1. Identificar el porque no desea firmar el documento, el cual puedes encontrar 2 eventos:

   1. Desconocimiento del beneficio de firmar la lectura del código de ética. Debemos despejar todas las dudas posibles o preocupaciones que le puedan surgir del documento leído.

   2. Claridad de la cobertura del código ético, pero reticencia al firmarlo por culpabilidad posterior. Esto significa que cuenta con acciones premeditadas para actuar de manera indebida.

2. Si tiene la claridad de firmar; sin embargo, las actualizaciones hechas al código, no le son confiables ya sea por un tema profesional, etnico o personal. Cualquiera que sea el caso, debe abrirse el compas de conversación inicial. Si luego de esto no se tiene suerte, entonces buscar el conocimiento experto del equipo de Compliance para atender el caso.

En el caso que el colaborador tenga alguna preocupación específica sobre el contenido del código, revisa esas secciones juntos y aclara cualquier duda en el caso que no pueda solventar alguna duda buscaría el departamento legal o de recursos humanos para entender las implicaciones y los pasos a seguir si el colaborador sigue negándose a firmar.

Es importante documentar la situación para mantener un registro de todas las conversaciones y acciones tomadas en relación con este asunto. Cabe mencionar que dependiendo de la política de la empresa, puede haber consecuencias para los empleados que no firman el código ético, como la imposibilidad de continuar en su puesto.

Explicaría la relevancia del código ético para la cultura organizacional de la empresa, resaltando cómo promueve un ambiente de trabajo saludable, responsable y profesional. Se puede mencionar que el código es fundamental para proteger tanto a los empleados como a la empresa.

Ofrecería revisarlo junto al trabajador, aclarando cualquier punto que no entienda o que le cause inquietud. Es posible que haya aspectos que no le parezcan adecuados y que se puedan discutir.

Proporcionaría materiales adicionales o ejemplos de cómo se aplica el código ético en situaciones cotidianas dentro de la empresa. Esto puede ayudar a contextualizar su importancia.

Si, después de la conversación y la revisión, el trabajador sigue negándose a firmar, explicaría las posibles consecuencias de no aceptar el código ético, que pueden incluir la falta de continuidad en su proceso de incorporación o en su rol actual.

Considero que es importante escuchar al colaborador que no quiere firmar el código de ética, y explicar lo importante que es para la compañía su aceptación y compromiso.

Si después de la explicación el colaborador insiste en no firmar, escalaria el caso al máximo órgano dentro de la compañía, para tomar la mejor decisión frente al caso, y tomar una decisión adecuada y justa.

Pasos a seguir:

1. Documentación:

·        Registrar la fecha en que se presentó el código ético al empleado.

·        Documentar la negativa del empleado a firmar, incluyendo la fecha y la justificación (si la proporciona).

·        Archivar esta documentación en el expediente del empleado.

2. Comunicación:

·        Intentar comprender las razones de la negativa del empleado.

·        Explicar la importancia del código ético para la empresa y los beneficios que aporta.

·        Asegurarse de que el empleado comprenda las consecuencias de no cumplir con el código ético.

·        Considerar ofrecer capacitación adicional sobre el código ético si es necesario.

3. Acciones Disciplinarias:

·        Si la negativa persiste y el código ético establece sanciones para el incumplimiento, la empresa puede aplicar las medidas disciplinarias correspondientes.

·        Estas medidas deben ser proporcionales a la gravedad de la falta y seguir los procedimientos establecidos en el código de ética y la legislación laboral.

·        Las sanciones pueden variar desde amonestaciones hasta la suspensión o incluso el despido, dependiendo de la gravedad del incumplimiento y las políticas internas de la empresa. 

Consideraciones adicionales:

• Legalidad:

Asegurarse de que las acciones tomadas por la empresa estén dentro del marco legal y respeten los derechos laborales del empleado.

• Justicia:

Aplicar las medidas disciplinarias de manera justa y consistente a todos los empleados.

• Transparencia:

Informar al empleado sobre el proceso y las razones de las acciones tomadas.

• Prevención:

Promover una cultura ética dentro de la empresa para evitar futuros problemas de incumplimiento del código ético. 

Al seguir estos pasos, la empresa puede abordar la negativa de un empleado a firmar el código ético de manera efectiva y proteger sus intereses, al mismo tiempo que respeta los derechos del trabajador.

En primer lugar, explicaría al colaborador la razón y el alcance del Código de Ética: no se trata solo de un requisito formal, sino de un marco que protege tanto a la empresa como a cada individuo frente a riesgos legales, reputacionales y disciplinarios. Me apoyaría en una sesión breve para resolver dudas y escuchar posibles objeciones.

Si después de brindar claridad y resolver inquietudes el colaborador persiste en su negativa, informaría que la adhesión al Código de Ética es obligatoria, pues forma parte de las políticas internas y de los compromisos legales de la compañía.

En caso de un nuevo ingreso, su contrato no debería formalizarse sin esta aceptación; y si es un colaborador activo, elevaría el caso a Recursos Humanos y Compliance para aplicar el procedimiento disciplinario correspondiente, que puede incluir desde un acta de amonestación hasta la desvinculación, según la política interna y la legislación laboral aplicable.

Este enfoque combina educación y sensibilización con una postura clara e innegociable sobre la importancia del cumplimiento ético, manteniendo así la coherencia de la cultura organizacional y protegiendo la integridad de la compañía.

Los empleadores deben priorizar la comunicación abierta y la capacitación para resolver posibles malentendidos antes de escalar el conflicto. Si la resistencia persiste, es fundamental  generar evidencias  del rechazo mediante actas administrativas con testigos y el uso de canales digitales oficiales. Estas conductas  pueden interpretarse como indisciplina laboral, lo que eventualmente facultaría la terminación del contrato. Finalmente, se enfatiza la necesidad de contar con respaldo legal especializado para garantizar que cualquier medida sancionatoria cumpla estrictamente con la normativa.

Si no quiere firmar, debo preguntarle el motivo y permitirle presentar sus observaciones. Si mantiene su negativa, se debe elaborar un acta dejando constancia de que recibió el documento, pero se negó a firmarlo. El acta debe ser firmada por Compliance, Recursos Humanos y dos testigos.

No se debe sancionar o despedir automáticamente al trabajador por no firmar. Sin embargo, aunque no firme, sigue obligado a cumplir las normas internas de la empresa que hayan sido comunicadas correctamente.

Finalmente, debo informar a la Alta Dirección, conservar todas las evidencias y consultar con Recursos Humanos o un abogado laboral antes de aplicar cualquier sanción.