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Ya hemos visto herramientas fantásticas para organizar tareas y proyectos como son Trello o Asana. Incluso tenemos un post hablando de apps de productividad.

Sin embargo, siempre hay espacio para que llegue una nueva herramienta y se haga tremendamente popular de la noche a la mañana. Ese es el caso de Notion, una aplicación que en pocos años se ha vuelto la favorita de los amantes de la productividad, la gestión de tareas, colaboración entre miembros del equipo, bases de datos, etc.

Pero ¿de dónde viene tanto éxito?, ¿es realmente útil o es solo una moda pasajera?

Sigue leyendo y te cuento los beneficios, ventajas, desventajas y algunos ejemplos de uso de Notion.

Toma notas y organiza todo lo que necesites

Qué es Notion y para qué sirve

Notion tiene el aspecto de una aplicación sencilla para tomar notas, pero cuando investigas un poco más, te das cuenta de todo lo que puedes hacer:

Tomar notas y crear documentos: Puedes crear notas y documentos de texto enriquecidos con formateo, imágenes y enlaces.

Hacer seguimiento de tareas y proyectos: Te permite crear listas de tareas y asignar tareas a ti y a otros usuarios, y hacer seguimiento del progreso y el estado de las tareas.

Crear bases de datos: Puedes crear bases de datos para almacenar y gestionar información. Puedes utilizar bases de datos para llevar un registro de clientes, proyectos, tareas o cualquier otra cosa que necesites.

Base de conocimiento: Notion te permite organizar tus notas y documentos en un árbol de páginas y sub-páginas, lo que te permite tener una visión general de toda tu información y acceder a ella de manera rápida y sencilla.

Crear una web sencilla: permite crear páginas web y sitios web completos. Puedes utilizar Notion para crear páginas web estáticas o dinámicas, dependiendo de tus necesidades. Por ejemplo, crear una página web de portafolio, una página web de proyectos o una página web de noticias.

Colaborar en equipo: Notion te permite colaborar en tiempo real con otros usuarios en tus notas y documentos, lo que hace que sea ideal para trabajar en equipo.

Integraciones: Notion ofrece integraciones con una amplia variedad de aplicaciones y servicios, como Google Drive, Trello, Slack y muchos más, lo que te permite utilizar Notion como una plataforma central para gestionar tu trabajo y tu vida.

Qué son las plantillas de Notion

Las plantillas de Notion se han hecho muy populares. Incluso hay gente ganando grandes sumas de dinero creando y vendiendo estas plantillas.

Las plantillas de Notion son diseños predefinidos que puedes utilizar para empezar de forma rápida con Notion. Las plantillas te proporcionan una estructura y un formato ya creados para que puedas comenzar a trabajar de manera más rápida y sencilla.

Notion ofrece una amplia variedad de plantillas, tanto gratuitas como de pago, que van desde listas de tareas y tablas de seguimiento de proyectos hasta bases de datos de recetas y herramientas de planificación de viajes. Puedes utilizar las plantillas de Notion tal como están o personalizarlas para adaptarlas a tus necesidades específicas.

Qué son los bloques de Notion

Los bloques son una de las principales características de Notion y se utilizan para crear páginas y bases de datos. Cada bloque representa una pieza de contenido, como un párrafo de texto, una imagen, una tarea o una entrada en una base de datos.

Puedes utilizar bloques para crear una amplia variedad de contenidos, como notas, documentos, listas de tareas, tablas y bases de datos. Los bloques se pueden organizar y formatear de diferentes maneras para adaptarse a tus necesidades y preferencias.

Uno de los aspectos más interesantes de los bloques es que puedes anidarlos unos dentro de otros para crear estructuras más complejas y jerárquicas. Por ejemplo, puedes anidar una lista de tareas dentro de un párrafo de texto o una imagen dentro de una tarea. Esto hace que sea fácil crear contenidos complejos y bien estructurados con Notion.

Ventajas de Notion

Algunas ventajas que han hecho a Notion ganar en popularidad a otras aplicaciones:

Disponible en español de España y español de Latinoamérica.

Mayor versatilidad: Es una herramienta muy versátil que puede ser utilizada para muchas cosas diferentes. Esto la hace ideal para una amplia variedad de usuarios y usos.

Diseño atractivo: Notion tiene un diseño atractivo, minimalista y fácil de usar, lo que hace que sea agradable trabajar con ella.

Plantillas: Las plantillas son quizás la clave del éxito de Notion. Casi cualquier documento o aplicación que necesites para organizar tu trabajo o tu vida está ya creado como plantilla.

Aplicación para escritorio y móvil. Tienes aplicaciones para cualquier dispositivo (excepto para Linux) que te permiten trabajar mucho más rápido.

Extensión para navegador. Puedes llevar cualquier enlace o texto a Notion en un par de clics desde la extensión para navegador (Notion Web Clipper).

Precio. Es gratis para uso personal y con funciones limitadas para trabajar en equipo. Con precio muy razonable si necesitas más funciones y opciones.

Ventajas frente a Trello o Asana

Trello y Asana son nuestras aplicaciones favoritas para gestionar tareas. Sin embargo, hay que admitir que Notion tiene algunas ventajas sobre ellas:

Posibilidad de hacer webs sencillas. En Trello puedes compartir de forma pública tus tableros, pero eso dista mucho de ser una web.

Curva de aprendizaje. Notion permite empezar a trabajar de forma más rápida sin conocer la aplicación. Mientras que Asana necesita algo más de tiempo para aprender a manejarla.

Desventajas frente a Trello o Asana

Trello permite subir archivos de hasta 10MB cada uno, Asana de hasta 100MB y Notion solo de 5MB (datos de las versiones gratuitas)

Tanto Trello como Asana tienen planes gratuitos más generosos para trabajar en equipo.

Desventajas de Notion

Hay pocas desventajas que le hayamos encontrado a Notion:

Falta de rendimiento. En la versión online el trabajo es algo más lento que si tienes instalada la aplicación en el ordenador o el móvil.

Diseño. Las opciones para dar diseño a tus documentos o sitios web son muy limitadas. Notion prefiere que te mantengas dentro del minimalismo.

Seguridad. Debido a su capacidad para compartir tus documentos en público, debes estar atento a que no expones ninguna información relevante como contraseñas o datos de clientes.

Poco conocida en los países de habla hispana. Notion es relativamente poco conocida en las empresas de habla española. Por lo que no aportará mucho a tu curriculum.

Inteligencia artificial de Notion

Notion incorpora algunas funciones de inteligencia artificial realmente útiles.

Puedes usar esta característica para:

Obtener un listado de ideas o brainstorming sobre un tema

Continuar escribiendo un texto

Cambiar el tono de un texto, por ejemplo, hacerlo más informal

Resumir o mejorar un contenido

Traducir al español

Muchas más funciones (más de 20)

Además su dominio del español es bastante bueno y es más rápido que el conocido ChatGPT.

Conclusión. ¿Es Notion adecuado para ti?

Personalmente, voy a seguir utilizando Trello para mis proyectos personales y Asana para proyectos grandes donde colaboro con otras personas.

Donde sí encuentro útil a Notion es en una empresa donde se manejen varios tipos de documentos y datos y se comparta mucha información entre compañeros. Por ejemplo empresas de creación de contenidos. En ese caso, Notion puede ser la solución perfecta.

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Notion, qué es, ventajas y desventajas en 2024. Notion beneficios.

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¿Quieres una herramienta para crear documentos, gestionar tareas e incluso crear una web? Notion es cada vez más popular y en este post te explicamos por qué.

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Disponible en español de España y español de Latinoamérica.

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Notion permite crear y administrar proyectos y tareas, asignar responsabilidades y dar seguimiento al avance de cada uno.

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Notion cuenta con un espacio de almacenamiento en la nube integrado, lo que facilita la gestión y el acceso seguro de los archivos.

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Se pueden compartir notas y documentos con clientes, colaboradores y otros usuarios de manera fácil y segura.

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Los usuarios pueden trabajar simultáneamente en un mismo proyecto y visualizar las actualizaciones en tiempo real.

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Funciones avanzadas de edición de texto: 

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Funciones avanzadas de edición de texto: 

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Notion incluye herramientas de edición de texto sofisticadas, como formatos avanzados y plantillas para notas y documentos profesionales.

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Integración con diferentes herramientas y aplicaciones:

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Integración con diferentes herramientas y aplicaciones:

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Se pueden vincular otras apps y servicios, como calendarios externos, hojas de cálculo, sistemas de gestión de tareas, entre otros.

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Notion permite adaptar la plataforma a las necesidades de cada usuario, desde la organización de las páginas hasta el diseño de los elementos que conforman cada nota.

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Posibilidad de crear bases de datos de manera organizada y flexible

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Organizando mi caótica existencia✨ Notion TOUR 2023

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Organizando mi caótica existencia✨ Notion TOUR 2023

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En este video podemos ver una Youtuber que es usuaria de Notion, mostrando sobre la app, sus ventajas y cómo ella lo utiliza para su vida diaria y su vida profesional.

Es muy interesante cómo muestra toda la interfaz, el cómo lo personaliza, las múltiples opciones que trae la App y cómo le facilita a sus actividades el poder organizarse. Impactando positivamente en su vida adulta con TDH.

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Organizando mi caótica existencia✨ Notion TOUR 2023

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Notion, la startup que vale US$ 10 mil millones y cautivó a Silicon Valley

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Notion, la startup que vale US$ 10 mil millones y cautivó a Silicon Valley

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El cofundador de Notion, Ivan Zhao, cautivó a los inversores de Silicon Valley y a los consumidores con una elegante aplicación de productividad que se hizo tan viral que sus servidores se colapsaron. Ahora, el CEO de la rentable startup ve la posibilidad de romper el dominio de Microsoft y Google en el lugar de trabajo apostando por la IA.

16 Abril de 2024 08.20

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Ivan Zhao había creado la empresa basándose en la idea de que se debería poder hacer tanto con un procesador de textos como con un trozo de papel en blanco. Josh Kopelman, frecuente Midas Lister y cofundador de First Round Capital, quedó tan impresionado por el inusual discurso de Zhao, que incluía una larga digresión sobre los orígenes del papel, que extendió el cheque más grande de la ronda semilla de 2 millones de dólares en 2013.

"Recuerdo que salí y pensé: 'Esto es diferente a cualquier pitch que haya recibido'", dice Kopelman. "No había capturas de pantalla, ni maquetas. Era muy conceptual, pero sentí que entendía al más alto nivel lo que quería hacer".

Pero Kopelman era minoría. Dos años después, la gente no entendía Notion, el editor de software que Zhao había construido, y él no había encontrado una forma convincente de explicarlo. Pocos veían la necesidad de una herramienta para diseñar programas informáticos personalizados. Cuando vio a los empleados de First Round utilizar Notion, a Zhao le pareció que lo hacían "por pena", recuerda.

"El software aún no era lo suficientemente bueno", admite.

Ivan Zhao había creado la empresa basándose en la idea de que se debería poder hacer tanto con un procesador de textos como con un trozo de papel en blanco.

En un último intento desesperado por salvar la empresa, Zhao y el cofundador Simon Last despidieron a todos sus empleados, subarrendaron su oficina de San Francisco y se trasladaron a Kioto, Japón, para reducir costos.

Un préstamo de emergencia de 150.000 dólares de la madre de Zhao les dio tiempo suficiente para reiniciarse con "Notion 1.0". El editor de software seguía ahí, pero ahora Notion parecía una herramienta de productividad a primera vista: un giro minimalista de Google Docs que también permitía hacer wikis y gestionar listas de tareas fácilmente.

En agosto de 2016, la publicaron en el sitio de descubrimiento de aplicaciones Product Hunt. Fue el producto más popular del día, de la semana y del mes. En pocas semanas, Notion, que es gratuita pero cobra a los usuarios avanzados más de 8 dólares al mes, estaba obteniendo beneficios y se había convertido en una de las empresas emergentes más atractivas de Silicon Valley.

En octubre, Zhao y Last regresaron triunfantes a San Francisco. Notion se estaba extendiendo por todo el mundo (el 80% de los usuarios están fuera de EE.UU.) sólo con el boca a boca. Alcanzó su primer millón de usuarios en 2019. A los estudiantes les gustaba para hacer listas de tareas y tomar apuntes de clase. Los empresarios con mentalidad de diseñadores la utilizaban para sustituir al tradicional pitch deck, y los artistas para mostrar sus portafolios. Los tutoriales "Cómo uso Notion" inundaron YouTube.

La gente necesitaba esos videos porque, aunque Notion es potente, las opciones de personalización para algo tan sencillo como una lista de tareas pueden hacerlo abrumador. Uno de los más populares es un recorrido relativamente sencillo del software que muestra cómo empezar a utilizarlo "sin perder la cabeza". Pero fue precisamente este nivel de personalización lo que hizo que Notion fuera tan útil para el trabajo. Los empleados de DoorDash y Nike lo adoptaron para gestionar proyectos o compartir notas.

Se puso de moda entre algunos equipos de McKinsey después de que un socio empezara a utilizarla en casa para organizar sus recetas de pizza. Scott Belsky, director de producto de Adobe, utilizó Notion para organizar toda su investigación y escribir los borradores de su libro superventas The Messy Middle. "De una forma maravillosa, Notion colapsó el concepto de página web y de documento", afirma.

Tras incorporarse como director de operaciones en 2018, Akshay Kothari respondió a los tickets de soporte durante seis meses. "Cada día me daba cuenta de lo poco que sabía sobre el producto. Las diferentes formas en que la gente utilizaba Notion eran alucinantes".

En enero de 2021, un puñado de esos videos de "cómo uso Notion" se hicieron tan virales en TikTok que la demanda de descargas desbordó los servidores de la empresa y Zhao se vio obligado a pausar todo el desarrollo del producto durante seis meses para apuntalar la parte de atrás. En aquel momento, la aplicación tenía 20 millones de usuarios. Ahora se acerca rápidamente a los 100 millones, afirma Zhao. Según las estimaciones de Forbes, hizo 250 millones de dólares de ingresos el año pasado y sigue siendo rentable.

A lo largo del ascenso viral de Notion, Zhao consiguió mantener un grado de control inusualmente alto para una startup de esta envergadura. Ninguno de los capitalistas de riesgo que pusieron unos 330 millones de dólares en Notion tiene un puesto en el consejo. Con los capitalistas de riesgo haciendo cola para darle dinero, Zhao tiene pocas razones para darles uno (recientemente sumó a su primer miembro externo del consejo, un auditor financiero, en 2022).

Y la rentabilidad de Notion durante mucho tiempo le dio un apalancamiento añadido para recaudar fondos con una dilución mínima. Forbes estima que este hombre de 37 años sigue poseyendo al menos el 30% de la empresa, con un valor de 1.500 millones de dólares, basándose en la valoración de 5.000 millones de dólares de Notion en los mercados secundarios. Akshay Kothari, de 37 años, que se incorporó en 2018, y Last, de 30, cofundadores en título, probablemente posean menos porque se unieron a la empresa después de su creación.

Según las estimaciones de Forbes, hizo 250 millones de dólares de ingresos el año pasado y sigue siendo rentable.

El último gran lanzamiento de Notion, que introdujo hojas de cálculo y bases de datos, fue en 2018. A finales de este año, la empresa espera estrenar Notion 3.0. Los usuarios tuvieron un anticipo cuando la empresa lanzó un bot de inteligencia artificial en noviembre de 2023 que puede sacar a la superficie rápidamente cualquier cosa almacenada dentro de Notion, parte de la agresiva apuesta de la empresa por la IA generativa que le valió un puesto en la sexta lista anual AI 50 de Forbes. Los usuarios de Notion ya no tendrán que recordar dónde guardaron una determinada información. Por ejemplo, pueden preguntarle al bot: "¿Cuáles son las conclusiones de las reuniones de equipo de la semana pasada?" y éste las extraerá de lo que identifica como los documentos más importantes. Zhao dice que el bot es como una extensión de su cerebro: "Tiene la libertad de olvidar".

Si añadimos más automatización -además del lanzamiento en enero de una oferta de calendario y tal vez un cliente de correo electrónico, gracias a una adquisición en febrero-, la ambición de Zhao se vuelve más clara: convertir Notion en una aplicación completa para la oficina que algún día pueda desafiar el dominio de Microsoft y Google, que juntos controlan el 99% del mercado de paquetes de productividad de 52.000 millones de dólares (ventas en 2022), según Gartner. "Nuestro competidor es toda la industria", proclama. "Si está construyendo Legos, ¿está compitiendo con una empresa de aviones de juguete o de autos de juguete? Con ambas".

El software de IA empresarial podría suponer una oportunidad de mercado de un billón de dólares en la próxima década, según Dan Ives, analista de Wedbush. "Es un camino de baldosas amarillas de crecimiento por delante", dice, incluso sin enfrentarse a Microsoft y Google de frente. Zhao reconoce este punto, pero ambiciona construir algo igual de duradero. "La empresa es un desafío, pero si nos limitamos a ejecutar, lo conseguiremos", afirma.

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Notion, la startup que vale US$ 10 mil millones y cautivó a Silicon Valley

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El cofundador de Notion, Ivan Zhao, cautivó a los inversores de Silicon Valley y a los consumidores con una elegante aplicación de productividad que se hizo tan viral que sus servidores se colapsaron. Ahora, el CEO de la rentable startup ve la posibilidad de romper el dominio de Microsoft y Google en el lugar de trabajo apostando por la IA.

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Puedes crear notas y documentos de texto enriquecidos con formateo, imágenes y enlaces.

https://recursosparaemprendedores.com/notion-que-es-ventajas-y-desventajas/

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Notion ofrece integraciones con una amplia variedad de aplicaciones y servicios, como Google Drive, Trello, Slack y muchos más, lo que te permite utilizar Notion como una plataforma central para gestionar tu trabajo y tu vida.

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Notion te permite colaborar en tiempo real con otros usuarios en tus notas y documentos, lo que hace que sea ideal para trabajar en equipo.

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Permite crear páginas web y sitios web completos

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Notion te permite organizar tus notas y documentos en un árbol de páginas y sub-páginas, lo que te permite tener una visión general de toda tu información y acceder a ella de manera rápida y sencilla.

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Puedes crear bases de datos para almacenar y gestionar información.

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Notion es una herramienta multiuso en línea que combina funciones de gestión de proyectos, bases de datos y notas en una sola plataforma.

https://www.arimetrics.com/glosario-digital/notion

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Es un espacio de trabajo digital que permite a los usuarios crear, compartir y colaborar en una amplia variedad de proyectos y tareas, todo en un solo lugar.

https://www.arimetrics.com/glosario-digital/notion

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Hacer seguimiento de tareas y proyectos:

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Hacer seguimiento de tareas y proyectos:

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Te permite crear listas de tareas y asignar tareas a ti y a otros usuarios, y hacer seguimiento del progreso y el estado de las tareas.

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Todo lo que necesitas saber sobre Notion (ahora en español) 🧠📁🍃

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Todo lo que necesitas saber sobre Notion (ahora en español) 🧠📁🍃

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Creo que Notion es la aplicación que más rechazo causa cuando la pruebas por primera vez, y me incluyo en esta afirmación. Por eso hoy te traigo una guía rápida y fácil para que puedas iniciarte en ella. Apta para aquellos que la probasteis y no os gustó, y para todos los que os la instalaréis por primera vez.

Judit GÜel

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Todo lo que necesitas saber sobre Notion (para empezar) 🧠📁🍃 | Nivel principiante

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Mayor versatilidad: Es una herramienta muy versátil que puede ser utilizada para muchas cosas diferentes. Esto la hace ideal para una amplia variedad de usuarios y usos.

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Diseño atractivo: Notion tiene un diseño atractivo, minimalista y fácil de usar, lo que hace que sea agradable trabajar con ella.

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Extensión para navegador. Puedes llevar cualquier enlace o texto a Notion en un par de clics desde la extensión para navegador (Notion Web Clipper).

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Aplicación para escritorio y móvil. Tienes aplicaciones para cualquier dispositivo (excepto para Linux) que te permiten trabajar mucho más rápido.

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Plantillas: Las plantillas son quizás la clave del éxito de Notion. Casi cualquier documento o aplicación que necesites para organizar tu trabajo o tu vida está ya creado como plantilla.

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Precio. Es gratis para uso personal y con funciones limitadas para trabajar en equipo. Con precio muy razonable si necesitas más funciones y opciones.