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Sur quoi s'appuie ma décision d'organiser une formation ?

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Programme de formation local ou régional

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Programme de formation local ou régional

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Le besoin d'organiser une formation peut émaner d'une décision d'un CA ou d'un Comité régional de mettre en place un programme de formation au cours de l'année. Dans ce cadre, le formateur peut se positionner en présentant le catalogue de formation

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Il arrive que des bénévoles expriment un besoin de formation ou qu'il soit nécessaire d'en organiser une avant un événement (intervention EPJ; actions de rue; rencontre avec des partenaires, etc.)

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Questionnaire sur les besoins de formation

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Questionnaire sur les besoins de formation

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Au cours de l'année, il est recommandé de régulièrement demander aux bénévoles s'ils ont besoins de formations. Le questionnaire sera envoyé avec un catalogue de formations ou une liste non-exhaustive des formations possibles, afin que les bénévoles puissent savoir ce qui existent déjà en matière de formation

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Quelles sont les grands projets prévus dans l'année ? De quelles compétences aurons-nous besoin pour réaliser ces projets ? Les bénévoles disposent-ils de ces compétences ?

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Comment construire l'architecture "globale" de la formation en fonction du public et des objectifs de formation identifiés

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Monter sa trame de formation & réaliser ses supports

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Monter sa trame de formation & réaliser ses supports

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Compléter votre trame de formation suffisamment tôt pour avoir le temps de développer vos supports et de lister le matériels. Pour ça, poser vos les questions :

1) Qui forme et qui est formé ?
2) Quand se déroule la formation et quelle est sa durée ?
3) Comment ma formation sera structurée ?

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a) Qui compose le public formé ? Combien de personnes la formation concerne-t-elle ?
Cette question va conditionner le contenu de la formation (formation niveau 1, niveau 2 et niveau 3), les objectifs et les méthodes de formation

b) Qui va être formateurs ?
Combien de personnes vont devoir être mobilisés pour animer la formation ? Conseil, c'est toujours mieux (et plus sympa) de penser et réaliser la formation à deux

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Prévoir une date pour votre formation et mais aussi la durée de formation. En moyenne, une formation dure entre 1 et 2 heures

Moins, vous n'aurez pas le temps de réaliser d'ateliers ou d'échanger avec les participants, Plus, les participants risquent d'arriver à saturation

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2 à 3 heures maximum
Les formations distancielles sont très pratiques pour réunir rapidement des bénévoles de différentes sections autour d'un sujet.

Ceci dit, on vous déconseille de prévoir des journées de formation à distance : rester assis sur une chaise use, le nombre de participants risquent diminuera tout au long de la journée.

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a) Quelles seront les étapes de formation ? Lister les objectifs de votre formation et ce que vous souhaitez que les participants apprennent de la formation. A l'instar d'une dissertation, cela vous aidera à monter les "parties" de votre formation

b) Quels vont être les outils et les méthodes ?
Les étapes identifiées, penser aux méthodes (ateliers, mise en situation, présentation) et aux outils dont vous aurez besoin de mobiliser pour réaliser votre formation. C'est crucial pour prévoir la logistique

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Un équivalent à distance existe toujours

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Un équivalent à distance existe toujours

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Quand vous réalisez une trame de formation pour une formation en présentiel, essayez toujours d'envisager comment les méthodes et les outils que vous mobilisez peuvent être retranscris en distanciel.

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Il existe aujourd'hui énormément d'outils, d'applications et de méthodes qui permettent de réaliser d'excellentes formations à distance, interactives et dynamiques - et oui, même sur Zoom il est possible de prévoir des groupes de travail

Le Guide de Survie du Worklab est pas mal, c'est cadeau

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Surtout nécessaire quand vous prévoyez plusieurs formations en même temps ou des cycles (ex : WERs) - ce qu'on vous conseille de faire le plus possible - prévoir un financement est essentiel pour réaliser les formations les plus réussies possibles

Le financement se monte en même temps que la création de la trame de formation

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Postes de dépenses récurrents pour des formations à distance
- Matériels : du matériel devra-t-il être acheté (matériels informatiques, bureautiques)
- Outils : des outils numériques devront-ils être achetés ?

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Généralement, les demandes de financement, et donc les formations, se prévoient plusieurs mois en avance.

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Université (FSDIE), Mairie, Métropole, Région, etc. les financeurs locaux et régionaux ne manquent pas.

On vous conseille d'intégrer les financements de formation dans des demandes de subventions globales, finançant plusieurs projets, d'où la nécessité de prévoir vos programmes de formation bien en amont

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FDVA Formation : LE financement pour les formations

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FDVA Formation : LE financement pour les formations

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Le Financement pour le Développement de la Vie Associative (FDVA) est un financement annuel. L'une des enveloppes est spécifiquement dédiée au financement des formations (FDVA Formation)

C'est LE financement que vous devez cibler quand vous prévoyez des formations. La demande de subvention se dépose généralement entre janvier et mars (voir le site dédié à votre territoire pour connaître les échéances)

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Le FDVA (Fonds de développement de la vie associative) est un fonds de soutien aux associations géré par le ministère chargé de la vie associative. Il finance depuis de nombreuses années la formation des bénévoles. A compter de 2018, il soutiendra également le fonctionnement et les projets innovants des associations, en substitution des fonds auparavant attribués par les parlementaires dans le cadre de la "réserve parlementaire".

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Le Fonds pour le Développement de la Vie Associative (FDVA) - Associations.gouv.fr

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Suivez ici l'actualité du Fonds pour le développement de la vie associative (FDVA) et de ses appels à projets pour soutenir la formation des bénévoles, les expérimentations de projets innovants et les études.

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Attention, faire financer votre formation ne veut pas dire que vous entièrement responsables de la demande de subvention.

D'ailleurs, cette responsabilité revient principalement aux responsables locaux (président, trésorier) et au Coordinateur régional : votre rôle sera surtout de les aider à monter le programme de formation et à identifier les besoins budgétaires

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C'est surtout sur ce point que la préparation des formations présentielles et distancielles se distinguent

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Trouver un lieu pour une formation à distance est plus simple, surtout depuis 2020. Les bons logiciels de visio - Zoom, Google Meet, Teams, etc. - sont nombreux et très fonctionnels.

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Préparer la salle, à distance, doit se faire le plus tôt possible, avant le lancement de la communication - simplement pour avoir un lien à partager.

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Il est important de configurer la salle de visio conformément à vos besoins de formations.

Posez-vous ces questions : Faut-il créer une salle d'attente ? Est-il possible de créer des sous-groupes ? Les micros et les caméras des participants doivent-ils être désactivés par défaut ?

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Pro-tip : éviter de partager le lien publiquement, sur la page de l'événement.

Attendez d'avoir un moyen direct et sécurisé de communiquer le lien aux personnes inscrites à la formation (mail, groupe de discussion, etc.)

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Créez le plus tôt possible vos supports numériques et testez-les pendant des séances-tests, quelques jours avant la formation.

Cela permet de voir s'il y a des bugs d'affichage et si l'accès et l'utilisation des supports numériques sont simples, pour les formateurs et les participants.

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Pas de liner mais une répartition des tâches

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Pas de liner mais une répartition des tâches

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Pro-tip : une personne doit gérer l'animation de la formation, une autre gère les aspects techniques (gestion de l'outil de visio et partage d'écran; gestion et animation du chat; gestion des outils numériques)

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6. Communiquer et valoriser sa formation

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6. Communiquer et valoriser sa formation

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Prévoir, avec les responsables de communication des sections locales concernées, de mettre en place une campagne de communication cohérente au public cible. Prévoir la campagne de communication se fait au moins deux semaines avant la formation.

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Cela peut-être via une newsletter, une publication et un événement Facebook, une story Instagram, etc. l'important est de trouver le canal qui atteindra le mieux le public que vous souhaitez mobiliser

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Développer des supports de communication

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Développer des supports de communication

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Bannières, flyers, etc. n'hésitez pas à vous tourner vers les responsables de communication nationaux pour vous aider et vous donner des conseils sur la charte graphique à respecter

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Le formulaire d'inscription permet de collecter des informations sur les personnes inscrites permettant de connaître leurs attentes et facilitant l'organisation de la formation. Intégrez l'envoi dans votre campagne de communication, préférablement au lancement

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Quelles informations : moins que pour la formation présentiel

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Quelles informations : moins que pour la formation présentiel

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- Prénom et nom
- Les attentes de formation
- Contact : numéro de téléphone, adresse mail
- Lien vers le site de paiement des frais de participation (si nécessaire)

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Envoyez quand même un mail de rappel aux personnes inscrites. Cela peut aussi être l'occasion d'envoyer le lien vers  la réunion visio

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Obligatoire si la formation est subventionnée, n'oubliez pas de faire apparaître les logos des sections organisatrices et des financeurs

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Même à distance, l'émargement reste possible. Vous pouvez demander aux participants présents de vous envoyez une signature électronique à ajouter à la feuille d'émargement. Il existe aussi des logiciels (payants pour certains) permettant de créer des feuilles d'émargement en ligne

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Optionnel : mettre en place une conversation commune

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Optionnel : mettre en place une conversation commune

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Messenger, Whatsapp... mettre en place des groupes de conversations peut être utile, même si dans une moindre mesure pour les formations à distance. Cela peut être le canal pour réaliser des relances le jour J et transmettre, de manière sécurisée, le lien vers la visio

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Arrivez 30 minutes avant le début de la séance. Prenez ce temps pour réaliser les dernières vérifications techniques et préparer vos outils

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15 minutes avant le début de la formation, lancez un dernier message auprès des inscrits pour leur rappeler l'heure et partager le lien.

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Certains outils de visio permettent d'enregistrer la séance.

Pour des besoins de bilan ou pour conserver une trace de votre formation, vous aurez peut-être envie d'enregistrer la formation - n'oubliez pas de la faire !

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Tout se passera bien ! Suivez votre trame, faîtes vous confiance, dans tous les cas c'est toujours un bon moment

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Même si cela vaut aussi pour la formation en présentiel, c'est d'autant plus important à distance.

Définir des règles de prise de parole (lever la main pour prendre la parole, ne pas monopoliser le chat) ou d'attitudes (respect des autres, pas d'insultes) à respecter permet d'éviter les comportements abusifs

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Même pendant la formation, prenez le temps de prendre des photos et de partager ça sur les réseaux - cela valorise l'événement et donne envie aux personnes n'ayant pas prendre part aux formations de venir se renseigner pour connaître les dates des prochaines (on vous conseille de communiquer en ce sens si cela est pertinent)

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Cela peut paraître bête, mais prévoir un moment convivial entre organisateurs à la fin de la formation, c'est important.

Un premier débriefing peut se faire à ce moment là, même si vous n'êtes pas ensemble. Et avec un verre, c'est toujours plus agréable !

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Dans l'idéal, prévoyez toujours d'avoir des retours des participants sur votre formation, cela permettra de l'enrichir et de prévoir des suites éventuelles

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Obligatoire bien que souvent oublié, n'oubliez surtout pas de remercier formellement les formateurs extérieurs et participants à la formation. Ce mail est l'occasion de rappeler quelques informations (prochaines dates d'événements, de formations, etc.) et d'envoyer les comptes-rendus de formation

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Rédaction et envoi du compte-rendu de formation

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Rédaction et envoi du compte-rendu de formation

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Le compte-rendu de formation prend la forme d'une page simple, recensant les concepts principaux abordés pendant la formation, les informations utiles (liens vers d'autres sites, contacts des formateurs)

Il peut être accompagné du support visuel utilisé pendant la formation

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Il n'y pas de modèle précis, cela dépend surtout de ce que vous souhaitez avoir comme retours sur votre formation

Il peut être réalisé juste après la formation, sous forme d'atelier ou de discussion, quand les participants sont encore présents, ou en ligne via un questionnaire de satisfaction

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Encore une fois, cela dépend de vous. Voici quelques indications :

- Qu'avez-vous retenu de cette formation ? Cela vous a-t-il permis de mieux comprendre le sujet abordé ?
- Si vous deviez changer une chose dans la formation, qu'est-ce que ce serait ?
- Si vous deviez enlever une chose de la formation, qu'est-ce que ce serait ?
- Si vous deviez garder une chose, qu'est-ce-que ce serait ? / Une chose que vous avez particulièrement apprécié ?
- Souhaiteriez-vous approfondir les formations réalisées aujourd'hui ?

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Une fois le bilan réalisé, partagez vos conclusions au Conseil d'administration et au Comité régional.

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A cette étape, c'est possible de faire à nouveau une publication sur la formation, si vous y trouvez un intérêt : résultats très positifs, recherche de visibilité sur les réseaux en vue d'attirer de nouveaux bénévoles, occasion de communiquer sur la prochaine session de formation, etc.

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Étape bien trop souvent occultée, archiver cela signifie rassembler l'ensemble des documents créés et utilisés pendant la formation (trames de formation; photos; comptes-rendus de formation), les classer et les ranger dans un dossier accessible à tous et transmissible aux prochaines générations de JE (Dropbox, Google Drive)

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Pensez à conserver l'ensemble des factures de la formation : reçu de boulangerie, reçu pour un achat de matériel, billets de transports, etc.

Cela permettra d'éditer le bilan financier de la formation, document obligatoire à envoyer à l'organisation ayant versé la subvention (si la formation est financée). Soyez donc scrupuleux !