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En términos generales, el Presupuesto presupone la proyección anticipada de los ingresos y los egresos de empresas privadas, para garantizar la operacionalidad, la inversión y la financiación, en aras de cumplir con sus objetivos. Desde la perspectiva del sector público, es un instrumento fundamental del plan de desarrollo, que garantiza el cumplimiento de los objetivos, estrategias y metas de los proyectos implícitos en el Plan de Desarrollo y en la gestión gerencial.

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La planificación presupuestaria es el conjunto de reglas y lineamientos que se siguen al momento de elaborar un presupuesto que será implementado por una empresa privada, o también por el Gobierno.

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La planificación presupuestaria es el conjunto de reglas y lineamientos que se siguen al momento de elaborar un presupuesto que será implementado por una empresa privada, o también por el Gobierno.

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1 ELEMENTOS DE LA PLANENACIÓN PRESUPUESTAL

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1 ELEMENTOS DE LA PLANENACIÓN PRESUPUESTAL

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 Visión. Incluye la proyección de lo que la empresa o institución pública será

en el largo plazo

 Misión. Se estructura en función de los objetivos y de la actividad de negocio

empresarial o de la institución

 Objetivos. Los objetivos de la empresa o de la institución, es el fin a

alcanzar; estos se logran a través del plan de acción

 Estrategias. Son los cursos de acción o alternativas que utiliza el

administrador, gerente o director de la empresa o institución pública, para

alcanzar los objetivos

 Políticas. Son las políticas establecidas para cumplir con la visión, misión y

objetivos de la organización privada o pública

 Normas. La Planeación Presupuestaria se debe desarrollar en el marco de

las normas establecidas por la empresa. Para el caso de las instituciones

públicas, en el marco de las leyes y regulación establecida.

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 Presupuesto: es instrumento importante en el marco de la Planeacion Presupuestal, porque este refleja la situación actual de la empresa o

institución, desde la perspectiva económica: los ingresos y los egresos, los

cuales son garantes del desarrollo de todos y cada uno de los elementes de

la Planeación Presupuestal

 Plan de Acción. Es el desarrollo de los planes de acción específicos, los

cuales son en esencia las ordenes de puesta en marcha de todas las

actividades propuestas para alcanzar los objetivos establecidos.

 Implementación de los planes. Una vez diseñado el plan de acción, este

debe ponerse en marcha. El objetivo de implementación es exitoso, si todos

los procesos de planeación se ponen en marcha

 Verificación de la implementación. Esta etapa se garantiza con la

supervisión de la ejecución del plan presupuestario.

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Es decir, la planificación presupuestaria es una serie de procesos que se llevan a cabo en la preparación de un presupuesto para un periodo posterior. Esto, en el sector privado o público.

Debemos recordar en este punto la definición de presupuesto. Este es, en términos generales, una proyección anticipada que estima el coste que va a suponer la realización de un proyecto, sobre el cual se han establecido determinados objetivos.

En ese sentido, es importante recalcar que el presupuesto para el proyecto, la inversión, la empresa, o el Estado, responde a una serie de metas que se buscan alcanzar. Podemos referirnos, por ejemplo, a un nivel de ventas esperado o a una ganancia estimada por la puesta en marcha de un emprendimiento.

En el caso de las obras públicas, el objetivo puede ser brindar un servicio al ciudadano a un costo accesible.

Aspectos a tener en cuenta en la planificación presupuestaria

Algunos aspectos a tener en cuenta en la planificación presupuestaria son los siguientes:

Puede plantear tanto objetivos cuantitativos como cualitativos.

La planificación puede ser por áreas, es decir, que cada departamento de la empresa recibe una asignación de presupuesto.

Otra alternativa es que la asignación de presupuesto sea por actividad o proyecto, independientemente de las áreas involucradas.

El presupuesto puede establecerse en términos muy rígidos, sin posibilidad de variaciones. Sin embargo, también podemos estar frente a un presupuesto variable que cambie en función al volumen de actividad.

En lo posible, los objetivos planteados deben ser susceptibles de ser medidos en el futuro mediante indicadores. Esto permitirá hacer un control más preciso sobre la consecución de los objetivos planteados.

Se fijan objetivos a corto y largo plazo.

Es fundamental poder estimar de forma precisa los ingresos y gastos. De lo contrario, el resultado final podría ser muy distinto al previsto.

Se pueden plantear diferentes escenarios, uno conservador, uno moderado y otro optimista, por ejemplo, para manejar distintos resultados posibles.

Diferencia entre planificación y gestión presupuestaria

Debemos señalar también que la planificación presupuestaria es un concepto similar al de gestión presupuestaria. Esta, a su vez, consiste en la administración y adjudicación de partidas monetarias a departamentos o proyectos específicos.

En las referencias revisadas, no se marca una clara diferencia entre gestión y planificación presupuestaria. Sin embargo, lo que nos indicarían los propios nombres de los conceptos es que la gestión es más amplia, es decir, incluye la planificación y otras tareas.

Tal como explicamos en nuestro artículo de gestión, esta labor tiene varios pasos: planificación, organización, dirección y control. En la planificación, se fijan los objetivos, pero es en los siguientes pasos donde se desarrolla una estrategia y se pone en marcha, para posteriormente hacer una verificación de que se está cumpliendo lo previsto.

Algunos ejemplos de planificación presupuestaria podrían ser:

La empresa BY busca lanzar un nuevo producto. Para esto, elabora un presupuesto para la campaña de marketing que publicitará la mercancía.

El Poder Ejecutivo está preparando el presupuesto para el gasto público previsto para el próximo año. Una vez listo, lo tendrá que presentar al Legislativo para lograr su aprobación.

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La planificación presupuestaria es el conjunto de reglas y lineamientos que se siguen al momento de elaborar un presupuesto que será implementado por una empresa privada, o también por el Gobierno.

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Aquí hablaremos sobre...

1. Preiniciación del presupuesto

2. Elaboración del presupuesto

3. Ejecución

4. Control del presupuesto

5. Evaluación

La preparación del presupuesto no solo corresponde a un único momento del año, sino que es necesario realizarle un seguimiento constante para que este funcione eficientemente.

Las etapas del presupuesto son: preiniciación, elaboración, ejecución, control presupuestal y evaluación.

El presupuesto es una visión de una realidad aplicada en valores y, a la vez, una de las formas sencillas de tener un control futuro sobre las operaciones del negocio. Sin embargo, en las pequeñas y medianas empresas se ha dificultado ampliamente la construcción e implementación de la práctica del presupuesto, debido a que requiere de una organización y compromiso por parte de la entidad.

El proceso presupuestal en una entidad no debe limitarse a un solo momento del año. El potencial con el que cuenta esta herramienta solo se puede alcanzar si se tienen en consideración todas las etapas involucradas, a saber: preiniciación, elaboración, ejecución, control presupuestal y evaluación.

A continuación, en la siguiente infografía explicamos cada una de ellas:

Veamos más detalles.

1. Preiniciación del presupuesto

En esta etapa, que antecede a la elaboración del presupuesto, se incluyen herramientas de evaluación y gestión de recolección de información para obtener el conocimiento de la marcha de la empresa y del estado de la operación durante el período inmediatamente anterior, con el fin de analizar las estrategias y opciones de crecimiento, buscando cumplir con los objetivos generales y específicos definidos por la gerencia o por el máximo órgano directivo.

En esta etapa es fundamental:

El nombramiento de un líder de presupuesto, que será el encargado de programar y dirigir las reuniones y el comité necesario para armonizar las expectativas del nuevo período con la realidad de la empresa, en aras de lograr una convergencia con su misión, visión y objetivos.

Definir las fuentes de información a las que tiene acceso la empresa.

Evaluar cuáles son las expectativas de la gerencia.

En conclusión, esta fase inicial está enfocada en plantear y delimitar las expectativas de la organización y las posibilidades con las que cuenta para su cumplimiento, de modo que el resultado de la fase en cuestión sea un mapa de expectativas y límites para la elaboración del presupuesto.

2. Elaboración del presupuesto

Con base en los planes aprobados por la gerencia para cada nivel funcional de la empresa, se procede con la etapa donde los conceptos adquieren una dimensión monetaria en la organización. Algunas de las actividades que pueden realizarse son las siguientes:

Crear un cronograma de actividades en torno a la elaboración del presupuesto en el que se definan las fechas de las reuniones para evaluar la información financiera de la entidad. Esta información puede incluir: informes de gestión, informes de comportamiento de períodos pasados, indicadores del sector económico al que pertenece la entidad, dictamen del revisor fiscal (en caso de que aplique), entre otros documentos.

Luego del análisis de esta información se debe extraer una relación de todo el acumulado de datos de la entidad, trazar las expectativas del período, identificar las fuentes de ingreso y asignar los costos y gastos asociados a cada departamento.

El área de ventas, por ejemplo, debe tener en cuenta el volumen que ha sido previsto para el período a presupuestar, de modo tal que pueda determinar si se presenta un aumento en los niveles de ventas en función del número de unidades o precios.

La compañía se encuentra interconectada entre sus diferentes áreas; por tanto, a partir de la definición del programa y las políticas de ventas, ese presupuesto se traslada al departamento de producción, para que estime los requerimientos relacionados con la cantidad de materia prima y la disposición de la capacidad operativa en lo referente a la maquinaria y al personal necesario para ejecutar la operación. Como puede observarse, la elaboración del presupuesto es una tarea conjunta, pues involucra a todas las áreas de la empresa.

Otro de los departamentos responsables es el de mercadeo, el cual puede definir las técnicas y estrategias que se deben adoptar en términos del tiempo y los recursos disponibles para poner a disposición del público las labores necesarias que impactarán el mercado y lograrán los niveles de ventas esperados o proyectados, los cuales podrán determinarse a través de pronósticos.

3. Ejecución

La tercera etapa se relaciona directamente con la puesta en marcha de los planes. El líder de presupuestos tiene la labor fundamental de integrar a las diferentes áreas en la consecución de las metas trazadas, comunicando a cada uno de los niveles de la organización la interrelación e importancia que tienen dentro de la operación y el cumplimiento del presupuesto. Lo anterior, con el propósito de cumplir las expectativas gerenciales de la organización.

Una de las metodologías para hacerle seguimiento al presupuesto durante su ejecución es utilizar la interfaz del software contable que tenga implementada la empresa, comúnmente denominada "presupuestos o planeación", de modo que se obtenga una comparación simultánea al momento de la causación de los diferentes registros contables. En todo caso, si la empresa no cuenta con un aplicativo especializado para esto, es posible realizar su seguimiento en libros de Excel.

4. Control del presupuesto

Para la ejecución de un adecuado control sobre el presupuesto primero se debe establecer la realización de informes parciales por áreas, de modo que el equipo presupuestal o financiero sea el responsable de la consolidación de la información.

En esta etapa deben cotejarse los resultados de la operación empresarial con los datos presupuestados, con el objetivo de identificar posibles falencias que afecten la ejecución del presupuesto o lo desvíen, y lograr un ajuste oportuno.

Es importante considerar que cuando el proceso de contraste se aplique a proyectos de construcción u otros similares, se debe evaluar dentro de los informes parciales y el avance de las obras, de modo tal que se pueda estimar realmente el cumplimiento de las metas y requerimientos presupuestados.

5. Evaluación

Cuando culmina el período presupuestado se realiza un análisis de los informes periódicos y se emite un informe final en el que se revelan los resultados de la compañía y se evalúa el cumplimiento de las variables presupuestadas y las gestiones organizacionales fijadas para la optimización de los resultados.

Es conveniente que en este informe final se realice una comparación de los indicadores del año presente respecto a los de los años anteriores, con el fin de comprender cuáles metas se cumplieron y cuáles, por el contrario, requieren mayor trabajo en el futuro.

En esta etapa, entonces, se deben conocer las fallas que impidieron el cumplimiento del presupuesto a partir de las cuales se construyen las alternativas de mejora que permitirán el efectivo alcance de las expectativas en los próximos períodos.

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Elaboración del presupuesto: estas son sus etapas

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Las etapas del presupuesto son: preiniciación, elaboración, ejecución, control y evaluación. Conoce en qué consiste cada una.