SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVOS by DANNA PAOLA CRUCES JIMENEZ https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq en-us 2021-03-19 17:20:02 UTC 2023-02-02 17:15:11 UTC hello@padlet.com Función b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331840440 Permite clasificar usando la letra del alfabeto y el orden que ocupa ésta. Para la utilización de este método será necesario determinar una palabra principal u orden central que será la que defina el criterio de ordenación]]> 2021-03-20 01:37:55 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331840440 Ventajas b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331855658
  • La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial.
  • Fácil de comprender
  • Método directo
  • Puede incorporar diferentes archivos
  • Puede estar dentro de otra clasificación
    • ]]>     2021-03-20 01:55:04 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331855658     Desventajas b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331856955
  • La desventaja de este sistema, es que podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas.
  • Pérdida de tiempo cuando se aumenta el archivo
  • Nominar puede no ser el mejor método
  • Problemas con las letras únicas iniciales, artículos, abreviaturas de nombre
    • ]]>     2021-03-20 01:56:42 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331856955     Subtipos b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331864137 Personas individuales.
    Apellidos compuestos.]]>     2021-03-20 02:04:21 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331864137     Ejemplo b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331869823 2021-03-20 02:10:49 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331869823 Función b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331875395 Clasificación de: pedidos, albaranes, facturas, cheques, correspondencia con clientes.]]> 2021-03-20 02:17:20 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331875395 Ventajas b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331876176
  • Facilidad para encontrar
  • Permite la ampliación con nuevos números.
  • Sí falta un documento se detecta ya que son correlativos

    • ]]>     2021-03-20 02:18:20 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331876176     Desventajas b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331879521
  • Si se desconoce el número no podrá encontrarse.
  • Al ser números correlativos, no pueden intercalarse nuevos documentos entre ellos.
    • ]]>     2021-03-20 02:21:57 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331879521     Ejemplo b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331890542 2021-03-20 02:34:20 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331890542 Función b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331892112 Combina las clasificaciones alfabética y numérica , asignando números y letras a cada elemento de la ordenación. 
    Se usa para matriculas de autos, matriculas de alumnos y partes de trabajo.

    ]]>     2021-03-20 02:36:12 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331892112     Ventajas b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331893647
  • Los documentos se localizan rápidamente.
  • Pueden articulase nuevos asuntos.
    • ]]>     2021-03-20 02:38:00 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331893647     Desventajas b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331894888
  • Es difícil clasificar un documento cuando se refiere a varios asuntos.
  • Es complicado trabaja con un código de letras y números.
    • ]]>     2021-03-20 02:39:28 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331894888     Ejemplos b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331898024 2021-03-20 02:43:13 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331898024 Función b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331899304 Se basa en un elemento presente en cualquier documento su fecha, y se concreta en la secuencia año, mes, día. 
    La finalidad de este control es la de emplear las fechas como guías en el manejo de cierta clase de asuntos, a través de la combinación de nombres (meses) y números (fechas).]]>     2021-03-20 02:44:46 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331899304     Ventajas b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331902169 - Sencillez y rápido.
    - No es cerrado y permite la ampliación o inclusión de nuevos documentos.
    - No requiere la utilización de índices ni fichas auxiliares.]]>     2021-03-20 02:48:11 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331902169     Desventajas b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331903812 - Obliga a conocer la fecha del documento.
    - Cuando se extrae la documentación hay que dejar constancia del lugar correspondiente de la misma.]]>     2021-03-20 02:50:05 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331903812     Ejemplo b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331904421 2021-03-20 02:50:42 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331904421 Función b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331905868  Los documentos se clasifican atendiendo a una zona geográfica relacionada con los mismos. El orden geográfico puede ser por países , comunidades autónomas, provincias o municipios y, dentro de estos, por temas o nombres, utilizando otra clasificación
    Se usa en empresas con diferentes sucursales o provincias. ]]>     2021-03-20 02:52:19 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331905868     Ventajas b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331907295
  • Fácil utilización
  • Se pueden usar subdivisiones
  • Se combina de manera sencilla con otras clasificaciones.
    • ]]>     2021-03-20 02:54:03 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331907295     Desventajas b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331909693
  • Requiere un conocimiento de los lugares
  • Sí se extrae una señal del archivo debe dejarse una señal para señalizar que falta.
    • ]]>     2021-03-20 02:56:59 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331909693     Subtipos b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331911087 -Autonomía

    -Provincia

    -Municipio]]>     2021-03-20 02:58:35 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331911087     Ejemplo b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331912041 2021-03-20 02:59:43 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331912041 Función b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331912776 En este tipo de clasificación, los documentos se agrupan basándose en unos determinados asuntos que los caracterizan y son comunes a un grupo de ellos. ]]> 2021-03-20 03:00:38 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331912776 Ventajas b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331914289
  • Permite archivar de manera ilimitada.
  • Sencillez de manejo.
  • Permite agregar asuntos nuevos
    • ]]>     2021-03-20 03:02:27 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331914289     Desventajas b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331914960 Para clasificarlos correctamente se debe consultar un índice.]]> 2021-03-20 03:03:18 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331914960 Subtipos b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331915544 Se pueden dividir en:
    • Orden numérico
    • Orden alfabético 
    ]]>     2021-03-20 03:04:00 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331915544     Ejemplo b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331916353 2021-03-20 03:05:03 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331916353 Función b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331917192 Es un sistema informático orientado al control, almacenamiento y gestión de los archivos de oficina. Gestiona archivos y expedientes electrónicos durante su fase de actividad administrativa y permite su modificación.]]> 2021-03-20 03:06:07 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331917192 Ventajas b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331918157
  • Normalización de archivos.
  •  Ahorro de espacio, material y recursos.
  •  Ahorro de tiempo, incremento de eficiencia.
  •  Eliminación de riesgos legales.
  •  Acceso inmediato y concurrente a la documentación.
  •  Integración con el sistema de contabilidad.
  •  Mejora de la sostenibilidad ambiental.
    • ]]>     2021-03-20 03:07:15 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331918157     Desventajas b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331923491
  • El coste de la implementación en la empresa y las capacitaciones de personal necesarios para su correcto manejo.
  • El tiempo, pese a que este no es muy importante vale la pena mencionarlo porque si una empresa no ha implementado nunca un DMS y tiene muchos documentos almacenados, llevaría mucho tiempo digitalizarlos.
    • ]]>     2021-03-20 03:13:49 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331923491     Ejemplo b1910052 https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331925968 2021-03-20 03:16:41 UTC https://padlet.com/b1910052/1zbkd5681nssnfmq/wish/1331925968