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Employee Onboarding Software | HROnboard

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INNOVACIÓN Y RRHH, DOS GRANDES ALIADOS

Únete a nuestra comunidad, espacio de encuentro entre profesionales con experiencia
e intereses comunes en temas de innovación, liderazgo y gestión de personas.

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INNOVACIÓN Y RRHH, DOS GRANDES ALIADOS Únete a nuestra comunidad, espacio de encuentro entre profesionales con experiencia e intereses comunes en temas de innovación, liderazgo y gestión de personas.

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(Linkedin)

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The Ultimate Guide to Employee Onboarding 

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The Ultimate Guide to Employee Onboarding 

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(Sapling)

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La guía definitiva para hacer un proceso de onboarding de principio a fin

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La guía definitiva para hacer un proceso de onboarding de principio a fin

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Gamelearning

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Gamelearn: Game-based learning courses for soft skills training

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El proceso de onboarding (o inducción de personal) se ha convertido en una de las prioridades más importante para los profesionales de recursos humanos.

Las empresas se han dado cuenta de que no se puede dejar a los nuevos empleados a su suerte y de que es necesario preparar su llegada para que comprendan el funcionamiento de la compañía, conozcan a sus compañeros y se familiaricen con su lugar de trabajo. El objetivo es claro: que los recién llegados se sientan cómodos en sus primeros días, puedan comenzar a ser productivos cuanto antes y decidan quedarse en la empresa.

Según una investigación del Brandon Hall Group, un buen proceso de onboarding mejora la tasa de retención de los nuevos empleados en un 82% y su productividad en más de un 70%. Esto significa que debes tomarte la inducción de personal muy en serio, dedicarle todos los recursos a tu alcance y diseñar un proceso bien definido de principio a fin.

En esta guía te contamos todo lo que necesitas saber para hacerlo con éxito.

El proceso de onboarding en cuatro pasos

Si te vas a tomar en serio el proceso de onboarding, necesitas planificarlo en distintas etapas. Es importante diseñar un plan integral, que sepa dosificar la información y que tenga en cuenta los distintos momentos en los que se encuentran los recién llegados. Todas las etapas son importantes, así que asegúrate de que ninguno de tus nuevos empleados se pierde por el camino.

1. Antes del onboarding: el pre-onboarding

Antes incluso de hacer una oferta de trabajo, es importante comunicar el funcionamiento y los valores de la empresa a lo largo del proceso de captación y contratación de los empleados. Muchas de las cosas que se contarán en el proceso de onboarding deben anticiparse ya durante las entrevistas. ¿Cuál es la cultura de la empresa? ¿Quién será su mánager? ¿Cuáles son los horarios y las reglas en el día a día? Compartir toda esta información te servirá a ti y al propio candidato para evaluar si estáis hecho el uno para el otro. Si lo haces así, el proceso de onboarding habrá empezado ya con buen pie.

Dentro del pre-onboarding, otra etapa importante es la que pasa entre la aceptación de la oferta laboral y la llegada del empleado a la oficina. Suele ser un momento en el que el trabajador tiene mucha ilusión y ganas de empezar, pero también muchas dudas sobre cómo será realmente su nuevo puesto laboral. En esta etapa es importante mantener una comunicación fluida con los nuevos empleados, anticiparles en qué consistirá el onboarding y adelantar todo el papeleo posible. La empresa tecnológica Twitter, por ejemplo, hace especial énfasis en este período, al que denomina "Yes to Desk" (desde el "sí" a la oferta hasta su llegada al "escritorio" del puesto de trabajo).

Teniendo estos aspectos en cuenta, aquí tienes cinco consejos prácticos que te ayudarán en el pre-onboarding:

1. Cuida tu sección de "oportunidades laborales". Si quieres ahorrarte tiempo, asegúrate de que todos los candidatos a un puesto de trabajo conocen el funcionamiento general de la empresa, sus valores y su cultura. Hazlo de forma prominente en la página web de "oportunidades laborales", destacando información única, práctica y real sobre tu compañía.

2. No te olvides de las ofertas de trabajo. A menudo, las empresas desaprovechan la oportunidad de incluir en las ofertas de trabajo una descripción coherente y motivadora sobre su compañía. Este espacio es sin embargo muy importante para el pre-onboarding: utilízalo para transmitir la cultura empresarial y la información más relevante de tu organización. Haz lo mismo en las entrevistas de trabajo y pregúntales a los candidatos si se sentirán cómodos en una empresa de estas características.

3. Sé personal. Entre el período de aceptación de la oferta laboral hasta su llegada a la empresa, asegúrate de mandarles un mensaje personalizado y amable. Haz que se sientan en casa. Demuéstrales que estás feliz de que vayan a formar parte de tu organización.

4. Adelanta papeleo. Antes de su primer día de trabajo, aprovecha para enviar toda la documentación que tendrán que leer y firmar los nuevos empleados. Esto incluye los documentos legales (contrato de trabajo, cláusulas de confidencialidad o competencia, modelo de impuestos, etc...), pero también el manual de bienvenida, vídeos o presentaciones básicas sobre la empresa. De esta forma puedes ir adelantando trabajo mientras mantienes la comunicación con ellos.

5. Prepara su primer día. Explícales con todo lujo de detalles cómo va a ser su primer día y qué necesitan hacer antes de presentarse en su nuevo puesto de trabajo.

2. Proceso de onboarding: el primer día de trabajo

El primer día de un empleado debe ser mágico. Hay que cuidar todos los detalles para conseguir una buena impresión y lograr motivar e ilusionar a los recién llegados. Además de cubrir todas sus necesidades prácticas y logísticas, es importante cuidar el aspecto humano. El objetivo debe ser que, cuando le pregunten qué tal le ha ido en su primer día, el empleado responda con una sonrisa de oreja a oreja. Éste será el mejor síntoma de un trabajador ilusionado con ganas de empezar y continuar en tu compañía.

Para lograrlo, aquí tienes 8 consejos que se siguen en los mejores procesos de onboarding:

1. Logística. Deja claro a los nuevos empleados qué necesitan llevar en su primer día. No te olvides de fijar un lugar exacto, una hora y una persona de contacto.

2. Selecciona a un anfitrión (en inglés, host) que pueda guiar de manera informal al recién llegado. En su primer día, debería ser alguien de su mismo departamento. Los nuevos empleados pueden comenzar así a ampliar su círculo social y a conocer mejor la forma de trabajar de la empresa.

3. Reunión con su mánager. Es importante que los nuevos empleados se reúnan en su primer día con su mánager directo. A menudo, puede incluso ser lo primero que hagan nada más llegar a la oficina. Es una manera de darle importancia a su incorporación y sobre todo de comenzar a hablar de objetivos, responsabilidades y expectativas. No hay nada peor que un primer día en el que los nuevos empleados no pueden hablar con su jefe de equipo.

4. Informática. Asegúrate de que, antes de su primer día, todo lo relacionado con el equipo informático está operativo. Esto incluye el uso del correo electrónico, el acceso a los servidores locales, la disponibilidad de todos los softwares relacionados con su puesto de trabajo, el uso de la fotocopiadora o el teléfono. Aunque parezca sencillo, atravesar problemas informáticos durante el primer día de trabajo es uno de los errores más comunes (y más frustrantes) durante el proceso de onboarding.

5. Conocer el espacio de trabajo. Aunque para ti muchas cosas sean obvias, es fundamental que los recién llegados conozcan dónde está cada cosa y para qué sirve. Cuestiones como dónde están los baños, cómo funciona la máquina expendedora de bebidas, cómo se reservan las salas o cuál es número de teléfono de cada departamento suelen ser obviadas en muchos procesos de onboarding. Asegúrate de que los nuevos empleados se familiarizan con su nuevo ambiente de trabajo, ya que esto les dará seguridad, tranquilidad y confianza.

6. Celebra su llegada. La contratación de un nuevo empleado debe convertirse en una gran celebración para toda la empresa. Para lograrlo, envía un email a todos los trabajadores haciendo una breve presentación; coloca fotos de los nuevos empleados en las paredes de la oficina o en la cocina; ten preparadas sus tarjetas de visita en su mesa de trabajo; u organiza una presentación informal durante el primer día.

7. Conocer al director ejecutivo (CEO). Es importante que los recién contratados conozcan a los máximos responsables de la empresa (y al revés). Sirve para implicar a los jefes en el proceso de onboarding, para que pongan rostro al CEO y para que sepan que pueden acudir a ellos en caso de necesidad. En función de la cultura de tu empresa, esto puede traducirse en un simple apretón de manos y unas palabras de bienvenida o incluso en una comida durante el primer día.

8. Ten un detalle con los nuevos empleados. Cualquier pequeño detalle de atención (incluso de cariño) con los recién llegados puede marcar la diferencia entre un proceso de onboarding memorable y uno normal. Puede ser una camiseta con el logo de la empresa y su nombre; una botella de vino; o la invitación a un desayuno consistente. Sea lo que sea, haz que se sientan especiales.

3. Proceso de onboarding: la primera semana

La primera semana es vital para conseguir un aterrizaje exitoso del nuevo empleado. Cinco días dan para mucho y en este tiempo el trabajador debe ser capaz de conocer el funcionamiento general de su departamento, saber cuáles van a ser sus objetivos, comenzar a trabajar de forma autónoma, establecer relaciones personales y sentirse identificado con la misión de su empresa.

Estos cinco consejos te ayudarán a conseguirlo:

1. Diseña un roadmap preciso y razonable. La mejor forma de asegurarse un programa de onboarding exitoso es diseñar una serie de hitos o etapas por las que todo nuevo empleado debe pasar. Esto, en primer lugar, ayuda a los propios trabajadores a gestionar sus expectativas y a seguir un camino bien trazado; por otro lado, te sirve a ti para asegurarte de que todos completan el onboarding y no se pierden por el camino. Puedes hacerlo con un Excell o con una checklist.

2. Dosifica la información. Uno de los errores más frecuentes es lanzar el máximo de información posible, de golpe, en muy poco tiempo. Los empleados recién acaban de llegar a una organización que no conocen: tómatelo con calma y dosifica la información, con sesiones cortas de presentación y mezclando actividades sociales con otras más instructivas.

3. El mánager: 5 minutos todos los días. Asegúrate de que el mánager habla con los recién llegados todos los días y hace un balance al final de la semana. Aunque solo sean 5 ó 10 minutos (tal vez por la mañana, a primera hora), mostrar interés por los nuevos empleados y responder a sus dudas es garantía de un onboarding exitoso. Al final de la semana haz una sesión de feedback para saber cómo ha sido su experiencia durante su primera semana.

4. Conocer al resto de departamentos. Es importante que los recién llegados no caigan en ningún gueto. Para ello, prepara una o dos sesiones diarias con los responsables de cada uno de los equipos de la compañía. Así, los nuevos empleados podrán no sólo ampliar su círculo social, sino también comenzar a conocer la estructura completa de la empresa. También puedes tener para cada día de la semana un anfitrión de un departamento distinto; u organizar comidas con profesionales de equipos diferentes.

5. Saca una foto de los empleados. Sea para su propia firma, para el organigrama de la empresa o para cualquier otro material de comunicación creativo, ten preparado a tu fotógrafo y no te olvides de tomar una instantánea de cada nuevo trabajador. Será otro detalle que les ayudará a sentirse parte de la empresa.

4. El onboarding continuo

El proceso de onboarding no termina con la primera semana. Los siguientes días y meses necesitan de otro tipo de actividades para completar la integración de los empleados. Es el momento de profundizar en el modelo de negocio y en las particularidades de tu sector, pero también de personalizar el proceso de onboarding y de responder a las particularidades de cada empleado. Hay empresas en las que los programas de inducción de personal pueden durar más de un año.

Para no dejar el trabajo a medio hacer, presta atención a los siguientes seis puntos:

1. El primer mes. Asegúrate de que su mánager hace un seguimiento semanal (por ejemplo, todos los viernes) de los primeros treinta días. El conocimiento de los nuevos trabajadores sobre la empresa se ha incrementado, pero probablemente también sus preguntas. Comprueba que ha completado el roadmap del primer mes y ofrécele feedback para pueda seguir avanzando en la organización.

2. Promueve una cultura única. En el proceso de onboarding, no te olvides de ser especial. La magia es importante. Los nuevos empleados tienen que sentirse parte de algo más grande donde podrán desarrollarse como profesionales y como personas. Explica cuál es la misión de la empresa y qué está haciendo para mejorar el mundo. Utiliza algún elemento único de la compañía (una canción, una frase, un logo, una mascota, una idea...) para que se sientan parte de ella.

3. Expertos en tus productos. Si en los primeros días y semanas los recién llegados han probado tus productos, ahora es el momento de que los conozcan en profundidad. Asegúrate de que se familiarizan con ellos, los experimentan en primera persona y entienden todas sus particularidades técnicas.

4. Preséntales a los clientes. En un mundo en el que las empresas giran cada vez más hacia sus clientes o consumidores (el concepto customer-centric está de moda), es vital que los nuevos empleados les puedan poner cara. Los recién llegados necesitan no sólo conocer su perfil socio-económico (edad, ingresos, localidad, estudios, estilo de vida...), sino ir más allá y empatizar con él. Si es posible, y en función del tipo de negocio, asegúrate de que los nuevos empleados conocen en persona a alguno de los clientes de la empresa.

5. Procesos, procesos, procesos. A menudo, en los procesos de onboarding se suelen descuidar los necesarios procesos que rigen el trabajo en el día a día. ¿Cómo se delegan tareas? ¿Qué tipos de softwares y formatos se utilizan? ¿Cuál es la política a la hora de responder al email? ¿Cómo se hace una petición a un departamento distinto? Es fundamental que, poco a poco y durante todo el proceso de onboarding, los empleados conozcan todos estos detalles para que puedan desenvolverse en la oficina y encajar en el engranaje de la organización.

6. Teambuilding. Tampoco te olvides de fomentar todo lo que puedas la socialización de los nuevos empleados. Sea con comidas informales, con actividades lúdicas los viernes por la tarde o con la participación en competiciones deportivas, el proceso de onboarding debe incluir una integración humana y social. En los primeros tres meses, por ejemplo, es recomendable realizar algún teambuilding para que los empleados se sientan parte del equipo.

Bonus: dos consejos para conseguir la excelencia en tu proceso de onboarding

1. Gamifica tu onboarding. Si quieres que tus empleados vivan una experiencia única, innovadora y diferente, apuesta por la gamificación en tu proceso de onboarding. Videojuegos personalizables como ADA consiguen enganchar y motivar a los nuevos empleados al mismo tiempo que aprenden sobre la historia de la empresa, la política de gastos, sus valores o su cultura. En este sentido, la gamificación puede convertir algo normalmente aburrido (aspectos técnicos de la industria, compliance, regulación financiera, etc) en una aventura fascinante.

2. Pide feedback para mejorar tu onboarding. Desde el principio hasta el final, no te olvides de medir todo lo que pasa durante el proceso de onboarding y de pedirle feedback a los nuevos empleados. Haz varias encuestas a lo largo del tiempo (la primera semana, el primer mes, el primer trimestre) y mide el nivel de satisfacción. ¿Cuál es el punto débil? ¿Dónde se atascan los recién llegados? ¿En qué áreas puedes mejorar? Asegúrate de conseguir respuestas sinceras de los nuevos empleados, porque van a ser ellos los que te van a dar las mejores ideas para mejorar.

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La guía definitiva para hacer un proceso de onboarding de principio a fin

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El proceso de onboarding (o inducción de personal) se ha convertido en una de las prioridades más importante para los profesionales de recursos humanos. Las empresas se han dado cuenta de que no se puede dejar a los nuevos empleados a su suerte y de que es necesario preparar su llegada para que comprendan el funcionamiento de la compañía, conozcan a sus compañeros y se familiaricen con su lugar de trabajo.

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La guía definitiva para hacer un proceso de onboarding de principio a fin

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La guía definitiva para hacer un proceso de onboarding de principio a fin

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(MCQUAIG)

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Good vs Bad Employee Onboarding Processes 

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Good vs Bad Employee Onboarding Processes 

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Manager: ¿Nuevo colaborador en el equipo?

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Manager: ¿Nuevo colaborador en el equipo?

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(Pridecom)

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(Pridecom)

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A Comprehensive Guide To Building Your Employee Onboarding 

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A Comprehensive Guide To Building Your Employee Onboarding 

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(Playficient)

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Just like employee engagement, the onboarding process strikes fear into the heart of HR and organizations since...forever. The onboarding process is so valuable, yet often overlooked in getting new employees off on the right foot.
In most cases for the onboarding process, it's simply giving new employee some documentation, documents to sign, and throwing them out into the water and letting them swim. See you at lunch new employee!

I'm sure we've all been part of bad onboarding experiences. I know I have. I've also been part of good onboarding experiences. Actually, make experiences singular. Experience. I've only had one quality experience.

What This Article Will Cover On The Onboarding Process:

1. The Cost Of Not Creating A Quality Onboarding Process.

2. The Value Of A Quality Onboarding Process.

3. Stories From Around The Internet On The Onboarding Process.

4. What are Common Mistakes That Companies Make With The Onboarding Process?

5. If So Many See The Onboarding Process As Broken And Needs Fixing, Why Is It Not Focused On?

6. How To Create A More Engaging Onboarding Process.

1. The Cost Of Not Creating A Quality Onboarding Process.

Let's take a look at some stats on the cost of not having a quality onboarding process:

A poor onboarding process will have a large impact on employee engagement. If you want to learn specifically about employee engagement, here is a post I did on the topic - Employee Engagement Strategies: Why You Need Focus On Engagement.
Think back to when you had a less than stellar onboarding process.
If you can't think of any, congratulations! You either:

1. Have had extremely good luck.

2. You've never worked anywhere in your life.

One onboarding process I got to experience was given some introductions, some basic documentation and links to wiki, and then, "here you go... now figure things out". I did have to take matters into my own hands, and everyone joked about the lack of an onboarding process. Did anyone do anything about it? Nope.

I was able over the course of a few weeks able to get in contact with enough people to get a sense of things, but shouldn't that be more centralized? Shouldn't there have been a better onboarding process in place?

Of course, it's easier said than done to fix up an onboarding process. At a large organization that is constantly bringing in new employees all the time, it's difficult to keep up. People have so much work to do. How could they have the time to fix up something like the onboarding process? Well, as we'll get to later, creating a better onboarding process is a long-term investment that pays off dividends.

Before we get to that, let's take a look at what happens when you put some time and effort into the onboarding process.

2. The Value Of A Quality Onboarding Process.

Let's take a look at some stats of what happens when organizations put a quality onboarding process into place.
I've had one quality onboarding process through my time in the working world. Just one.
They did a great job of getting me settled in, not overwhelming me, and went going beyond the first week that most organizations seem to stop at, if they even go beyond a day. While it did stop after the third month mark, it was still leagues and miles better than others I have been a part of, and I felt I was able to be proficient far quicker. By no means perfect, but it stands head and shoulders above anywhere else I worked.

3. Stories From Around The Internet On The Onboarding Process.

I pulled up a few stories (mostly from Reddit) on people's experiences with onboarding. Here are a few of them (highlights added):

I realized I was hard pressed to remember a time when I had a GOOD onboarding experience, much less a GREAT one. I mean, they didn't all go quite *that* awry, but I think there's maybe one job where I didn't come off the first week feeling completely out of place and unsure how to navigate new waters. One time my onboarding training was this, "Here's where you'll be working".Now that the alternative workforce (freelancers, part-timers, etc.) is gaining steam, effective knowledge storage and transfer is more vital than ever-so I'm glad to see it mentioned as a way to help "fix" onboarding. I mean, the number of hours I've watched new workers and incumbent employees spend tracking down the most basic information is insane. That was it. I asked questions and I got an evil glare.

The last paragraph here I found is particularly noteworthy. With the rise of freelancers, having that knowledge storage and transfer becomes more important than ever. If people are coming and going, retraining and finding the basic information needs to be emphasized.
[Article] Employee Onboarding Is Broken. Here's How to Fix It.
When I first graduated college, I joined a large company and they spent about 1 month training me for their project. However, most of the training consisted of reading old documentation and watching in-house videos about the product. You were expected to learn the technologies on your own time.

Here is another common problem - throwing documentation and nothing but documentation at new employees. I understand how that's part of the process, but for many organizations, that's the only part of the onboarding process.
What companies have the best onboarding practices?
For most companies I've been at (80%), pretty much non-existent. At the smaller places I've worked (like startups and sub-60 people shops), I was pretty much thrust into work with maybe a couple pages of internal wiki documentation and told to take it from there. I currently work for a small web company. My first day I signed papers about policies and the warehouse rules etc. That took about 10 mins then another dev helped me set up team foundations then I was thrown into work on a project I had no clue about. I got zero help, it took me 3 days to write an if statement that fixed the issue.

Throwing people straight into the lake without dipping their toes in the water is typical for organizations. I remember sitting in a meeting the first day on something I had less than zero clue about. Luckily I didn't have to talk, just smile and nod politely.

I actually created the onboarding documents with steps for everything that I wish someone had told me first day.

Interesting to see someone step up on that. I will come back to this point later.

For me it looked like half a day of talking about the product, company specific jargon, getting accounts set up and getting the dev environment set up. All 1 on 1 with different team members. Then half a day fixing a tiny bug and getting it up for code review.

Half a day onboarding process. Sadly, that is quite common.

I also have to note the specific company jargon comment. One organization I worked for used acronyms like they were going out of style. It took a number of contacts to find someone who was so kind to make a spreadsheet of the various acronyms.

I was hired as a full time employee right out of college. I have no onboarding help whatsoever, in a team with a lot of tribal knowledge. I also had a manager who told me that my team was experienced and I should hide how inexperienced I was. Needless to say it's been a nightmare trying to feel like a confident and useful part of my team. But I at least have been able to make it easier for others who were hired after me.

Two things to note here:

1. Notice how they didn't feel confident and useful on the team. This can go a long way in determining if the employee is going to stick around.

2. They made it easier for those that were hired after them. Again, a point that I will return to later.

What were your onboarding experiences like?
I don't think I've had a pleasant onboarding experience yet From the other side what often happens is that someone random basically gets told "oh by the way, we have a new hire coming in tomorrow, on-board him". So the new hire now has to deal with some overworked person that didn't take having to spend a day on-boarding someone in his planning.

A key thing to take from this story is the new hire dealing with an overworked person. It's a constant struggle to bring someone up to speed when people are nose-deep in work.
Bad onboarding experiences?
"My new manager met me at the door and dropped me off at my desk without even bothering to show me around or introduce me to a soul. I had to ask someone to help me find the restrooms. I didn't have a minute's worth of training when she dropped off a file for me to work on with no explanation at all as to what I should do with it. I seriously felt like George Costanza being handed the Penske file!"
EMPLOYEES SHARE THEIR ONBOARDING NIGHTMARE STORIES Here is a video I recorded that is an onboarding horror story.
This story is a conglomerate of some of my lesser onboarding expereinces, experiences that friends had with onboarding, and some of the stories above I found on the internet.

4. What are Common Mistakes That Companies Make With The Onboarding Process?

I shared the above stories on people's experiences with the onboarding process to point out the common mistakes that organizations make when it comes to onboarding. Let's go through a few of them.
The Paper Trail.
Sign this, sign that. Fill out this, fill out that. Oh, and here's some documentation, go ahead and read it to get up to speed! See you at lunch!

Boy this is exciting and engaging Said no one ever.

I understand that yes, you have to fill out the paperwork, but dumping it all in front of new employees, and linking to some wikis isn't going to cut it.

Sadly, for many organizations, this is all they do for the onboarding process.
Onboarding Starts The Day Of Arrival.
Looking at some of the stories above: People are unaware that someone new is starting. To find the most basic of information, new employees have to go on a scavenger hunt. Where's the computer that was assigned to them? Do they have their login credentials? What about a keycard?

I've had an experience where I had to wait a couple of weeks for a keycard. Classic.
Onboarding Lasts For Day (If At That).
Looking at some of the stories above, the onboarding lasts half a day. Some are a day. What about a week? A month? Forget it. As I mentioned earlier in this article, the only quality onboarding process that I experienced lasted for about three months.
Everyone Gets The Same Approach.
It's good enough. You may have had the same onboarding process for years, and it's the same for everyone. It's a set checklist, no deviation. You got work to do! They'll get up to speed. Eventually.

5. If So Many See The Onboarding Process As Broken And Needs Fixing, Why Is It Not Focused On?

This is a tough question to answer, but I'm going to take a crack at it.

I said earlier that building a quality onboarding process is a long-term investment. It takes time to build one out, but once you have a solid foundation, it pays for itself. However, it takes time for the results to appear - it's not going to happen overnight. With so many organizations focused on the next quarter, or organizations fighting for survival, it's easy to focus on the now, bring new people on board, let them loose, and get back to your work.

Many companies take this approach, with many having high turnover rates. These organizations still succeed, but they make things that much harder on themselves.

They sacrifice the employee experience to instead focus all their attention on customers and shareholders. I'm not saying they should ignore them, but putting more emphasis on your employees can pay off dividends. I've written an article about the value of putting employees first that you can check out here.
You could argue the following point on why you shouldn't bother with improving the onboarding process:

"Well, they weren't cut out for this place, so we'll just hire more and move on."

Some organizations have that luxury. They're large enough in size. If someone leaves the organization, there's a hundred people lined up to take that position. Sure, they have to filter out, find the best of the bunch, multiple rounds of interviews, and make the decision, but they found the best candidate!

Then it happens again. Over, and over again.
Yet, in spite of that, I wonder how different these organizations would be performing if they took the time to build a quality onboarding process, and had lower turnover. What would the differences be?
To be clear, I'm not suggesting that a quality onboarding process is the end-all of reducing turnover. People are always going to be leaving or various reasons. However, it can go a long way for ensuring that turnover will be lower if implemented correctly.
As I mentioned earlier that a quality onboarding process is like a long-term investment, let's make an analogy using long-term investing. Literally.
There's the Warren Buffett approach to investing. It's not sexy. There's not numbers running across multiple screens and people yelling. He's not into things like cryptocurrency. His approach has always been to find quality companies, buy, and hold. It's worked out pretty well for him in the long run.
Here's a video I did on the above point about making employee onboarding a long-term investment.
Organizations should be taking the same approach in regards to their greatest long-term investment: their employees. A quality onboarding process is an essential aspect of this investment.
Using another example, I'm going to compare differences between working at Walmart, and Costco.
While it doesn't exactly focus on onboarding (if anything, this would have been a better fit for the article I did on engagement), I want to demonstrate about how these upfront costs make an impact.
For employees who have been longer at Costco than over a year, turnover sits around 6%. The annual turnover rate in retail is about 60%.
Wal-Mart has extremely high turnover. It has a reputation for treating employees like crap.

Costco beat out Google as the best place to work in America. They pay well above industry average, they provide benefits, and their stock has greatly outperformed Wal-Mart. The stock price for Costco has increased about 70% over the last five years (as of writing this article), while Wal-Mart stock has increased 18% over the last five years (as of writing).

One thing that that is commonly overlooked is the cost of turnover, is the time and money required to bring new employees up to speed. For Costco, these costs are far lower than a place like Wal-Mart, as turnover is far lower. Stores run better when they have well engaged and trained staff. People stick around at Costco.

Costco in turn has to spend more on their employees, for wages and benefits...yet because of their low turnover, the costs that are associated (and overlooked) by employee turnover are far lower than a place like Wal-Mart. Does it bounce out? Does Costco as a result end up paying less per employee as a result? I'm not sure, but the profitability and steadiness that Costco has cannot be denied. What if Wal-Mart paid higher, increased benefits, and made strides to improve the employee experience? What kind of results would they see?

What if they did like Costco and took the more long-term approach to investing in their employees, instead of chasing the next quarter?
One point that needs to be addressed is that lower turnover means less hiring of staff, which means fewer people to onboard.
It's funny in a way how that works. The more you work on your onboarding process, the better experience employees will have, and you're going to deal with less turnover. In that case, when you need to grow, you're bringing on new people, as opposed to constantly filling rolls that become open due to turnover.

So the more you work on it, the less you'll have to use it. In that case, you can put much more detail and thought into your onboarding process.

6. How To Create A More Engaging Onboarding Process

Now that we have that all out of the way, let's look at things you can do at your organization to improve your onboarding process.

The question you should be asking yourself is:
How might we create a more engaging onboarding process?
The question above comes from taking a design thinking approach. I have a seperate post on how to use design thinking to improve the employee experience.
Obtain feedback from employees who recently went through the onboarding process.
In the section above that looked at people's experiences with onboarding, one point that came up a couple of times was that these new employees took matters into their own hands and ended up creating some processes to make it easier for those that were hired afterwards.
As they experienced it recently firsthand, these individuals have an excellent idea of what went wrong, and what went right.
Starting with the most recent employees who went through the onboarding process is the best unbiased way to get feedback on it. You may think it's well suited, but if you've been at an organization for awhile, and you know the ins out and outs of the organization, you've lost the beginner eyes that new employees have.

No, I'm not saying that you get these employees to build out the onboarding process for future employees. Get the feedback from them, and integrate it into your onboarding process. You'll be able to collect more overtime as people come aboard.
Personalize the onboarding experience for employees.
Everyone is different. So of us are more outgoing, some are more introverted. Some like to be dropped into the thick of things, others want to dip their toes in the water before they swim. Some will gravitate towards the ping pong table, eithers would rather be curled up with the office dogs. We're all different.
How are you going to figure out what people want to see in their onboarding process?
You can figure out in the later stages of the recruiting and interview process. If you're getting to the point where you're ready to make a decision on who you are hiring for the opening, you can get input from them. You can ask them questions like the following:

For your first six months, what would you like to see in regards to onboarding? What kind of things would you need in order to succeed and become proficient at your work?

You can pull right from there a lot of information about this (potential) future employee. Maybe they're shy and introverted and want things low key. Maybe they want lots of mentorship. Maybe others want to have a grand entrance with cake awaiting when they arrive.

It's going to depend on the role itself, the seniority of the role, and the individual.

If you have a solid foundation of your onboarding, you can then tweak it as necessary for new employees.
What about scaling personalized onboarding experiences?
Making a personalized onboarding experience can be easy when you're making a handful of hires a year, but what if you're an organization that is hiring handfuls of people by the week, or have offices around the world?

It's going to be a lot tougher to do so. However, there are ways of tackling it.

Here's a quote from Amazon founder Jeff Bezos.

We are stubborn on vision. We are flexible on details.

You want to incorporate this into your onboarding process in order to create more personalized versions.

You needs goals for your onboarding process. Here are some examples:

1. Making new employees feel welcome and part of the team.

2. Make them feel like they have an impact.

3. Get them up to speed and proficiency and not overwhelming them.

4. Help them grow.

This could be your vision. This should not change. Be stubborn here.

How you get there, the details themselves, those you can be flexible on.

If you're a large organization that has done a lot of hiring, you can pick up patterns overtime of what people want from their onboarding. Again, we all have different personalities, but finding commonalities will allow you to build out some templates that you can use, and then adjust as necessary.
Make The Onboarding Process Last Several Months.
Look back at the reddit posts I included with the horror stories people had with onboarding. Most of them had onboarding that lasted half a day. Maybe a day.

That's not going to cut it.

As I also mentioned earlier, the only good onboarding experience I had lasted three months. In that time, I began to feel a solid grasp of my role at that company.

What kind of things were done?

1. Buddy system within the company.

2. Weekly review for the first month, turning to bi-weekly review, and a long three month review.

3. Monthly breakfasts with the executive team. They would take out the new employees to get to know us better.

I found these three aspects of their onboarding process was very helpful in getting me up to speed and finding my way in the organization.
Make The Onboarding Process Fun.
Not just piles of paperwork, read this, and hop to it. Give them some fun into their lives!

Do some icebreakers.

Take them for lunch, on a regular basis.

Do some employee trivia.

Do an offsite team building exercise.

There are so many things that you can do here. Get creative! If you ever need any ideas, we here at Playficient can help you out with that!
Make The Onboarding Process Your Own.
It's easy to look at what other organizations are doing and try to copy what works for them. How many organizations do you think have tried to copy what the big tech organizations like Facebook, Apple, or Netflix do when it comes to things like onboarding, and having it fail?

I'm not saying that you don't copy what these organizations are doing, but the process they have in place is built with their values. It took them many iterations to get to where they are.

Just like yours. Sure, you can look for inspiration of what others are doing, but at the end of the day, your onboarding process needs to fit the values of your organization.

For more on this, here's a full post I wrote on the subject - The Employee Handbook Problem: The FAANG Effect.

Conclusion and next steps.
We Discussed the following:

1. The Cost Of Not Creating A Quality Onboarding Process.

2. The Value Of A Quality Onboarding Process.

3. Stories From Around The Internet On The Onboarding Process.

4. What are Common Mistakes That Companies Make With The Onboarding Process?

5. If So Many See The Onboarding Process As Broken And Needs Fixing, Why Is It Not Focused On?

6. How To Create A More Engaging Onboarding Process.

What Should You Do Moving Forward?
Well, you should take a look at your onboarding process!

Great...it took nearly 4000 words to get to that conclusion, right?

What I mean is you need to really get an idea of it.

Think back to the onboarding experiences you have had in your life. What was the good? The bad? The ugly?

At your current organization, what was the onboarding process like when you came aboard? What did you like? What didn't you like? How long ago was that?

Go talk with employees who recently went through the onboarding process. What was it like for them? What could have gone better?

With this, you will likely have come to one of two conclusions:

1. Your company does a great job with onboarding, and just needs to make constant tweaks to ensure it stays that way.

2. You have a long journey ahead of you, my friend.

Looking at stats, probability has you in the second category unfortunately.

Maybe it's not a priority at your organization.

Maybe as you're dealing with so much turnover, you don't have time to build an onboarding process that would help reduce it.

It starts with a reflection of looking into the mirror.
If you take the time to sit down and make an engaging onboarding process with a solid foundation, it will pay for itself in droves.
Need some outside help with your onboarding? Please contact us and we will help you with your onboarding woes!

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A Comprehensive Guide To Building Your Employee Onboarding Process

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Just like employee engagement, the onboarding process strikes fear into the heart of HR and organizations since...forever. The onboarding process is so valuable, yet often overlooked in getting new employees off on the right foot. In most cases for the onboarding process, it's simply giving new employee some documentation, documents to sign, and throwing them out into the water and letting them swim.

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9 Pasos para un proceso exitoso de onboarding 

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9 Pasos para un proceso exitoso de onboarding 

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(Acsendo)

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El onboarding se encarga de planificar el recibimiento de un nuevo integrante a la compañía, tanto en su puesto de trabajo, como en sus labores específicas.

Hablamos de la integración en su equipo de trabajo y el proceso de adaptación a la cultura organizacional de la empresa, esto es el onboarding. Y esta fase del recibimiento del nuevo empleado, es una fase importante que debe ejecutar recursos humanos.

Sin embargo, la palabra onboarding suele ser malinterpretada. En Latinoamérica, por ejemplo, este proceso sigue siendo asumido como un proceso de inducción, cuando se trata de un proceso verdaderamente estratégico para la operación de la empresa.
Leer más: Guía para tener una comunicación interna exitosa
Pasos para hacer un onboarding

El proceso de onboarding juega un papel muy crítico en el mejoramiento de los siguientes aspectos: impacto en la productividad, retención de buen talento y descentralización. Y para que este proceso sea aún más eficiente y traiga mayores beneficios a las empresas, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Alinear las expectativas de los encargados de realizar el proceso de onboarding y las del área al cual el nuevo empleado entrará.

2. Llevar a cabo actividades y cumplimiento de requisitos de preabordaje. Esto quiere decir que el nuevo integrante debe comprender con los documentos que solicite la organización.

3. Brindarle la oportunidad al nuevo integrante del equipo de ser partícipe de actividades del equipo ejecutivo.

4. Demostrar y vivir los valores bajo los cuales se rige la organización, más allá de simplemente exponerlos.

5. Empoderar a sus empleados lo suficiente para que la persona que ingrese a la organización tenga una buena imagen de la organización.

6. Permitir que la persona que ingresó sea autónoma de su proceso de onboarding.

7. Otorgar feedback oportunamente para identificar y corregir posibles errores que perjudiquen a la organización.

8. Automatizar los procesos y agregarle interactividad. Esto hace que el compromiso de los colaboradores y de todos en la organización incremente.

9. Realizar encuestas de seguimiento que permitan ver tanto los aspectos positivos como los aspectos negativos del proceso de onboarding. Desde el primero contacto que se tiene con el candidato, hasta su selección y la vinculación de este a la organización.

Estos pasos no solo permitirán que el ingreso del nuevo integrante sea agradable, sino que se asegurará una mayor retención de su talento. Es importante recordar que el proceso de onboarding no termina en el proceso de inducción de la persona seleccionada.

Metas del proceso

Este proceso debe tener una continuidad durante un determinado período de tiempo. Lo ideal es que finalice hasta el momento en el cual el candidato pueda demostrar resultados por sí mismo. Es decir, cuando haya superado la curva de aprendizaje y tenga claras sus funciones.

El onboarding debe cumplir con algunas metas del candidato seleccionado en determinados tiempos. Estas metas son las siguientes:

Bajo un plazo de 30 días el candidato debe:

Aprender sobre las herramientas que debe utilizar para desarrollar su trabajo.

Sentirse a gusto y de acuerdo con la cultura de la empresa.

Aprender acerca del producto y conocerlo a profundidad.

Completar una meta o un proyecto pequeño que haya estado estipulado para ser cumplido durante el periodo de 30 días sin ningún inconveniente.

Bajo un plazo de 60 días:

Completar un proyecto o meta grande que haya sido estipulado para cumplirse durante el periodo de 60 días de trabajo.

Colaborar y trabajar con otros equipos que no sean necesariamente de su área de trabajo.

Volver las reuniones semanales parte de la rutina diaria.

Aprender a cuantificar los resultados propios de las metas por cumplir. Esto lo puede lograr apoyándose en un software de talento humano.

Bajo un plazo de 90 días:

Completar un proyecto de manera independiente y ser capaz de exponerlo ante el área al cual sea perteneciente.

Tomar mayores responsabilidades y casos de estudio manejados en la empresa.

Ser capaces de manejar cualquier tipo de dificultades en su trabajo.

Lea más: ¿Cómo crear un plan estratégico para reconocer a los empleados?
El equipo de recursos humanos, quienes están encargados de explorar y retener talento humano, está en búsqueda de nuevas estrategias para mejorar el proceso de onboarding. Una de las estrategias a la cual está recurriendo es acudir al departamento de mercadeo, pues puede ayudarle a crear un programa mucho más integral y alineado con las expectativas que tiene la gerencia del nuevo empleado.
Las organizaciones van a tener dificultades siempre y cuando la taza de rotación sea elevada, ya que se está invirtiendo mucho tiempo y recursos en los procesos de reclutamiento y onboarding. Por tanto, este proceso debe ser crucial para toda la organización. Con un plan sólido y claro de onboarding, se puede llegar a reducir la rotación de empleados para que el equipo pueda enfocarse en el crecimiento de la compañía.

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9 Pasos para un proceso exitoso de onboarding

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Hablamos de la integración en su equipo de trabajo y el proceso de adaptación a la cultura organizacional de la empresa, esto es el onboarding. Y esta fase del recibimiento del nuevo empleado, es una fase importante que debe ejecutar recursos humanos. Sin embargo, la palabra onboarding suele ser malinterpretada.

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Imprescindibles para un proceso de onboarding exitoso

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Imprescindibles para un proceso de onboarding exitoso

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(Factoría HR)

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Como ya hemos comentado en alguna ocasión, es normal que en las pequeñas y medianas empresas que se encuentran en proceso de crecimiento el foco se ponga en el crecimiento económico y de ventas en vez de asegurarse de que los nuevos empleados tienen una incorporación agradable en la empresa, se sienten a gusto en su nuevo puesto y entienden sus responsabilidades y lo que se espera de ellos.
Sumario:
Qué es el onboarding y porqué es importante
Checklist para un proceso de onboarding exitoso
Facilita el onboarding de tus empleados con Factorial
Plantilla descargable

El proceso de onboarding

Se entiende como onboarding (del inglés on board, embarcar) el proceso de incorporación de nuevos trabajadores en una empresa. Pero debemos tener en cuenta que este proceso empieza mucho antes de que el empleado firme su contrato. Para una incorporación de nuevo talento efectiva y duradera debemos tener presentes todas las fases del proceso de reclutamiento, empezando por la publiacción de nuestra oferta de empleo.

Un proceso de onboarding exitoso dará como resultado, obviamente, un empelado feliz. Un trabajador que se siente querido y a gusto en su posición y con la empresa. Una mayor motivación y productividad, mejor clima laboral, menos absentismo y menor índice de rotación son las principales ventajas de hacer algo tan sensato como asegurarnos de que todo nuevo empleado se sienta como en casa.

No existe un solo proceso de incorporación, siempre dependerá de la empresa, cómo esté gestionada y el equipo que la componga. Pero sí existen ciertas situaciones y detalles a tener en cuenta que te ayudarán a que al primera toma de contacto con todo nuevo empleado sea todo un éxito.

Para un proceso de #onboarding exitoso debes conocer primero tu propia empresa Haga clic para Tweet

Checklist para un proceso de onboarding exitoso

Antes de la incorporación:

Oferta de trabajo + proceso de selección: Este puede considerarse un pequeño previo a tener en cuenta. Como ya hemos dicho, la primera impresión que se lleve el candidato de la empresa y del puesto es fundamental para que el nuevo empleado no se sienta engañado y se marche después del primer día. Describe el puesto y responsabilidades a ocupar de manera clara y honesta y trata a todos los candidatos con respeto y profesionalidad y mantén el contacto a medida que avance el proceso para que no se sientan olvidados.

Material adecuado: Mientras realizas el proceso de selección, considera qué necesitará el nuevo empleado para realizar correctamente su trabajo. ¿Dónde se sentará? ¿Hay sillas y mesas suficientes? ¿Necesita una cuenta de correo personalizada o tarjeta de acceso? ¿Se ha de comprar un ordenador, pantalla, etc?

Informar al resto del equipo: Para que la nueva incorporación no se sienta como un extraño avisa al resto de la plantilla de su llegada y la posición que va a cumplir, quiénes serán sus compañeros y vecinos. Por supuesto si este trabajo depende de un tercero, deberás avisarle para que prepare el contrato y los documentos adecuados.

Mail y kit de bienvenida: Una vez el candidato reciba la noticia de que ha sido el seleccionado, es buena idea enviarle un mail de confirmación con información sobre la empresa, su horario, las claves para el portal del empleado y cómo se desarrollará el primer día, si ha de traer algo, se le hará un tour de la empresa, fotografías para su tarjeta de entrada... Seguramente ya habréis comentado muchos de estos puntos antes, pero nunca está de más recordarlos y dejarlos por escrito.

Si tu empresa ofrece beneficios para empleados también es buena idea que le hagas llegar toda la información para que pueda pedir los que más le interesen.

Primer día: Desde el momento en el que el empleado entra en la nueva oficina debemos asegurarnos de que se siente cómodo y a gusto. Como única persona con la que ha tenido contacto, esrecomendable que estés allí a su llegada y que seas tú quien haga las presentaciones con el resto de equipo. Muéstrale dónde está cada cosa, desde el baño a la cocina pasando por los cajones con post-its o botiquín de primeros auxilios, y explícale a quién debe reportar o supervisar. Puedes preparar alguna actividad conjunta con el equipo para romper el hielo o ir todos a comer juntos, pero también es importante evitar que se sienta agobiado y dejarle tiempo para que pueda acostumbrarse a su nuevo ambiente. Dale trabajo, pero sin que se sienta abrumado.
¡Ah! Y que no se te olvide firmar el contrato si aún no lo habéis hecho.

Seguimiento: Pasados un par de días planea una reunión con él o ella para comentar cómo se siente, si todo funciona correctamente o le falta algo. Planea otra reunión tras aproximadamente un més en la que también puede asistir su supervisor o persona de la que esté a cargo para acabar de asegurar que todo ha ido bien.

Facilita el onboarding de tus empleados con Factorial

Cuando añadas un nuevo empleado al equipo, Factorial le enviará un correo de bienvenida informándole de todo lo que puede hacer desde su perfil: gestionar vacaciones o bajas, consultar su nómina y contrato y estar al día de los eventos especiales que la empresa tenga preparados próximamente entre otros. Además, si en tu empresa habéis decidido ofrecer beneficios para empleados, tras su incorporación cada nuevo trabajador recibirá un mail de información por cada uno de los beneficios que se le hayan asigando para que pueda solicitarlos y gestionarlos a su medida
Si has creado el organigrama para tu empresa también podrá consultar allí cualquier duda que tenga sobre los nombres de sus compañeros y posiciones, ¡algo muy útil cuando se recive tanta información y se pueden olvidar algunos detalles!

Plantilla descargable

Como ves, un proceso de onboarding exitoso incluye muchos detalles a tener en cuenta pero bien gestionados resultan muy provechosos para la empresa y sus trabajadores. Descárgate gratis nuestra plantilla para un onboarding exitoso y retén al talento de tu empresa para seguir creciendo.

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Checklist 6 imprescindibles para un proceso de onboarding de éxito

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Como ya hemos comentado en alguna ocasión, es normal que en las pequeñas y medianas empresas que se encuentran en proceso de crecimiento el foco se ponga en el crecimiento económico y de ventas en vez de asegurarse de que los nuevos empleados tienen una incorporación agradable en la empresa, se sienten a gusto en su nuevo puesto y entienden sus responsabilidades y lo que se espera de ellos.

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El onboarding como herramienta potenciadora del talento

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El onboarding como herramienta potenciadora del talento

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El onboarding como herramienta potenciadora del talento

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