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Datos de carácter personal en centros educativos

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Datos de carácter personal en centros educativos

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Los centros escolares tienen encomendada la función educativa de sus alumnos, lo que exige el tratamiento de sus datos personales (y el de sus familias).

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Protección de datos para centros educativos - Ayuda RGPD & LOPD

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Protección de datos para centros educativos - Ayuda RGPD & LOPD

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Protección de datos para centros educativos - Ayuda RGPD & LOPD

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¿Cómo se trata con los datos personales?

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¿Cómo se trata con los datos personales?

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Se trata con los datos personales desde la matrícula, gestión de expedientes académicos, horarios, becas y ayudas, gestión de actividades extraescolares, etc.

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Entre las funciones de los centros educativos, además de hacer efectivo el derecho fundamental a la educación, deben velar por hacer cumplir el derecho a la protección de datos de carácter personal de todos los agentes implicados en el proceso.

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Funciones de la escuela en la sociedad ¡Preparar a los adultos del mañana!

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Funciones de la escuela en la sociedad; la escuela como institución social; transmisión cultural; formación de conciencias humanas...

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Guía para centros educativos sobre un correcto uso de los datos de carácter personal

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Guía para centros educativos sobre un correcto uso de los datos de carácter personal

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La Agencia Española de Protección de Datos ofrece una guía para centros educativos sobre un correcto uso de los datos de carácter personal que se puede visitar en el siguiente enlace:

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El desarrollo de la función educativa lleva consigo un proceso de evaluación que se materializa a través de la calificación de exámenes, tareas, trabajos, deberes, etc.

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Procedimiento para informar sobre las calificaciones del alumnado

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Procedimiento para informar sobre las calificaciones del alumnado

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Las calificaciones deben facilitarse únicamente a los alumnos y sus tutores legales. Cuando las notas se publican en una plataforma educativa debe garantizarse que no serán accesibles por personas distintas.

La comunicación de calificaciones de forma oral debe evitarse en la medida de lo posible. Aún así, en caso de que el profesor lea las notas de los alumnos en clase debe hacerlo de forma objetiva, evitando cualquier comentario adicional.

Cuando un alumno sea mayor de edad sus padres podrán tener acceso a sus calificaciones siempre que dependan económicamente de ellos, ya que en este caso existe un interés legítimo de los padres derivado de dicha manutención.

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No existen unas directrices claras, uniformes y unívocas por parte de las Consejerías de Educación a los centros escolares sobre cómo tratar estos datos

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Marta tiene un hijo de casi tres años que el próximo mes de septiembre iniciará su andadura escolar en un pequeño colegio público de Navarra. Mientras cumplimentaba los papeles de la matrícula, se sorprendió al encontrarse un apartado en el que le pedían su consentimiento para que el colegio pudiese compartir las fotos de su hijo de forma pública en la web del centro. Ante su negativa a dar la autorización, Marta confiesa haberse sentido "señalada y presionada" con el argumento de que hasta la fecha solo una familia de los 600 alumnos matriculados en el centro no había consentido el uso de las imágenes de sus hijos. "No autorizar es lo raro. Me dicen que es un modo de excluir a mi hijo de algunas actividades, insistiéndome en eso les obligará a buscar estrategias para evitar que el niño salga en las fotos sin que él se dé cuenta. Si dan la opción de elegir, que respeten la decisión de los padres. ¿O es que es un mero trámite y dan por hecho que vamos a decir que sí? ", se pregunta contrariada.

El de Marta no es un caso aislado en una época en la que los centros escolares utilizan las fotografías de los niños, tanto en las webs como en redes sociales como Facebook o Instagram, como reclamo, estrategia de marketing y medio para mostrar gráficamente el trabajo que se realiza en el colegio. "No es la primera vez que oigo esto. El consentimiento así prestado es nulo de pleno derecho ya que este tiene que ser libre. Y esto debería estar reflejado en la hoja que te dan para firmar ese consentimiento cada año, que debería contar con una cláusula especifica donde se señale que el menor no será discriminado si los padres no prestan consentimiento para ceder el uso de sus fotos", afirma Ana Belén Spínola Pérez, abogada experta en Derecho Penal, Familia y Nuevas Tecnologías en Ad&Law.

Ausencia de directrices claras

El derecho a la imagen de los menores es un derecho fundamental altamente protegido. Lo está en el artículo 18 de la Constitución, en la Ley 1/82 de Protección Civil del Derecho al Honor, en la Ley Orgánica 1/96 de Protección Jurídica del Menor, en la Carta de Derechos Fundamentales de la Unión Europea (2000/C 364), que en su artículo 24 establece que "el interés superior del menor constituirá una consideración primordial"; y, por supuesto, como afirma Ana Spínola, en el nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que empezará a aplicarse a partir del 25 de mayo y que, aunque no tiene como finalidad específica la protección al menor, "de su espíritu y de sus considerandos sí se deriva una intención de protección de la infancia, para empezar porque los menores están consideradas personas vulnerables de por sí, por lo que el tratamiento de sus datos personales está especialmente protegido".

Sin embargo, y pese a toda esta legislación que salvaguarda el derecho fundamental a la propia imagen de los menores, para la abogada "es cuanto menos curioso que no existan unas directrices claras, uniformes y unívocas por parte de las Consejerías de Educación a los centros escolares sobre cómo tratar estos datos, qué datos recabar, y qué uso se debe o se puede hacer de ellos".

En cuanto al uso cada vez más al alza de las imágenes en redes sociales, la AEPD establece que éste requiere contar con el consentimiento "inequívoco" de los interesados

En ese sentido y hasta la fecha, solo la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha dado pautas al respecto a través de su Guía para centros educativos, en la que diferencia entre grabaciones y fotografías realizadas con fines educativos, como trabajos escolares o evaluaciones, en cuyo caso "el centro o la Administración educativa estarían legitimados para dicho tratamiento sin necesidad del consentimiento de los alumnos o de sus padres o tutores"; y las imágenes de acontecimientos y eventos que trascienden esa función educativa y que se utilizan con fines de difusión en la revista escolar o en la web del centro, para las que "se necesitará contar con el consentimiento de los interesados, a quienes se habrá tenido que informar con anterioridad de la finalidad de la grabación, en especial de si las imágenes van a estar accesibles de manera indiscriminada o limitada a la comunidad escolar".

Añade Ana Belén Spínola que con la entrada en vigor de la RGPD los centros escolares deberán determinar antes de recabar datos de los menores "cuál va a ser su finalidad, qué riesgos puede llevar el tratamiento de esos datos y medir las consecuencias que dichos datos puedan llegar a tener si son mal utilizados o, por negligencia en su tratamiento, acaben en manos de quien no está autorizado para tratarlos. O lo que es peor, en manos de un delincuente". En ese sentido explica que los centros escolares concertados y privados están obligados a realizar estas evaluaciones de impacto y a tener unas medidas de seguridad adecuadas a los datos que tratan. Algo que, por el contrario, no sucede con los colegios públicos, no afectados directamente por esta normativa, "lo que no quiere decir que no deban cumplirla, debiéndose impulsar políticas públicas que doten de medios a los referidos centros y de protocolos de actuación al respecto, pues lo que está en juego es la privacidad del menor".

Formas de compartir las imágenes de los menores

La Guía para centros educativos de la AEPD establece que "se pueden tomar imágenes de los alumnos en determinados eventos desarrollados en el entorno escolar con la única finalidad de que los padres puedan acceder a ellas, pero debe hacerse en un entorno seguro que exija la previa identificación y autenticación de los alumnos, padres o tutores". En ese mismo sentido, la guía añade que "en todo caso, sería preciso recordar a quienes acceden a las imágenes que no pueden, a su vez, proceder a su divulgación de forma abierta".

En el caso de querer compartir fotos y vídeos de forma pública, Ana Spínola afirma que los centros deben obtener el consentimiento "explícito y libremente otorgado de los padres", a los que se debe informar "con la mayor claridad posible" sobre el uso y la finalidad que se le va a dar a esos datos "para que estos puedan entender exactamente cómo y para qué se van a usar esas fotos y si realmente quieren prestar ese consentimiento". Además, según la abogada de Ad&Law, el centro escolar debería formar al profesorado en el uso de esas imágenes y adoptar las "medidas de seguridad adecuadas para evitar el ataque por terceros a sus bases de datos y que esas fotos acaben en las manos equivocadas".

En cuanto al uso cada vez más al alza de las imágenes en redes sociales, la AEPD establece que este requiere contar con el consentimiento "inequívoco" de los interesados, a los que hay que informar "previamente de manera clara de los datos que se van a publicar, en qué redes sociales, con qué finalidad, quién puede acceder a los datos, así como de la posibilidad de ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición". Al respecto, la RGPD incluye también la obligación de informar a los padres "sobre el plazo durante el que se conservarán las imágenes o, si no fuera posible, de los criterios para determinarlo".

En todo caso, concluye la experta, en la medida de los posible y de cara a publicar fotografías en redes abiertas, lo más adecuado es "no fotografiar a los menores de manera que se les identifique perfectamente"

Para Spínola, el uso de fotografías y vídeos de menores en redes sociales abiertas como Facebook, muchas veces realizado con el único fin de publicitar al colegio, "no parece que obedezca al principio de interés superior del menor, sino más bien al interés comercial del centro", por lo que considera que "no existe legitimación para ese uso, que excede con mucho el uso doméstico del que habla el Reglamento". En todo caso, y de compartirlas, además de la autorización expresa de los padres, considera que lo más adecuado es que el centro establezca un protocolo con pautas para el tratamiento de esas imágenes. Entre esas pautas, por ejemplo, para la abogada el pixelado de los rostros "está muy bien como medida de protección de la imagen del menor" siempre y cuando no se nombre o etiquete al niño en la publicación, en cuyo caso "el intento de anonimización no será tal".

Por último, en cuanto al envío de imágenes a través de grupos privados de WhatsApp, una estrategia que también utilizan algunos centros, Spínola afirma que "no es incorrecto si hay consentimiento y se informa a los padres que no están autorizados a no dar a estas fotos un uso doméstico. Es decir, que no están autorizados a difundirlas más allá de su ámbito doméstico".

En todo caso, concluye la experta, en la medida de lo posible y de cara a publicar fotografías en redes abiertas, lo más adecuado es "no fotografiar a los menores, de manera que se les identifique perfectamente". En ese sentido, añade que las fotos de grupo, donde se ve a los menores de lejos y son más difícilmente identificables, "van a ser menos invasivas en la intimidad y en la seguridad del menor que una foto directa del niño más guapo y feliz del colegio".

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El desarrollo incesante de las TIC hace cada día más fácil la captación, grabación, reproducción y difusión de imágenes. Actualmente, cualquier dispositivo móvil dispone de aplicaciones sencillas e intuitivas que permiten tomar fotografías de calidad o generar vídeos de buena calidad. Además, compartir este material audiovisual en redes sociales es aún más sencillo e intuitivo.
El ámbito escolar no escapa de este fenómeno. En los centros escolares se celebran multitud de actos y eventos donde todos, alumnado, profesorado y familias donde las fotografías y vídeos son inevitables. La pregunta en este caso es, ¿quién puede hacer fotografías? ¿qué consentimientos necesita? ¿cuál es la finalidad de las imágenes? La respuesta depende del autor del material audiovisual.

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Si la captación de imágenes se hace desde el centro escolar, con fines educativos (trabajos, evaluaciones) no es necesario solicitar ningún tipo de consentimiento ni al alumnado ni a sus familias pues forma parte del proceso educativo. Sin embargo, si las imágenes no tienen una función educativa (por ejemplo, en las fiestas de Navidad o fin de curso), será necesario el consentimiento expreso de los alumnos o sus tutores.
Sin embargo, las grabación de imágenes por parte de padres o familiares de alumnos en los eventos en que participan los alumnos corresponden con una actividad exclusivamente personal y doméstica, están excluidas de la aplicación de la normativa de protección de datos.