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Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas,telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria. Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado.

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Es un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre las relaciones cliente proveedor y el lazo que une la mayor parte de transacciones comerciales. De ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un negocio, una venta, por su eficiencia y rapidez han a que las empresas aumenten el volumen de sus ventas.

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La correspondencia presenta una variedad de formas con características propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que permita conocer la finalidad de cada uno.

Por el destino: Públicas y Privadas

Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)

Privadas: Tratan de información de interés y carácter particular comercial y oficial.

Por su contenido: Primera clase y Segunda clase

Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.

Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos, muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.

Por su tramitación: Postal y Telegráfica

Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a su destino, se divide en:

Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo

Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un recibo para su entrega a su destinatario

Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las oficinas del telégrafo

Por su puntuación: Abiertas, Cerradas y Mixtas.

Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma, excepto en las abreviaturas.

Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación

Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas

Por su extensión: Largas medianas y cortas

Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras

Medianas: Cuando contienen doscientas palabras

Cortas: Cuando contienen cien palabras

Por su Forma: Abarca todos los tipos de correspondencia su diferencia está en redacción y presentación

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Una correspondencia pueden ser Sobre o Cartas, seguidamente se muestran las normas para crearlas en caso de los Sobres:
Normas para redactar sobres:

Datos del remitente:

Estos datos se escriben en el ángulo superior izquierdo, a dos espacios del borde superior y a dos espacios del borde lateral izquierdo. Este procedimiento se omite en caso de que el sobre tenga impreso los datos del remitente.

En algunos casos (Correspondencia Familiar) los datos del remitente se colocan en la pestaña del sobre.

Datos del destinatario:

Son el nombre completo y dirección de la persona a quien se le envía la correspondencia. Estos datos se escriben una línea más debajo de la mitad del sobre y a cinco espacios hacia la izquierda de su centro.

Franqueo de la correspondencia:

Es el pago que se hace en dinero por conceptos de estampillas u otras estampaciones autorizadas por el Ministerio de Hacienda.

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Normas de la correspondencia; en caso de Cartas

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Normas de la correspondencia; en caso de Cartas

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Carta:
Es una comunicación escrita, cuyo contenido tiene por finalidad transmitir informaciones o cumplir con algún requisito.

Clases de Cartas:

Se clasifican según las relaciones que se establecen con ellas:

Particular: Familiar, Social y Personal

Familiar: Tiene como finalidad la comunicación entre miembros de familia o parientes

Social: Tiene como finalidad hacer vida social, por ejemplo: invitaciones, felicitaciones, presentaciones, etc.

Personal: Tiene como finalidad la comunicación entre personas particulares o estas con oficinas publicas.

Comercial:

Tiene como finalidad establecer, mantener o terminar negociaciones.

Oficial:

Tiene como finalidad tramitación entre dependencias y entre estas y los particulares, ejemplo: aprobación o rechazo de solicitudes.

Cuerpo de la carta:

Introducción:

Son las ideas preliminares que se exponen antes de entrar en materia. Esta varía de acuerdo al contenido de la carta.

Ideas fundamentales o asunto:

Comprende la idea o ideas centrales de la carta, preferiblemente sí a de tratar un solo asunto; Sin embargo existen se ha de tratar un solo asunto; sin embargo existen casos donde es posible relacionar varios asuntos. Cuando esto ocurre, es recomendable colocarlos en orden de importancia y en párrafos separados.

Despedida.

Son expresiones de cortesía, con las que se concluye la carta. En la despedida puede recalcarse lo tratado en las ideas centrales. Estas deben relacionarse tanto como el saludo como el texto de la misma.

Antefirma:

Se utiliza cuando la persona que envía lo carta lo hace a nombre y en representación de otra, ya sea una entidad jurídica o persona natural.

Firma:

Se refiere a la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta. Consta de: firma autógrafa, reproducción del nombre y apellido del firmante y el cargo o posición que este ocupa dentro de la empresa.