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Exemplo de Antes e Depois da implantação do 5S - Organização, Limpeza, Saúde e Segurança

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O que é?

O 5S surgiu no Japão em meados de 1950, após a Segunda Guerra Mundial, com o propósito de ajudar as empresas do país a se recuperarem e se reorganizarem durante a crise pós-guerra. Há controversas sobre quem foi o criador da técnica, algumas referências mencionam que ela foi desenvolvida por Hiroyuki Hirano, entretanto a maioria dos estudos apontam que o 5S surgiu das idealizações de Kaoru Ishikawa.

Devido aos resultados promissores da técnica, o 5S foi disseminado em vários países ao redor do mundo. Aqui no Brasil, sua prática iniciou-se por volta do início dos anos 90. Hoje, o 5S é considerado a base para a implantação da Qualidade Total (estratégia administrativa que objetiva gerar a consciência da qualidade em todos os processos de uma organização).

O termo 5S é o acrônimo de 5 palavras japonesas que são conhecidas como sensos. Senso vem do latim " sensu" que significa discernimento, ato de raciocinar, atenção. Dessa forma, para o 5S, senso é a capacidade de discernir e manter a atenção sobre determinados pontos dentro da organização. Cada um desses sensos possui um objetivo e trata de algum problema ou desafio. Nesse sentido, o 5S aborda os seguintes sensos: eiri, eiton, eiso, eiketsu e hitsuke. De forma resumida, esses objetivos são:

Seiri (整理)

Utilização

Eliminar o que não é útil separando o necessário do desnecessário e descartando o que for supérfluo

Seiton (整頓)

Organização

Organizar o ambiente de trabalho arrumando as coisas no seus lugares adequados para uso

Seisō (清掃)

Limpeza

Cuidar da limpeza e higiene do ambiente de trabalho

Seiketsu (清潔)

Padronização

Elaborar padrões e procedimentos a serem seguidos em relação ao definido nos 3S anteriores (utilização, organização e limpeza)

Shitsuke (躾)

Disciplina

Incorporar no dia a dia os padrões e procedimentos definidos se comprometendo em manter os sensos na rotina de trabalho

É importante notar que há algumas variâncias em relação à tradução dos sensos, por exemplo, Shitsuke pode ser traduzido como o "senso da autodisciplina", Seiketsu como "senso de saúde" e Seiton como "senso de ordenação". Entretanto, a essência é a mesma.

Quando utilizar?

Um ambiente de trabalho bagunçado e desorganizado compromete as entregas e produtividade dos colaboradores, além de ser um fator desmotivador para as equipes, pois pode acontecer, por exemplo, de os colaboradores chegarem para trabalhar e mal saberem onde estão suas ferramentas de trabalho, perdidas no meio de um caos desarrumado. Dessa forma, os colaboradores mal sabem por onde começar suas tarefas.

O principal objetivo do 5S é melhorar a vida no trabalho, eliminando o desperdício, esforços excessivos, problemas com higiene, limpeza e produtividade baixa; com isso, o local de trabalho se torna um ambiente propício para a produtividade. Além disso, em cenários onde criatividade, discussão e geração de conhecimento são essenciais, a implantação do 5S beneficia a construção de ideias pois ajuda os colaboradores a se concentrarem no que é vital ao invés de se preocuparem com buscar ferramentas ou instrumentos de trabalho, por exemplo.

As vantagens de implantar o 5S vão além, podemos citar:

Redução de custos: a falta de organização leva ao desperdício e ao acúmulo, consequentemente, com o 5S, a matéria-prima ou serviço serão melhor aproveitados. Além disso, o 5S possibilita um melhor gerenciamento de tempo e do espaço físico utilizado pelos colaboradores;

Melhoria na qualidade de produtos e serviços: um ambiente limpo e organizado induz à inovação incentivando práticas de melhoria além de estimular entregas de qualidade e a realização de um trabalho bem-feito;

Motivação dos colaboradores: a motivação é o combustível que move uma organização, um ambiente de trabalho com um clima organizacional agradável é fundamental para manter os colaboradores engajados e mais satisfeitos com o trabalho;

Segurança: a desorganização é uma das principais causas de acidentes de trabalho, a aplicação do 5S reduz probabilidade de ocorrências de acidentes, tornando o local mais seguro.

Aspectos para considerar durante a implantação do 5S

Implantar o 5S em uma organização não é uma tarefa tão simples quanto parece. A sua adoção envolve a mudança de pensamento e comportamento por parte de todos, o que exige foco e determinação. Porém, de forma prática, pode-se dizer que a implantação do 5S pode ser dividida em duas etapas (Ver Figura 1).

Primeira Etapa: Seiri, Seiton e Seiso

Antes de iniciar a execução do processo de implantação do 5S, é interessante dividi-lo. A divisão da implantação pode ser por áreas ou setores da organização por exemplo; o que pode ajudar muito no processo, pois olhando para um cenário mais afunilado é possível realizar uma análise melhor, bem como identificar quais são as áreas ou setores mais críticos ou em quais áreas ou setores a implantação seria mais fácil.

A primeira etapa consiste em aplicar os 3 primeiros sensos, exatamente nessa ordem: Senso de Utilização -> Senso de Organização -> Senso de Limpeza. É muito importante trabalhar a implantação em ordem porque sem primeiramente descartar o que inútil ou supérfluo (utilização), comete-se o erro de organizar itens ou instrumentos inúteis para o trabalho e tornando a organização ineficiente (organização); e sem que as coisas estejam nos seus lugares apropriados, a limpeza e higiene se torna mais difícil, podendo ser até ineficaz em alguns casos (limpeza). A seguir são descritas algumas práticas para a implantação de cada um dos sensos.

Seiri (Senso de Utilização)

Uma prática interessante na implantação do Seiri (Senso de Utilização) é fazer uso de checklists com perguntas como: " Você usa este equipamento/ferramenta? Se sim, para que? Você precisa dessas duas ferramentas iguais? Se sim, por quê?" Questionamentos como esses trarão clareza para identificar tudo que é necessário ou não e se há algo supérfluo no local. É claro que as perguntas do checklist devem ser adaptadas ao cenário atual da organização.

Seiton (Senso de Organização)

O segredo da implantação do Seiton (Senso de Organização) é categorizar. Categorizando informações, equipamentos, ferramentas é possível organizar tudo de maneira mais fácil e intuitiva, de acordo com a necessidade de quem executa determinado processo na organização.

Seiso (Senso de Limpeza)

O Seiso (Senso de Limpeza) deve ser trabalhado arduamente. Não adianta contratar uma equipe terceirada de limpeza (ou até mobilizar o setor de limpeza interno) para colocar a "casa em ordem", mas os colaboradores, na sua rotina de trabalho, não se preocuparem em colaborar com a limpeza do local. Muitas empresas organizam datas específicas para realizar faxinas maiores, conhecidas como o " Dia D ". É claro que datas como essas são importantes para trabalhar com a faxina, porém não serão eficazes se a cultura de higiene não for disseminada. Vale destacar que em algumas organizações, principalmente as alimentícias e voltadas à saúde, a higiene é algo fundamental para a execução dos processos e o atendimento dos padrões de exigidos.

Segunda Etapa: Seiketsu e Shitsuke

Depois, com os 3 primeiros sensos implantados, a segunda etapa deve ser iniciada, elevando o nível da implantação. Assim, o próximo passo seria a implantação do Senso de Padronização, padronizando e documentando o que foi feito nos 3Ss da etapa anterior. Em seguida, deve-se implantar o Senso de Disciplina para que tudo que foi feito até então perdure na organização.

Seiketsu (Senso de Padronização)

A implantação do Seiketsu (Senso de Padronização) tem como principal atividade a padronização e documentação do que foi definido. Entretanto, muita atenção deve ser dada à aplicação desse senso: não se deve sair documentando tudo, apenas o necessário. Não vai adiantar dezenas de processos, procedimentos e checklists complexos sem que ninguém os leia.

A forma de documentar requer atenção: diagramas e ilustrações intuitivas podem ser utilizadas para facilitar a compreensão da informação. É importante também deixar a informação disponível nos locais mais propícios para a sua utilização. Um outro alerta nesse senso é não tentar padronizar ações que não deram certo ou que não se aderem a forma de trabalho dos colaboradores, isso pode provocar um resultado contrário ao objetivo do senso.

Shitsuke (Senso de Disciplina)

Por fim, Shitsuke (Senso de Disciplina) acontece quando a cultura do 5S é vivida na organização. Um erro muito comum na aplicação desse senso é achar que ele acontece sozinho. Atividades de retroalimentação da consciência e cultura são cruciais para manter a disciplina ativa.

É importante destacar que este é o senso mais importante, pois não adianta ter os 4 outros sensos implantados se não houver disciplina para mantê-los em funcionamento. Os padrões e procedimentos devem ser trabalhados a fim de serem transformados em hábitos, para que assim a disciplina seja incorporada no dia a dia da organização. É importante destacar que apesar de haver um senso específico para a disciplina, ela deve ser construída durante toda a implantação do 5S, para que as práticas se transformem gradativamente em cultura dentro da organização. Uma consciência desenvolvida e comprometimento são as chaves para o sucesso do 5S.

Exemplo de aplicação do 5S

Para facilitar a compreensão, serão apresentados dois exemplos com cenários distintos onde o 5S foi aplicado. Em ambos os cenários apresentados, podemos observar a aplicação dos sensos da metodologia. Vale ressaltar que, os sensos de padronização e de disciplina são mais difíceis de serem observados através de uma imagem porque estão mais relacionados com a prática diária.

5S Aplicado em uma Fábrica

No exemplo acima podemos ver uma fábrica modelo de 5S onde é possível observar que foram eliminadas do ambiente todas as ferramentas, equipamentos e até matéria-prima que não são utilizadas no processo de fabricação (Senso de Utilização). Além disso, há delimitações de espaço no chão, ferramentas dispostas de forma organizada e de fácil acesso, materiais organizados em prateleiras e em espaços específicos (Senso de Organização). Por fim, o local encontra-se limpo, com pontos específicos para descarte de lixo dispostos em pontos estratégicos (Senso de Limpeza).

5S Aplicado em um Escritório

Diferentemente do exemplo anterior, aqui vemos o 5S aplicado em um ambiente administrativo. É possível perceber que foi eliminado do ambiente instrumentos de trabalho que não estavam sendo utilizados como por exemplo, papéis com anotações, pastas, canetas em excesso, entre outros (Senso de Utilização). Também é possível observar que os documentos foram organizados em pastas e organizadores de forma categorizada e identificada. Canetas, tesouras, lápis, marca-texto entre outros itens de papelaria foram organizados e dispostos em um painel na parede. É possível notar que no ambiente ainda há bastante itens, porém eles encontram-se em lugares estratégicos e de fácil acesso (Senso de Organização). Além disso, tanto a mesa quanto as prateleiras do escritório encontram-se limpas, sem restos de alimentos, papéis amassados e poeira, por exemplo (Senso de Limpeza).

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O 5S surgiu no Japão em meados de 1950, após a Segunda Guerra Mundial, com o propósito de ajudar as empresas do país a se recuperarem e se reorganizarem durante a crise pós-guerra. Há controversas sobre quem foi o criador da técnica, algumas referências mencionam que ela foi desenvolvida por Hiroyuki Hirano, entretanto a maioria dos estudos apontam que o 5S surgiu das idealizações de Kaoru Ishikawa.

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Metodologia 5S: o que é e como funciona?

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Metodologia 5S: o que é e como funciona?

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Organizar uma empresa demanda uma atuação estratégica com o envolvimento de todos os colaboradores, abraçando diversas etapas de otimização. Para contribuir com isso, foi criada a metodologia 5S, que abrange o controle de qualidade e tem sido muito praticada pelas organizações.

Ela atua de forma prática, orientando a missão da equipe em cinco condições diferentes para que a instituição alcance um nível de atuação mais competitivo. Tudo isso favorece a criatividade e a inovação do negócio. Se você deseja saber mais sobre essa técnica gerencial, suas vantagens e como aplicá-la, continue lendo este conteúdo.

O que é metodologia 5S?

A metodologia 5S existe para organizar empresas em diversos níveis estruturais. O objetivo é que o processo funcione com os recursos necessários, preserve a integridade dos funcionários, e preze pela limpeza e organização para manter a produtividade empresarial.

Qual é a sua origem?

A metodologia 5S nasceu no Japão após o fim da Segunda Guerra Mundial. Esse foi um período de reconstrução do país no qual as indústrias japonesas foram reestruturadas com base no aprimoramento dos princípios de controle de qualidade dos Estados Unidos.

Assim, surgiu a definição de qualidade japonesa, também chamada de Controle de Qualidade Total (CQT). No início, o 5S consistia no gerenciamento de processos para garantir a qualidade do produto final, evitar desperdícios e solucionar problemas.

No entanto, por ser simples, eficiente e fácil de aplicar, a metodologia foi expandida e usada em diversos contextos corporativos e individuais. Hoje, ela é aplicada em empresas, indústrias, escolas e até no cotidiano pessoal.

O que significa cada S?

Cada "S" representa um princípio da metodologia dentro do fluxo organizacional. Confira os significados de cada um a seguir.

Seiri (senso de utilização)

O Seiri estabelece o levantamento das ferramentas e recursos da instituição, identificando e eliminando aquilo que não é mais consumido e que ocupa espaço desnecessário. O mesmo preceito serve para documentos e arquivos, tanto físicos quanto eletrônicos.

Seiton (senso de organização)

O Seiton prioriza a organização, ou seja, é necessário deixar tudo em seu devido lugar. Evite mesas desorganizadas, setores bagunçados e documentos espalhados. É provável que esse seja um dos fatores mais relevantes da metodologia 5S, já que ter um ambiente de trabalho organizado é essencial. Uma sugestão é classificar arquivos, ferramentas e objetos e deixar à mão os mais usados no cotidiano laboral.

Seiso (senso de limpeza)

Já o Seiso conscientiza não apenas os responsáveis pela limpeza do local de trabalho, mas todos os funcionários da empresa. Dessa forma, cada um tem a responsabilidade de organizar seus itens e equipamentos, conservando também os sistemas e as ferramentas dos espaços e dos acessos comuns. Além disso, tanto a equipe de colaboradores quanto o local de trabalho devem ter uma apresentação limpa e asseada.

Seiketsu (senso de padronização)

No Seiketsu, há a padronização de procedimentos que foram definidos nos 3 Ss anteriores. Em resumo, entende-se que boas práticas só são benéficas quando fazem parte da rotina laboral. Ter um padrão de organização e de higienização é indispensável para desenvolver e manter bons hábitos.

Shitsuke (senso de autodisciplina)

O Shitsuke é a etapa final e se concentra na conservação das práticas aprendidas com a metodologia 5S. Ou seja, depende do comprometimento de cada colaborador que faz parte do time. Por isso, é importante investir em campanhas de conscientização de modo a lapidar os padrões éticos e morais de cada um.

Quais as vantagens de investir nessa metodologia?

Conheça como esse método beneficia a cultura organizacional das empresas de forma estratégica e saudável.

As operações são facilitadas

O uso otimizado de recursos, a organização e a limpeza potencializam o fluxo de atividades da instituição. Com as melhores condições de trabalho, as operações são simplificadas em todos setores e níveis da companhia. Os colaboradores têm um ambiente de trabalho impecável, reduzindo qualquer impeditivo.

O nível de produtividade é aumentado

A produtividade é um dos efeitos da aplicação do 5S, visto que há maior foco nas atividades estratégicas do empreendimento. Cada um dos princípios propostos pelo método deixam o ambiente laboral propício a bons resultados, despontando a produtividade como uma consequência natural.

O clima e local ficam mais convidativos

Os talentos gostam de trabalhar em companhias onde se sentem engajados e têm autonomia para desempenhar suas tarefas. Com os conceitos de limpeza e organização, a jornada fica mais convidativa e permite que o time execute suas atividades sem empecilhos burocráticos. Tudo isso eleva a motivação e a satisfação dos funcionários.

A melhoria contínua é buscada

Com auxílio do Seiketsu e do Shitsuke, as melhorias são implantadas e praticadas a longo prazo. As fiscalizações e as supervisões garantem que a companhia terá resultados competitivos por muito tempo, dando destaque no mercado e superando a concorrência graças à transformação cultural do negócio.

Como implementar a metodologia 5S na empresa?

Veja o passo a passo para aplicar esse método na sua companhia.

Passo 1

Monte uma equipe de liderança de modo a orientar os demais para atingir o objetivo em comum, que é a implementação da metodologia 5S. É necessário escolher pessoas comprometidas e engajadas com a causa, pois o empenho delas estabelece o senso de mudança necessário para o sucesso do programa.

Passo 2

Monte uma infraestrutura para executar o 5S e suas melhorias. Aqui, são levantadas e consideradas as obrigações para que a metodologia funcione com eficiência. Para isso, monte times dentro da própria liderança para lidar com a comunicação, o treinamento e o suporte, assim como outras demandas que os colaboradores tenham ao longo do processo de implantação.

Passo 3

É chegado o momento de aplicar a metodologia. Dessa forma, os profissionais são efetivamente orientados e treinados para que todos cheguem ao mesmo objetivo. Com a equipe alinhada sobre o que deve ser feito, inicie projetos pilotos para avaliar o nível de engajamento de todos os envolvidos. Utilize áreas e departamentos de fácil implementação para servirem de base de treinamento e motivação para o time e continue o processo de forma gradativa.

Passo 4

O passo anterior servirá de apoio para a elaboração de um manual de boas práticas que guiará os próximos projetos. Crie uma fonte de informação detalhada e disponibilize-a para todos. Além disso, monte um plano de revisões com abertura para considerações e sugestões. Aqui, é necessário incentivar a participação dos colaboradores para que todos se sintam parte do projeto, garantindo o sucesso do programa 5S.

Passo 5

Por último, avalie os resultados iniciais, faça correções e busque melhorias. O monitoramento constante é indispensável para que a implantação dessa metodologia funcione. Também é importante dar feedbacks, mostrar os progressos e informar quaisquer mudanças que sejam tomadas.

Como visto, a metodologia 5S é uma das melhores formas de organizar processos e otimizar recursos. Uma forma de favorecer sua aplicação é por meio da transformação digital nos negócios, principalmente no que se refere à gestão eletrônica de documentos e contratos, como é o caso da Agreement Cloud da DocuSign.

Entre em contato conosco para conhecer todos os diferenciais do nosso produto e veja como podemos ajudar na otimização contínua e digital da sua empresa.

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Metodologia 5S: o que é e como funciona?

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Organizar uma empresa demanda uma atuação estratégica com o envolvimento de todos os colaboradores, abraçando diversas etapas de otimização. Para contribuir com isso, foi criada a metodologia 5S, que abrange o controle de qualidade e tem sido muito praticada pelas organizações.

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Campos_R_A FERRAMENTA 5S E SUAS.pdf  https://www.simpep.feb.unesp.br/

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Esquema para a classificação de itens necessários e desnecessários.

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Exemplos de relato 5s

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Objetivo

O programa 5S, é considerado o passo inicial para a implantação de programas de qualidade. A nomenclatura 5S significa os cinco sensos que são abordados, baseados nas iniciais de cada senso escrito em japonês: são SEIRI (Seleção), SEITON (Ordenação), SEISO (Limpeza), SEIKETSU (Padronização) e SHITSUKE (Disciplina). Utilizando a filosofia 5S e, aplicando os seus princípios práticos obtém-se uma melhor definição do espaço, um ambiente mais organizado, uma redução significativa do tempo de execução de atividades e, um acesso mais fácil aos materiais e equipamentos. A filosofia 5S é um compromisso de melhoria integral do ambiente e das condições de trabalho.

Público Alvo

Empresas dos segmentos de alimentos e bebidas, embalagens, serviços de alimentação, nutrição animal, químico e cosméticos.

Carga Horária

A carga horária para o atendimento será determinada após definição do escopo de atuação.

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Objetivo O programa 5S, é considerado o passo inicial para a implantação de programas de qualidade. A nomenclatura 5S significa os cinco sensos que são abordados, baseados nas iniciais de cada senso escrito em japonês: são SEIRI (Seleção), SEITON (Ordenação), SEISO (Limpeza), SEIKETSU (Padronização) e SHITSUKE (Disciplina).

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BARBOSA, Adriano Paulino. Et al. Implantação do programa 5s e ferramentas da qualidade: Um estudo de caso em uma empresa Metalúrgica de pequeno porte.

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Revista Científica Multidisciplinar Núcleo do Conhecimento. Ano 06, Ed. 03, Vol. 04, pp. 142-160. Março de 2021. ISSN: 2448-0959, Link de acesso: https://www.nucleodoconhecimento.com.br/engenharia-de-producao/ferramentas-da-qualidade, DOI: 10.32749/nucleodoconhecimento.com.br/engenharia-de-producao/ferramentas-da-qualidade

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Pode ser encontrado na Estante Virtual Senai.
Link: https://meusenai.senai.br/estante/

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1 - Seiri: Utilização
2 - Seiton: Organização
3 - Seiso: Limpeza
4 - Seiktsu: Padronização/ Saúde e Higiene
5 - Shitsuke: Disciplinaa