Con el presupuesto se pretenden cosechar las siguientes metas:

Recogida de información

Su formalización permite la obtención de información clave para la gestión, tanto general del negocio como particular de cada una de las áreas de la compañía.

Planificación de actividades

Su elaboración debe ser el resultado de una planificación detallada de actividades en las que se definan los objetivos de cada una de ellas y los recursos necesarios para su implantación.

Intervención de todas las áreas de la compañía

Cada una de ellas debe aportar sus planes específicos, y colaborar con otras dependencias en aquella información que pudiera ser relevante para la formulación de las actividades de las mismas.

Determinación de los fines para cada una de las áreas

El presupuesto permite concretar cuáles son los objetivos para cada una de las mismas y, en consecuencia, facilita el seguimiento de los mismos para el periodo definido.

Herramienta de motivación y seguimiento de los planes

Su formulación posibilita una planificación adecuada de los planes a realizar y, consecuentemente, establecer incentivos para cada uno de los responsables involucrados.

Control

Uno de los elementos derivados de la gestión del presupuesto es la posibilidad de establecer el control sobre las actividades claves de la compañía. Por lo tanto, permite la toma de decisiones en el caso de desviaciones respecto de los objetivos planteados o o problemas de impago, contra los cuales poder protegerse con seguros de crédito.

 

Como herramienta clave para planificar el futuro de la empresa, un presupuesto se puede subdividir en las distintas partes que cubren la actividad:

Presupuesto de gastos administrativos

Se trata del eje vehicular del presupuesto, ya que permite estimar los recursos necesarios para asegurar la operatividad del sistema.

Presupuesto de ventas

Es la proyección de las ventas previstas en los próximos años, considerando los distintos niveles de demanda presente y futura.

Presupuesto de producción

Relacionado con el nivel de oferta alcanzable para dar servicio a la proyección de ventas, permite determinar si la empresa puede responder a la demanda dentro de la capacidad que sus recursos permite.

Presupuesto financiero

Permite definir el flujo de caja que configura el estado económico de la empresa, incluyendo ingresos, diferencia entre ambos o diferentes estados de caja.

En definitiva, el nivel de complejidad necesario para un presupuesto puede variar mucho según la empresa o actividad de que se trate pero permitirá en cualquier caso un control más completo de la eficiencia de la empresa y permitirá analizar su evolución para adelantarse a posibles problemas o contingencias de forma organizada.

Existen varios autores que difieren un poco en la conceptualización de las etapas que comprenden este ciclo, pero básicamente está compuesto por las siguientes: planeación, programación, presupuestación, ejercicio, seguimiento, evaluación y rendición de cuentas.

En esta etapa, los organismos definen sus propósitos y seleccionan las estrategias que les permitirán conseguir sus objetivos. También se definen las formas en las formas del futuro monitoreo, seguimiento y evaluación de los programas que se implementen; el resultado de esta etapa son los llamados Instrumentos de Planeación.

Cabe mencionar que los distintos niveles de gobierno realizan su proceso de  planeación, por ejemplo Planeación estatal, sectorial, Planeación municipal, Planeación propia de organismos, entre otros.

Referente a la planeación estatal, es la que realiza el Estado, un instrumento de planeación resultante es: el programa de desarrollo estatal, el cual es a largo plazo (veinte años), o un programa de gobierno con duración de seis años, en los que se plasman los grandes objetivos a perseguir. Cabe mencionar que estos instrumentos de planeación deberán estar alineados con el plan nacional de desarrollo vigente.

En la etapa de programación se definen las actividades, metas, entregables, la territorialidad, la calendarización, beneficiarios, los ejecutores, las ponderaciones y todo lo necesario para lograr los objetivos. También se definen los códigos programáticos a utilizar.

Es la etapa en donde se le ponen los dineros a los códigos programáticos, los cuales son necesarios para cumplir los propósitos de los programas. En esta etapa también se clasifican los egresos por tipo de fuente de financiamiento, y algo importante es que el total del gasto (egreso) debe ser igual a los ingresos pronosticados.

Es la etapa en donde se aplican los recursos.

En esta etapa, se monitorea el avance financiero y el avance físico de cada uno de los códigos programáticos y programas presupuestarios. Se le puede dar el seguimiento a través de indicadores o de metas que hayan sido declaradas en la etapa de programación.

En este punto es importante mencionar que la SHCP mencionó que es indispensable involucrar la METODOLOGÍA DE MARCO LÓGICO dentro del proceso de armonización contable, para la generación periódica de información financiera sobre el seguimiento, monitoreo y evaluación.

Y el resultado de aplicar la Metodología de Marco Lógico (MML) son las Matrices de Indicadores para Resultados (MIR) para cada uno de los Programas Presupuestarios.

Nota: si tu institución pública aún lleva el seguimiento de los indicadores en excel, te recomiendo dar un vistazo al Software de Monitoreo y Evaluación ABBA INSADISA.

En esta etapa, se compara los resultados logrados con respecto a los resultados programados o planeados, de esta forma de acuerdo con INDETEC, se puede identificar las desviaciones y adoptar medidas correctivas que garanticen el cumplimiento adecuado de las metas programadas. Es importante que en cada una de las variaciones entre lo real y lo planeado, se tenga preparado una explicación que sustente dicha brecha, la cual puede deberse a ampliaciones presupuestales, cambios en estrategia, factores externos, etc.

Finalmente, se deben trasparentar los resultados logrados tanto en la parte cualitativa como en el ejercicio del gasto del ejercicio fiscal correspondiente. Para este tema, se utilizan distintos medios tales como la cuenta pública o informes de gobierno.