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Equipo de Desarrollo web: encargado de hacer las modificaciones en el sia.

Experto en las bases de datos de la Universidad Nacional de Colombia, específicamente del área de tesorería.

Área de tesorería.

Equipo de desarrollo de bases de datos: encargado de ampliar y crear las nuevas tablas, relacionadas con la unificación del identificador único.

Equipo de soporte de base de datos.

Equipo de soporte de página web.

Persona encargada de los bancos para notificar cambios

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Equipos de computación con IDE para desarrollo web.

Bases de datos.

Página web SIA.

Equipos de computación con IDE para desarrollo de bases de datos.

Documentos donde esté la información sobre los casos especiales (matrícula cero, convenio icetex, becas, etc.)

Firma digital (requerida por la Dian, para generar facturas electrónicas)

Dinero.

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2. Estrategia. Se dividirá el proceso en etapas que deberán cumplirse antes de pasar a la siguiente, estas etapas tendrán apoyo constante del área de tesorería.

1. Etapa 1.  Presentación y aprobación del proyecto por parte de la Universidad Nacional de Colombia

2. Etapa 2. Estudio inicial a cargo del equipo de desarrollo web: Una vez obtenido el acceso a la base de datos de estudiantes de la Universidad se deberá analizar el abordaje que se tendrá para comenzar a organizar y programar la información

3. Etapa 3. Diseño preliminar a cargo del equipo de desarrollo web y el experto en bases de datos:  En esta etapa se comienza a organizar la información y un boceto general de cómo se unifica el código único con la base de datos

4. Etapa 4. Pruebas iniciales a cargo del equipo de soporte de bases de datos: Se debe verificar que la programación sea correcta y al generar el código único efectivamente arroje la información del estudiante en cuestión acerca de sus pagos de matrícula.

5. Etapa 5. Diseño general a cargo del equipo de desarrollo web: Se debe ingresar la información de todos los pagos que ha realizado el estudiante a lo largo de su programa académico.

6. Etapa 6. Casos especiales a cargo del equipo de desarrollo web: Se debe verificar la información de aquellos estudiantes con becas externas, internas (mejor promedio, mejor examen de admisión) o beneficios como matrícula cero y realizar la programación necesaria para seguir sus casos exitosamente.

7. Etapa 7. Pruebas finales a cargo del equipo de desarrollo web: Se realizarán las pruebas para verificar que la información de pagos de los estudiantes sea correcta.

8. Etapa 8. Cargar los cambios a la página web SIA a cargo del equipo de desarrollo web: Una de las etapas decisivas ya que el proyecto es puesto en funcionamiento para que los estudiantes puedan consultar su información.

9. Etapa 9. Notificación a entidades bancarias a cargo del área de tesorería: Se debe notificar a los bancos de los cambios realizados en el sistema de pagos.

10. Etapa 10. Soporte a la página web a cargo del equipo respectivo: En este caso, de ser necesario se dará soporte a la página web SIA para que funcione adecuadamente.

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1. Primeramente debemos tener en cuenta que el objetivo al que va dirigido el proyecto es crear un único código para cada estudiante, que lo identifique para realizar pagos de matrícula en una entidad bancaria asociada a la universidad nacional de Colombia

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Crear un único código para cada estudiante, que lo identifique para realizar pagos de matrícula, en una entidad bancaria asociada a la universidad nacional de Colombia eliminando la generación de recibos de pago múltiples por cada estudiante y evitando reprocesos dentro de las áreas de tesorería  y bienestar en la universidad.

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Unificar los recibos de pagos, eliminando el fraccionamiento.

Ampliar periodos de pago.

Establecer un porcentaje mínimo para pagar el monto inicial hasta alcanzar el total, es decir, realizar “abonos”.

Eliminar el retraso en el pago de la matrícula y al mismo tiempo se promueve la no deserción por falta de recursos.

Evitar las largas filas en los bancos en el momento del pago de cada recibo fraccionado.

Realizar pagos virtuales ahorrando tiempo y promoviendo la agilidad en procesos bancarizados.

Ayudar al medio ambiente suprimiendo la cantidad de hojas impresas.

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Actividades y estrategias a realizar en orden cronológico

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El proyecto será realizado en la Universidad Nacional de Colombia, con Sede central en la ciudad de Bogotá y 8 más distribuidas en el resto del territorio colombiano, tendrá como objetivo unificar los recibos de pago de matrícula para la eliminación de reprocesos administrativos y reducción de costos de funcionamiento; para este se tiene como población a todos los estudiantes matriculados de programas de pregrado en cada una de sus sedes, con una muestra de análisis inicial que corresponderá a la sede Bogotá, escogida por medio de un muestreo no probabilístico, para posteriormente ampliarlo a toda la comunidad universitaria.

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Generación de recibos de pago de matrícula para toda la comunidad universitaria, empezando desde la sede central en Bogotá, donde se llevaría a cabo un plan piloto y se implementaría en las demás sedes universitarias.

Los recibos de pago serán para visualización en el portal de servicios académicos (SIA), a través de un código único para cada estudiante se podrá acercar a la entidad correspondiente y pagar su correspondiente semestre lectivo

Este proyecto es amigable con el medio ambiente al no tener que usarse tintas y papel para la impresión de los recibos correspondientes.

Los estudiantes contarán con más tiempo para realizar el pago, las gestiones financieras y administrativas se reducirán al contar con un único trámite para cada estudiante.

opción de realizar abonos al valor total de la matrícula  hasta alcanzar el pago total de la deuda para cursar el semestre lectivo.

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Los costos de la facturación electrónica varían desde $0 hasta paquetes de más de $200.000 mensuales según el volumen de facturas.

Para la UN en promedio expide entre 10.000 y 30,000 facturas por semestre, la implementación de la factura electrónica le implica una inversión que supera los $9 mil millones, que incluye la adquisición del software y cargue de información contable.

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La institución todavía falta por incluir la actualización permanente con los requerimientos legales exigidos por la Dian, las capacitaciones de su personal, entre otros.
“Hasta el momento no podemos asegurar que ya vemos los beneficios económicos de ahorro de los trámites físicos porque apenas estamos empezando a sincronizarnos, muy seguramente dicho ahorro se vea reflejado en un año”

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1. Solicita ante la UNIVERSIDAD tu resolución de facturación.

Antes de realizar el proceso de declaración de contingencia debes ingresar a la pagina de la universidad y solicitar con anticipación tu resolución de facturación.
2. Crea la nueva numeración para las facturas que registres durante la contingencia

Para comenzar este proceso la universidad primero debe crear la numeración que usarás para emitir instrumento electrónico de transmisión.
 3. La universidad Envíara correo informando que comenzarás a facturar en contingencia

Luego de detectar el inconveniente tecnológico, la universidad notificará que comenzará a facturar usando el plan de contingencia
4. Crear y envíar el instrumento electrónico de transmisión.

En este paso debes emitir las facturas electrónica que se  registro, para que el sistema envíe de forma automática el instrumento electrónico de transmisión al estudiante.