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1. Gestão de documentos: recebimento, protocolo e destinação.

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1. Gestão de documentos: recebimento, protocolo e destinação.

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ROTINAS DE DOCUMENTOS

Para começarmos é preciso entender do que essa ação é composta, os principais componentes para se entender sobre documentos são:

Produção

Utilização dos documentos:

Avaliação e destinação de documentos

PROTOCOLO

Para os documentos que estão em circulação dentro do setor diariamente, é preciso um registro de entrada e de saída desses documentos de trabalho

TODA A DOCUMENTAÇÃO DA EMPRESA DEVE SER ORGANIZADA DE ACORDO COM O SETOR A QUAL PERTENCE

Mas afinal, oque é e pra que serve o protocolo?

O protocolo serve para garantir a segurança dos documentos diários da empresa, com ele teremos controle da localização imediata do documento, se caso precise ter acesso às informações contidas nele

As atividades que fazem parte do protocolo são:

Recebimento

Registro

Triagem e classificação

Distribuição e expedição

Controle e movimentação

CONTROLE DE DOCUMENTOS

Quando aplicado pode ser vantajoso em vários aspectos, como o fácil acesso às versões corretas e atualizadas, disponibilização dos documentos nos locais corretos, além de permitir que documentos de origem externa sejam identificados e tenham distribuição controlada.

O controle de documentos é importante também para controlar o fluxo dos documentos, e para isso é necessário criar um formulário de requisição de documentos com os seguintes requisitos: uma identificação, pasta pertencente ao arquivo ou classificação, nome do solicitador, setor, assinatura, devolução e data de empréstimo.

O prazo de devolução só é decidido após a análise da:

Frequência de uso das informações contidas no documento;

Exclusividade do documento(caso seja único ou existam outras fontes para a mesma informação)

Necessidade de guarda de documentos por precaução em virtude das práticas administrativas;

Existência de leis ou decretos que regulam a prescrição legal dos documentos

O fluxo de documentos é usado dependendo das funções,  necessidades e circunstâncias encontradas dentro da empresa/setor.

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2. ARQUIVO: CONCEITO, FINALIDADE E IMPORTÂNCIA 

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2. ARQUIVO: CONCEITO, FINALIDADE E IMPORTÂNCIA 

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Segundo o Conarq (Conselho Nacional de Arquivos), consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Em uma empresa, o arquivo é toda sua memória, fonte de pesquisa e informações, que são utilizadas frequentemente no dia-a-dia de trabalho. Por isso a grande importância do arquivamento adequado dos documentos, facilitar o acesso e preservação dos mesmos.

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MÉTODO GEOGRÁFICO:
Recomendado quando é preciso ordenar toda a documentação de acordo com os países, estados, cidades, municípios ou setores. Normalmente usado em pesquisas periódicas de acontecimentos por zonas geográficas, como no departamento de vendas, que agrupa os documentos de acordo com os lugares onde atua a empresa. Nesse método, o que se considera é o local, a procedência. A sequência do arquivamento tem como prioridade o estado por ordem alfabética, seguida da capital e depois as cidades por ordem alfabética.

MÉTODO IDEOGRÁFICO:
Este método é aplicado quando se á um grande número/variedades de documentos, ele se divide em 2 partes, são elas:

Ideográfico alfabético dicionária: são colados em ordem alfabética, seguindo a sequência das letras

Ideográfico alfabético enciclopédica: são agrupados sob títulos gerais e dispostos, em ordem alfabética

MÉTODO CRONOLÓGICO:

Consiste em organizar em ordem numerada e com datas

MÉTODO NUMÉRICO:

Consiste em organizar através do número de entrada de um correspondente assunto(um exemplo desse método é o IPVA, “veículos com a placa final XX devem…’’)

MÉTODO ALFANUMÉRICO: Utiliza os métodos alfabético simples e numérico simples, resultando em simplicidade, exatidão e rapidez no arquivamento. Esse método trabalha com uma tabela constituída de divisões do alfabeto previamente planejada e numerada na ordem crescente. As notações são fechadas para evitar que as divisões sejam alteradas. A visibilidade desse arquivo é excelente e facilita o acesso a documentação.

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Horizontal: Apesar de um tanto antigo, ainda é muito utilizado, principalmente em repartições onde há grande circulação de documentos como mapas e plantas, por exemplo. São organizados uns sobre os outros na posição horizontal

Vertical: Nesse sistema, tem-se simplesmente os documentos arquivados na posição vertical em gavetas.

Rotativo: Comum quando requer consultas constantes e rápidas. Nele os documentos são colocados de forma que possam girar em torno de um eixo. Algumas de suas características são o fácil manuseio e a visibilidade ampla.

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5. CONSERVAÇÃO, RESTAURAÇÃO E DESCARTE DE DOCUMENTOS

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5. CONSERVAÇÃO, RESTAURAÇÃO E DESCARTE DE DOCUMENTOS

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Restauração:

A restauração visa a reversão dos dados, por quais sejam os motivos ao longo do tempo.

Descarte de documentos:

O descarte é uma etapa final é muito importante, só deve ser feito se autorizado, seu processo decorre nesses processos: Listagem dos documentos a serem descartados; Edital de ciência de eliminação de documentos e os termos de eliminação de documentos que tem que por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação.

CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

Alguma das orientações para a eficiente conservação dos documentos são:

Manter a limpeza do local em que trabalha;

Remover o pó das folhas;

A dedetização frequente auxilia na conservação desses documentos;

Evitar comer e ingerir líquidos na área de trabalho;

Observar se a temperatura e a umidade relativa estão mantidas com índice de 20°C de temperatura e 50% de umidade relativa do ar, que são as mais adequadas;

As fotocópias não substituem a original ou a segunda via de um documento.

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Consiste em um grupo de bits que formam uma unidade de lógica interpretável por um programa de computador e que é armazenado em suporte apropriado, exclusivamente em meio eletrônico.Tipos de arquivos e seus exemplos:Arquivos de texto - formato .DOC, formato .PDF, formato .TXT.Arquivos de imagem - formatos .Jpeg, bmp.Arquivos de som - formato MP3.

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O prazo de guarda e destinação final dos documentos é determinado a partir da tabela de temporalidade. Além disso, a eliminação deve obedecer às normas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

A tabela de temporalidade é elaborada pela CPAD - Comissão Permanente de Avaliação de Documentos ou Comissão de Análise de Documentos.

A TEORIA DAS TRÊS IDADES

É usado para classificar os estágios pelos quais passam os documentos. Os arquivos podem ser:

Arquivos correntes ou primeira idade;

Arquivos intermediários ou segunda idade;

Arquivo permanente, terceira idade ou histórico.

Quanto à extensão de sua atuação e local onde estão, os arquivos se dividem em Setorial e Central.