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Use las consultas para responder cuestiones sobre negocios y otras según los datos y para realizar fácil y rápidamente actualizaciones masivas o eliminar información de la base de datos.

¿Qué son las consultas?

En Access, las consultas son como las preguntas que se realizan para buscar información relacionada, incluso muy específica, en la base de datos.

En las consultas, a veces se utilizan datos de una sola tabla y otras de varias. Por ejemplo, puede que desee buscar solo el número de teléfono de un contacto, lo que requiere una consulta simple de un campo de número de teléfono de una persona determinada en una tabla de contactos. O bien, puede combinar datos de más de una tabla, como la información de cliente y la información del pedido, para ver los pedidos de un cliente.

En Access, una consulta es un objeto de base de datos. No almacena datos. En su lugar, muestra los datos almacenados en tablas y hace que esos datos estén disponibles para que pueda trabajar con ellos. Una consulta puede mostrar datos de una o más tablas, de otras consultas o de una combinación de ambas. Por ejemplo:

Vea los datos con una consulta de selección. Busque y vea información de una o más tablas especificando los criterios que deben cumplir los datos y detalle qué valores se mostrarán. Por ejemplo, podría querer ver todos los productos creados por Tailspin Toys.

Especifique criterios y busque sobre la marcha. Cree consultas reutilizables que siempre le soliciten criterios de búsqueda. Por ejemplo, podría crear una consulta que le pida al usuario el nombre del proveedor que quiera buscar y luego muestre todos los productos adquiridos de ese proveedor.

Actualice o agregue datos a partir de la consulta. Consulte datos y después use los resultados para introducir o actualizar la información de forma automática. Por ejemplo, si Tailspin Toys ha agregado "TT" al comienzo de los nombres de todos sus productos, busque todos los productos de la empresa y luego actualice los nombres de producto para que cada entrada comience por "TT", todo mediante una consulta de actualización.

Elimine datos a partir de una consulta. Busque información o registros y después elimínelos. Por ejemplo, si Tailspin Toys cierra y los productos de la empresa ya no están a la venta, busque todos sus productos y elimínelos de forma automática de las tablas relacionadas.

Use el Asistente para consultas para crear una consulta de selección que muestre información en la vista Hoja de datos.

Nota: Algunos elementos de diseño no están disponibles al usar el asistente. Si quiere, modifique la consulta en la vista Diseño después de crearla.

Nota: Antes de crear una consulta, asegúrese de establecer las relaciones entre tablas en la base de datos, ya que se utilizan al consultarlos. Para obtener más información, vea Introducción a las relaciones de tabla y módulos relacionados en este curso.

Crear una consulta

1. Seleccione Crear > Asistente para consultas.

2. Seleccione Asistente para consultas sencillas, y, a continuación, seleccione Aceptar.

3. Seleccione la tabla o consulta que contenga el campo y, a continuación, agregue el campo a la lista Campos seleccionados. Cuando termine, seleccione Siguiente.

Agregue tantos campos como desee de las tablas que quiera.

Si ha agregado un campo numérico

Si ha agregado los campos numéricos, el asistente le preguntará si desea que la consulta devuelva detalles o datos de resumen. Siga uno de estos pasos:

Si desea ver los registros individuales, seleccione Detalles, y luego Siguiente. Adelante al paso 4.

Si desea ver los datos numéricos resumidos, como los promedios, seleccione Resumen y, a continuación, seleccione Opciones de resumen. Especifique los campos que desea resumir y cómo desea resumir los datos. Solo se muestran los campos numéricos. Seleccione una función para cada campo numérico:

Suma    La consulta devuelve la suma de todos los valores del campo.

Promedio    La consulta devuelve el promedio de todos los valores del campo.

Mín    La consulta devuelve el valor más bajo del campo.

Máx    La consulta devuelve el valor más alto del campo.

Si desea que los resultados de la consulta incluyan un recuento de los registros de un origen de datos, seleccione Contar los registros de nombre de tabla para esa tabla.

Si ha agregado un campo de fecha y hora

El Asistente para consultas le pregunta cómo desea agrupar los valores de fecha. Por ejemplo, suponga que agrega a la consulta un campo numérico, como el precio y un campo de fecha y hora, como la fecha de la transacción, y, a continuación, especifica en el cuadro de diálogo Opciones de resumen que desea ver el valor promedio del campo Precio. Como ha incluido un campo de fecha y hora, puede calcular valores de resumen para cada valor único de fecha y hora, para cada día, mes, trimestre o año.

Seleccione el período de tiempo que desee utilizar para agrupar los valores de fecha y hora y, a continuación, seleccione Siguiente.

Nota: En la vista Diseño, tendrá más opciones para agrupar los valores de fecha y hora.

4. Agregue un título a la consulta.

5. Especifique si quiere abrir la consulta (en la vista Hoja de datos) o modificarla (en la vista Diseño). A continuación, seleccione Finalizar.

Cuando la base de datos de Access tenga tablas y relaciones, es hora de diseñar y crear algunas consultas, que son los componentes básicos de cualquier base de datos.

En este vídeo, aprenderá el proceso básico para crear y ejecutar una consulta, verá una introducción a varios tipos de consultas, creará una consulta en el Asistente para consultas y modificará una consulta en el Diseñador de consultas.

Las consultas son literalmente las preguntas que realiza a los datos. De hecho, formular la pregunta para la que quiere obtener una respuesta puede ser un buen inicio.

Por ejemplo, "¿Cuántos pedidos realizó TailSpin Toys el mes pasado?"

El texto de la pregunta le dirigirá a la tabla Pedidos y, desde allí, puede seleccionar los campos que quiere ver, crear la consulta y, después, ejecutarla.

Este es el flujo básico para la mayoría de las consultas. Realice una pregunta y, después, elija un origen de datos (las tablas o incluso los resultados de otra consulta que contengan los datos) para obtener la respuesta a la pregunta.

Seleccione los campos que quiera ver en el resultado (que también se denomina el "conjunto de datos") y agregue los criterios.

En este ejemplo, los criterios filtran los resultados de TailSpin Toys para el mes de mayo.

Las consultas sirven para mucho más que para responder a preguntas. Las consultas son como una herramienta multiuso o unos alicates universales: pueden ser unas de las herramientas más útiles de cualquier base de datos, ya que pueden realizar muchas acciones.

Por ejemplo, las consultas pueden proporcionar datos para formularios e informes, además de ayudarle a realizar cambios masivos en los datos.

Ahora, puede crear varios tipos de consulta en cualquier base de datos. Para probarlo, seleccione Crear y, después, Diseño de consulta.

Por ahora, cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Estos son los tipos de consulta que puede crear.

Una consulta de selección es la más común. Es el tipo de consulta que le ayuda a obtener respuestas de los datos.

Use una consulta de creación de tabla para seleccionar registros de una tabla existente y guardarlos como una tabla nueva. Esto puede ser útil, por ejemplo, si importa un archivo de Excel de gran tamaño y quiere dividir parte de esos datos en tablas separadas.

Ejecute las tres consultas siguientes con datos existentes.

Las consultas de datos anexados agregan datos a tablas existentes,...

las consultas de actualización cambian los datos existentes...

y las consultas de eliminación eliminan datos.

Use una consulta de tabla de referencias cruzadas si necesita mostrar datos de resumen, como promedios o sumas.

Por ejemplo, si necesita conocer las ventas por región, use una consulta de tabla de referencias cruzadas.

Una consulta de tabla de referencias cruzadas tiene esta apariencia en el Diseñador de consultas.

Y el resultado es similar al siguiente. Como puede ver, esta consulta devuelve datos de ventas por trimestre.

Use una consulta de unión para combinar varias consultas de selección en un mismo resultado. Esto resulta útil si necesita ver datos de orígenes que no estén relacionados.

Use una consulta de paso a través para conectar con una base de datos de gran tamaño (por ejemplo, Microsoft SQL Server) y procesar consultas en esa base de datos.

Al hacerlo, Access se convierte en el front-end (básicamente, un conjunto de herramientas que le ayudan a ejecutar la base de datos de mayor tamaño).

Por último, use una consulta de definición de datos para crear o modificar tablas e índices. Lo que ocurre es que Access proporciona tantas formas de crear tablas y cambiar índices que es probable que nunca llegue a usar este tipo de consulta.

Ahora, vamos a crear una consulta de selección, el tipo de consulta más usada.

Para crearla, seleccione la pestaña Crear y después seleccione el Asistente para consultas.

Si es la primera vez que trabaja con consultas, este es un buen punto de partida.

Seleccione Asistente para consultas sencillas y después Aceptar.

Seleccione la tabla Números de teléfono y, después, elija los campos Cliente y Número de teléfono.

Seleccione Siguiente.

Cambie el título de la consulta si quiere usar un nombre más descriptivo.

Seleccione que quiere mostrar los resultados...

y después elija Finalizar.

Este es el resultado.

Es posible que tenga un par de preguntas en este momento, como "¿qué tipo de consulta acabo de crear?"...

y "¿cómo puedo saber si estoy llamando al teléfono de la oficina o a un número de fax?"

Para responder a estas preguntas, agregue datos a la consulta.

Para modificar la consulta, vamos a abrir el Diseñador de consultas. Seleccione Inicio, Ver y después Vista Diseño.

El Diseñador de consultas le mostrará el origen de datos (en este caso, es una tabla, pero también puede ser una consulta). También puede ver el campo relacionado con la consulta.

La cinta indica el TIPO de consulta y, en este caso, puede ver que es una consulta de selección.

Para agregar el campo Tipo y hacer que la lista de teléfonos sea más fácil de usar, tan solo tiene que arrastrarlo.

Para ver los resultados, en la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar.

Aunque usar el Asistente para consultas es algo rápido y sencillo, actualmente no le permite realizar todas las acciones. Por ejemplo, no se pueden agregar fórmulas con el Asistente para consultas.

Así que, para mejorar la flexibilidad y realizar cualquier cambio que necesite, use el Diseñador de consultas.

Ahora ya conoce los conceptos básicos para crear y ejecutar una consulta con el Asistente para consultas y con el Diseñador de consultas. Usar las consultas le ayuda a analizar los datos y a obtener las respuestas que necesita.

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Use las consultas para responder cuestiones sobre negocios y otras según los datos y para realizar fácil y rápidamente actualizaciones masivas o eliminar información de la base de datos. ¿Qué son las consultas? En Access, las consultas son como las preguntas que se realizan para buscar información relacionada, incluso muy específica, en la base de datos.

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                                CONSULTA 

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                                CONSULTA 

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Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere ver generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja de datos.

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Nota: La información de esta página solo se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Las aplicaciones web de Access no admiten informes.

Antes de compartir la base de datos con otras personas, disponga la información en un formato que sea fácil de entender. Vea, dé formato y resuma la información de la base de datos con informes.

1. En el panel Navegación, seleccione un origen de registros.
El origen de registros de un informe podría ser una tabla o una consulta con nombre. Debe contener todas las filas y columnas de datos que desea incluir en el informe.

2. En la pestaña Crear, seleccione la herramienta de informe que desea usar y, para crear el informe, siga las instrucciones.

Cree un informe sencillo y tabular que contenga todos los campos del origen de registros que seleccionó en el panel Navegación.

Abra un informe en blanco en la vista Diseño y agregue los campos y los controles que necesite.

Abra un informe en blanco en la vista Diseño y seleccione los campos que desee agregar desde la Lista de campos.

Asistente para informes

Siga las instrucciones para especificar los campos, los niveles agrupamiento y ordenación y las opciones de diseño.

Seleccione los tamaños de etiqueta estándar o personalizados, los campos que desea incluir en el informe y cómo desea ordenarlos.

Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales para los campos en el informe

1. En la Vista Diseño, abra el informe.

2. Si el panel Agrupación, orden y total aún no está abierto, vaya a la pestaña Diseño y seleccione Agrupar y ordenar.

3. Seleccione Agregar un grupo o Agregar un orden y luego seleccione el campo que desea agrupar u ordenar.

4. Seleccione Más en una línea de ordenación o agrupación para establecer más opciones y agregar totales.

¿Quiere más?

Crear un informe agrupado o un informe de resumen

Aprendizaje de Excel

Aprendizaje de Outlook

Sus datos están pensados para ser compartidos con otros usuarios, pero los datos sin procesar de una tabla no suelen ser muy claros.

Ahí es donde entran en juego los informes de base de datos. Por ejemplo, cree un informe para mostrar una instantánea de datos de un momento determinado.

Revise los detalles de registros específicos, como en un informe simple con los números de teléfono de sus contactos.

O resuma la visión global que revelan los datos, como en un informe de resumen que muestre los clientes que han hecho los pedidos más grandes recientemente.

El primer paso para crear un informe de base de datos en el escritorio es seleccionar el origen de los registros del informe.

El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que desee mostrar en el informe.

El origen de registros puede ser una sola tabla. Pero si los datos están distribuidos entre dos o más tablas, use una consulta con nombre o una consulta insertada que incluya dichas tablas.

En el Panel de navegación, seleccione la tabla o la consulta que sea el origen de registros.

Seleccione Crear. Aquí puede ver diferentes maneras de crear un informe.

Con Informe, diseña un informe tabular simple que incluye todos los campos en el origen de registros.

Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista Diseño. A continuación, agregue los campos y controles que desee del origen de registros.

Si no tiene un origen de registros configurado, utilice Informe en blanco y la Lista de campos para agregar campos y controles directamente al diseño de informe.

Las etiquetas (como las que incluyen las direcciones de los clientes) también son un tipo de informe, ya que organizan los campos de una tabla o consulta en un formato específico. Use la herramienta Etiquetas y siga los pasos del asistente para seleccionar el tamaño, los campos y el criterio de ordenación de la etiqueta.

Para el informe que estamos creando, seleccione Asistente para informes. Este asistente nos guía a la hora de seleccionar, agrupar y organizar los campos, y de escoger el diseño del informe.

En Campos disponibles, seleccione el primer campo que desea incluir en el informe y luego seleccione la flecha derecha.

Continúe seleccionando y agregando los campos que quiere incluir en el informe de entre los campos disponibles en el origen de registros seleccionado.

No tiene por qué usar solo los campos de la tabla o consulta que seleccionó como origen de registros. Si lo desea, seleccione campos de otras tablas o consultas relacionadas.

Aquí especifica cómo desea ver los datos, en función de lo que elija enfatizar. Vamos a configurar el informe para verlo por estado del pedido.

En esta página, especifique la agrupación para organizar o "fragmentar" grandes cantidades de datos y facilitar su comprensión.

Seleccione Opciones de agrupación para ver más opciones sobre el nivel de agrupación que acaba de agregar.

En esta página, especifique el criterio de ordenación. Supongamos que queremos un orden ascendente por identificador de pedido.

Seleccione Opciones de resumen para especificar si desea que se hagan cálculos basados en sus datos numéricos.

A continuación, seleccione el diseño de informe.

Especifique si desea que tenga orientación horizontal o vertical y si desea que los campos se ajusten al tamaño de la página.

Agregue un título para el informe.

Veamos qué aspecto tiene el informe hasta el momento. La vista previa ya está activada, así que seleccione Finalizar.

Ha quedado muy bien. Podemos hacer ajustes aquí, en la pestaña de Vista previa de impresión.

Cuando hayamos terminado, seleccionamos Cerrar vista previa de impresión.

El informe aparece en la vista Diseño.

Eche un vistazo a la lista Informes que hay en el Panel de navegación. El nuevo informe se agrega a la lista de objetos de informe.

Aunque puede hacer ajustes más adelante, ya dispone de un informe básico listo para compartir y revelar la información de sus datos.

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Nota: La información de esta página solo se aplica a bases de datos de escritorio de Access. Las aplicaciones web de Access no admiten informes. Antes de compartir la base de datos con otras personas, disponga la información en un formato que sea fácil de entender.

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Los informes tienen como objetivo proporcionar las herramientas necesarias para obtener una copia impresa de los datos existentes en una base de datos aunque existen otras posibilidades tan interesantes como la generación de archivos en formato PDF.

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Cómo hacer una tabla y un formulario en Access 2007

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Un formulario simple consiste en una serie de campos de una tabla.

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Conceptos básicos de Bases de datos: tabla, registros y campos

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Tabla en las bases de datos, se refiere al tipo de modelado de datos, donde se guardan y almacenan los datos recogidos por un programa.

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Se refiere al tipo de modelado de datos donde se guardan datos recogidos por un programa