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Identificación del redactor y el transcriptor

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Identificación del redactor y el transcriptor

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Se ubica a dos interlineas libres de los datos del remitente o a una interlínea de los anexos y copias.
Ejemplo:

Redactor: Luis Carlos Agudelo
Transcriptor: Juanita Acosta López

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Si se requieren, se deben escribir a dos interlíneas libres de los datos del remitente.
Ejemplos:
Anexos: uno (dos folios)
Anexos: dos (un folio, un CD)
Copia: Gestión humana
Copia: Juan Pérez, Gerente

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El nombre del remitente se debe escribir en mayúscula sostenida; y debajo del nombre, el cargo solo con mayúsculas iniciales. (se recomienda no usar negrilla)
Ejemplo:

JUAN DOMINGO CRUZ DE LA VEGA
Gerente de ventas

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Es importante redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés.

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Se escribe la palabra Asunto, seguida de dos puntos; se escribe el asunto, el cual no debe tener más de cuatro palabras y no debe contener artículos.
Ejemplo:
Asunto: solicitud apertura cuenta ahorros

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Los datos cambian dependiendo del documento a elaborar, en la carta debe contener más datos.
Ejemplo:

Señor
JUAN DOMINGO PÉREZ OSSA
Jefe de nómina
La tormenta S.A.
Cr 25 1-33
Popayán, Cauca

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Ejemplo:

Pereira, 7 de abril de 2022

(se recomienda escribir estos datos a una o dos interlíneas del código)

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El código es la asignación numérica o alfa numérica que asignan las entidades a las dependencias (oficinas), a los asuntos documentales y el consecutivo.
Ejemplo: 100-01-00901 (primer código para dependencia, segundo código para el asunto (ej. CARTAS) y tercer código para el consecutivo.

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En el caso de que el documento tenga más de dos páginas, a partir de la segunda página se debe identificar y no solo con valor numérico, dependiendo del documento, se ubicará información adicional. Se debe tener en cuenta que dicha identificación se ubica dentro de la margen, no por fuera.

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Se recomienda usar una fuente clara, agradable a la vista y su tamaño entre 10 y 12 (la norma ya no exige el uso de Arial, sin embargo, sigue siendo muy utilizado, al igual que calibri o Times new roman)

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Bloque extremo: todas las líneas del documento parten del margen izquierdo.
Bloque: Las líneas parten del margen izquierdo, con excepción de las líneas del código, ciudad y fecha, y datos del remitente.
Semi bloque: Es similar al estilo bloque, la única diferencia es que las primeras líneas de los párrafos del texto, llevan sangría de entre 5 y 10 espacios.

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Aunque dependiendo del estilo del documento, se pueden usar varios tamaños para las márgenes, se recomienda usar 3 cm superior, 3 cm izquierda, 3 cm derecha y 2 cm inferior; ya que, facilita la impresión por ambas caras.

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Aspectos generales para las comunicaciones

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Aspectos generales para las comunicaciones

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Zona 1: espacio destinado al membrete (razón social, logotipo o logosímbolo, también puede incluir NIT)
Zona 2: espacio destinado a la ubicación de dirección física y electrónica, y teléfonos (también puede incluir ciudad y país)
Zona 3: espacio destinado a la radicación del documento

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Instituto Colombiano de Normas Técnicas y certificación (entidad sin ánimo de lucro) que brinda soporte y desarrollo al productor, y protección al consumidor.

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Es la guía técnica colombiana para elaborar documentos organizacionales y está basada en las normas ICONTEC.