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DISEÑO ORGANIZACIONAL

M'A Dora Nieves Hernández Montes

Ing. Gestión Empresarial

6'A

Martha Castro Cruz

18-05-2025

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Un organigrama es un esquema o representación gráfica de la estructura de una organización, que refleja los departamentos con su respectivo responsable a cargo y cómo se relaciona cada área entre sí

Características

Un organigrama grafica los departamentos de una organización, según su nivel de jerarquía.

Cada departamento está señalizado con su responsable a cargo.

Cada departamento está conectado, a través de una flecha, con el área a la que debe responder.

Es una herramienta que evidencia el modo de trabajar que tiene la organización.

Es una herramienta que debe ser actualizada a medida que se produzcan cambios estructurales en la organización

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Un mapa de procesos es una herramienta versátil que te ayuda a visualizar tu flujo de trabajo para mejorar la eficiencia. Aporta claridad, ayuda a los equipos a aportar ideas para mejorar los procesos, mejora la comunicación interna y proporciona documentación de los procesos.

Características

1. Simplifica los procesos

Utiliza un mapa de procesos para racionalizar tus procesos. Elimina las áreas innecesarias y simplifica todo el proceso de principio a fin.

2. Mejora la comprensión de un proceso

Compártelo con los miembros del equipo interno y los accionistas externos para crear alineación en toda la empresa.

3. Mejora la comunicación

Anima a las personas a mejorar su comunicación describiendo claramente los procesos de tu proyecto.

4. Proporciona documentación de los procesos

Documenta tus procesos para poder estandarizar los flujos de trabajo en toda la empresa.

5. Ayuda a planificar proyectos

Planifica y organiza mejor tus próximos proyectos con este mapa. Visualiza todas las etapas de tus procesos para asegurarte de que tienes la información y los recursos que necesitas para ejecutar el proyecto con éxito.

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El diagrama de flujo, también conocido como diagrama de actividades o flujograma, es una herramienta de organización que permite a las personas evaluar, mejorar y comunicar sus ideas con mayor facilidad. Se trata de un esquema que se utiliza para describir los pasos que se deben seguir al momento de realizar algo.

Características

Recurre a la simplificación

Uno de los principales propósitos al elaborar un diagrama de flujo es que las ideas sean expuestas brevemente.

Se elabora en poco tiempo

Después de que las personas indican los procesos que seguirán sus proyectos, se enfocan en retratarlos en un esquema.

Recurre a la simbología

El uso de símbolos permite que el diagrama sea comprensible y tenga un orden determinado; además, impide que haya ideas confusas o repetitivas.

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Son documentos detallados que contiene en forma ordenada

y sistemática información acerca de la organización de la empresa

Características

1. Creación de un plan estructurado y sistemático para la presentación de la información.

2. Uso de títulos y subtítulos para resaltar la importancia de la información.

3. Creación de secciones y capítulos que agrupen la información relacionada con un tema específico.

4. Utilización de imágenes y videos para presentar información de manera visual y atractiva

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Un manual de bienvenida es una herramienta que también pueden aprovechar los negocios más pequeños para facilitar la integración de los nuevos empleados e impulsar la productividad.

Este documento es, además, la primera señal de interés y respeto hacia un colaborador

¿Qué contiene este documento? Esta información se divide en dos partes: la relacionada con la empresa y la que tiene que ver con el puesto del nuevo empleado. Y estos son sus puntos básicos, que luego deberán adaptarse según el giro y las características de cada negocio

Sobre la empresa

Información básica sobre la compañía (historia, misión y visión, valores).

Políticas de la empresa (por ejemplo, de conducta interna, de igualdad de oportunidades, y contra el acoso, hostigamiento, discriminación y violencia laboral).

Información sobre el pago de la nómina (fechas, medios de pago, etc.).

Recursos disponibles para los empleados, como cursos y talleres de capacitación, programas de desarrollo emocional, comedor, etc.

Sobre el empleado

Información sobre el puesto a desempeñar: funciones, objetivos, horarios, etc.

Posición en el organigrama de la empresa: responsabilidades, equipo a cargo, superior inmediato, puntos a considerar en la evaluación de desempeño, etc.

Detalles sobre los beneficios y compensaciones, como vacaciones pagadas, aguinaldo, vales de despensa, seguro médico, bonos anuales, etc.

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Un manual de políticas es un documento escrito que establece las reglas y procedimientos que guían la toma de decisiones y el funcionamiento de una organización.

Características

Las características de un manual de políticas son:

Claridad: Un manual de políticas debe ser claro y fácil de entender.

Coherencia: Un manual de políticas debe ser coherente con la misión y visión de la organización.

Complejidad: Un manual de políticas debe ser sencillo y fácil de entender.

Accesibilidad: Un manual de políticas debe ser accesible para todos los miembros de la organización.

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El manual de organización es un instrumento administrativo que se utiliza de apoyo para la correcta coordinación de todas las personas que forman parte de una estructura organizacional; está diseñado para difundir las líneas de autoridad y responsabilidad, así como para dar a conocer los objetivos y las funciones

Características

El Manual de Organización debe contener los siguientes elementos:

Descripción de la Empresa.

Breve Historia de la Empresa.

Misión y Visión.

Objetivos.

Políticas.

Organigrama General.

Análisis de Puestos.

Manual de Procedimientos

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Un manual de procedimientos es un documento que brinda información respecto a las distintas operaciones que realiza una organización. Puede indicar las actividades o las tareas de toda la empresa, de un área o un departamento específico o de un puesto determinado.

Características

facilita la estandarización de procesos

facilita la capacitación de personal, la reducción de errores, la mejora de la productividad y la garantía de calidad en los servicios o productos ofrecidos.

facilita la coordinación entre los diferentes departamentos, la asignación de responsabilidades y la toma de decisiones basadas en información clara y precisa.

Un manual de procedimientos se compone de diferentes secciones y subsecciones, que describen de manera detallada cada una de las actividades que se deben realizar en la organización. Estas secciones suelen estar organizadas de la siguiente manera:

Portada: Contiene el nombre de la empresa u organización, el logo, el título del manual y la fecha de elaboración.

Índice: Lista de contenidos que facilita la búsqueda y consulta de información dentro del manual.

Introducción: Breve descripción del propósito y alcance del manual.

Objetivos: Explicación de los objetivos que se buscan alcanzar con la elaboración del manual.

Procedimientos: Descripción detallada de cada uno de los procesos y actividades que se deben llevar a cabo en la organización.

Responsabilidades: Especificación de las responsabilidades de cada cargo dentro de la empresa en relación con los procedimientos establecidos.

Flujogramas: Diagramas que representan gráficamente los procesos y procedimientos descritos en el manual.

Anexos: Documentos adicionales que complementan la información contenida en el manual.

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El concepto de manual de calidad es fundamental en el ámbito empresarial y organizacional, ya que proporciona las directrices y procedimientos necesarios para garantizar la excelencia en los productos y servicios ofrecidos. Se trata de un documento que recopila las políticas, objetivos, responsabilidades y procesos que una empresa debe seguir para cumplir con los estándares de calidad establecidos.

Características

Establece estándares de calidad: El manual de calidad define los criterios y procedimientos que deben seguirse en cada etapa del proceso de producción o prestación de servicios, garantizando la consistencia y fiabilidad de los resultados.

Facilita la toma de decisiones: Al contar con información clara y precisa sobre las políticas y procedimientos de calidad, los líderes organizacionales pueden tomar decisiones informadas que contribuyan al éxito y sostenibilidad del negocio.

Mejora la comunicación interna: El manual de calidad fomenta la comunicación efectiva entre los diferentes departamentos y áreas de la empresa, lo que facilita la coordinación de esfuerzos y la resolución de problemas de manera rápida y eficiente.

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La distribución de espacios de trabajo es la forma en la que se organizan y distribuyen los distintos puestos físicos de trabajo de una empresa u organización, en este sentido, también incluye el espacio y organización de los elementos, accesorios y herramientas que forman parte de esos espacios de trabajo

Características

1. Es cómodo

Un espacio de trabajo bien distribuido es, ante todo, cómodo. Aunque parezca poca cosa, la comodidad tendrá un impacto considerable en el estado de ánimo de los trabajadores, en su productividad y su compromiso con la empresa u organización en la que trabajan.

2. Es estéticamente agradable

Una oficina con una distribución de los espacios de trabajo correcta suele verse mucho mejor que una oficina mal distribuida, será estéticamente agradable porque todos sus espacios están mejor aprovechados.

3. Es eficiente

La eficiencia es otra de las características notables de los espacios de trabajo bien distribuidos. Cada herramienta, cada escritorio y silla y cada implemento de oficina, se ubican de manera estratégica, de modo que no perjudiquen al trabajo o la productividad de los empleados.

4. Está bien iluminado

La iluminación es más importante de lo que imaginas, afecta al ánimo de tus trabajadores, a su concentración y a su productividad, por esta razón una oficina bien distribuida también debe estar bien iluminada.

5. Tiene todos los implementos que necesitarán los trabajadores a la mano

Si las herramientas que necesitan los trabajadores para cumplir con sus labores no están a la mano, tendrán que estarse moviendo y buscándolas constantemente, lo que lleva a accidentes laborales, retrasos, extravíos de materiales importantes y más.

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