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Una factura es un documento comercial que registra una operación de compraventa de bienes o servicios. Sirve como un soporte contable, legal y fiscal que detalla la transacción y justifica el pago. La factura electrónica es la versión digital de este documento, con la misma validez legal, pero con características técnicas y un proceso de emisión, validación y almacenamiento diferentes.

La Factura Tradicional: ya sea en papel o en un formato digital no validado, es un documento fundamental. Para que tenga validez legal y fiscal, debe cumplir con ciertos requisitos esenciales definidos por la ley.

Requisitos Legales (en Colombia):

Identificación del Vendedor: Nombre o razón social y NIT (Número de Identificación Tributaria).

Identificación del Comprador: Nombre o razón social y NIT o documento de identidad.

Denominación: Debe estar explícitamente marcada como "Factura de Venta".

Numeración Consecutiva: Un número único para cada factura, autorizado por la autoridad fiscal (DIAN).

Fecha de Expedición: Día, mes y año en que se emitió.

Descripción Detallada: Cantidad y descripción de los bienes o servicios vendidos.

Valores: Valor unitario, valor total de la operación, y discriminación de impuestos como el IVA (Impuesto al Valor Agregado) si aplica.

La Factura Electrónica: es la evolución de la factura tradicional. Es un documento que se genera, transmite, valida y conserva por medios digitales. Su principal característica es que debe ser validada por la autoridad fiscal (DIAN) en tiempo real, antes de ser entregada al cliente.

Proceso de Emisión:

1. Generación: El vendedor crea la factura en un software de facturación electrónica.

2. Transmisión y Validación: El software envía el archivo de la factura (en formato XML) a la DIAN. La DIAN lo valida automáticamente y le asigna un CUFE (Código Único de Factura Electrónica). Si cumple con todos los requisitos, se considera válida.

3. Expedición: El vendedor envía la factura electrónica al comprador por medios digitales (generalmente correo electrónico).

Requisitos Específicos (en Colombia):

Además de los requisitos de una factura tradicional, la factura electrónica debe incluir:

Formato XML: El documento principal debe estar en este formato estándar.

CUFE: Código Único de Factura Electrónica, que garantiza su autenticidad e integridad.

Firma Digital: Del emisor para asegurar la identidad y la no alteración del documento.

Código QR: En la representación gráfica (PDF), para facilitar la verificación.

Hora de Generación y Validación: Registra el momento exacto en que la factura fue creada y validada por la DIAN.

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El CUFE, que significa Código Único de Factura Electrónica, es un elemento esencial y de obligatoriedad legal en el sistema de facturación electrónica de Colombia. Su principal función es actuar como una "huella digital" de cada factura, garantizando su autenticidad, unicidad y validez fiscal.

¿Qué es y para qué sirve?

El CUFE es un valor alfanumérico (una combinación única de letras y números) que se genera a partir de la información contenida en la factura electrónica. La Resolución 000042 de 2020 de la DIAN lo define como un requisito indispensable para la facturación electrónica con validación previa.

Sus propósitos fundamentales son:

1. Garantizar la Unicidad: Asegura que no existan dos facturas idénticas en todo el territorio colombiano. Cada transacción comercial, por más pequeña que sea, tiene un CUFE único que la identifica de manera inequívoca.

2. Validar la Autenticidad: El CUFE se genera y valida automáticamente por la DIAN en el momento de la emisión. Esto certifica que el documento es legítimo y que cumple con todos los requisitos legales, protegiendo tanto al emisor como al receptor de fraudes o duplicados.

3. Facilitar la Verificación: Tanto las autoridades fiscales (DIAN) como los clientes pueden usar el CUFE para verificar la validez de la factura. Con solo ingresar este código en la plataforma de la DIAN, se puede consultar y descargar la factura electrónica original, comparándola con la representación gráfica (PDF) que se ha recibido.

4. Respaldo en la Cadena de Documentos: Los documentos electrónicos que se derivan de la factura, como las notas de crédito y las notas de débito, también deben incluir el CUFE de la factura original para mantener la trazabilidad de la operación.

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indique quiénes están obligados y no obligados a emitirla

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indique quiénes están obligados y no obligados a emitirla

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Quiénes están obligados a emitir factura electrónica?

La obligación de facturar electrónicamente en Colombia recae sobre la mayoría de las personas y empresas que realizan operaciones de venta de bienes o prestación de servicios. La normativa vigente, principalmente la Resolución 000165 de 2023, detalla los siguientes grupos obligados:

Personas Jurídicas: Todas las empresas, sin importar su tamaño o nivel de ingresos.

Personas Naturales: Aquellas que cumplen con alguna de estas condiciones:

Sus ingresos brutos totales superan las 3.500 UVT (Unidades de Valor Tributario). El valor de la UVT se actualiza anualmente.

Son responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA) o del Impuesto Nacional al Consumo (INC).

Tienen más de un establecimiento de comercio.

Son comerciantes, profesionales independientes o prestadores de servicios.

Contribuyentes del Régimen Simple de Tributación (RST).

Grandes Contribuyentes y aquellos que la DIAN designe por resolución.

Quiénes NO están obligados a emitir factura electrónica?

Existen algunas excepciones a la obligatoriedad, que generalmente corresponden a entidades y actividades reguladas de forma diferente o que no cumplen con los topes de ingresos. Los principales grupos no obligados son:

Personas naturales no responsables de IVA: Aquellas que no alcanzan los ingresos brutos de 3.500 UVT y que solo venden bienes o prestan servicios excluidos del IVA.

Asalariados y pensionados: Que obtienen ingresos únicamente de su relación laboral o pensión.

Entidades financieras: Bancos, corporaciones y otras entidades financieras, ya que sus operaciones se controlan con otros mecanismos.

Cooperativas de ahorro y crédito: Por sus operaciones financieras.

Empresas de transporte público: Las que prestan el servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.

Juntas de Acción Comunal (JAC): A menos que soliciten devolución de impuestos.

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mencione dos proveedores tecnológicos autorizados y precise el tiempo estimado de validación ante la DIAN.

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mencione dos proveedores tecnológicos autorizados y precise el tiempo estimado de validación ante la DIAN.

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Carvajal Tecnología y Servicios: Una de las empresas pioneras y amplia experiencias en soluciones empresariales, incluyendo la facturación electrónica. Ofrece una plataforma integral para la emisión, de validación y la gestión de documentos electrónicos.

Siesa: Proveedor de software ERP y contable con una suite completa de soluciones empresariales. Su módulo de facturación electrónica está integrado con sus sistemas de gestión, lo que facilita el proceso para las empresas que ya utilizan sus productos.

Tiempo de Validación ante la DIAN

El proceso de validación de una factura electrónica ante la DIAN es casi inmediato. El sistema de facturación electrónica de la DIAN está diseñado para operar en tiempo real. Una vez que el emisor genera la factura y la envía a través de su proveedor tecnológico, la DIAN la recibe, la valida y la devuelve con el CUFE y la firma digital en un tiempo estimado de segundos.

Aunque el proceso es rápido, puede haber variaciones debido a factores como la estabilidad de la conexión a internet, la carga del sistema de la DIAN o la configuración del software. Sin embargo, el estándar de validación está diseñado para que la factura sea procesada de forma casi instantánea, lo que permite al emisor entregar el documento válido al cliente de manera oportuna