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O arquivo físico não tende a desaparecer tão rapidamente nas organizações, logo, os documentos impressos devem ser bem conservados para que tenham uma longa vida útil.

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Apesar de vivermos em uma sociedade virtual, o arquivo físico ainda se faz necessário, não somente em função de sua temporalidade, mas por possuir valor legal e fiscal

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- Físico
- Eletrônico
- E-social

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geralmente as atividades de distribuição são:

Preparar e a ficha de protocolo em duas vias.

Acrescentar a segunda via da ficha de protocolo ao documento carimbado.

Encaminhar o documento ao seu setor de destino.

Registra os dados da ficha de protocolo para as fichas de procedência e de assunto; correspondendo ao controle da documentação que passa pelos serviços de protocolo.

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- Correspondência
- Correio Eletrônico
- Malote

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O profissional de RH recebe um grande número de documentos no cotidiano de trabalho. Para sua segurança, toda a documentação recebida deve ser protocolada.

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Documentos são declarações escritas que têm a finalidade de comprovar algum fato.

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Tipos de documentos quanto à natureza dos assuntos

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Tipos de documentos quanto à natureza dos assuntos

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os documentos podem ser divididos em ostensivos e sigilosos:

Documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação não é prejudicial à organização.

Documentos sigilosos são aqueles de conhecimento restrito e subdividem-se em quatro categorias: Ultrassecreto, secreto, confidencial e reservado

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Por que é importante classificar os documentos?

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Por que é importante classificar os documentos?

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Para dar maior visibilidade às atividades da organização

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- Alfabético
- Numérico
- Geográfico
- Ideográfico

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Também conhecidos como arquivos técnicos. Consiste na conservação de documentos de um campo específico

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É a conservação de vários formatos de documentos, como: Compact Disc (CD), slides, filmes, fotografias etc.

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o conjunto de bens que integram um patrimônio. Pode ser dividido em:

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cumpre a função de receber os documentos de diversos órgãos que integram uma instituição

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Cumpre as funções de um arquivo corrente

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podem ser classificados como setorial e central.

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Corresponde ao local em que ficam armazenados os documentos que estão desatualizados ou que são de uso esporádico

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É a guarda da documentação proveniente do arquivo corrente, mas que foram deixando de ser utilizados com frequência.

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consiste na conservação da documentação consultada com mais frequência e deve ser mantido em local de fácil acesso.

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Quando o arquivo pertence a grupos familiares ou a uma pessoa física.

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Quando o arquivo pertence a instituições de educação, igrejas, sociedades, organizações sem fins lucrativos etc.

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Porque permite a localização rápida e eficiente das informações requeridas, proporcionando maior agilidade nos processos, bem como em processos decisórios.

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Por que o arquivo é importante para a organização?

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Por que o arquivo é importante para a organização?

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Ele podem ser divididos em quatro categorias

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É um documento emitido para comprovar a entrega e/ou o recebimento de determinado documento. A seguir, veja um exemplo de preenchimento de protocolo de correspondência.

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conjunto de documentos escritos, fotográficos, microfilmados etc. mantidos sob a guarda de uma entidade pública ou privada.  Pode se referir também a um móvel que serve para guardar documentos, ou o nome de um espaço que armazena documentos.

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Quando o arquivo pertence a instituições governamentais.

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Quando o arquivo pertence a empresas e corporações com fins lucrativos.