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IMAGENES DE SISTEMAS ABIERTOS Y CERRADOS

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LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA

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La organización puede considerarse un sistema abierto debido a que se encuentra en intercambio continuo de energía y materia con el medio circundante. En este sentido, una organización procesa los insumos que recibe del exterior y los transforma, por ejemplo, en productos y/o servicios.

Consultor y Capacitador de Empresas de Productos y Servicios.

1. 1. LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA ABIERTO Fuentes: Von Bertalanffy, L. (1986). Teoría General de Sistemas. Fundamentos, desarrollo, aplicaciones. México: Fondo de Cultura. Lazzati, S. (2013). La toma de decisiones. Principios, procesos y aplicaciones. Buenos Aires: Granica. Desarrollo: "Un sistema abierto es definido como aquel que intercambia materia con el medio circundante, que exhibe importación y exportación, constitución y degradación de sus componentes materiales......llamamos "cerrado" a un sistema si no entra en él ni sale de él materia; es "abierto" cuando hay importación y exportación de materia" (Von Bertalanffy, 1986). Una organización puede representarse como un sistema abierto constituido por los siguientes elementos (Von Bertalanffy, 1986): 1. Input o entrada (recursos o insumos): Se refiere a datos, energía, recursos y materiales 2. Proceso de transformación o procesamiento: Transforma una entrada en una salida y, por ejemplo, en una organización que fabrica bienes de consumo puede ser una máquina, una tarea, un operario, una computadora, etc. Lo mismo puede aplicarse a cualquier tipo de organización como, por ejemplo, una institución educativa. Cabe señalar que cada organización tiene particularidades que las distinguen. En la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso mediante el cual las entradas se transforman en salidas, porque esta transformación es demasiado compleja. En tal caso la función de procesamiento se denomina una "caja negra". 3. Output o salida (resultados o productos): Se trata de información, energía, recursos y materiales. Si consideramos a la organización como un sistema total, sus resultados son finales, mientras que los resultados de los subsistemas de la organización son intermedios. Además, la salida de un sistema se convierte en entrada de otro, que la procesará para convertirla en otra salida, repitiéndose este ciclo indefinidamente. 1

2. 2. 4. Retroalimentación o feedback: Se trata de un método de control de los sistemas, cuya función consiste en comparar los resultados obtenidos con criterios preestablecidos. De esta manera, se busca mantener los resultados controlados dentro de estos criterios. Esto permite realizar las modificaciones necesarias (controlar el sistema o mejorar su funcionamiento). Entonces, el feedback está siempre enfocado en optimizar el comportamiento de un sistema, de acuerdo a determinados criterios. Por otra parte, existen dos tipos de retroalimentación: negativa o positiva. La primera de ellas, tiene una función de control y regulación de los procesos de un sistema. Como tal, se encarga de mantener el equilibrio en el interior del sistema, contrarrestando o modificando las consecuencias de ciertas acciones. Por lo tanto se asocia a procesos de autorregulación. Por ejemplo, si se solicita a un operario de una industria que fabrique tres piezas cada cuatro horas, y el operario la realiza en dos pero sin respetar los criterios de calidad establecidos. Entonces, se le exige que la próxima vez fabrique las tres piezas en cuatro horas, para que el sistema recupere el equilibrio original, basado en la calidad de la ejecución de las tareas. La retroalimentación positiva, por su parte, se encarga de ampliar o potenciar ciertos cambios o desviaciones introducidos en un sistema, para que este pueda evolucionar o crecer hacia un nuevo estado de equilibrio, diferente del anterior. Si tomamos el ejemplo anterior, pero si el operario fabrica las tres piezas en dos horas respetando los indicadores de calidad, entonces se le pide que dentro de sus posibilidades continúe reduciendo el tiempo dedicado a la fabricación de cada pieza. En este caso la retroalimentación es positiva porque el sistema está buscando un nuevo equilibrio fundado en la eficiencia. Además, una organización se caracteriza por ser un sistema abierto, por lo tanto es necesario incluir otro elemento: 5. Ambiente externo: Suministra a una organización materias primas, fuerza laboral, etc.). Es el medio que rodea a la organización y, como señalamos, ésta es un sistema abierto, se produce un intercambio recíproco entre ambos. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Esta propiedad que tiene un sistema de aprender y modificar un proceso, un estado o una característica de acuerdo a las modificaciones que sufre el ambiente externo. Este mecanismo de adaptación permite a una organización responder a cambios internos y externos. Es importante entender que el ambiente puede constituir un recurso para el sistema, pero también puede ser una amenaza. 2

3. 3. Este modelo permite entender el concepto de calidad en las organizaciones, porque lo que finalmente interesa es la calidad del output que se mide en función de los atributos que demandan los clientes que compran productos que fabrican las organizaciones industriales o los usuarios de una organización que brinda servicios como, por ejemplo, las instituciones educativas. Para ello, se requiere la calidad de todo el sistema lo que implica considerar la calidad de los diversos subsistemas que la componen. Es decir, es necesario considerar que el output de un sistema o subsistema es el input de otro y así sucesivamente. Esto permite tener en cuenta que cualquier acción y/u omisión en un sistema o subsistema, repercutirá indefectiblemente en algún momento y en algún lugar en otro. Con respecto a los objetivos de la organización como sistema abierto, podemos señalar que la eficacia se refiere al cumplimiento de dichos objetivos, es decir, el sistema es eficaz si logra los resultados esperados. Entonces, la eficacia de un sistema está dada exclusivamente por su output; se enfoca en el "qué". No hay que confundir este término con el de eficiencia, el cual hace referencia a la elación entre output y el input del sistema, entre el resultado y los insumos utilizados. En este caso, se trata de alcanzar los resultados previstos utilizando un mínimo de recursos (tiempo invertido, personal, capital empleado, materias primas, etc.) que resulte viable y que no afecte la calidad del output; se enfoca en el "cómo". Otro aspecto importante a tener en cuenta es la efectividad de un sistema. Para algunos especialistas este término describe el equilibrio entre la eficacia y la eficiencia, es decir, un sistema es efectivo si se es eficaz y eficiente. Por otra parte, Lazzatti (2013), plantea que la efectividad, además, debería incorporar la consideración del macrosistema. Por ejemplo una organización puede ser eficaz y eficiente pero no ser efectiva porque no provoca una mejora en relación al macrosistema. Tal es el caso de una institución educativa que lleva a cabo un programa de formación docente de manera eficaz y eficiente, sin embargo no se verificaron mejoras en los procesos de enseñanza y aprendizaje. Con respecto al término productividad, en general, se lo utiliza como sinónimo de eficiencia, en el sentido de la relación input-output. Sin embargo, algunos autores la utilizan para caracterizar, simplemente, el volumen del output, sin tener en cuenta la eficiencia. Se considera de manera errónea que un sistema es productivo si produce mucho sin considerar el tiempo y/o los demás insumos (Lazzati, 2013). 3

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La organización puede considerarse un sistema abierto debido a que se encuentra en intercambio continuo de energía y materia con el medio circundante. En este sentido, una organización procesa los insumos que recibe del exterior y los transforma, por ejemplo, en productos y/o servicios. Consultor y Capacitador de Empresas de Productos y Servicios.