§ Empresas del sector primario. Agricultura, ganadería, pesca y minería. Pese a que algunos autores colocan la minería como parte del sector secundario, generalmente se considera una actividad del primario.

§ Empresas del sector secundario (industrial). Empresas dedicadas a la industria y la construcción, es decir, la transformación de bienes.

§ Empresas del sector terciario (sector servicios).

·       Favorecen la comunicación entre empleados: 

·       Son más luminosas

·       Ahorro de dinero

·       Fomenta un ambiente más relajado

·       Distracciones constantes: 

·       Aumento de las bajas laborales

·       Falta de intimidad

En este tipo de oficina las actividades se realizan bajo la dirección de una persona que precisamente lleva un control detallado de cada una de las actividades tanto a realizar como realizadas. Recae en la persona encargada de esa oficina un fuerte poder de autoridad. La responsabilidad para que todo funcione de manera adecuada es muy alta.

 

Ventajas de una empresa centralizada

1.    Posee una cadena de mando clara: 

2.     Mayor enfoque

3.    Reducción de costos

4.     Mayor velocidad en las decisiones

5.     Conlleva a una mejor calidad del trabajo

Desventajas de una empresa centralizada

1. Liderazgo burocrático 

2. Liderazgo a distancia

3. Retrasos en el trabajo

4. Pone en juego la lealtad de los empleados

 

·        

La mayoría de estas oficinas se encuentran en edificios modernos con ventanas especiales que evitan el ingreso del ruido. Sin duda, reúnen todas las características para trabajar en óptimas condiciones.

Ventajas:
1. Mayor concentración
2. Alquiler económico

La descentralización ayuda a que la toma de decisiones sea más ágil, sobre todo cuando se presenta un problema que debe ser solucionado con rapidez. Además, funciona de incentivo para los empleados de menor rango, que se sienten más involucrados en la organización.

La descentralización, por otro lado, implica que los empleados de mayor jerarquía no deban sobrecargarse de información ni de responsabilidades sino enfocarse en determinadas áreas o temas.

Algunas de las ventajas que se le atribuyen a la descentralización son:

Se desarrolla en dos ciclos:

§ Un ciclo mecánico que incluye las etapas de planificación y organización.

§ Un ciclo dinámico que incluye las etapas de dirección y control.

Planificar es pensar y organizar lo necesario para conseguir un objetivo, un negocio debe saber que hacer en el futuro para mejorar su actividad comercial. La planificación no sólo va a permitirnos alcanzar nuestros objetivos y estar preparados para posibles contingencias en el futuro, sino que también será necesaria para informar a nuestros socios, accionistas, posibles inversores y fuentes de financiación externa de información muy útil, como las expectativas del negocio (ventas, costos, ganancias y flujo de caja).

Debe ser realista y ajustada a lo que hay; no podemos fijar objetivos inalcanzables o pronósticos que no estén fundados.

Como conjunto de personas, activos económicos y financieros que es, la empresa necesita ordenarse para cumplir su objetivo: necesita una estructura para poder funcionar.

La organización de la entidad consiste en coordinar todos esos activos y personas para alcanzar los objetivos de la empresa.

La dirección de la empresa tiene la misión de encauzar todos los esfuerzos, personales y económicos, a alcanzar tanto los objetivos de la empresa como los personales de sus miembros.

Para ello los directores necesitarán habilidades técnicas, humanas y de concepto.

El entorno en que se desenvuelve la empresa y al que tiene que adaptarse, organizar los elementos que la componen para operar lo mejor posible ante los cambios de este entorno.

Las relaciones en la propia empresa ya que, para ser viable, las personas que trabajan en el negocio deben actuar de manera ordenada y coordinada, teniendo cada uno su lugar y especialidad, existiendo una estructura jerárquica definida.

Esto se implementa creando secciones o departamentos especializados en las diferentes funciones y tareas a desarrollar.

La motivación y cultura empresariales que tienen que prepararse y conseguirse adecuadamente, no pueden improvisarse. Los trabajadores deben compartir los objetivos de la empresa y estar en las mejores condiciones personales para realizar su actividad.

La ordenación de factores técnicos y de innovación.

En la etapa de dirección llega el momento de poner en práctica todo el planeamiento y organización diseñados en los puntos anteriores: es el momento de actuar y motivar a los colaboradores.

Estará dentro de sus cometidos identificar los problemas, adaptar las conductas para aplicar las soluciones y tener la necesaria buena comunicación para hacer todo esto.

Deberá involucrar a sus trabajadores en los objetivos del negocio, que se sientan parte de la empresa.

Supervisar, apoyar y comunicar con el personal en todos los ámbitos de actuación de la empresa.

Respetar los canales de comunicación que existan.

El gerente debe actuar como un líder, tener en cuenta quiénes y cómo son los trabajadores para saber controlarlos, motivarlos, corregir, premiar, dar oportunidades y promover su desarrollo personal y sus iniciativas.

Resolver conflictos, tanto grandes como pequeños, hasta el más liviano e identificar sus orígenes para solventarlos.

Las funciones y actividades de control deben estar asignadas a determinados responsables, no se puede dejar a los propios interesados que controlen su propia actividad, deberán ser supervisados por sus superiores jerárquicos directos.

Para realizar este control será necesario:

§ Haber definido unos objetivos para poder evaluar su grado de cumplimiento.

§ Realizar comparaciones con otros ejercicios o períodos del mismo tipo de resultados.

§ No sólo va a ser necesario controlar los datos numéricos como resultados, hay que controlar también los procedimientos y actuaciones del personal.

La actividad de control es verdad que se realiza al final del procedimiento a controlar, pero debe realizarse, también, a lo largo del todo el proceso en todas las etapas vistas antes, desde el planeamiento.

Consecuencia de la actividad de control va a ser la toma de decisiones y la adopción de medidas para mejorar aquellos aspectos de la actividad que no han dado los resultados esperados o, incluso, que estimemos que puedan mejorar.

 

 

Una vez que se ha definido el tipo de organización que se ha de seguir, el análisis y descripción de puestos, la empresa debe  llevar a cabo los manuales de procedimiento que indicarán de forma sistemática  y ordenada  la  información  necesaria  para  llevar  a  cabo  todas  y  cada  una  de  las funciones dentro de la empresa y se mostrarán como gráficos con la sucesión de pasos a seguir, también llamados flujogramas.

COORDINACIÓN:

la coordinación es el proceso que integrar las actividades/funciones de departamentos independientes con el fin de lograr las metas organizacionales con eficacia.
Para lograrlo  es imperativo llevar a cabo un análisis donde se involucren todos los departamentos de la empresa que tengan una determinada tarea en la coordinación   empresarial.   Además   de   deberá   tomar   en   cuenta   sus   particularidades   y características tanto propias como del sector y analizar la susceptibilidad a ser coordinadas y dar a conocerlas a todo el personal, en el sentido de quién y cómo las coordinará, como por ejemplo, se puede coordinar el área de producción a fin de evitar accidentes de trabajo.

REALIZACIÓN:
Como se puede apreciar, la organización y la coordinación de una organización son complementarias, sin embargo podemos preguntarnos, ¿qué fue primero, el huevo o la gallina?, en  éste  caso  lo  podemos  aplicar  a  nuestro  tema,  ¿qué  es  primero,  la  organización  o  la coordinación?  La  empresa antes  que  nada  debe  tener  sus lineamientos  planteados,  a  dónde quiere llegar, coordinarse y después organizar todos sus recursos, es importante que la empresa nunca pierda de vista sus objetivos organizacionales, ya que serán la pauta para llegar a sus metas.

Además de contar con los manuales y lineamientos necesarios, es importante que la empresa se rodeé del personal idóneo para llevar a cabo sus funciones de manera eficaz y eficiente buscando la perfección en cada uno de sus actos.

El sol es la mejor opción para poder trabajar de forma sencilla y tranquila, sin cansar la vista. Así que siempre deberás apostar, si puedes, por cuanta más luz natural mejor. Si tu oficina tine grandes ventanales te animamos a que aproveches al 100% esa luz natural. En ciertas épocas, como el verano o la primavera, sabemos que puede llegar a incomodar. Por eso recomendamos que para que no te entre la luz extremadamente directa puedes optar por poner estores blancos y de telas translúcidas que permitan pasar la mayor cantidad de luz pero suavizándola.

 cada lugar de una oficina debe tener un tipo de iluminación concreta, en la que se deberá tener en cuenta todo tipo de características: color, intensidad, uniformidad, regulación, tono, sombras, etc. Conocer cada una de ellas es esencial para poder elegir la correcta en cada caso:

 

La elección adecuada de colores puede favorecer la productividad, la concentración y el buen estado de ánimo en los colaboradores.

Blanco

El blanco es el color más utilizado, que nunca pasa de moda porque aporta luminosidad, permite consumir menos electricidad y da la sensación de amplitud en espacios pequeños. Crea un espacio neutro, que fomenta la concentración, tranquilidad y control, sin embargo si busca crear un entorno más creativo y colaborativo, le recomendamos pintar las paredes de blanco y utilizar mobiliario en colores que contrasten.

Azul

Es un color que se caracteriza por brindar la sensación de tranquilidad, por lo que se recomienda para pintar las paredes de la recepción, salas de espera de consultorios, o salas de juntas, donde suele haber estrés e impaciencia.

Verde
Un color elegante, vanguardista, recomendado para oficinas porque transmite tranquilidad y propicia un entorno de estabilidad y armonía ya que evoca a la naturaleza. Se recomienda para las áreas de trabajo donde se presenta mayor estrés: telemarketing, atención al cliente, ventas, pero también en la de marketing y diseño porque favorece la creatividad.

Naranja

Un color cálido que probablemente nunca había considerado para su oficina, pero que ayuda a transmitir luminosidad, favorece la comunicación, crea un ambiente colaborativo y cálido, ideal para fomentar el trabajo en equipo.

Rojo

El rojo estimula la actividad cerebral, ayuda a tomar decisiones objetivas y a tener más energía. Se recomienda utilizar con moderación, para levantar el ánimo de los colaboradores con pequeños toques de color en paredes y mobiliario, ya que un exceso en este tono puede provocar un estado de impaciencia.

Al momento de elegir los colores de la oficina es importante tomar en cuenta las emociones que pueden provocar, con el fin de propiciar un entorno de trabajo colaborativo, ameno, que fomente la creatividad y la productividad.

 

 

Uno de las claves para el óptimo equipamiento de tu oficina es realizar una buena selección del mobiliario de oficina para tu espacio de trabajo. Escogiendo de una forma adecuada, estarás favoreciendo en gran parte a la comodidad de tus trabajadores y su productividad, así como a la adecuación y operatividad del espacio.
Estas son algunas recomendaciones

1. Ten en cuenta el espacio

2. El diseño es muy importante

3. Piezas de mobiliario imprescindibles

4. Selecciona mobiliario ergonómico de oficina

Como decíamos al principio, profesiones hay miles, y muchas se desarrollan en una oficina. Sin embargo, ser oficinista no es tan fácil como fichar a las 9 y salir a las 6. Si flaqueas en alguno de estos puntos y trabajas en una oficina, procura parar más atención para mejorarlos. Será lo mejor para ti y para tus compañeros.

En 1995 el psicólogo estadounidense Daniel Goleman publicó su libro Inteligencia Emocionale hizo popular este término para referirse a la capacidad de los individuos de regular sus emociones y mejorar sus habilidades sociales

Goleman llegó a definir una lista de doce habilidades emocionales esenciales para desarrollar la inteligencia emocional, como la autoconciencia y el autocontrol emocional, la adaptabilidad, el trabajo en equipo y la forma de afrontar los conflictos. No obstante, destaca que hay tres que son clave para alcanzar el éxito en el ámbito profesional: la habilidad de orientarse al logro, la empatía y la influencia.

1. Orientación al logro

La orientación al logro permite que la persona se centre en la consecución de sus objetivos, a pesar de los obstáculos y contratiempos. Para conseguir esta habilidad, también hay que desarrollar la resiliencia y disponer de una perspectiva positiva, así como de la capacidad de adaptación ante situaciones adversas.

2. Empatía

Es la capacidad de “ponerse en el lugar del otro”, es decir, de prestar atención a lo que los demás intentan decir y cómo se sienten.

3. Influencia

Permite transmitir un argumento de forma convincente a otras personas, así como ejercer control sobre  alguien o algo. Es una habilidad que te puede ayudar a lograr tus metas en ciertas circunstancias, como en una negociación o una venta con un cliente.

En la orden de compra se suele especificar el precio, términos de pago, fecha de entrega, cantidad, entre otros campos que veremos más adelante.

Es posible que, algunos clientes que quieren hacer un gran pedido te pidan primero un presupuesto donde les informes del coste final de tus servicios o venta de tus productos. Como ya hemos dicho, podrás crear un presupuesto, el cuál no tiene validez legal. O bien, una factura proforma, que sí lo tiene.


Para Que Sirve Una Orden de Compra

Todos los artículos que compra una empresa,  ya sea material de oficina, materias primas, etc, debe ir acompañado de una orden de compra, numerada de forma correlativa para que se pueda llevar un exhaustivo control. Este número asociado a cada orden de compra sirve, tanto para el comprador como vendedor, de ayuda para tener un seguimiento del estado del pedido.

¡Importante! Este documento no tiene la validez de una factura. La orden del pedido sirve para autorizar al proveedor a entregar la factura a su cliente por los bienes que ha adquirido

Qué elementos debe incluir

Generalmente se incluyen estos datos:

El documento original se entrega al proveedor, y las copias se las queda la empresa que realiza la compra, y se manda al departamento de contabilidad.

Los canales escritos y orales son más tradicionalistas, y aunque los canales digitales fusionan un poco de los elementos de los canales anteriores, estos se han convertido en un componente esencial dentro de la comunicación empresarial. 

Los canales tecnológicos sin duda son el canal más amplio y variado. Han abierto un panorama de posibilidades en la comunicación interna de las organizaciones optimizándolo y haciéndolo más efectivo y funcional. Existen un sinfín de canales tecnológicos, y cada día se inventan más, sin embargo hay canales digitales de comunicación empresariales que son más eficaces y fáciles de usar. Aquí te contamos todo sobre ellos.

 

4. ¿Qué discreciones debemos tener para el uso del teléfono?
El teléfono es uno de los inventos mas prácticos y útiles en la vida moderna
especialmente para las conversaciones institucionales. Es muy importante
saber utilizarlo correcta y apropiadamente. El intercambio de ideas entre dos o
mas personas a través de la línea telefónica, esta regido por unas sencillas
normas de cortesía que todos debemos conocer y poner en practica para lograr
una mejor y mas productiva comunicación. Las siguientes normas de cortesía
le ayudaran en sus relaciones personales, familiares y especialmente en su
trabajo diario:
SEPA ESCUCHAR
No acapare la conversación, escuche a su interlocutor. Concentre sus
cinco sentidos en la comunicación.
INTERESESE
INTERLOCUTOR
VIVAMENTE
EN LO
QUE
DICE SU
Concentre la atención en la idea principal de la conversación. No se
distraiga.
SEA CONSIDERADO
Identifíquese con claridad y pregunte con gentileza a su interlocutor el
objeto de la llamada.
UTILICE LAS PALABRAS APROPIADAS
Hable claramente y sin rodeos utilizando buenos modales. Hable con
claridad naturalidad y buena pronunciación. No grite. No arrastre las
palabras. No emplee muletillas ni frases irritantes. La conversación
pierde claridad si se come mientras se habla.
SEA CORTES
Utilice siempre las formulas de cortesía:
"' por favor" y "Gracias"

5. Describa tres modelos de formulario telefónico;

6. Explique las ventajas y desventajas del teléfono manual y la central telefónica.


Ventajas del teléfono fijo

Tener fijo en casa puede reportarte muchos beneficios que hay que tener en cuenta a la hora de tomar la decisión:

Desventajas del teléfono fijo

Así mismo, hay que tener en cuenta los aspectos negativos que tiene este dispositivo. Por ejemplo, la falta de movilidad. Esta desventaja es obvia, puesto que el teléfono fijo no puede ser movido más allá de la casa en donde esté instalado. Por lo tanto, hay que determinar si vale la pena dependiendo del tipo de vida que suela llevarse.

También es verdad que el fijo tiene pocas opciones. En este caso, si lo único que buscamos de un teléfono es recibir llamadas, el teléfono fijo es una mala opción. 

7. Mencione algunos modelos de centrales telefónicas que utilizan las empresas hoy en día. 
8. ¿Qué entendemos como transferencia de llamadas?
9. ¿Por qué es necesario el uso del directorio telefónico?
10. ¿Qué aparatos se utilizan dentro de la oficina, para las comunicaciones internas?
11. ¿Qué tipos de comunicaciones internas se dan, dentro de la oficina, de forma escrita? Mencione y explique.