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Stichpunkte ins Padlet schreiben

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Themen, die wir im Team bzw. in der Organisation weiter verfolgen wollen

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Themen, die wir im Team bzw. in der Organisation weiter verfolgen wollen

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Wie können wir unser E-Mail-Management optimieren? 

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Wie können wir unser E-Mail-Management optimieren? 

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Was ist mir für das Seminar wichtig für den Workshop? & meine Stärken/Fähigkeiten 

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Was ist mir für das Seminar wichtig für den Workshop? & meine Stärken/Fähigkeiten 

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1.       Persönlicher Selbstorganisations-Check

Persönliche Checkliste für eine gute Selbstorganisation

·         Welche Aufgaben liegen im Outlook für den aktuellen Tag

·         Was sind für Aufgaben dazugekommen und liegen im Eingang

2.       Wenn-Dann-Pläne

Was tue ich, wenn …

·         …Aufgaben für den Tag anliegen - Anfangen abzuarbeiten nach fester Struktur

·         … neue Aufgaben im Posteingang sind - Ggf. neue Aufgaben anlegen, wenn neue dazugekommen sind

3.       Signale erkennen und frühzeitig agieren

Welche Vorläufersignale gibt es möglicherweise? Zu viele Aufgaben für einen Tag.

Wie kann ich frühzeitig agieren (Wenn-Dann-Plan)? Ggf. am Vortag schon Aufgaben erledigen.

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Techniken für Priorisierung mitnehmen, Aufschieberitis

analytisch Notizen

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Posteingang besser organisieren

Kommunikation

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chaotisch, Zettel, Posteingang voll, viele Projekte viele Informationen

gut organisieren, Netzwerkerin

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neue Techniken, MR besser kennenlernen

Erfahrung, 24 J. Logisttik

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spontan Aufgaben und auch in einem Monat

halben Monitor mit Stichwörter, Aufgaben

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Toolbox erweitern

Probleme anpacken und zu Ende bringen

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aus Flut an Infos das Wichtige rausfiltern

Kundenorientiert denken

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nicht abgelenkt, offen sprechen, Unterbrechungen

gutes Bauchgefühl

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besser priorisieren

OneNote to dos

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tägliches E-Mail Chaos, andere denken lassen, Unterbrechungen, Struktur in den Tag

detailliert arbeiten

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E-Mail Management (Outlook)

-> Welche Ordnerstrukturen bieten sich an?

->Wie suche ich am besten übergreifend?

Ablage in Laufwerken

-> ordnerübergreifende Suche (im Laufwerk)

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1. E-Mails / Postfach bereinigen/ besser organisieren

2. Ticket Orga / Was kommt zuerst?

3. Priorisierung

4. Selbst Organisation/ Lernen Nein zu sagen/ sich selbst nicht zu überladen

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Priorisieren (Outlookaufgaben)

Wenn man Sachen aufschiebt; die weniger dringend sind; hier ist man dann versucht -> sie nochmal aufzuschieben

geteilte Outlookaufgaben -> Wie funktioniert das am Besten?

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1.Aufgaben erkennen und priorisieren

2. -Viele unterschiedliche Eingänge (Mail, Ticket etc.) => Erkennen was wichtig ist, Priorisierung, Orga.

-Startpunkt, Angriffspunkt für Probleme finden

-Nein sagen lernen.

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wo es geht reduzieren

Aufwand-Nutzen erkennen und unnötige Tools streichen

Teams auf Offline steht in Fokuszeiten

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Jeder Mensch entscheidet für sich, ob er seine morgendliche Droge „Smartphone“ als erstes in die Hand nimmt und für einen Dopamin- oder Adrenalinschub sorgen muss. Denn das Bewusstsein, dass dieses Verhalten Suchtausmaße annehmen kann, ist oftmals ein blinder Fleck.

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welche Infos werden wo veröffentlich - was "must" und was "nice to read" - unterschiedlich Strukturen

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Blocker im Kalender für remote arbeiten und Fokuszeit

Früher anfangen "Fokus" im Kalander

unangenehme Dinge bald am Tag erledigen "eat the frog first"

Kleinaufgaben an einem Ort aufschreiben - Notizen-App durchstreichen

privates Mobilphone Fokuszeiten markieren

Roll out im gemeinsamen Kalender pflegen

Outlook Aufgaben zum organisieren - auch Aufgaben übertragen können

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Was läuft gut: Abstimmung mit direkten Kollegen; Zusammen in die gleiche Richtung denken

Was läuft nicht gut: Fehlende Mitarbeit von Kollegen -> man kommt nicht weiter; ist frustriert; man kann viel nicht nachvollziehen; muss ständig wieder fragen; Abstimmungen, was ist mit Ware zu tun? -> Sachen werden runter und dann gleich wieder hochgeräumt; bessere Planung hier -> schneller

Wo könnte man zur Verbesserung ansetzen: -> schneller und unkomplizierter Antworten; Man braucht klare Anweisungen; keine übergreifende Lagerlogistik bzw. Koordination; E-Mails und Schuldsuche etc. kosten mentale Energie; -> besser nach vorne schauen und leistungsorientiert

Lsg:

persönliche/ telefonisch Dinge ausmachen; evtl. Mail im Nachgang nur Stichpunkte in der Mail hinterher senden

keiner will Verantwortung übernehmen -> Da sich auch wieder trauen Verantwortung für Dinge zu übernehmen; wesentliche Dinge festhalten

übersichtliche ToDo Listen, sodass jeder weiß wer was wann zu tun (evtl. an zentraler Stelle aushängen)

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Was läuft gut?

-Teamarbeit

-Zeitplanung

-HO/ Arbeitszeitgestaltung

-Kommunikation (Team/Intern)

Was könnte man besser machen?

-Kommunikation (MR übergreifend)

-Terminierung von Aufgaben

-Priorisierung intern

Wie könnte man es verändern?

-Mehr Verständnis intern (an einem Strang ziehen)

-Klare Kommunikation mit Respekt (Nachfragen)

-Offene Kommunikation (Probleme ansprechen)

-Kurze Kommunikationswege (erst Telefon, dann Mail/Teams)

-mehr Teamevents (Grillen etc.)

-Toollandschaft übersichtlicher machen

-Bürokratie abschaffen

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Weitere:

Macht euch das Leben leichter: mit der Aufgaben-Funktion in Outlook arbeiten! (youtube.com)

✔ Outlook Aufgabenliste: Ansichtseinstellungen für Fortgeschrittene (youtube.com)

⚠️ Microsoft 365: Das machen fast alle Unternehmen falsch! (youtube.com)

Weitere Links im Blink Kapitel 4 "Outlook Link Tipps"

# data[].attributes.attachment_link.title
🚀 Wie ich mit Outlook nie wieder eine einzige Aufgabe vergesse (das ultimative To Do System)

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1.Welche Methode kenne ich/wende ich im Arbeitsalltag an?

Keine die ich Namentlich benennen kann. Generell arbeite ich nach der Methode "agieren statt reagieren"

- Welche Erfahrungen habe ich damit gemacht?

Durchweg positive Erfahrungen und einher geht damit ein "gefühltes" geringeres Stresslevel (im Durchschnitt)

- Was funktioniert gut?

Gut funktioniert daran, dass ich mir mehr Zeit für meine Aufgaben nehmen kann, um diese bewusster und konzentrierter anzugehen.

..., dass ich so mehr Kapazitäten für Aufgaben habe, die doch "jetzt" gemacht werden müssen.

..., dass ich flexibler bin bei Arbeitslastspitzen

..., weniger Eskalationsaufgaben/-situationen

- Was weniger gut?

Es hat, natürlich, keinerlei Auswirkungen auf die Aufgaben/Probleme, die ich nicht mit meiner eigenen Arbeit beeinflussen hätte können.

2.Welche Methoden sind neu oder hilfreich für mich?

Namentlich alle bis auf "KVP" & "Pareto-Prinzip"

- Was könnte für mich daran interessant sein?

Dass die benannten Methoden alle sehr strukturiert wirken, wo aber auch generell der Schlüssel zum Erfolg liegt.

- Welche neuen Aspekte habe ich entdeckt?

Die Einteilung der Arbeiten/Aufgaben in fest Kategorien (Eisenhower-Prinzip) oder durch Fragestellung die Priorisierung der Aufgaben festlegen

3.Was möchte ich bei meinen Arbeitstechniken verändern?

- STOPP Was höre ich auf?

Aufgaben nach Bauchgefühl zu Priorisieren

- START Was beginne ich?

Aufgaben nach einem festen Chema/Methode zu Priorisieren

- GO Was mache ich weiter wie bisher?

Methode "agieren statt reagieren"

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Effiziente Arbeitstechniken im Arbeitsalltag

Selbstlernen/-reflexion (oder im Austausch zu zweit):

1.Welche Methode kenne ich/wende ich im Arbeitsalltag an?
Von allem eigentlich ein wenig.Hauptsächlich aber von:

•Eisenhower: Aufgaben nach wichtig und dringend unterscheiden

•Pareto: Aufgaben nach Aufwand-Nutzen abschätzen

•Alpen: Tages-und Wochenplanung (60:40)

• Welche Erfahrungen habe ich damit gemacht?
Eigentlich sehr gute. Aber man kann alles immer irgendwie optimieren. 😉

• Was funktioniert gut?
Alpen: Tages-und Wochenplanung (60:40)

• Was weniger gut?
Aufgaben nach Aufwand-Nutzen abschätzen, gerade wenn unvorhersehbares kommt, bringt mich das manchmal ins straucheln. Man muss dann wieder von vorne anfangen/neu priorisieren.
Was mache ich zuerst, damit ich am effektivsten arbeiten kann?

2.Welche Methoden sind neu oder hilfreich für mich?
Von allen schon mal Gebrauch gemacht, aber etwas neuer war die Aufwand-Nutzen-Matrix als Name.

• Was könnte für mich daran interessant sein?
Die „Not to do´s streichen” Aktuell schreibe ich auch die Aufgaben auf, die bei anderen Kollegen liegen. Ob ich das wirklich ändern werde, weiß ich aber noch nicht, da ich damit eigentlich gut fahre wenn ich den „Gesamtüberblick“ habe.

• Welche neuen Aspekte habe ich entdeckt?
Das es aktuell gerade schon ganz gut für mich funktioniert, aber man dies noch optimieren kann.

3.Was möchte ich bei meinen Arbeitstechniken verändern?

• STOPP Was höre ich auf?
Besser zu priorisieren und mehr Zeitfenster für bestimmte Arbeiten einplanen.

• START Was beginne ich?
Mehr Zeitfenster für bestimmte Arbeiten einplanen

• GO Was mache ich weiter wie bisher?
Aufgaben über Outlook

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Nehmen Sie eine Bestandsaufnahme vor und entwickeln Sie neue Strategien:

•Welche Aufgabe schließe ich nicht ab oder schiebe sie auf?
Vorantreiben der Renewals bzw. Hinzunahme neuer Hersteller.

•Welche Bedeutung hat diese Aufgabe?

Sehr wichtig für den Fortbestand meines Arbeitsbereich, mein Weiterkommen

•Welche Gedanken/Gefühle tauchen dabei auf?

Unzufriedenheit das es nicht weiter geht, Sorge das der Bereich in den Hintergrund fallen könnte und andere Themen wichtiger wirken.

•Was tue ich stattdessen?

Ich bearbeite die Tagesrelevanten Aufgaben

•Welchen Nutzen/Vorteil hat das? Was ist die positive Absicht?

Wir bleiben als MR immer am Kunden dran, auch wenn es keine neuen Themen gibt (im Gespräch als Partner bleiben). Generierung von Neugeschäft durch Bestandgeschäft.

•Was brauche ich, um die Aufgaben zu Ende zu bringen?

Entscheidungen von oben: Welches Tool wird in Zukunft zur Erfassung benötigt?

Wann kann ich starten? Wann erfolgt die ofizielle interne Info an alles MR Kollegen?

•Was verändere ich künftig?

•Was ist mein erster Schritt?

Bin hier bereits im Gespräch mit den Vorgesetzten. Deadline soll September/Oktober sein.

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sich selbst Fristen setzen und Belohnung bekommen, wenn es erledigt ist

aufräumen mit Musik

Timer stellen - Timeboxing

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Kategorisieren IIII

Ordner-Struktur IIII

Unwichtiges Löschen

Teampostfach IIII

Farbkennung für Mitarbeiter

Posteingangsregeln (Spam, HighPrio) II

Aufgaben erstellen IIII

Archivieren

Konkrete Schritte:

-Ordnerstruktur nach Themen anlegen

-Posteingangsregeln anlegen um Mails direkt in Ordner zu leiten

-Aufgabenstruktur aus Mails ableiten und Team zugängig machen um mehr Überblick zu haben

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IST: Unangenehme Themen werden vermieden und verschoben bis zur in die "Unendlichkeit"

ZIEL: "Unangenehme" Themen so schnell wie möglich angreifen. (Eat the Frog First/Sandwhich)

WEG: Terminierung/Deadlines,

Analyse Mehrwert für einen Selbst (Komplettes Thema kann geschlossen werden, Dopamin, Erfolgserlebnis)

MESSKRITERIEN: Keine (5-Minuten) Tasks mehr offen bzw. können ohne Probleme weiter bearbeitet werden.

HINDERNISSE:

Bequemlichkeit, Workload, Krankheit, Ablenkung, Persönliche Antipathie (andere Abteilung, Kunden)

Wie können wir diese überwinden:

Keine Vorurteile, Angewohnheiten bewusst brechen, Inneren Schweinehund links liegen lassen, die Aufgabe mit Belohnungen verbinden.

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Probleme: Laufwerke nicht übersichtlich

Lösung:
Saubere einheitliche Ordner Struktur anlegen
Archiv Ordner anlegen für altes

Wie starten: Meeting im Team um eine gemeinschaftliche Lösung zu erarbeiten

# data[].attributes.body
Persönlicher Selbstorganisations-Check:

·         Posteingang bereinigen/ verteilen/ archivieren

·         Aufgaben auf Aktualität prüfen/Neu anlegen

·         Zeitfenster für bestimmte Aufgaben im Kalender einplanen und ggf. in dieser Zeit keine neuen Mails lesen.

Wenn-Dann-Pläne:

·         Wenn mehrere Aufgaben auf einmal auftauchen, dann selektiere ich diese so gut es geht nach Priorität oder ob diese delegiert werden können.

·         Zeitfenster konsequent nutzen und äußere Einflüsse ausblenden.

Signale erkennen und frühzeitig agieren:

·         Sollten die Arbeitslast größer werden, ggf. neu priorisieren.

·         Frühzeitig auf Kollegen zugehen um evtl. um Hilfe zu bitten/Arbeit abzugeben.

·         Nein sagen lernen, bei neuen Anfragen.

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Persönlicher Selbstorganisations-Check & Wenn-Dann-Pläne  

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Persönlicher Selbstorganisations-Check & Wenn-Dann-Pläne  

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Meine persönliche Checkliste für eine gute Selbstorganisation:

...

Wenn X eintritt, … dann tue ich Y (so konkret wie möglich).

...

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Postfach bereinigen nach AHA-Prinzip

saubere einheitliche Ordnerstruktur im Rollout anlegen - weniger Stress und Druck bei der Urlaubsvertretung

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E-Mails ,
- was kann schnell abgearbeitet werden
- was braucht Zeit und Wann muss es fertigt sein?
- für alle Fälle Timeslot einplanen

Outlook einrichten

Aufgaben
- Was muss ich wirklich machen
- Was muss ich weitergeben, ablehnen
- Eventuell Struktur vorgeben für den anderen und Unterstützten, jedoch nicht seine Arbeit übernehmen

Bei Aufgaben die erhöhte Konzentration erfordern , sich diese Zeitlich einplanen , keine Parallelarbeiten, am besten Früh morgens wenn

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1. Task nicht aufschieben

=> Evtl. terminieren wenn nicht direkt zu erledigen

2. An Deadlines halten

=> Verschieben nur im Notfall

3. Mails strukturieren => Ordner nach Themenfeldern

2 - WENN- DANN

Wenn ich sehe das ein Thema aufgeschoben wird, werde ich direkt dafür Zeit blocken sobald Zeit frei ist auch wenn es nur 5 min sind. Evtl. danach weitere Terminierung.

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an einem Thema bleiben, nicht ablenken lassen. Sich Zeit nehmen Mails zu bearbeiten -> serielles Arbeiten.

Persönliche Anfragen "wichtiger Kunden" auf die Prozesse hinweisen -> Ticket zum Thema eröffnen!!

Nicht unter Druck setzen lassen!

Eat the frog first, unangenehme Themen ggf mit Zeitvorgabe, zügig bearbeiten.