2.     Tiap kelompok memiliki Team-leader

3.     Pembagian 4 kelompok disesuaikan dengan jenis organisasi : a) Kementrian/ BUMN   b) Swasta Multinasional   c) NGO_International  d) Perguruan Tinggi Negeri/Swasta 

4.     Topik: Bagaimana gambaran Digital WORKPLACE di masa 5-10 th mendatang, WORKSPACE dan WORKFORCENYA nya, Apakah ada alternatif model working lainnya?

5.     Silahkan aplikasikan poin 4 diatas kedalam masing-masing jenis organisasi pada poin 3.  Jelaskan masing-masing alasannya.

6.     Bagaimana Sistem Rekrutmen & Seleksi yang diterapkan ?

7.     MAnfaatkan template Padlet untuk setiap kasusnya (per kelompok)

8.     Terima kasih & Selamat berdiskusi 

*The Digital Workplace Framework*

Semua aspek ini menyusun kerangka kerja perguruan tinggi dalam 4 (empat) layer / components, yaitu :

5. Rekrutmen dan Seleksi
Assessment secara online, dengan memanfaatkan sistem e-recruitment, platform psikotes online, dan wawancara melalui video conference. 

Gambaran digital workplace pada perusahaan swasta multinasional 5 sampai 10 tahun ke depan akan banyak memanfaatkan tools atau platform yang dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Pekerjaan yang dilakukan tidak lagi berpusat kepada suatu bangunan kantor, melainkan para karyawan bisa melakukan pekerjaannya darimana saja dengan bermodal pada platform digital yang dipakai untuk bekerja.

2. Digital Workspace: kondisi dimana tempat pekerjaan seorang pekerja dilakukan (semua aplikasi dan servis) bisa diakses melalui berbagai perangkat yang kita miliki kapanpun dan dimanapun.

Gambaran workspace dimasa mendatang pada organisasi akan lebih fleksibel atau saat ini disebut sebagai flexible working space (FWS). Sebenarnya dengan adanya pandemi COVID-19 ini perubahan segala aktivitas manusia menjadi serba digital dan menjadi lebih cepat prosesnya. Saat ini karena kondisi pandemi yang mengharuskan para pekerja untuk bekerja dari rumah, suatu organisasi pemerintahan sudah mengimplementasikan sistem FWS. Artinya, dimasa mendatang perusahaan-perusahaan khususnya swasta multinasional akan memiliki gambaran working space yang lebih fleksibel. Gambarannya pola kerja karyawan akan diberikan fleksibilitas lokasi untuk bekerja dengan memaksimalkan teknologi informasi dan komunikasi untuk menjaga dan meningkatkan produktivitas karyawan serta menjamin keberlangsungan pelaksanaan tugas dari masing-masing karyawan di sebuah organisasi. Teknologi dan komunikasi ini perkembangannya sangat cepat sehingga dapat dibayangkan akan pola kerja karyawan yang lebih fleksibel dengan memanfaatkan perkembangan teknologi dan komunikasi.

3. Digital Workforce: tenaga kerja atau jumlah total orang yang secara fisik mampu melakukan suatu pekerjaan dan tersedia untuk bekerja.

Gambaran workforce sebuah perusahaan swasta multinasional 5 sampai 10 tahun ke depan akan lebih memanfaatkan artificial intelligence (AI) dan robotic. Banyak pekerjaan yang akhirnya dapat diambil alih dengan teknologi AI untuk membuat waktu pengerjaan lebih singkat dan efisien sehingga sepertinya akan lebih banyak perusahaan yang membutuhkan karyawan ahli dibidang teknologi dan jumlah kebutuhan karyawan akan berkurang. Tuntutan skill, kemampuan dan inovatif yang dibutuhkan organisasi akan bertambah.

4. Alternatif Model 

5. Rekrutmen dan Seleksi
Sistem rekrutmen dan seleksi di masa yang akan datang akan jauh lebih mudah, cepat, dan menghemat biaya karena adanya kemajuan teknologi, contohnya:

Dalam segi workplace sendiri dalam 5-10 tahun kedepan akan semakin semu antara workplace secara digital maupun fisik. Digital workplace itu sendiri adalah teknologi-teknologi yang digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan. Aplikasinya mencakup dari bidang HR dan core business hingga tools yang digunakan untuk mengkoneksikan antara satu karyawan dengan yang lainnya.

Perusahaan yang merasa kinerja dalam staff dianggap optimal dengan melakukan remote working akan memikirkan untuk mengurangi investasi di biaya sewa gedung dan memindahkan ke anggaran ke keperluan lain. Workplace yang disediakan kantor hanya terbatas kepada keperluan yang dirasa diperlukan untuk luring. Sebagai karyawan pun opsi untuk melakukan pekerjaan akan semakin meluas, baik di rumah sendiri atau adanya working space. Tentu saja, resources yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan harus tetap dapat disediakan oleh organisasi. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui teknologi seperti apa yang akan dibutuhkan untuk bidang pekerjaan seperti apa, demi mencapai efektivitas kerja dan memperoleh kinerja yang optimal.

Digital workspace adalah sekumpulan tools yang membuat karyawan dapat menjadi lebih produktif dengan menyediakan kebutuhan harian dalam berbagai macam device. Untuk lingkungan kerjanya untuk 5-10 tahun kedepan di mana teknologi internet akan semakin berkembang, maka adanya cloud computing yang semakin cepat dan canggih maka pekerjaan secara remote akan dikerjakan semakin efektif dengan adanya satu server data dalam satu perusahaan sehingga karyawan dapat mengakses server tersebut secara cepat. Perkembangan aplikasi penunjang lainnya seperti HRIS juga akan semakin banyak di berbagai bidang pekerjaan yang ada sehingga mempermudah dan memodernkan tools yang berasal dari paper based.

Di masa depan, pekerja tidak hanya dilihat dari segi knowledge, skill, dan ablity-nya saja. Aspek lain seperti keterbukaannya terhadap teknologi menjadi sebuah hal yang menjadi nilai jual bagi seorang karyawan. Teknologi terus berkembang secara dinamis, terobosan-terobosan baru terus bermunculan, cara baru untuk bekerja secara digital juga tidak henti-hentinya berkembang. Dalam arus teknologi yang sangat deras ini, seseorang yang tidak memiliki keterbukaan untuk teknologi dan kesediaan untuk mengadopsi hal-hal baru akan tenggelam terbawa arus. Karyawan yang siap secara digital bukan berarti mampu menggunakan teknologi saat ini, tapi juga siap untuk mengadopsi teknologi di masa depan. Domisili tidak menjadi soal, karena karyawan bisa bekerja dari mana saja. Yang penting adalah bahwa mereka memiliki personal resources yang dapat membantu mereka menghadapi tuntutan  pekerjaan secara modern dan melihat setiap kesulitan dalam pekerjaan sebagai sebuah tantangan yang memungkinkan mereka untuk terus berkembang.

 

Contoh NGO International: Save the Children

Demi mewujudkan tujuan dari Save the Children dengan memanfaatkan teknologi berbasis sustainability yang akan bermanfaat untuk berbagai pihak, terutama anak-anak yang menjadi concern utama. Maka, direncanakanlah program-program berikut yang meski saat ini belum mungkin dilakukan, tapi di masa depan dengan ketersediaan sumber daya dan teknologi yang lebih mumpuni, akan dapat tercapai.

 

Proses rekrutmen dilakukan dengan sepenuhnya melalui digitalisasi. Rekrutmen diawali dengan menggunakan teknologi applicant tracking system yang di masa depan tentunya akan jadi lebih canggih. Pelamar tidak perlu lagi mengirimkan surat lamaran, CV, maupun surat rekomendasi. Semuanya telah tersedia dalam sebuah sistem database berbasis media sosial (kurang lebih seperti LinkedIn) yang dapat diupdate sendiri secara berkala. Maka proses rekrutmen tidak lagi dilakukan secara tradisional. Pelamar di-screening melalui data-data yang telah terkumpul melalui sistem applicant tracking tersebut, untuk memilih kandidat yang paling sesuai atau potensial. Setelah itu, proses seleksi dilanjutkan dengan psikotes dan interview yang dilakukan secara online. Berbagai alat tes telah banyak yang diadaptasi untuk dapat digunakan secara online, jadi di 10 tahun yang akan datang cakupan tes psikologi yang dapat diadministrasikan secara online pun akan jadi lebih beragam.

Saat ini dalam melaksanakan psikotes maupun interview online, isu yang menonjol adalah bahwa proctor atau pengawas psikotes dan interviewer tidak bisa mengobservasi kandidat secara menyeluruh karena dibatasi oleh layar dan kamera yang hanya muat menampung dari ujung kepala hingga torso. Pada 10 tahun yang akan datang, hal itu tidak akan lagi menjadi masalah, dengan adanya teknologi motion capture, seluruh gerak-gerik kandidat akan dapat diobservasi menggunakan computer graphic digital imagery. Teknologi motion capture ini, didukung dengan teknologi Virtual Reality, akan membuat kondisi interview maupun psikotes menjadi seperti dilakukan secara langsung.

1. Workspace

5-10 tahun mendatang, perkantoran di Indonesia khususnya kementrian sudah mengalami kemajuan pesat ke ranah digital. Tentunya, ruang kerja (workspace) yang digunakan pun sudah merambah ke ranah digital. Ruang kerja digital adalah versi virtual atau modern dari workstation individu. Pada dasarnya, ruang kerja digital terdiri dari kumpulan teknologi yang berkembang yang semuanya dapat memastikan bahwa pegawai dapat menyelesaikan pekerjaan dari perangkat apa pun, dan dapat mengerjakan pekerjaan kapan pun. Beberapa konstituen paling umum dari kerangka teknologi terintegrasinya meliputi:

- App/desktop virtualization (zoom, googlemeet, dan aplikasi lainnya untuk melakukan virtual meeting)

- Content collaboration and file sharing

- Automated workflow

 

Bahkan, beberapa saat lalu Kementerian Kelautan dan Perikanan, Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM), Kemenparekraf, Kementerian Perhubungan (Kemenhub), Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan, Kementerian Investasi sudah melaksanakan Work From Bali yang artinya bekerja sudah bisa dilakukan dimanapun dan kapanpun melalui bantuan teknologi

 

2. Workforce

Akselerasi transformasi digital membutuhkan sumber daya manusia yang unggul dengan keahlian yang dibutuhkan di kementrian. Pada pekerja, terjadi perubahan sistem atau pola interaksi kerja. Kompetensi pekerja bukan hanya piawai dalam hal teknis di masing-masing bidang dalam kementrian, tetapi juga soft skill.

·       sense making / kemampuan berkoordinasi : dibutuhkan untuk bersosialisasi dgn rekan kerja & membangun networking

·       social intelligence :  dibutuhkan untuk mampu terhubung dengan orang lain secara mendalam dan langsung.

·       virtual collaboration : dibutuhkan untuk mampu bekerja secara efektif, sekaligus memiliki keterikatan dan benar-benar hadir sebagai anggota tim dalam bentuk virtual.

·       digital fluency : kemampuan untuk menyelesaikan pekerjaan, mengetahui tools digital dan cara menggunakannya, serta mengetahui tools yang digunakan dalam situasi tertentu.

·       personal branding : dibutuhkan untuk membangun reputasi & kepercayaan

·       embracing change : kemampuan ketangkasan atau kelincah untuk dapat beradaptasi dengan perubahan di masing-masing kementrian.

·       diversity & culture intelligence : dibutuhkan untuk memahami, beradaptasi dan memecahkan masalah dalam konteks budaya yang berbeda.

·       Decision making : Kemampuan memecahkan masalah kompleks

·       Creativity : Dapat berpikir kritis & kreatif dalam memberikan inovasi pada masing-masing bidang dalam kementrian

·       Kecerdasan emosional

·       Orientasi pelayanan

·       Negosiasi

·       Fleksibilitas kognitif

 

3. Alternatif Model Working

Mengutip bbc.com, di masa depan pasca pandemi cara karyawan bekerja akan berbeda. tren akan mengarah pada bekerja secara hybrid. tidak lagi full time bekerja dari kantor dan tidak lagi full time bekerja dari rumah, melainkan kantor-kantor akan menyesuaikan jadwal kerja pekerja dengan lebih fleksibel dengan mengkombinasikan antara bekerja dari rumah dan bekerja dari kantor (hybrid).

Dalam konteks kementrian, penerapan alternatif model ini akan sangat bervariasi tergantung dengan tupoksi dan situasi internal dari kementrian itu sendiri. Bagi urusan-urusan yang berkaitan dengan administrasi, perizinan, koordinasi, dan hal lainnya yang tidak memerlukan interaksi tatap muka dalam menyelesaikan tugasnya maka dapat dikerjakan dari rumah. Akan tetapi, apabila ada pekerjaan yang sifatnya harus diselesaikan dengan bertatap muka maka karyawan perlu hadir ke kantor.

kantor dapat mengatur sedemikian rupa penjadwalan bagi tiap karyawan, kapan bekerja dari rumah dan kapan bekerja dari kantor, berapa banyak karyawan yang bekerja dari rumah dan berapa banyak karyawan bekerja dari kantor. Perlukah pertemuan full team di kantor di hari tertentu atau perlukah semua kegiatan kantor dikerjakan dari rumah 100% ? semua hal tersebut dapat diatur sedemikian rupa menyesuaikan kondisi kementrian masing-masing.

 

4. Sistem Rekrutmen dan Seleksi

Rekrutmen dan seleksi di Kementrian dilakukan melalui SSCASN yang dilaksanakan serentak untuk seluruh institusi pemerintahan di Indonesia. Tantangan yang dihadapi adalah sistem ini harus dapat digunakan oleh seluruh institusi dan pendaftar di seluruh wilayah Indonesia yang tentunya memiliki tingkat kemampuan penggunaan teknologi yang berbeda-beda. Pada 5-10 tahun kedepan, seiring dengan pertumbuhan penggunaan teknologi di Indonesia, sistem yang digunakan mungkin akan dapat bergerak ke arah penggunaan sistem online. 

A. Seleksi Administrasi dilakukan secara online tanpa mengirimkan berkas secara offline. Dengan demikian dapat meminimalisir berkas yang hilang dan mempersingkat waktu sortir berkas administrasi yang tidak sesuai.

B. Seleksi Kemampuan Dasar dilakukan secara online di rumah masing-masing dengan penggunakan pengawasan online dan dilakukan secara offline hanya bagi pendaftar yang tidak memiliki fasilitas untuk tes yang memadai. Dengan demikian akan dapat mempermudah peserta untuk mengikuti tes ini.

C. Seleksi Kompetensi Bidang dapat dilakukan keseluruhan secara online juga khususnya untuk tes-tes seperti tes kemampuan bahasa asing, psikotes, wawancara, dan sebagainya.