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Según David Allen (english)

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Date: Wednesday, September 19, 2018 by GTD Times Staff

A question we often get from the GTD community is, "What are the best apps for GTD?" While we would love to give you a simple
answer that tells you exactly what to use, it's not as simple as that.

GTD is tool neutral

One of the first things to understand is that GTD is tool neutral. That's the good news! As long as you understand the methodology, you have many options for which tools to use for your implementation. You won't be restricted with using a single tool that David Allen has deemed the one and only way to successfully implement this methodology. In reality, your GTD setup will very likely include a variety of tools, such as a list manager, a calendar, your email, and tools for storing reference.

Start with a list manager

One of the primary tools you will need for your GTD implementation is a list manager. This is a place to store your lists and is most often what people mean when they ask what the best app is for GTD. In the Getting Things Done book, David Allen recommends starting off with 10 lists:

Projects

Next Actions sorted by context: Agendas, Anywhere, Calls, Computer, Errands, Home, Office

Waiting For

Someday/Maybe

If you've been searching for a GTD app or done a search for "GTD software," you know your choices for list managers are seemingly endless. To see the ones we have extensively tested to know they will work for GTD, check out our official GTD Setup Guides. Some of the more popular list managers include Outlook ®, Nirvana ®, Todoist ®, Trello ®, OmniFocus ®, Wunderlist ®, Google Tasks ®, iOS Reminders ®, Evernote ®, OneNote ®, and Things ®.

Questions to help you choose a list manager for GTD
The official GTD Setup Guides Coaching by our Global Partners Webinars & videos on GTD Connect
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What are the Best Apps for GTD? - Getting Things Done®

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One of the primary tools you will need for your GTD implementation is a list manager. This is a place to store your lists and is most often what people mean when they ask about the best apps for GTD.

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Comienza a ser casi impensable ver una startup, agencia de publicidad o empresa digital que no utilice una herramienta de gestión de proyectos para organizar todas las tareas, cronología de las mismas y poder así tener un control exhaustivo del progreso del proyecto.

Si se han vuelto tan indispensables estas herramientas es porque ayudan a mejorar muchísimo en eficiencia y productividad en toda organización con varios empleados, ya sea una startup o una empresa grande.

Es verdad que, dependiendo de nuestras necesidades, se adecuará mejor una u otra. Por eso, para que puedas elegir la que mejor te viene, hemos querido recopilar las que desde No sin mis cookies consideramos que son las mejores y explicar sus características y diferencias.

¿Cómo saber qué gestor de proyectos y tareas se adecúa mejor a mis necesidades?

Lo primero que debes de saber es que las herramientas que aquí te vamos a presentar son gratuitas (o tienen un plan gratuito) aunque alguna de ellas cuente con planes premium de pago.

La gestión de proyectos o tareas en un equipo de trabajo es tremendamente importante para el buen funcionamiento del propio proyecto, mejoran la productividad además de fomentar el trabajo en equipo.

No debemos de tomarla como una herramienta de control, sino como un espacio de trabajo que nos permite trabajar de manera ordenada y lineal sabiendo en todo momento en qué estado del proyecto nos encontramos, tanto desde el punto de vista personal como global.

De esta manera, tenemos mejor capacidad de organización y, sobre todo, de reacción ante los imprevistos que van apareciendo.

Desde Nosinmiscookies hemos probado todas las herramientas que recomendamos a continuación. Como te podrás imaginar, todas tienen pros y contras, aunque haya alguna más completa que otra, lo que aconsejamos es que pruebes, que las investigues bien y que te quedes con la que consideres que mejor te va a venir para tu empresa o proyecto.

¿Necesito gestionar un proyecto o simplemente las tareas de mi equipo?

Es importante que tengamos cuáles son nuestras necesidades ya que no es lo mismo necesitar un gestor completo de proyectos que permita realizar un control de facturación por ejemplo que si solo necesitamos una plataforma de gestión de tareas de trabajo.

Para una startup con un equipo de 3 personas será necesario una plataforma que permita centralizar toda la información, repartir las tareas entre los miembros. De esta forma, podemos saber en todo momento en qué estado del timeline que nos hemos puesto nos encontramos.

Esto nos permite reaccionar a tiempo ante un imprevisto. ¿Que falla uno de los 3 porque se pone malo durante una semana?

No pasa nada, los otros dos sabrán perfectamente el estado de las tareas que esta persona tiene pendientes y tendrán capacidad de reacción para repartírselas o para no trabajar en balde si por ejemplo su tarea dependía de que estuviese hecha alguna de las pendientes por hacer de su compañero enfermo.

Algunas herramientas van mucho más allá de la mera gestión de tareas y permiten medir el tiempo empleado en cada una, cruzar los datos con los de facturación y así poder medir nuestra rentabilidad y otras como Facebook Workplace nos permiten realizar videollamadas por ejemplo.

Trello es probablemente una de las herramientas más conocidas en este campo. Si bien es más limitada que otras como Asana en cuanto a funcionalidades, su punto fuerte es su aspecto colaborativo.

Podemos darle varios usos diferentes:

Herramienta para ir marcando los procesos o tareas terminadas para un desarrollador por ejemplo.

Visión y seguimiento de la evolución del proyecto.

Planificación editorial

Es una herramienta muy sencilla e intuitiva, tiene un diseño muy visual que ayuda mucho a organizar nuestros proyectos y también a ver en qué estado están de un simple vistazo.

Se organiza en forma de tableros que todos los usuarios ven de la misma forma, en ellos puedes añadir tareas, asignarla a uno o varios usuarios y marcar una vez se han completado. Todos pueden comentar el progreso, poner anotaciones a cualquiera de las tareas.

Si lo deseamos, por cada tarea añadida, completada o modificada nos llegará un correo electrónico anunciandonos de los cambios.

Otra de las funcionalidades más destacadas de Trello y que más nos gustan en Nosinmiscookies es que puedes arrastrar cualquier tipo de archivo para adjuntarlo al tablero, fotos, texto, elementos de Slack y Google Drive, etc..

Sin duda es una de las herramientas más sencillas pero también una de las más utilizadas así que por algo será, su aspecto limpio e intuitivo predomina sobre sus funcionalidades. Con Trello, todo tu equipo estará enterado del progreso del proyecto en tiempo real de un solo vistazo.

Merece la pena probarlo, ¿no?.

Slack es otra de las herramientas que utilizamos a diario en República Coconut, es de las mejores que hemos encontrado para colaborar y compartir información con nuestros compañeros.

Slack es una herramienta que nos ahorra enviar una gran cantidad de emails. Nos permite comunicarnos en forma de chat interno donde podemos enviar todo tipo de archivos y evitar así cadenas de email infinitas.

Un archivo enviado a un compañero por slack evita que sea enviado por correo y quedando por debajo de otros 3 o 4 emails que tenga aún por leer. Se pueden crear chats de grupos para cada proyecto o departamento para así tener un canal de comunicación directo con nuestros compañeros.

En cierto modo Slack lo que viene es a descongestionar nuestra bandeja de correos electrónicos haciendo mucho más ágil y eficaz la comunicación interna.

Todo lo que has estado haciendo a través del email y teléfono puedes hacerlo a través de Slack. Compartir y modificar archivos de todo tipo (Excel, Drive, Dropbox, etc).

De esta forma aumentamos la productividad mejorando así la gestión de nuestros equipos y proyectos.

Menos conocida que Trello, Asana permite una gestión completa del proyecto con más funcionalidades como mayores facilidades para compartir archivos u organizar las conversaciones entorno a los proyectos en cursos.

Asana no es competencia directa de Trello pero si lo completa en cierto modo. Uno de los elementos que más nos gusta de esta plataforma es la gestión de una lista común de tareas por hacer ya que cuenta con una barra de progreso de proyectos. Esto nos permite trabajar con el método "Get things done", es decir organizar las tareas y realizarlas en el orden establecido dejando así poco margen a imprevistos o errores de comunicación interna.

Otro de los puntos fuertes de Asana es la comunicación interna, puesto que dentro del apartado "Team conversations", ahí podrás conversar con tus compañeros de proyecto directamente de cualquier cosa sin tener que estar relacionado con una tarea o proyecto en particular.

Tenemos por lo tanto un chat interno igual que con Slack que, al final, acaba siendo muy útil y nos ahorra muchos emails.

Otra cosa que nos gusta mucho de Asana es la posibilidad de cambiar en un click de una visión en forma de lista a calendario o tablero. De este modo podemos no solo ver la lista de tareas realizadas y pendientes sino que las podemos situar en un calendario rápidamente.

En definitiva, lo mejor de Asana es la posibilidad de dividir el trabajo por proyectos de manera ordenada, los gráficos del progreso de los proyectos y la posibilidad de integrar herramientas externas como Harvest para comprobar el tiempo que dedicamos a cada tarea.

Como veis es una herramienta muy completa que cuenta con una versión gratuita con un límite de 15 miembros y otra de pago con usuarios ilimitados.

4. Facebook Workplace

Hace algo más de un año Facebook lanzó una herramienta que prometía competir con todas las que ya existen para la gestión de equipos y proyectos.

¿Cómo pretende captar a los millones de usuarios que ya utilizan otras?

Pues muy sencillo, haciendo un clon de su plataforma original de tal manera que todo el mundo (o por lo menos todos lo usuarios de Facebook...) ya está familiarizado con sus menús, botones, muro, etc.

Su look and feel es prácticamente el mismo que el de Facebook: perfil de usuario, muro, grupos, chat interno y demás elementos de la red social que ya todos conocemos.

Del mismo modo que en la red social original, en el Workplace podemos crear grupos para los trabajadores, públicos o cerrados. Además, podemos crear y agendar reuniones, dar acceso a documentos, comunicar cosas a nivel interno.

Además del chat interno podemos realizar llamadas de voz y de video si lo deseamos de manera que podemos estar conectados y tener reuniones o llamadas a distancia en cualquier momento.

Cabe reseñar que Facebook Workplace está totalmente disociado del Facebook original. Tu usuario privado de Facebook nunca aparecerá relacionado con tu perfil profesional de Workplace, ¡podéis estar tranquilos!.

Tras un año en funcionamiento ya, cada vez son más las empresas que están pasándose a Facebook Workplace para gestionar sus proyectos (más de 30.000 empresas ya según Facebook). Además, hace no mucho han realizado un lavado de cara con un nuevo diseño más limpio e intuitivo.

5. Remember the milk

Si lo que estamos buscando es simplemente una herramienta que nos sirva de lista de tareas, Remember the link, es una de las candidatas que deberías de probar.

Nos gusta mucho por la sencillez de su interfaz y del concepto de organizar las cosas de tal manera que no quede nada en el aire o, peor aún, en el olvido. Remember the link nos permite gestionar online una lista de tareas (propias o compartidas) y nos avisa y notifica por email si lo deseamos.

Otra de las ventajas de esta herramienta es que podemos sincronizarla con Microsoft Outlook, IFTTT, tu smartwatch y almacenamiento ilimitado de tareas.

Dispone de dos planes, uno gratuito básico y otro de pago "Pro". A continuación podéis ver las diferencias entre ambos:

Conclusión

Como imaginarás, son muchísimas más las herramientas disponibles para la gestión de tareas y proyectos completos. Desde No sin mis cookies hemos querido recoger las que más nos han gustado de todas las que hemos probado (que son muuuchas ya).

De todas formas, lo que aconsejamos es que te descargues varias y pruebes. Al fin y al cabo, cada empresa y proyecto es diferente y no todas van a darnos lo que necesitamos o se nos quedan grandes.

Como siempre, cualquier duda o sugerencia nos escribes aquí abajo en los comentarios y estaremos encantados de contestarte!

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Gestores De Proyectos Y Tareas > Mejores Herramientas GRATIS【2019】

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Comienza a ser casi impensable ver una startup, agencia de publicidad o empresa digital que no utilice una herramienta de gestión de proyectos para organizar todas las tareas, cronología de las mismas y poder así tener un control exhaustivo del progreso del proyecto.

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Dicho esto, y aunque es cierto que es posible implementar GTD tanto con herramientas de alta tecnología como con lápiz y papel, utilizar la aplicación adecuada puede hacer que ciertas tareas lentas y tediosas se realicen de forma rápida y sencilla.

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CAPTURE

Keep your mind
free

Collect everything that catches your attention. Whether large or small, personal or professional, take it out of your mind and forget about it.

CLARIFY

Turn chaos
into calm

Define the stuff you capture and decide what you do with it. Put each thing in its place; there is a place for everything.

REVIEW

Feel that everything
is under control

Review your system every week, update your lists and gain confidence in your decisions. Eliminate the "always being busy" feeling.

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FacileThings, The ultimate solution for true GTDers

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CAPTURE Collect everything that catches your attention. Whether large or small, personal or professional, take it out of your mind and forget about it. CLARIFY Define the stuff you capture and decide what you do with it. Put each thing in its place; there is a place for everything.

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La que uso yo!

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"For pushing the iPad down a path untraveled by other apps, and making us dream of an iOS experience that's fully keyboard-optimized, Things 3.6 is the MacStories Selects "Best App Update" of 2018."

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"For pushing the iPad down a path untraveled by other apps, and making us dream of an iOS experience that's fully keyboard-optimized, Things 3.6 is the MacStories Selects "Best App Update" of 2018."

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Todoist: La mejor app de listas y gestión de tareas

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Millones de personas confían en Todoist para organizar el caos de la vida. Clasificada por The Verge como la mejor aplicación de listas de tareas del mundo. Gratis en iOS, Android, macOS, Windows y más.

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Zendone GTD app | GTD apps and GTD software for Getting Things Done

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Applications for task management based on Getting Things Done (GTD), the productivity method by David Allen. It includes apps for iPhone, iPad, Android, Mac and Windows.

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✅ Lista de pendientes 🔔 Recordatorios 📅 Calendario 📝 Planificador | Any.do

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20 Millones de Personas Confían en Any.do para Mantenerse Organizadas. Elegida por Forbes como la mejor Aplicación de Listas de Pendientes, Calendarios, Recordatorios y Planificadora. En línea y Gratis.

# data[].attributes.attachment_link.title
Doit.im | Best Online GTD Service for Getting Things Done, Always Online, Always With You!

# data[].attributes.attachment_link.description
Doit.im is a Cross-platform Best Online GTD Service, which can sync with Phones. Under the guidance of excellent task management principles, Doit.im sort your mind out, to get rid of various pending ideas, and helps you organize tasks and focus on items in hand, so that you can closely track your work and feel easy when faced with bulks of complicated projects.

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Toodledo is a set of incredibly powerful tools to increase your productivity and organize your life. More than just a to-do list, Toodledo provides you with a place to write long notes, make custom lists, create structured outlines and track your habits. You can collaborate with friends, family or your co-workers, and we'll safely store and sync all your data to your devices.

and that's just the beginning...

Toodledo organizes your...

Life

Create and share with friends and family

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Record your ideas with the section

Set and track

Use the popular method

Work

your projects

to your team

to your tasks

spent on a project

Schedule

Make the most of your free time with the

Create

Get reminders based on your

View tasks on a

Toodledo connects people and teams

Easily share tasks, outlines and lists with your collaborators. You can share individual folders, reassign tasks and track each other's progress.

Toodledo flexes to fit

You can customize almost anything in your Toodledo settings to control what, when and how data is displayed. Easily import and export existing data from other applications, and use our powerful search tool to filter your data. We let you personalize your workspace any way you want to make you as efficient as possible.

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Toodledo | Online To Do Lists, Task Manager, Note Taking & More

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Toodledo is a set of incredibly powerful tools to increase your productivity and organize your life. More than just a to-do list, Toodledo provides you with a place to write long notes, make custom lists, create structured outlines and track your habits.

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La aplicacion heredera de Wunderlist

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Nozbe - aplicación de gestión de tiempo y proyectos

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2Do – GTD, XYZ and everything in between. A powerful task manager.

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Get to-dos out of your head.

Stop thinking about your to-dos, and let the app remember for you.

Get reminded, anywhere.

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Get things done, together.

Share your lists and give tasks to others to get things done faster.

Everywhere you go.

Remember The Milk is magically in sync on all your devices.

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Remember The Milk: Online to-do list and task management

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Remember The Milk is the popular to-do list that's everywhere you are: from your phone, to the web, to your Google apps, and more. Used by millions worldwide.

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Capture, organize, and tackle your to-dos from anywhere | Trello

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