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Gestión de Proyectos | Metodología PMI (Ejemplo Práctico)

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Desarrollo de un PROYECTO con la metodología de MARCO LÓGICO en 10 pasos

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Capacitación 7 Metodología General Ajustada  MGA Web

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Documento Base Modulo Teoria de Proyectos

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I. Identificación de problemas y/o necesidades

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I. Identificación de problemas y/o necesidades

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De acuerdo con el problema o la necesidad identificado(a) en un grupo poblacional o en comunidad específica, se constituye un documento que autoriza formalmente la existencia de un proyecto Acta de inicio (Anexo 1).
Algunas preguntas orientadoras desde la perspectiva de salud pública:

¿Cuál es el problema de salud pública por resolver en la comunidad?

Ejemplo: el alto número de muertes maternas en los últimos 5 años

¿Cuáles son las causas de ese problema de salud pública?

Ejemplo:

·         Debilidad en los programas de promoción de la salud y detección temprana

·         Debilidad en la búsqueda de gestantes

·         Debilidad de los programas de control prenatal para garantizar su acceso de forma temprana, su continuidad y su calidad

·         Demora en el diagnóstico de la complicación materna

·         Demora en el acceso al tratamiento al momento de confirmar la enfermedad o la complicación

·         Barreras de acceso a los servicios de salud de tipo geográficas, económicas, culturales

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Anexo 1. Acta de Constitución del Proyecto PMI

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II.	Definición de objetivos y alternativas de solución

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II.	Definición de objetivos y alternativas de solución

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II.	Definición de objetivos y alternativas de solución

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II.	Definición de objetivos y alternativas de solución

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Anexo 2. Cronograma (Sarmiento & Correa, 2020).

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Corresponde a los procesos necesarios para identificar a las

personas, grupos u organizaciones que tienen relación con el proyecto, para analizar las expectativas y su impacto. Se desarrolla un plan de gestión con estrategias para lograr la participación eficaz de los interesados en las decisiones y en la ejecución del proyecto (Zamora, 2018). Ver Anexo 3. Reconocimiento de interesados para un proyecto de salud pública (Sarmiento & Correa, 2020).

Es importante mencionar que para la salud pública estos actores corresponden a los que el marco normativo a involucrado en el sistema de salud de los países, tales como: los individuos, las familias y/o comunidades, el prestador de los servicios de salud, las aseguradoras, las Secretarías de Salud, el Ministerio de Salud, gremios del sector, la academia, líderes comunitarias, las agencias de cooperación nacional e internacional, los grupos confirmados por la sociedad civil, los cuales deben trabajar de manera articulada (Jiménez & Montenegro, 2010) (Maceira, 2007).

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Anexo 3. Reconocimiento de los interesados PMI

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Está relacionado con la identificación, el análisis, la planificación de respuesta a los riesgos derivados del proyecto en cualquiera de sus etapas, incluyendo durante el monitoreo y control (Zamora, 2018).

Para su desarrollo se debe establecer el alcance y el contexto de la gestión, así como los roles y responsabilidades, la estimación de las actividades para la gestión de riesgos con sus costos y tiempos (Sarmiento & Correa, 2020).  Anexo 4. Identificación y valoración de riesgos en un proyecto en salud publica

Se han establecido múltiples metodologías, entre ellas se encuentran: juicio de expertos por medio de la técnica DELHI o de entrevistas, análisis DOFA (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas), y tormenta de ideas.

Un ejemplo de riesgos de tipo técnico que podría generar un efecto negativo en un proyecto en salud pública relacionado con el objetivo planteado en el anterior ítem podría ser: rotación de los equipos de salud entrenados y sensibilizados en la atención oportuna, integral y de calidad para los servicios materno-infantiles

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Anexo 4. Identificación y gestión de riesgos

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Gestión de recursos: matriz RACI Anexo 5 (Sarmiento & Correa, 2020)

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Gestión de recursos: matriz RACI Anexo 5 (Sarmiento & Correa, 2020)

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Gestión de costos: está relacionado con la planificación de los costos con base en los recursos y actividades, estimación de estos, presupuesto y control durante el desarrollo del proyecto en salud pública Anexo 6 (Zamora, 2018).

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Hace parte del monitoreo y control de los componentes descritos anteriormente (Project Management Institute, 2017a).

Lo anterior debe estar planeado a la luz de los objetivos del proyecto, de los tiempos establecidos en el cronograma y de los recursos adquiridos.

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La evaluación en proyectos salud pública contribuye en la medición de los cambios de la población objeto del proyecto, así como el cumplimiento de los objetivos y de los hitos de este. Por ende, se sugiere realizar evaluaciones prospectivas, concurrentes (durante la ejecución) y retrospectiva (Rodríguez & López, 2004).

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Es importante que la institución líder del proyecto tenga los procedimientos, flujogramas y planes que aborden los componentes descritos. Lo anterior otorga claridad de los procesos y los tiempos en que se deben desarrollar las actividades planteadas.
Lo anterior otorga claridad de los procesos y los tiempos en que se deben desarrollar las actividades planteadas.
Para esto se sugiere que se establezcan los flujos de transmisión de los mensajes que permitan fortalecer los vínculos que conlleven al cumplimiento de los objetivos del proyecto (Instituto Nacional de Salud (Colombia), 2014)

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10 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto PMBOK 6

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I. Identificación de problemas y/o necesidades

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I. Identificación de problemas y/o necesidades

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Se utiliza la metodología del diagrama de causa-efecto, considerado un vehículo para tener una concepción común del problema o la necesidad a intervenir.
Este diagrama inicia con la identificación del problema, la definición en una frase de dicha situación priorizada, luego se esquematiza las espinas principales, las cuales representan los posibles factores causales.
Estas espinas se reconocen a partir de una lluvia de ideas que permita el análisis causal del problema o la necesidad. Ver Diagrama de causa efecto Anexo 7 (Sociedad Latinoamericana para la Calidad, 2000).

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I. Identificación de problemas y/o necesidades: árbol de problemas

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I. Identificación de problemas y/o necesidades: árbol de problemas

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Herramienta que permite estructura un problema a partir de la representación gráfica del problema, las causas y efectos. La imagen de “árbol” se construye con el tronco constituido por el problema central; los efectos de dicho problema en las ramas y las múltiples niveles de causes, en las raíces. Ver Árbol de problemas Anexo 8 (Marie, 2004) (Ortegón et al., 2012).

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I. Identificación de problemas y/o necesidades: participación comunitaria

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I. Identificación de problemas y/o necesidades: participación comunitaria

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En Salud Pública la identificación y priorización de problemas y/o necesidades requiere de un proceso participativo de la comunidad, que busca explorar los problemas percibidos que afectan a la comunidad a través de metodologías como:  tormenta de ideas, discusión con grupos específicos, entrevistas, observaciones, conversaciones informales, recorridos por el territorio o mapas.
Este diagnóstico se complementa con la información obtenida de otras fuentes de información demográfica, social, económica, epidemiológica y de salud.
La priorización de los problemas se realiza teniendo en cuenta la gravedad del mismo, el área o zona afectada, la posibilidad de resolución y el costo social y económico de postergar la intervención (Crespo, 2010).

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Diagnóstico y tratamiento para todos: Perú, participación comunitaria en el diagnóstico de la TB

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II.	Definición de objetivos y alternativas de solución: árbol de objetivos

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II.	Definición de objetivos y alternativas de solución: árbol de objetivos

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Los objetivos están relacionados a acciones concretas que reflejan el resultado de las intervenciones ejecutadas como mecanismos para controlar, mitigar o prevenir el problema o la situación identificada.
La relación de los medios y los fines es análoga a la de causa-efecto.

Este árbol de problemas es considerado una guía para lograr el objetivo central, el cual esta relacionado directamente con el problema. Para la definición de objetivos, es necesario que se realiza el análisis de las limitaciones y de los aspectos que son viables y sostenibles en la población objeto (Marie, 2004) (Ortegón et al., 2012). Ver Árbol de Objetivos Anexo 9

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II.	Definición de objetivos y alternativas de solución: árbol de alternativas

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II.	Definición de objetivos y alternativas de solución: árbol de alternativas

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Las alternativas corresponden a aquellas estrategias de solución que se derivan del análisis del árbol de problemas y de objetivos. Las alternativas corresponden a las causas independientes ubicadas en la parte más baja del árbol de problemas. Una vez definida las acciones se configuran las estrategias viables para alcanzar los objetivos planteados en términos de recursos disponibles, tiempos roles, riesgos identificados, efectos. Viabilidad, entre otros (Crespo, 2010) (Ortegón et al., 2012).

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En la Matriz del Marco Lógico se establece la necesidad de identificación del Fin, Propósito, Componentes Actividades (columna horizontal) e Indicadores, Medios de verificación y Supuestos/riesgos (Columnas verticales).
Para la lógica vertical se debe tener en cuenta:
·         Fin: objetivo general que representa el impacto esperado o el efecto derivado del propósito del proyecto.

·         Propósito: objetivos específicos que describen el efecto o resultado que se obtiene después de completar la ejecución del proyecto.

·         Componentes: resultados o productos que se expresan en obras construidas, servicios ofertados, equipos instalados, capacidad institucional desarrollada, comunidad educativa, estudios, entre otros aspectos que se desarrollan de acuerdo con el presupuesto asignado.

·         Actividades: acciones establecidas o principales que representan “el hacer” y se describen para cada componente, en orden cronológico, especificando los recursos, medios o insumos necesarios para su ejecución.

En el Anexo 10 se observa un ejemplo de la matriz desde la perspectiva de un proyecto enmarcado en la salud pública.

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Este componente permite complementar el diagnóstico, teniendo en cuenta elementos y factores causales desde los intereses y perspectivas de los involucrados.
Las características que se deben abordar con los interesados son: (Sebastián, 2002):

¿Cómo y por qué se involucran?

¿Qué medidas toman para tratar de influir en el resultado?

v  ¿Qué recursos y medios (alianzas y estrategias) ponen en juego?

¿Qué resultado obtienen?

¿Qué pudieran o debieran haber hecho para mejorar el resultado?

Es importante incluir en el análisis de involucrados aquellos que están a favor del proyecto, así como los que se oponen, siendo una herramienta que permite diseñar estrategias que faciliten el apoyo de los interesados y minimicen la resistencia durante la ejecución del proyecto.

Los posibles interesados son aquellos individuos, organizaciones del sector público, privado, de la sociedad civil, grupos religiosos o políticos, que de manera directa o indirecta se ven afectados por el problema priorizado y las alternativas de solución planteadas (Crespo, 2010) (Ortegón et al., 2012) Anexo 11. Análisis de interesados

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Los supuestos o riesgos están relacionados con las condiciones internas y externas del proyecto, que deben ser cumplidos o controlados para avanzar al nivel siguiente en la jerarquía de objetivos.

Los supuestos representan una valoración de la probabilidad de éxito del proyecto. Por lo que se pueden identificar riesgos ambientales, financieros, institucionales, sociales, políticos, climatológicos, entre otros. Para el Marco Lógico es necesario identificar los riesgos para cada etapa de la matriz: Actividad, Componente, Propósito y Fin.

Este componente es clave en la etapa de planificación del proyecto porque facilita incluir componentes adicionales a este. Otra de las ventajas de plantear los supuestos y riesgos, es que el gerente del proyecto comunica los posibles problemas emergentes, reduciendo la posibilidad de incertidumbre durante la ejecución de este (Crespo, 2010) (Ortegón et al., 2012) Anexo 10. Matriz del Marco Lógico.

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El Marcó Lógico postula elementos adicionales que se deben establecer en la fase de planificación (Crespo, 2010) (Ortegón et al., 2012):
· Población beneficiaria: población que hace parte del territorio donde se identifico el problema o la necesidad con sus características demográficas, geográficas, sociales y económicas específicas. La participación comunitaria debe permitir espacios para interactuar y comprender sus condiciones de vida, así como la relación salud-enfermedad.
· Localización del proyecto: lugar geográfico determinado para el proyecto.
·  Tamaño del proyecto: que involucra la población, el número de usuarios, el área disponible, el financiamiento, la tecnología, la localización y los recursos necesarios.

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Documental - Parte 3: La participación comunitaria en M'berra

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Calendario de actividades: se registran las actividades en función del tiempo del proyectos. El más utilizado es el diagrama de GANTT. Ver Anexo 12. Cronograma de GANNT

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Anexo 12. Cronograma diagrama de GANTT MML

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Para esta metodología el presupuesto debe detallar los costos, las fuentes de financiamiento desagregando por categorías de gasto: personal, material y servicios, insumos y equipos y otros costos (Crespo, 2010) (Ortegón et al., 2012) Ver Anexo 13. Presupuesto

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En la Matriz del Marco Lógico en su eje vertical se establecen los indicadores y los medios de verificación.

Los indicadores: son instrumentos que aportan información para verificar el progreso del proyecto y el logro de los objetivos establecidos. Los indicadores deben ser medibles y verificables en términos de cantidad, calidad y tiempo.

Se deben establecer indicadores para el Fin y el Propósito, los Componentes y las Actividades (Crespo, 2010) (Ortegón et al., 2012).

Los medios de verificación: fuentes de información para verificar el avance del proyecto y medir los indicadores (Crespo, 2010) (Ortegón et al., 2012) ver Matriz de Marco Lógico Anexo 10.

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Se agrega algunas consideraciones planteadas por una investigación aplicada en el contexto universitario y su vinculación con la sociedad de enfermería bajo el marco lógico (Contreras et al., 2017):

·         Para poder establecer una medición objetivo la planificación del proyecto debe establecer una línea base y luego medir el impacto en la fase final.

·         Cada uno de los indicadores se puede construir con base en las siguientes preguntas:

¿En qué período de tiempo se estima la intervención?

¿Qué es lo que se espera que cambie?

¿Cuál es la línea base y la meta factible?

¿Quién se espera que sea beneficiado con la acción?

¿Cuál es el nombre de la comunidad en la que se llevará a cabo el proyecto?

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Enfoque de marco lógico: aplicación en vinculación con la sociedad de enfermería en el contexto universitario ecuatoriano

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El enfoque de marco lógico es una metodología para el desarrollo de proyectos con impacto social con amplio uso en el mundo; que, además se utiliza en la edu...

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El marco lógico en salud pública es una metodología ampliamente utilizada, porque permite un dialogo, una discusión y una concertación de los interesados en un problema o necesidad que se considera público, es decir de todos.

Así mismo, exige en los equipos una visión integral, una perspectiva estratégica, sensibilidad al entorno, liderazgo, flexibilidad, compromiso social, capacidad de comunicación, sensibilidad interpersonal y competencias técnicas para su desarrollo (Marie, 2004).

Un ejemplo de ello fue la aplicación de esta metodología en un proyecto denominado: “Evaluación expost del programa de salud mental del Municipio de Envigado: plan de desarrollo 2016 2019 “Vivir mejor un compromiso con Envigado” lo que permitió evidenciar su utilidad en cuanto a (García, 2019):

*La satisfacción de las expectativas y necesidades de los interesados a través de las intervenciones desarrolladas.

*El programa fue pertinente porque las intervenciones respondieron a las necesidades de los interesados, y respondieron a los requisitos y protocolos instituciones y académico necesarios para fortalecer la salud mental en el municipio.

*El diagnóstico inicial fue la línea base para el diseño del proyecto.

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I. Identificación de problemas y/o necesidades

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I. Identificación de problemas y/o necesidades

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El análisis de problemas y necesidades desde la perspectiva de la comunidad o expertos a través de lluvia de ideas o desde las prioridades enmarcadas en normas específicas del fenómeno objeto del proyecto, así como los Objetivos de Desarrollo Sostenible, Plan Decenal de Salud Pública y Planes de Desarrollo de las entidades territoriales. Otras fuentes de información a utilizar son registros, estudios, diagnósticos, planes sectoriales (Fuentes, 2021) (Departamento Nacional de Planeación, n.d.).

En esta metodología también se desarrolla un árbol de problemas. Anexo 14. Árbol de problemas.

El árbol de problemas contempla el análisis de causas directas e indirectas, así como de los efectos directos e indirectos (Departamento Nacional de Planeación, n.d.).

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I. Identificación de problemas y/o necesidades

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I. Identificación de problemas y/o necesidades

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Para esta metodología también se contempla la realización de un Acta de inicio o Acta de constitución (Beltrán & Ferrer, 2018) con la justificación técnica, el alcance, las acciones a desarrollos según los tiempos, los criterios de éxito y los entregables del proyecto.

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II.	Definición de objetivos y alternativas de solución

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II.	Definición de objetivos y alternativas de solución

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El análisis de objetivos y de alternativas de solución se pueden realizar a través de metodologías participativas con los interesados o instrumentos diseñados para tal fin. Al indicar las causas del problema priorizados, se transforman en objetivos (Fuentes, 2021). Anexo 15. Análisis de objetivos.

La identificación de alternativas contempla el análisis del árbol de problemas, la consulta de fuentes secundarios y/o la realización de una encuesta a la población objeto del proyecto, lo que otorga complementariedad y validez (Fuentes, 2021).

Posterior a la definición de las alternativas, se deben evaluar teniendo en cuenta el impacto, el tamaño, la localización, la población, lo técnico, lo financiero, entre otros, para el proyecto determinan su viabilidad y aplicabilidad (Fuentes, 2021)

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Se deben reconocer los interesados relacionados con el problema o necesidad priorizada. Se debe reconocer los interesados directos y los indirectos, estos últimos relacionados con la comunidad, el lugar geográfico donde se desarrolla el proyecto, los donantes y las demás organizaciones que hacen parte de este (Fuentes, 2021).

Esta actividad es fundamental para minimizar los efectos negativos, o potenciar los positivos durante el desarrollo del proyecto.

Este proceso es dinámico y puede contemplar herramientas como la lluvia de ideas con la comunidad, registro de concertaciones o sesiones de trabajo con expertos. Se debe elaborar un registro de personas o entidades relacionadas con el proyecto, describiendo la entidad a la que pertenece, sus intereses, expectativas y posición: beneficiario, cooperante, oponente o perjudicado (Departamento Nacional de Planeación, n.d.). Anexo 16. Análisis de interesados

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Los riesgos son considerados eventos inciertos en el futuro del proyecto. El análisis de riesgos involucra una revisión de las causas y de los efectos en torno al cumplimiento del objetivo general.

Los riesgos pueden clasificarse en internos y externos, los primeros están relacionados con condiciones administrativas, y los segundos, aspectos ambientales y del entorno.

Para el análisis de los riesgos se plantea utilizar la técnica denominada matriz de probabilidad e impacto, que resulta de un análisis cualitativo donde se priorizan condiciones de riesgo de acuerdo con la subjetividad de las personas que participan. El proceso consta de los siguientes pasos (Departamento Nacional de Planeación, n.d.):

1.  Lista de riesgos priorizados

2. Análisis de la probabilidad de ocurrencia y las posibles consecuencias negativas o positivas

3. Definición de estrategias para controlar, mitigar, transferir o evitar los riesgos

Ver Anexo 18. Análisis de riesgos

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Para esta metodología es fundamental materializar los recursos humanos que gestionarán todas las etapas del proyecto, los recursos y el presupuesto necesarios desde la etapa del diseño hasta la evaluación (Fuentes, 2021).

El cronograma es otro elemento necesario para la planeación y monitoreo de las actividades planteadas.  El más utilizado es el diagrama de GANTT.

Por ejemplo este diagrama se utiliza de manera frecuenta en la gestión de la calidad, planificación y programación sanitaria, el cual permite establecer la secuencia cronológica de las actividades (Martínez, 2013)

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Conceptos de salud pública y estrategias preventivas

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El objetivo de este manual es facilitar a los estudiantes de la asignatura obligatoria “Medicina Preventiva y Salud Pública” de todas las facultades de medicina en universidades de habla española un texto sintético, actualizado, científico y completo del temario de la asignatura. También sirve como…

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El presupuesto debe clarificar el presupuesto total requerido y planteado desde las especificaciones técnicas requeridas para el desarrollo del proyecto (Fuentes, 2021). Anexo 18. Presupuesto

Los insumos costeados en el presupuesto se pueden clasificar en las siguientes categorías (Departamento Nacional de Planeación, n.d.):

·         Mano de obra no calificada

·         Mano de obra calificada

·         Transporte

·         Materiales

·         Servicios domiciliarios

·         Otros servicios

·         Terrenos

·         Edificios

·         Maquinaria y Equipo

·         Mantenimiento maquinaria y equipo

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Se realizan varios tipos de evaluación:

Evaluación EX ANTE: relacionada con el análisis de la pertinencia, eficacia, eficiencia e impacto del proyecto de las alternativas de solución identificadas. Esta evaluación se aplica en las alternativas de solución en función de la evaluación financiera, económica y social (Departamento Nacional de Planeación, n.d.).

Evaluación EX POST: se realiza en la etapa del ciclo de inversión pública y al final del horizonte de la evaluación del proyecto. Se centra en la evaluación del impacto: identificar los factores de éxito, la sostenibilidad de resultados (Departamento Nacional de Planeación, n.d.).

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Factores de éxito, la sostenibilidad de resultados 

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Factores de éxito, la sostenibilidad de resultados 

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La MGA se utiliza cuando los proyectos son de carácter público, tanto en su formulación y desarrollo teniendo claro que la fuente de financiación es gubernamental.

Según el Departamento Nacional de Planeación esta metodología esquematiza el proceso de identificación, preparación, evaluación y programación de los proyectos de inversión (Fuentes, 2021).

Los proyectos bajo esta metodología contemplan una etapa de pre-inversión en la cual se realizan los análisis y estudios previos para determinar la factibilidad técnica, legal, ambiental, económica y social. Esta etapa también incluye las fases de formulación y estructuración del proyecto.