# data[].attributes.attachment_link.title
Hoe gebruik je de prioriteiten matrix om je tijd effectiever te beheren? | Tijdwinst.com

# data[].attributes.headline
Meer informatie over de prioriteitenmatrix

# data[].attributes.subject
Meer informatie over de prioriteitenmatrix

# data[].attributes.attachment_link.readable_text
Door Björn

Eindelijk een productieve werkdag hebben? Toekomen aan de werkelijk belangrijke taken, in plaats van het wegwerken van nietszeggende klusjes? Maak dan kennis met de prioriteiten matrix: hét time management-pareltje dat jou leert wat wél en (vooral) niet jouw kostbare tijd en aandacht verdient. Van voor-tot-achteren uitgelegd:

Het geheim van productiviteit is eigenlijk heel simpel: houd je bezig met klussen die waarde toevoegen aan je proces. Afhankelijk van jouw functie kunnen daar allerlei taken onder vallen. Voor de één is het uitermate belangrijk om dagelijks het klantenbestand bij te werken, de ander kan zijn dag als productief bestempelen wanneer hij een stapel aanvragen heeft weggewerkt.

Toch lukt het ons niet altijd om aan de juiste klussen te werken. Onderbrekingen en ad hoc zaken eisen gedurende je werkdag constant je aandacht op. Zo wordt je afgeleid, heb je nog een hoop andere werkzaamheden en ook je leidinggevende staat regelmatig aan je bureau met zoveelste spoedje. Je zal dan keuzes moeten maken: waar zal ik mijn tijd en aandacht aan schenken?

In de praktijk blijkt dan dat we helaas niet altijd de keuze maken. In plaats van het klantenbestand bij te werken, beantwoord je mails. ( "Dat is immers zo gepiept" ) En in plaats van je in te lezen in dat belangrijke rapport moet je hals over kop ergens een akkoord op geven ( "Hij gaf aan dat het A.S.A.P. moest" )

Hoewel dit zeker taken zijn die uitgevoerd moeten worden, staan ze de werkelijk belangrijke zaken in de weg. En werk je maar lang genoeg op deze - vaak reactieve - manier, dan zul je zien dat je gedurende je werkdag wel ontzettend bent geweest, maar écht productief ben je niet geweest.

Want dat ene belangrijke project? Is blijven liggen.
Die stapel aanvragen? Niet aan toegekomen.

Hoe ga je dit nou tegen? Hoe voorkom je dat je tijd en aandacht besteedt aan verkeerde klussen? Hoe zorg je ervoor dat je wél aan die belangrijke taken toekomt? Met andere woorden: hoe leer je prioriteiten stellen?

1 antwoord: leer werken met de prioriteiten matrix.

Wat is een prioriteiten matrix?

De prioriteiten matrix ( ook wel bekend als de 'Eisenhower Matrix') is een tabel die je prioriteiten van non-prioriteiten laat scheiden, zoals de naam al verklapt. Zoals gezegd, is dat handig wanneer je een productieve werkdag tegemoet wil gaan. Hij bestaat uit vier kwadranten. Twee variabelen worden hierin meegenomen:

Kruis deze twee en voila: de prioriteiten matrix!

'Belangrijk' en 'dringend': de definitie

Voor we verder gaan, is het handig dat je weet wat 'dringend' en 'belangrijk' inhouden. Want wat de één bestempelt als een kwestie van leven en dood is voor de ander slechts een bliepje op de radar. Daarbij: jouw collega kan aan een bepaalde klus ontzettend veel waarde hechten, maar jouw leidinggevende kan er tegelijkertijd het belang niet van inzien.

Daarom: dé Tijdwinst definitie van wat nou écht dringend en écht belangrijk is:

Iets is dringend wanneer je het meteen moet oppakken. Dat betekent dat je niet kunt afmaken waarmee je bezig bent, omdat deze vraag/klus/probleem/situatie binnen dertig minuten moet worden opgepakt. Anders komen jij, een ander of het bedrijf in de problemen.

Kan het een half uurtje blijven liggen? Vergaat dan de wereld? Nee? Mooi. Dat betekent dat het niet dringend is.

Alle taken die binnen jouw functie, rol of takenpakket passen en waarbij het nodig is dat jij deze uitvoert, zijn belangrijk. Het zijn klussen die uiteindelijk gebeuren en die je vooral niet wil vergeten.

Samengevat:

Wat houden de 4 kwadranten van de matrix in?

Laten we de vier kwadranten van de prioriteiten matrix verder toelichten:

Taken die direct door jou opgepakt moeten worden, krijgen een plekje in het eerste kwadrant. Het zijn klussen die voorrang krijgen op al jouw andere verplichtingen. Pak deze klussen zo snel mogelijk (en als eerste) op.

Hierbij kun je denken aan:

Taken uit het eerste kwadrant voer je zo snel mogelijk uit, ze hebben de hoogste prioriteit.

Klussen die belangrijk zijn maar die niet op stel en sprong opgepakt hoeven worden, plaatsen we in het tweede kwadrant. Het zijn taken die jij moet uitvoeren, je mag ze dan ook niet vergeten. Vaak vallen ze onder je functieomschrijving en voegen ze waarde toe aan je werkdag. Geef deze klussen gedurende je werkdag voorrang, zeker wanneer het op ad hoc klusjes aankomt.

Hierbij kun je denken aan:

Belangrijke taken mag je nooit uit het oog verliezen. Plan ze daarom in, in een timemanagementsysteem en besteed er het merendeel van je tijd en aandacht aan.

Klussen die niet zwaar wegen, maar waarbij er wel een klokje tikt, vinden we in het derde kwadrant. Het zijn taken die binnen enige tijd uitgevoerd moeten worden, maar niet per se door jou. Je mag ze prima delegeren, zeker wanneer een ander het sneller, beter of goedkoper kan doen.

Hierbij kun je denken aan:

Taken waarbij het niet nodig is dat het doet, delegeer je. Jij kunt je tijd nuttiger besteden.

Wanneer een klus niet noodzakelijk is en ook geen tijdsdruk heeft, zul je je moeten afvragen of hij überhaupt uitgevoerd moet worden. Dit zijn vaak de taken die veel kostbare tijd vreten en eigenlijk niets opleveren. Voer ze daarom alleen (als laatste!) uit wanneer je tijd over hebt, maar liever schrap je ze in hun totaliteit.

Hierbij kun je denken aan:

Tijd besparen? Stop met het uitvoeren van onzinnige en tijdrovende klussen. Schrap ze van je takenlijst.

Check ook deze video, daarin vertelt Björn je meer over de prioriteitenmatrix:

De prioriteiten matrix in de praktijk - 4 stappen

Nu je dit weet, h oe kun je dan prioriteiten stellen in je dagelijkse werkleven? Heel simpel:

Om prioriteiten te kunnen stellen, zul je eerst moeten weten wat er op je bordje ligt. Pas dan kun je keuzes maken. Bedenk daarom wat er vandaag of deze week allemaal moet gebeuren en schrijf alles op dat in je opkomt. Dit is vergelijkbaar met een 'gedachtendump' die we cursisten tijdens onze cursus Time Management aanraden.

Jouw lijstje kan er als volgt uitzien:

Normaal gesproken zou je bovenstaand lijstje bekijken en de leukste, simpelste of kleinste taak als eerste oppakken. Zo is het plaatsen van een social media post bijvoorbeeld zo gepiept. Niet héél belangrijk, maar zo kun je het tenminste afvinken! Het vaststellen van het budget daarentegen? , tijdrovend én lastig.

Zoals je nu hopelijk weet werk je vele malen productiever wanneer je de taken die het meest opleveren als eerste oppakt. Prioriteiten stellen! Laten we dat doen.

Neem daarom je lijstje erbij: staan hier dringende zaken op? Noteer er een 'd' van 'dringend' achter

(Doorgaans zet je dringende zaken natuurlijk niet op een takenlijst. Je wil de klus namelijk zo snel mogelijk oppakken! For the sake doen we bij dit voorbeeld alsof er wél een dringende klus op je 'to do'-lijst staat. )

Vervolgens bepaal je welke taken belangrijk zijn: welke zaken moet jij oppakken en kun je dus niet uitbesteden aan een ander? Noteer daar een 'b' van 'belangrijk' achter.

Je lijstje komt er dan zo uit te zien:

4. Plaats ze in de prioriteiten matrix

Je hebt nu de werkelijk belangrijke en dringende zaken eruit weten te filteren. Plaats nu de rest in de prioriteiten matrix:

Is een taak dringend én belangrijk? Pak deze direct op!

Is een taak belangrijk maar niet dringend? Zet deze dan op je takenlijst op plan hem in je . Onthoud dat deze taken voorrang krijgen op alle andere klussen!

Is een taak dringend maar niet belangrijk? Kijk of je de klus kunt delegeren. Zet er een 'u' van 'uitbesteden' achter.

Is een taak niet dringend én niet belangrijk? Schrap 'm van je takenlijst!

Besteed vervolgens je dag aan het afwerken van taken uit het eerste en het tweede kwadrant. Pas wanneer al deze taken zijn afgerond ga je door naar het derde kwadrant.

Samengevat: kom aan écht belangrijk werk toe dankzij de prioriteiten matrix

Wat wordt er bedoeld met prioriteiten stellen? Werken aan datgene dat daadwerkelijk waarde toevoegt aan je werkdag. Doorgaans zijn dit de klussen die zowel dringend als belangrijk zijn. Schenk dus dáár je aandacht in, in plaats van je te bekommeren om ad hoc klussen en andere tijdvreters.

De prioriteiten matrix kan je hierbij helpen. Het laat je inzien wat werkelijk jouw tijd en aandacht nodig heeft, en wat kan . Probeer het daarom eens uit en kijk wat het voor jouw productiviteit doet!

Meer weten over prioriteiten stellen? Lees of kijk verder

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op of . Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief .

Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar . Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
https://youtu.be/k_tfkZH2VDY
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

# data[].attributes.attachment_link.title
Prioriteiten matrix uitgelegd: dringend vs belangrijk | Tijdwinst.com

# data[].attributes.attachment_link.description
Maak kennis met de prioriteiten matrix: hét time management-pareltje dat je leert wat wél en (vooral) niet jouw tijd en aandacht verdient.

# data[].attributes.body
Na deze les heb je een methode geleerd om te plannen. Je leert hoe je prioriteiten kunnen stellen. Je maakt een to-do lijstje, een weekplanning en een dagplanning.

# data[].attributes.body
Waarom is plannen belangrijk? Hoe kan een goede planning de schoolprestaties verbeteren?

Bekijk de pagina van WeTalent, zie link hieronder. Er worden 6 redenen genoemd waarom plannen belangrijk is. Kies hieruit 3 redenen die voor jou gelden. Kun je nog 1 andere reden bedenken die er niet tussen staat?

WeTalent website: 6 tips waarom goed plannen zo enorm belangrijk is in de praktijk (wetalent.nl)

Welke 3 keuzes maak je?

Welke reden kun je nog bedenken die niet vermeld is? Noem 1 reden.

# data[].attributes.attachment_link.title
6 tips waarom goed plannen zo enorm belangrijk is in de praktijk

# data[].attributes.attachment_link.description
Waarom plannen? Sluit jij regelmatig de dag af zonder voldaan gevoel? Wordt je to do lijst alleen maar langer?

# data[].attributes.body
Maak een lijst met alle activiteiten die je de komende periode gaat doen. Denk aan sporten, werk, stage, vrienden, familie en school(opdrachten).

We noemen dit een 'To Do lijst'. Een lijstje met alles wat je moet doen.

Schrijf alle activiteiten onder elkaar. Dit kunnen wel 10 tot 20 activiteiten zijn!

-

-

Loop je vast? Stel jezelf de volgende vragen?

Wat moet ik nog doen?

Wat wil ik nog doen?

Wat wil ik bereiken?

Wat mag ik niet vergeten?

# data[].attributes.body
Teken een matrix zoals de afbeelding.

Zet de activiteiten die je aankomende week moet doen in de vakken bij 1, 2, 3 en 4.

Welke taken zijn belangrijk en urgent? Vak 1 heeft je prioriteit!! Deze activiteiten zijn urgent en belangrijk.

Daarna vak 2.

Belangrijk: taken die bijdragen aan het behalen van jouw doel(en).

Urgent: taken die NU aandacht nodig hebben (vaak doordat het te maken heeft met iets of iemand anders) (tijdafhankelijk). Ander woord voor urgent = dringend.

# data[].attributes.body
Bekijk de activiteiten en bepaal welke activiteiten je aankomende week moet doen.

Markeer deze taken met een uitroepteken (!) of vink deze aan.

# data[].attributes.body
Verdeel de week in 7 dagen en in 3 dagdelen (ochtend, middag, avond). Maak op een papier een planning zoals de afbeelding.

Plaats de belangrijke en urgente activiteiten in deze planning. Dan de activiteiten van vak 2 -> belangrijk en niet urgent. Plan dan de overige taken (vak 3).

# data[].attributes.body
Vanuit de weekplanning kun je een dagplanning maken. Dit kun je op voorhand doen of op de dag zelf. Kies een dag uit om een dagplanning van te maken, bijvoorbeeld de maandag.

Maak opnieuw een to-do lijstje.

Wat moet ik vandaag doen? Je schrijft de taken op uit de weekplanning.

-

-

Er kunnen altijd nieuwe activiteiten tussengekomen zijn. Bedenk opnieuw wat belangrijk is om te doen en wat urgent is. Schrijf deze 'nieuwe' dagactiviteiten ook op..

-

-

# data[].attributes.body
Bekijk deze video voor een samenvatting van de opdrachten.

# data[].attributes.body
Streep een activiteit door als je deze gedaan hebt. Of vink deze af.

Geef jezelf een beloning als je een taak gedaan hebt. Gun jezelf een korte pauze.

Als een taak niet gelukt is, plan deze dan door naar de volgende dag.

Hou rekening met je ritme. Ben je ochtendmens? Start dan de dag met je lastigste taak.

# data[].attributes.attachment_link.title
(HAAL MEER UIT JE TIJD) Hoe Ik Mezelf Heb Leren Plannen & De Beste Tips!

# data[].attributes.body
Pen en papier!

Schrijf je antwoorden op papier.