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ES UNA NUEVA EXPERIENCIA, NOS AYUDO A CONOCER OPCIONES PARA FAVORECER TU TRABAJO DOCENTE O COMO EDUCANDO.

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Recabar información y opiniones de un grupo de personas. Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración de actividades, exámenes tipo test o para apuntarse a seminarios y también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas.

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¿QUÉ SON LOS FORMULARIOS DE GOOGLE DRIVE?

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¿QUÉ SON LOS FORMULARIOS DE GOOGLE DRIVE?

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¿Qué son los formularios de Google Drive?

Como ya os mencionamos en un artículo anterior, los formularios de Google Drive son una interesante alternativa para diseñar baterías de preguntas en diferentes formatos (texto, lista, opciones...) que pueden compartirse mediante un enlace o embeberse en un sitio web. Son ideales para recoger opiniones de clientes, pedidos sencillos, solicitudes de contacto, inscripciones a un evento o encuestas de satisfacción.

En su origen, eran una forma de simplificar la introducción de datos en una hoja de cálculo: al crear una en Drive, podía añadírsele un formulario en el que cada campo se correspondía a una columna de la hoja, y se facilitaba que una o varias personas cargaran información desde sus navegadores de forma simultánea. Con la nueva versión (finales de 2013), los formularios han adquirido entidad propia, y pueden crearse sin necesidad de estar vinculados a una hoja de cálculo.

¿En qué puede ayudarme un formulario de este tipo?

Piensa en situaciones cotidianas que te consuman parte importante de tiempo o cosas que quieres hacer pero no sabes de qué forma ponerlas en marcha, como:

Controlar inscripciones a eventos, visitas guiadas, cursos...

Analizar los resultados de encuestas de satisfacción que tus clientes rellenan en papel.

Facilitar que los clientes te hagan pedidos a través de tu página de Facebook, blog...

Introducir información sobre ventas o compras de forma ágil (fecha, producto, cantidad...) para luego poder operar con ello en una hoja de cálculo y controlar existencias de forma básica.

Realizar baterías de preguntas a alumnos, usuarios de un servicio, compradores de un producto...

¿Qué tipos de campos pueden añadirse?

A la hora de crear un formulario, podemos añadir hasta nueve tipos de campos distintos, en función de la información que queramos recoger:

Texto: Casilla de texto pequeña, ideal para recoger números de teléfono, nombres, apellidos, direcciones... cualquier respuesta corta.

Texto de párrafo: Cuadro de texto con varias líneas, adecuado para campos donde hay que redactar: observaciones, comentarios...

Tipo test: Campos de respuesta única con varias opciones excluyentes entre sí, visibles en forma de lista. Se puede añadir una opción "abierta" que incluye un campo de texto corto para que la persona que está rellenando el formulario especifique su respuesta. Se pueden usar para preguntas del tipo "¿Es la primera vez que viene? (Si/No), ¿Qué color elige? (Verde/Rojo/Azul)"

Casillas de verificación: Campo con varias respuestas posibles, que se muestran en forma de lista con casillas que pueden marcarse. Adecuado para preguntas como "Qué tipo de música prefiere (Jazz/Rock/Clasica/Metal/...), Qué idiomas habla (inglés/español/francés/aleman)". Como en el caso anterior puede añadirse una opción "abierta".

Elegir de una lista: Campo de respuesta única en el que las opciones se muestran en forma de lista desplegable. Es adecuado utilizar este en lugar de uno tipo test cuando la lista de respuestas es larga y no queremos que ocupe mucho espacio del formulario.

Escala: Campo para responder con un valor numérico entre dos valores dados entre 0 y 10. Se puede asignar una etiqueta al valor más bajo y al más alto, pero no a los del medio. Ideal para preguntas del tipo "Valore de 1 al 5 la atención recibida".

Cuadrícula: Funciona como varios campos de escala "apilados", en los que se valoran distintos aspectos. Es apropiado para evaluar varios aspectos a la vez ("Evalúe de 0 a 10 cada uno de estos aspectos: amabilidad del personal, limpieza, comodidad...") o para dar valores numéricos a varios campos a la vez ("Seleccione cantidad de cada producto, entre 0 y 5")

Fecha: Solicita una fecha y muestra un calendario para seleccionarla. Puede indicarse año o no, y también puede incluirse hora.

Hora: Solicita una hora en formato hh:mm am/pm.

En los campos de texto, texto de párrafo y casillas de verificación pueden añadirse opciones de validación, para asegurarnos de que su contenido es adecuado. Por ejemplo: que la respuesta es un email válido, que tiene un número mínimo de caracteres, que se escogen al menos dos respuestas...

Crear un formulario: Paso a Paso

1. Acceder a Google Drive con una cuenta Google, y, en la parte superior izquierda pulsar el botón "Crear" y seleccionar "Formulario".

2. Darle un título (se usará como nombre de archivo y como título visible) y seleccionar el aspecto que queremos que tenga el formulario (fondo, tipo de letra, colores...). No hay mucha variedad y no pueden modificarse, aunque puede cambiarse por otro en cualquier momento. Aceptar.

3. Modificar si se quiere el título (no afecta al nombre de archivo) y rellenar el campo "subtítulo". Estos dos campos deben usarse para dar información sobre la finalidad del formulario, y deben aprovecharse para especificar al máximo todo lo necesario, especialmente si las personas que van a rellenarlo son ajenas a la empresa (clientes, contactos, ...)

4. Empezar a añadir las preguntas. Hay que elegir qué tipo es más adecuado para cada una de ellas, e indicar un título (texto de la pregunta) y un texto de ayuda si se necesita explicar algo sobre ese campo. En los campos que admiten validación, puede añadirse haciendo clic en "ajustes avanzados" y seleccionando la validación que quiere aplicarse. En cada pregunta puede indicarse además si es obligatoria o no, de forma que no se permita enviar el formulario hasta que todas las preguntas obligatorias tengan una respuesta válida.

5. Además de las preguntas, pueden añadirse elementos de diseño al formulario:

Encabezado de sección: un nuevo título (con subtítulo opcional) que nos ayuda a organizar las preguntas en bloques, especialmente recomendable en formularios largos.

Salto de página: Un formulario puede constar de varias páginas distintas, en lugar de tener todas las preguntas en la misma. Al ir contestando, aparecerán botones en la parte inferior para avanzar o retroceder entre las páginas del formulario. Además, es posible dirigir a los usuarios a una u otra página en función de lo que respondan a una pregunta, lo que puede usarse por ejemplo para crear formularios multiidioma, preguntando en primer lugar en qué idioma desean responder y creando una página de preguntas para cada idioma.

Imagen: Pueden incluirse imágenes locales, den tus álbumes de Google+ o albergadas en una dirección web. Por ejemplo, puede hacerse un banner con la imagen corporativa y utilizarlo en la parte superior del formulario.

Vídeo: Inserta enlaces a vídeos de youtube, que quedan incrustados en el formulario. Por ejemplo, si vas a usar el formulario para recoger pedidos, puedes incrustar un vídeo en el que muestres el producto que vendes, para atraer más la atención de los usuarios.

6. Puedes ir viendo cómo queda el formulario pulsando "ver el formulario publicado", situado en la barra superior.

Compartiendo el formulario

Una vez esté diseñado, el formulario queda automáticamente publicado en forma de página web, aunque no será visible hasta que lo compartas, ya sea usando un enlace o incrustándolo en un sitio web. Pulsando el botón "enviar formulario", verás las distintas opciones:

Copiar el enlace para pegarlo donde quieras.

Compartir directamente como una publicación en G+, Facebook o Twitter.

Enviar por correo electrónico a una serie de destinatarios.

Incrustar el formulario mediante un código HTML que puedes pegar en tu web, tu blog o tu página de Facebook (usando la aplicación gratuita Static HTML)

Según la finalidad del formulario, será mejor elegir una u otra opción para compartirlo. No es lo mismo una encuesta de satisfacción que puedes enviar a tus clientes por email que un formulario para realizar pedidos. Piensa a quién quieres dirigirte y cómo es la mejor manera de llegar a ellos.

Gestionando las respuestas

Al crear el formulario, por defecto se crea una hoja de cálculo en la misma carpeta de Drive, y con el mismo nombre que el formulario, seguido de "(Respuestas)". Cada vez que alguien de a "enviar" en el botón del formulario, se agregará una nueva línea en esa hoja, incluyendo en cada columna la respuesta correspondiente a cada campo.

Pueden añadirse a la hoja de cálculo todas las columnas adicionales que se quiera, pero cuidado con eliminar las que se crearon por defecto, ya que las respuestas del formulario dejarán de almacenarse correctamente.

Se puede modificar el destino de las respuestas desde el propio formulario, en el menú "Respuestas" de la barra de herramientas.

¿Necesitas ayuda para crear un formulario o integrarlo en tu web?

Contacta con tu Centro SAT más cercano y pide una cita, te apoyaremos en lo que necesites y ¡¡no te costará nada!!

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Una de las funcionalidades de Google Drive es la creación de formularios. Su flexibilidad es tal que pueden utilizarse como simples formularios de contacto, como formularios de solicitud de pedidos, como formularios de recogida de opiniones sobre un producto o servicio...Te explicamos cómo hacerlo.

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REALIZARÁ LA EXPERIENCIA FÁCIL, RÁPIDA Y ACCESIBLE

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Tutorial sobre formularios y cuestionarios auto evaluados

Los formularios, cuestionarios o encuestas son la mejor manera de recabar información y opiniones de una clase o un grupo de personas. Ahora podemos crear, editar y rellenar los formularios desde los smartphones o tablets o hacer cuestionarios tipo test auto evaluados.

Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos, hacer encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio, valoración y evaluación de actividades, cuestionarios tipo test auto evaluados o para apuntarse a seminarios; también se puede usar entre el profesorado o para labores administrativas. Como ejemplo, al principio del curso se puede hacer un formulario para recabar los datos de los alumnos de cada clase, así tendremos el listado de cada clase en una Hoja de cálculo sin haber rellenado nosotros nada.

Para hacer un formulario dentro de Google Drive hay que hacer clic en el botón nuevo y escoger Formularios de Google.

Se nos abrirá una nueva ventana o pestaña para configurar el formulario e ir añadiendo las preguntas.

Si detenemos el cursor encima de los iconos aparecen las opciones de cada uno.

Por defecto aparece el formulario sin título, que habrá que rellenar, y un ejemplo de pregunta con opciones múltiples, más adelante explico cada una de las opciones que podemos usar para las preguntas.

Estos son los iconos que tenemos en los formularios:

Si paramos el cursor en los iconos nos muestra las opciones de cada uno.

Paleta de colores. Podemos personalizar nuestro formulario usando diferentes conjuntos de colores. También podemos usar una imagen que tengamos en el PC o alguna de las que ofrece Google.

Google ofrece muchas imágenes organizadas por temas, si no encontramos ninguna que nos guste, siempre tenemos la opción de subirla desde nuestro PC, de este modo las opciones de personalización son muy grandes.

Vista previa. Se usa para ver como nos va quedando el formulario y como lo verán nuestros usuarios. Este icono es muy importante ya que hay que mirar continuamente el formulario cuando se está haciendo.

Deshacer y Rehacer.
Más opciones.
Todas estas opciones son muy intuitivas excepto:

- Obtener enlace previamente rellenado que sirve para mandar un ejemplo del formulario correctamente rellenado.

- Editor de secuencia de comandos. Sirve para hacer scripts de programación para los formularios, usa el lenguaje javascript.

- Complementos. Sirven para añadir funcionalidades a los formularios.

Enviar el formulario. Este botón sirve para enviar el cuestionario a nuestros alumnos y que puedan rellenarlo. Las opciones son las que ya conocemos de Drive, enviarlo por correo, mandar el enlace, insertarlo en una página web, añadir colaboradores o compartirlo en las redes sociales.

Más abajo explico las opciones de esta pantalla.

Configuración del formulario

Desde esta pestaña ajustamos las opciones de nuestro formulario.

❖ Convertir en un cuestionario.

Significa que vamos a poder valorar las preguntas, marcar las respuestas correctas y hacerlo auto evaluado, al seleccionar esta opción nos aparecen estas opciones:

Publicar calificaciones, si usamos los tipos de pregunta de Varias opciones, Casillas o Desplegables el cuestionario se puede auto evaluar de forma automática y podemos marcar Justo después de cada entrega.

Si usamos otro tipo de preguntas como Respuesta rápida o Párrafo el cuestionario hay avaluarlo de forma manual y tendremos que marcar la segunda opción, Más tarde, después de la revisión manual.

El resto de las opciones son evidentes en su enunciado, podemos marcar o desmarcar que se vean las preguntas respondidas de manera incorrecta, las respuestas correctas y las puntuaciones obtenidas.

Podemos marcar también los puntos predeterminados que valen cada pregunta.

❖ Configuración de Respuestas.

Si quieres que solo se pueda contestar el formulario una sola vez tienes que marcar "Una respuesta por usuario" y dejar sin marcar la opción de Permitir modificar las respuestas.
Es importante que recopiles siempre las direcciones de correo y que pidas también el nombre y apellidos, si no lo haces, no sabrás lo que contesta cada alumno.

❖ Configuración de Presentación.

- Mostrar la barra de progreso, muy útil para cuestionarios largos o con preguntas condicionales, en las que si la respuesta no es la correcta no se puede pasar a la siguiente sección.

- Orden de preguntas aleatorio.

- Mostrar un enlace para enviar otra respuesta. Si queremos limitar a una sola respuesta por usuario hay que dejarlo desmarcado.

- Mensaje de confirmación para los usuarios que contestan el formulario. Es el mensaje que aparece una vez enviado el formulario, podemos personalizarlo a nuestro antojo.

- Ver resumen de resultados.

- Inhabilitar el guardado automático sirve para que cuando se deja contestado a medias el formulario se guarden las contestaciones cuando se retome.

❖ Configuración de los valores predeterminados del formulario

Iconos laterales

Añadir elementos al formulario

Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con los tipos de preguntas que queremos que nos respondan.

Cualquier pregunta la podemos hacer obligatoria con solo marcarla como tal.
Por defecto, al añadir un elemento aparece una pregunta del tipo de Varias opciones, haciendo clic en el desplegable podemos ver el resto de opciones del tipo de preguntas.

❖ Texto para respuesta corta. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos, números de identificaciones, etc.

❖ Texto de párrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o comentarios. El formato para rellenar es exactamente igual al anterior pero en la visualización del formulario aparece el campo más grande.

❖ Varias opciones. Es la opción predeterminada que aparece al hacer clic en añadir elemento, sirve para escoger entre una serie de puntos que establecemos nosotros. Con este elemento sólo se puede escoger una respuesta entre las opciones. Se utiliza cuando solo hay una respuesta correcta.

Añadir respuesta "otro" sirve para poner como opción otra respuesta no contemplada entre las preguntas.

* Con este elemento se puede hacer un cuestionario auto evaluado.

❖ Casillas. Son botones que se pueden marcar o desmarcar; podemos seleccionar varios, uno o ninguno.

* Con este elemento se puede hacer un cuestionario auto evaluado pero hay que tener en cuenta en cuanto se falla una opción aunque las demás estén bien, marcará cero en la pregunta.

❖ Desplegable. Con este elemento ofrecemos a nuestros usuarios un desplegable para escoger entre las distintas opciones.

Funciona igual que la opción de Varias opciones, se usa cuando el listado de opciones es muy largo par ahorrar espacio en el formulario.

* Con este elemento se puede hacer un cuestionario auto evaluado.

❖ Escala lineal. Sirve para valorar en una escala numérica.

❖ Cuadrícula de varias opciones. Con este elemento podemos hacer lo mismo que la anterior pero dentro de una tabla.

En la imagen superior se ve como se edita la cuadrícula y como queda rellenada en el formulario.

❖ Fecha. Podemos añadir la fecha a nuestro formulario.

❖ Hora. Podemos añadir la hora a nuestro formulario.

Estos son todos los elementos que tenemos para hacer las preguntas a nuestros usuarios.

❝ Nota. Podemos mover el orden de los elementos arrastrándolos desde la parte superior de cada uno de ellos.❞

❝ Nota. Cuando añadimos un elemento, este se sitúa debajo del elemento que tuviéramos seleccionado, se distinguen por una franja vertical de color azul.❞

Importar preguntas

Importa las preguntas de un cuestionario que tengamos en Drive.

Añadir texto y descripción

Es muy útil para titular y describir nuevas secciones en nuestros formularios.

Añadir imágenes al formulario

El proceso para añadir una imagen es igual que en Drive, podemos subirla desde nuestro PC o seguir alguna de las demás opciones, el sistema es muy claro e intuitivo.

Podemos usar imágenes en nuestras preguntas y que el alumno escoja la que sea pertinente.

Añadir vídeos de YouTube

Añadir vídeos de YouTube es muy fácil y son una excelente herramienta de aprendizaje.

Los alumnos valoran muy positivamente los contenidos en vídeo y Youtube es una gran plataforma educativa al alcance de todos, sólo hay que saber buscar. Cuando busquéis contenidos os sugiero que utilicéis los filtros de búsqueda por canales y listas de reproducción. Si buscáis contenidos protegidos para niños podéis acceder a esta opción en la parte de abajo de cualquier página de Youtube y activar "modo restringido".

Añadir secciones

Las secciones son como páginas, de esta forma podemos separar el formulario por temas y también le podemos añadir una barra de progreso que nos marcará lo que nos queda para completar el cuestionario.

Podemos insertar tantas secciones como queramos, al iniciar el cuestionario nos indicará de cuantas secciones se compone.

Para formularios grandes, la barra de progreso es muy importante de cara a los participantes del formulario.

Puntuar las preguntas y marcar las correctas

Cuando hacemos un cuestionario tipo test de auto evaluación con cualquiera de estos tres últimos elementos se nos añade la opción de Clave de Respuestas que sirve para valorar las preguntas y que el sistema evalúe las respuestas.

Tenemos que hacer clic en Clave de Respuestas y luego establecer un valor en la siguiente pantalla.

Una vez que hacemos clic, podemos valorar la pregunta y añadir comentarios sobre las respuestas tanto para las correctas como para las incorrectas.

Nota. Si hacemos un examen tipo test evaluable, recordar que solo podemos evaluar los elementos de Respuesta múltiple, Casillas de verificación y desplegables.

Una respuesta por usuario

Con los formularios de Google podemos hacer que un cuestionario solo se pueda rellenar una vezpor usuario, para que funcione correctamente los usuarios tienen que tener una cuenta de Google o Google Apps y acceder desde ésta.

Para hacer que los cuestionarios solo se puedan rellenar una vez tenemos que seleccionar esta opción desde el icono de configuración. También tenemos que dejar sin seleccionar la opción de editar la pregunta después de enviar el formulario.

Enviar el formulario

Desde este botón podemos mandar el formulario para que lo contesten nuestros usuarios por correo electrónico o incrustrarlo en una página web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y éstos recibirán un enlace con la dirección al formulario.

El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como enlace a nuestro formulario en cualquier documento o página web. Como la dirección de esta página es muy larga, Google nos ofrece la opción de acortarla.

Ver las respuestas

Desde la pestaña de RESPUESTAS podemos ver un resumen y gráficos de lo que han ido rellenando nuestros usuarios pero para saber realmente lo que ha contestado cada usuario tenemos que vincular nuestro formulario a una Hoja de Cálculo.

El proceso es muy sencillo, no hay más que hacer clic en el icono verde de la parte superior derecha. Una vez que lo hagamos aparecerá una ventana en la que escoger entre Crear una Hoja de Cálculo para este formulario o utilizar una existente.

Normalmente elegiremos la primera opción y desde ese momento se nos alojará en Drive un archivo de Hoja de Cálculo con las respuestas; ahí es donde se almacenarán todas las contestaciones de nuestros usuarios.

Una vez que hemos vinculado el formulario a la Hoja de Cálculo con las respuestas, si volvemos a hacer clic en el icono verde, se nos abrirá una nueva ventana o pestaña en el navegador con las respuestas en formato de Hoja de Cálculo.

Las hojas de cálculo de Google funcionan de forma muy parecida a Excel o Numbers, podemos hacer gráficas con los resultados, emplear formulas, ordenarlos y en definitiva tratar los datos.

Para acceder de nuevo a la configuración del vínculo con la Hoja de Cálculo tenemos que hacer clic en el icono de tres puntos.

Si queremos, podemos descargarnos el archivo con las respuestas para abrirlo con Excel o un programa similar y editarlo.

Este es el listado de funciones para trabajar con las hojas de cálculo de Google: https://goo.gl/YMxpQ7

El resumen de respuestas

Además de poder vincular el formulario a la Hoja de Cálculo, Google nos ofrece un resumen de las respuestas en modo gráfico.

Notificaciones

Podemos estar informados de la actividad del formulario utilizando las Notificaciones; el formulario de Google nos mandará un correo electrónico cada vez que alguien use el formulario.

Podemos activar las notificaciones de dos formas:

❖ Desde la pestaña de Respuestas, si hacemos clic en los tres puntitos verticales situados a la derecha del icono de la Hoja de Cálculo se nos abrirá una ventana desde la que escoger la activación de las notificaciones.

❖ Desde la Hoja de Cálculo asociada a las respuestas, tenemos que seleccionar el menú Herramientas y luego escoger las Reglas de Notificación.

Una vez que hayamos definido las Reglas de Notificación, cada vez que un usuario rellene el formulario, recibiremos un correo electrónico.

Una forma de recopilar los datos de tus alumnos o usuarios es hacer un formulario con los datos que necesites, cuando lo rellenen tendrás todos esos datos en la hoja de cálculo de respuestas sin hacer nada más. Luego puedes ordenarlos o hacer copias de la hoja de cálculo para reutilizarlas añadiendo o quitando columnas.

Y esto es todo, ya me diréis en los comentarios lo que os parece esta nueva versión, desde luego, yo creo que han mejorado bastante en relación a la usabilidad, pienso que son más sencillos y con la ventaja de poder usarlos y rellenarlos en los smartphones y tabletas.

Sobre Rafael Nuñez-Lagos

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Los formularios de Google | Ayuda Google Workspace para Educación

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Tutorial sobre formularios y cuestionarios auto evaluados