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El departamento de recepción  es el área encargada de recibir en nombre del hotel, a todas las personas que, con reservación y sin ella, llegan en busca de alojamiento.
Es la tarjeta de presentación del hotel, es de gran importancia de cara a la clientela, ya que es el primer departamento con el que el cliente tiene relación, ya sea de forma personal  a su llegada.
Para una mejor organización y cumplimiento de funciones del departamento de recepción este se agrupa en tres grandes campos.

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Las funciones que más resaltan son las siguientes:
- Registro de  ingreso y salida de huéspedes
- Organizar las funciones según turno de trabajo (3 turnos).
- Asignación de habitaciones

- Consulta de reservaciones
- Consulta de ocupación
- Listado de llegadas y salidas reales pronosticadas.
- Manejo de grupos y de cuenta maestras.
- Clasificación de registros por grupos
- Productividad de agencias de viaje
- Segmentos del mercado
- Cambios de habitaciones
- Pre-registro según reservación
global
- Lista de huéspedes
- Registro de salidas
- Conteo de huéspedes, salidas y huéspedes en extensión.
- Ingresos  de No - Show
- Proporcionar al huésped toda la información solicitada
- Controla, coordina, gestiona y brinda diferentes servicios durante la permanencia de los huéspedes dentro de la instalación hotelera.
- Coordina con otros departamentos del hotel, como: Departamento de A & B, departamento de  Housekeeping.

- Cabe resaltar que el departamento está supervisado por un gerente de recepción, el cual es responsable del buen desempeño de los recepcionistas, que son quienes realizan la parte operativa y el auditor nocturno, encargado de la parte estadística y de control.

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- Control de cuentas
- Registro de movimientos (cargos y abonos)
- Facturación "Check-Out"
- Cortes de caja
- Detalle de movimientos
- Consulta de registros históricos
- Estados de cuenta vigentes y anteriores
- Control de historial  de clientes
Consulta de saldo individual o global
- Relación de facturas
- Manejo de impuestos sobre hospedaje.

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Este libro ha sido diseñado especialmente para los estudiantes que necesitan conocer los aspectos fundamentales de la industria hotelera, así como para aquello profesionales del sector que requieran actualizarse en las nuevas técnicas y procedimientos para lograr la excelencia en el servicio.

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Es un profesional que atiende a los huéspedes su función consiste en proporcionar todo tipo de información y asistencia, están considerados como   la tarjeta de presentación del hotel
- Algunas de sus funciones son:
. Recibir al huésped
. Atiende llamadas
. Recibe grupos, actualiza la base de datos.
. Atiende solicitudes
. Elabora reportes y recibe correspondencia.
. Brinda información del hotel  el lugar en el que está
situado.

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Funciones del departamento de recepción según turno de trabajo:

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Funciones del departamento de recepción según turno de trabajo:

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La industria hotelera, que viene creciendo de acuerdo a las demandas exigentes de los clientes de distintos destinos turísticos, para ello es necesario que este brinde sus servicios por turnos; siendo los siguientes:
1.- Turno 1: Turno mañana
2.- Turno 2: Turno tarde
3.- Turno 3: Auditor nocturno

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Este turno regularmente se inicia a horas 6:00am hasta las 14:00pm, cuyas funciones son:

Recepción de novedades acaecidas durante la noche (libro de consignas, cambio de turno).

Comprobar el estado del hotel: Ocupación realizada y prevista, salidas y llegadas previstas, precio del día, estado de las habitaciones, eventos en el hotel, ocupación de salas, etc.

Revisión de las llegadas del día y comunicación a pisos de las peticiones especiales para la preasignación de habitaciones (cuna, supletoria, fumador, atenciones VIP, etc.).

Asignación de habitaciones

Salidas de clientes. Check-Out de individuales y de grupos.

Facturación y cobro.

Tratamiento y facturación de No-Shows.

Salidas de equipajes

Comunicación a la gobernanta de las prolongaciones de estancia y las salidas anticipadas.

Revisión de la facturación a crédito y envío de documentación al departamento correspondiente.

Control de salidas pendientes a las 12h00.

Gestión de llegadas tempranas, primeros Check-In.

Gestión del correo electrónico.

Recepción y tratamiento de mensajes.

Gestión de centralita telefónica y fax.

Transferencia de llamadas y recepción de mensajes.

Cuadre de caja, orden del mostrador, reposición de material.

Comunicación de incidencias y novedades al turno de tarde (libro de consignas).

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Este turno regularmente se inicia a horas 14:00pm hasta las 22:00pm, cuyas funciones son:

Recepción de novedades acaecidas durante la mañana (libro de consignas, cambio de turno).

Comprobar el estado del hotel (ocupación realizada y prevista, salidas y llegadas previstas, precio del día, estado de las habitaciones, eventos en el hotel, ocupación de salas, etc.).

Revisión de las llegadas del día y comprobar la preasignación.

Revisión de salidas pendientes.

Realizar últimos Check-Out.

Quitar del rack la documentación de las reservas que han salido en el día y archivarla.

Cuadre del control de habitaciones con la gobernanta.

Control de minibares.

Entrada de clientes con reserva

Entrada de clientes  Walk-In

Check-In de individuales y de grupos

Consigna de equipajes.

Apoyo al departamento de reservas.

Gestión del correo electrónico. Recepción y tratamiento de mensajes.

Gestión de centralita telefónica y fax. Transferencia de llamadas y recepción de mensajes.

Cuadre de caja, orden del mostrador, reposición de material.

Comunicación de incidencias y novedades al turno de noche (libro de consignas).

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Este turno regularmente se inicia a horas 22:00pm hasta las 06:00am, cuyas funciones son:

Recepción de novedades acaecidas durante el día (libro de consignas, cambio de turno).

Comprobar el estado del hotel (ocupación realizada y prevista, salidas y llegadas previstas, precio del día, estado de las habitaciones, eventos en el hotel, ocupación de salas, etc.).

Revisión de las llegadas pendientes.

Entradas tardías de clientes: Check-In de individuales y de grupos.

Auditoría del trabajo del día.

Control de facturación.

Revisión de los trámites de entrada de clientes.

Cierre administrativo del día.

Preparación de listados de salidas y entradas para el día siguiente.

Preparación y distribución de información y documentación para los demás departamentos.

Elaboración de estadísticas.

Control de No-shows

Gestión del servicio de despertador : Weak-Up calls

Salidas tempranas de clientes.

Primeros Check-Out.

Gestión del correo electrónico, centralita telefónica y fax.

Cuadre de caja, orden del mostrador, reposición de material.

Comunicación de incidencias y novedades al turno de mañana (libro de consignas)