Commencez par mettre en place le rôle de cadreur et celui de faciliteur, qui correspondent aux deux premiers stades de maturité d’équipe. Puis au bout de quelques réunions, ajoutez le rôle d’agitateur et de catalyseur. Cette progressivité présente plusieurs avantages :

« Le Cadreur » permet de tenir les délais. Grâce au cadreur, la réunion commence et termine à l’heure !

« Le Faciliteur » permet de faire circuler l’énergie au sein du groupe en veillant à une participation active et équilibrée de chacun pendant les réunions, permet de profiter de tous les talents en présence, même les plus introvertis. 

« L'Agitateur » s’assure que les idées sont suffisamment innovantes, et en rupture avec le passé. Il formule des questions provocantes pour faire réagir.

« Catalyseur de décisions » : Ce rôle permet de prendre des décisions concertées en groupe. Il entraîne l’équipe à orienter les prises de parole vers l’action et la décision pour sa plus grande efficacité.

La mise en place de ces rôles dans une équipe est un puissant levier de maturité collective, qui permet de démultiplier l’efficacité des réunions.

Même si on voit rarement tous ces défauts en même temps dans les mêmes réunions, il faut changer la logique de cette reunionnite dont nous sommes affectés.

L’entrepreneur, le patron responsable, qui voudrait bien s’emparer un instant sérieusement de cette question, ne manquera pas de déboucher sur d’importantes économies, et des découvertes originales orientant toute sa ligne managériale vers beaucoup plus d’efficacité collective !

La première erreur est de croire qu’il faut des réunions pour s’informer. L’information est certes indispensable, mais il y a de bien meilleures façons de la transmettre qu’au travers de réunions.
En revanche, il est intéressant d’organiser des réunions pour débattre de l’information plutôt que pour la collecter. Les deux valeurs ajoutées des réunions efficaces étant la mobilisation collective et la créativité en groupe, les réunions devraient servir à organiser un échange transverse, et à finaliser des décisions.

Mais sous prétexte d’épargner aux gens le temps de préparation que requerrait le fait de s’informer en amont et de prendre connaissance des infos échangées avant les réunions, on les rassemble pour faire ce travail fastidieux et sans valeur ajoutée : en “live” comme on dit ! Du coup, les effets en termes de dynamique d’équipe sont désastreux :

tout le monde voit bien combien tout le monde s’ennuie

En France, on ne parle plus de réunions, mais de réunionite, sous-entendant que se réunir serait une maladie.

Mais c’est un peu vrai, surtout si on compare le coût des réunions avec leur rendement.

Imaginons le salaire horaire de 10 encadrants, réunis pendant deux heures (en incluant les charges sociales, la salle et les divers frais de siège) !

Et comparons ce coût avec le manque à gagner, représenté par nombre de décisions non prises + le nombre de décisions non mises en oeuvre suite aux réunions. Cela pourrait donner le vertige, alors même que l’on se plaint de la crise…

En étant provocateur et un peu extrême : combien économiserait une entreprise qui déciderait de ne plus faire de réunions ? 

Avec votre permission, nous allons en prendre le contre-pied systématique, histoire de bousculer un peu les habitudes de réunions.