests

Licensing, Permits & Legal Issue: khá quan trọng dù sự kiện hay đến đâu mà ko dc duyệt thì cũng vậy

Venue: 1 địa điểm hợp lí sẽ đảm bảo sự kiện dc diễn ra suôn sẻ và đúng theo như gì mình đề ra.

Budgeting: có tiền có tất cả ạ