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El análisis de puestos es un proceso clave dentro de la administración de recursos humanos, ya que permite definir funciones, responsabilidades y requisitos de cada puesto dentro de una organización. Su propósito es mejorar la productividad, optimizar la selección de personal y estructurar correctamente los niveles jerárquicos.

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Mejorar el desempeño y la productividad organizacional.

Establecer relaciones entre departamentos y puestos.

Ubicar correctamente los niveles jerárquicos.

Recabar información clave para la descripción del puesto.

Diseñar perfiles de puesto adecuados.

Asignar correctamente al personal.

Evaluar la necesidad de restructuración o nuevos cargos.

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Antes de iniciar el análisis, es necesario recopilar información sobre los puestos. Para ello, se utilizan los siguientes métodos:

Entrevistas: El analista o supervisor cuestiona a empleados y gerentes sobre el puesto. Para roles complejos, se consulta a un panel de expertos (SME - Subject Matter Experts).

Cuestionarios: Se utilizan formularios estandarizados que los empleados responden individualmente.

Observación: El analista observa y registra las actividades realizadas en el puesto.

Diarios: Se solicita a los empleados que registren sus actividades durante un período de dos a cuatro semanas.

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Según Chiavenato (2018), el proceso consta de tres etapas principales:

1. Etapa de Planeación

Determinar los puestos a analizar.

Elaborar el organigrama de puestos.

Diseñar un cronograma de trabajo.

Seleccionar los métodos de análisis.

2. Etapa de Preparación

Reclutar, seleccionar y capacitar a los analistas de puestos.

Preparar materiales de trabajo (formularios, herramientas, etc.).

Informar a la organización sobre el proceso.

Obtener datos previos sobre los puestos.

3. Etapa de Realización

Recopilar información con los métodos elegidos.

Seleccionar y organizar los datos obtenidos.

Redactar un análisis preliminar.

Validar la información con los supervisores.

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Una vez obtenida la información del puesto, se diseña un formato de descripción que incluye:

1. Primera sección: Título del puesto y ubicación.

2. Segunda sección: Identificación del puesto con información administrativa (código, supervisión, salario).

3. Tercera sección: Deberes y responsabilidades.

4. Cuarta sección: Especificaciones del puesto, habilidades y exigencias físicas.

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El análisis y descripción de puestos son esenciales para mejorar la estructura organizacional, la productividad y la correcta gestión del talento humano dentro de una empresa.

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El reclutamiento es el proceso de atraer candidatos calificados para cubrir vacantes dentro de una organización. Existen dos tipos principales: interno y externo, que pueden combinarse en un reclutamiento mixto.

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El reclutamiento externo se enfoca en atraer candidatos ajenos a la empresa. Las principales fuentes son:

Archivos de candidatos previos.

Recomendaciones de empleados.

Anuncios en medios de comunicación, universidades, ferias de empleo y redes sociales.

Agencias de empleo.

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Aporta nuevas perspectivas.

Amplía las oportunidades de crecimiento profesional.

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Puede ser costoso y tardado.

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El reclutamiento interno se da cuando la empresa cubre una vacante reacomodando a empleados actuales mediante transferencias, ascensos, concursos o programas de desarrollo.

Se basa en:

Evaluaciones de desempeño y resultados de capacitación.

Análisis de los puestos actuales y futuros.

Planes de carrera y opiniones de jefes y compañeros.

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Motiva a los empleados y reduce costos.

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Puede generar competencia interna y limita la diversidad.

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El reclutamiento mixto combina ambos métodos, ofreciendo lo mejor de ambos mundos: nuevas oportunidades y crecimiento profesional tanto para la empresa como para los candidatos.

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Una vez aprobado el proceso de reclutamiento y selección, se puede proceder a la contratación del personal, que puede ser de varios tipos: definitiva, eventual, de planta o por honorarios.

Proceso de contratación:

Decisión: Los gerentes o supervisores deciden la contratación y notifican al departamento de recursos humanos (RH).

Notificación: RH informa al candidato externo sobre la oferta de empleo, confirmando detalles como puesto, acuerdos, horarios y salario.

Comunicación: La oferta puede ser comunicada verbalmente, por teléfono o por escrito.

Notificación a candidatos internos:

El gerente contacta personalmente al candidato interno y le informa la decisión, asegurándose de poner la oferta por escrito para evitar ambigüedades.

Rechazo de candidatos:

Es importante notificar tanto a candidatos internos como externos que no fueron seleccionados para mantener una buena relación.

Expediente laboral:

El expediente laboral es un documento que contiene información del trabajador, desde aspectos personales hasta su trayectoria laboral. Se actualiza con eventos durante la relación laboral y es obligatorio generar un aviso de privacidad para proteger la información del trabajador.

Tipos de expediente:

Físico: Documentos en papel.

Electrónico: Información almacenada digitalmente.

Ventajas y desventajas de los expedientes laborales:

Expediente físico:

Ventajas:

La firma autógrafa es legalmente válida en juicios y procesos legales.

Puede aportar un alto grado de seguridad si se controla estrictamente la información.

Los archivos no pueden ser modificados o alterados.

No requiere dispositivos electrónicos para su consulta.

Desventajas:

Requiere más trabajo y espacio para almacenar los archivos.

Es más costoso a largo plazo debido al uso de papel y espacio de almacenamiento.

Los documentos pueden ser destruidos fácilmente.

No se puede acceder a ellos desde cualquier lugar.

Expediente electrónico:

Ventajas:

Aporta la misma seguridad legal que el expediente físico.

Permite gestionar y firmar documentos en masa.

No requiere espacio físico para almacenar los documentos.

El manejo de datos es más fácil y seguro.

Se puede acceder a él desde cualquier lugar con los permisos adecuados.

Los documentos se pueden guardar indefinidamente.

Desventajas:

Requiere capacitación para su uso.

Necesita medidas de seguridad contra hackeos.

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La provisión de personal es un proceso esencial dentro de la administración de recursos humanos, ya que permite a las organizaciones atraer, seleccionar e incorporar talento de manera estratégica. Abarca desde la organización del departamento de RH hasta la integración, selección y contratación del personal, asegurando que las empresas cuenten con los perfiles adecuados para su funcionamiento. Además, incluye la inducción y bienvenida de los nuevos empleados, facilitando su adaptación al entorno laboral.

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Reclutamiento y selección del personal

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RECLUTAMIENTO y SELECCION del PERSONAL 🤝 | Economía de la empresa 158#

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La selección de personal es un paso clave en la provisión de recursos humanos, que sigue al reclutamiento. Su objetivo es elegir a los candidatos con las mejores calificaciones para ocupar vacantes actuales o futuras.

Objetivo del Proceso de Selección

El propósito central es elegir, entre los candidatos reclutados, a la persona más apta para el puesto, estimando su rendimiento futuro

Otros objetivos:

Evaluar la eficiencia y desempeño potencial de los candidatos.

Proveer personal idóneo en el momento oportuno.

Aplicar métodos y técnicas adecuadas para la selección.

Observar el desempeño inicial de los candidatos elegidos.

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El número de pasos en el proceso de selección y su secuencia varían, no sólo según las organizaciones, sino también con base en el tipo y nivel de los puestos que se ocupan. 

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Proceso e Indicadores de Selección del Personal

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Proceso e Indicadores de Selección del Personal

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1._ Presentación de currículo u hoja de vida

Por lo general estos documentos son revisados por primera vez con la visión puesta en el candidato a elegir

2._ Recepción preliminar de candidatos

Revisión de documentos

3._ Elaboración de solicitud de empleo

Se usa para conocer los datos del solicitante y proporciona la información necesaria.

4._ Entrevista

Entrevista inicial

Entrevista profunda

Entrevista de selección

Entrevista de contratación

5._ Investigación de referencias y antecedentes

Consiste en la investigación de antecedentes y verificación de referencias.

6._ Pruebas psicométricas y de personalidad

Como su nombre lo dice son pruebas y exámenes de admisión para evaluar las competencias, aptitudes y conocimientos

7._ Examen medico

Su finalidad es contar con información sobre el estado de salud físico del empleado.

8._ Contratación

Cuando el candidato ha aproado todas las etapas anteriores, se realiza la entrevista de contratación

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La selección de personal es un proceso fundamental dentro de la administración de recursos humanos, ya que influye directamente en el éxito y estabilidad de una organización. Más allá de evaluar conocimientos y habilidades, es crucial que la selección considere factores como la adaptación cultural y el potencial de crecimiento del candidato dentro de la empresa.

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Socialización Organizacional en Profundidad:

La socialización no es simplemente una formalidad, sino un proceso crítico para la integración efectiva del nuevo empleado. Va más allá de la mera transmisión de reglas; implica la internalización de los valores y la filosofía de la organización.

Dimensiones de la Socialización:

-Socialización de Contenido: Implica aprender las tareas específicas del puesto, así como los procedimientos y políticas de la organización.

-Socialización Social: Se centra en la construcción de relaciones interpersonales y la integración en los grupos de trabajo.

-Socialización Cultural: Implica comprender y adoptar los valores, las normas y las creencias que definen la cultura organizacional.

-La importancia de cada método: Planeación del proceso de selección: Al dar una visión realista del trabajo, se gestionan las expectativas del candidato, reduciendo la posibilidad de decepciones posteriores.

-Contenido inicial de la tarea: Las tareas desafiantes, pero alcanzables, generan un sentido de logro y aumentan la confianza del nuevo empleado.

-Papel del jefe: El jefe actúa como un mentor, proporcionando orientación y apoyo, y modelando los comportamientos deseados.

-Grupos de trabajo: La aceptación por parte de los compañeros de trabajo es fundamental para el bienestar y la integración del nuevo empleado.

-Programas de socialización o inducción: Estos programas estructurados proporcionan una visión general completa de la organización, acelerando el proceso de adaptación.

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Comentario personal: Valdés Hernández Cesar

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Comentario personal: Valdés Hernández Cesar

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La socialización organizacional y el contrato psicológico son elementos clave en la administración de recursos humanos, ya que influyen en la integración y el compromiso de los empleados dentro de una empresa. La socialización no solo implica la adaptación del trabajador a su nuevo entorno, sino también la transmisión de valores, normas y expectativas organizacionales. Por otro lado, el contrato psicológico se basa en expectativas implícitas de intercambio y reciprocidad entre el empleado y la empresa.

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 La inducción es una inversión en el futuro del empleado y de la organización. Un programa de inducción bien diseñado puede tener un impacto significativo en la retención y el desempeño.

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La introducción constituye en un proceso en el cual es necesario abarcar como lo son: el contrato, la afiliación a las instituciones de seguridad social, el expediente, el manual de bienvenida, el recorrido por las instalaciones y la presentación del personal.

Un método sencillo y económico para introducir al personal de nuevo ingreso es el llamado el método del “Acompañante”, que consiste en que otra persona que desempeñe un puesto similar lo presenta e introduce en su nuevo puesto.

Elementos de una bienvenida efectiva:

1.-Preparación del espacio de trabajo: Asegurarse de que el espacio de trabajo esté limpio, ordenado y equipado.

2.-Kit de bienvenida: Proporcionar información útil, materiales de oficina y obsequios.

3.-Presentación formal: Presentar al nuevo empleado a sus compañeros de trabajo y superiores.

4.- Actividades de integración: Organizar actividades informales para facilitar la construcción de relaciones.

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Comentario personal: Valdés Hernández Cesar

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Comentario personal: Valdés Hernández Cesar

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La inducción es un proceso clave dentro de la administración de recursos humanos, ya que representa una inversión estratégica tanto para el desarrollo del empleado como para el éxito organizacional. Un programa de inducción bien estructurado no solo acelera la adaptación del nuevo colaborador, sino que también impacta en su motivación, productividad y sentido de pertenencia.

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La selección de personal por competencias es una práctica moderna que busca asegurar que las empresas cuenten con personal calificado. A pesar de ser un campo reciente con poca literatura, es crucial para recursos humanos y psicólogos.

Entrevista por competencias

Etapas:

Preparación:

Organizar y planificar la entrevista.

Definir objetivos y competencias a evaluar.

Estudiar el currículum del candidato.

Conocer bien el cargo y la organización.

Crear un ambiente adecuado y planificar preguntas.

Durante la entrevista:

Presentarse y explicar el método.

Hacer preguntas generales y luego específicas.

Tomar notas y permitir preguntas del candidato.

Explicar los próximos pasos.

Después de la entrevista:

Analizar la información y completar formularios.

Utilizar el Modelo STAR (Situación, Tarea, Acciones, Resultados) para evaluar competencias.

Modelo STAR

El Modelo STAR es una técnica utilizada para evaluar competencias durante la entrevista. Se enfoca en cuatro componentes clave:

Situación: Describir el contexto en el que ocurrió el evento o desafío.

Tarea: Explicar cuál era la tarea o el objetivo específico que se debía cumplir.

Acciones: Detallar las acciones específicas que se tomaron para abordar la tarea.

Resultados: Indicar los resultados obtenidos a partir de las acciones realizadas.

Este modelo ayuda a los entrevistadores a obtener respuestas estructuradas y detalladas, permitiendo una evaluación más precisa de las competencias del candidato.

Competencias destacadas:

Adaptabilidad, compromiso, ética, flexibilidad, iniciativa, innovación, integridad, perseverancia, responsabilidad, entre otras.

Beneficios:

Facilita el desarrollo del personal y la planificación de sucesiones.

Identifica necesidades de desarrollo y personas con alto potencial.

Ayuda a planificar carreras y adecuar personal a puestos específicos.

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La selección de personal por competencias es esencial para asegurar que las empresas cuenten con empleados calificados. Utilizar técnicas como el Modelo STAR permite evaluar de manera precisa las competencias de los candidatos, lo que facilita la identificación de talento y el desarrollo profesional dentro de la organización.

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El proceso de contratación y la gestión de expedientes laborales son fundamentales para mantener una organización eficiente. La comunicación clara y la notificación a todos los candidatos son esenciales para buenas relaciones laborales. Además, elegir entre expedientes físicos y electrónicos depende de las necesidades específicas de la empresa, considerando las ventajas y desventajas de cada uno.