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Dinâmica

1-Quais são os 6 principais métodos de arquivamento?

2-Para que serve o protocolo?

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Tanto nas pequenas empresas quanto nas grandes multinacionais, a gestão de documentos é uma tarefa delicada e fundamental, já que as informações contidas neles podem ser necessárias a qualquer momento. Em função disso, é essencial contar com critérios claros de arquivamento para facilitar a localização desses documentos. Conheça algumas técnicas de arquivamentos: 

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Tanto nas pequenas empresas quanto nas grandes multinacionais, a gestão de documentos é uma tarefa delicada e fundamental, já que as informações contidas neles podem ser necessárias a qualquer momento. Em função disso, é essencial contar com critérios claros de arquivamento para facilitar a localização desses documentos. Conheça algumas técnicas de arquivamentos: 

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Método temático
Método numérico
Método eletrônico
Método alfabético
Método geográfico

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Técnicas de arquivamento e protocolo:

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UC2 Noções de protocolo e Técnicas de arquivo.

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Arquivamento

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A classificação de documentos é feita por meio de um sistema de gestão de documentos, que tem como objetivo gerar mais eficiência para as empresas e, também, manter os arquivos seguros de extravios, danos ou perdas.
A definição de categorias e subcategorias de um plano de classificação de documentos possuem três critérios:

Funcional:
Estrutural:
Assunto:

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O Arquivo físico é o armazenamento de documentos como papéis oficiais, contratos, notas fiscais entre outros. O local físico onde os documentos impressos são armazenados é um exemplo de arquivo físico.

O Arquivo digital é o conjunto de documentos armazenados em softwares de gestão ou em pastas virtuais.

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Temporalidade

Vantagens
• evita o acúmulo de massas documentais:
•contribui para o acesso rápido as informações.
• diminuição da ocupação do espaço físico.
•diminuição com sustos operacionais.
•propicia a melhores condições para a preservação dos documentos de caráter permamente

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Recebimento:

Os pessoais são encaminhados aos seus destinatários.
Já os oficiais podem sem ostensivos e sigilosos.

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Registro:

Todos os documentos recebidos devem ser registrados eletronicamente  com seu número, nome do remetente, data, assunto dentre outras informações.

Depois do registro o documento é numerado (autuado) em ordem de chegada.

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Distribuição:

Também conhecido como movimentação, é a entrega para seus destinatários internos da empresa.

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Tramitação:

A tramitação são procedimentos formais definidas pela empresa.  É o caminho que o documento percorre desde sua entrada na empresa até chegar ao seu destinatário (cumprir sua função).

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Expedição de documentos:

A expedição é por onde sai o documento. Deve-se verificar se faltam folhas ou anexos.

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Descentralizado: Os documentos e atividades de controle ficam dentro de cada departamento.

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Protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o controle do fluxo documental (local por onde passa os documentos no órgão/instituição), viabilizando a sua recuperação e o acesso à informação.