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Entorno Empresarial, Ciclos de Vida e Inicio del Proyecto. Problema en un Proyecto y ¿cómo se corrigió? 

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Entorno Empresarial, Ciclos de Vida e Inicio del Proyecto. Problema en un Proyecto y ¿cómo se corrigió? 

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En la empresa que labora es muy común que tengamos inconvenientes que los diseños estructurales no se lleguen a superponer con los arquitectónicos, por la rapidez en las solicitudes de los clientes, y cuando llegan al departamento de construcción, suelen no coincidir con lo existente en el campo y los presupuestos o diseños se hacen con planos que no son As Built y por ende, suelen tener alguna que otra diferencia, el mas reciente de los casos es la ubicación de varios pedestales de unas estructura metálica para unos chillers, cerca de una zapata de una nave existente, como teníamos fresco ese caso de un proyecto similar, antes de iniciar las excavaciones y armado del acero, solicité hacer un replanteo en dónde iban dichas zapatas de los pedestales, para luego hacer una calicata y ver qué tanto estaba la zapata de la nave a lo que diseñaron, con este levantamiento logramos ganarnos tiempo y dinero que no pudimos ganar en el otro proyecto, se hizo un cambio el diseño estructural, pero ahora fue menor que el anterior, ya que en el otro proyecto, toda la estructura metálica estaba lista antes de iniciar las excavaciones y por ende los cambios en el diseño estructural fue mayor.

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Problema durante un proyecto en la empresa

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Problema durante un proyecto en la empresa

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Durante un proyecto de reducción de complejidad de la operación de S2P para Norteamérica, se fijó el objetico de liberar 40 FTE's a nivel mundial. Una vez adentrados en el proyecto y viendo las ineficiencias de cada equipo y las áreas de dolor de estos, nos dimos cuanta que liberar esos 40 FTE's iba a ser imposible porque los equipos estaban trabajando en su completa capacidad, no había holgura en la operación.

Cuando preguntamos al patrocinador del proyecto de dónde se había sacado el cálculo de los 40 FTE's, este nos dijo que era basado en el blueprint de la operación. Nos dispusimos a la tarea de contactar al departamento de ingeniería para que revisara el blueprint y confirmara si la poperación de S2P estaba trabajando con 40 eneficiencias. Estos confirmaron que la efectivamente no habían 40 ineficiencias en la operación, que el problema se dió a partir de que los managers de las operaciones de S2P aceptaron las ineficiencias cuando se realzaron una serie de proyectos de migración y estandarización que habían ocurrido en los años anteriores.

Ya con esta información, replanteamos el objetivo del proyecto a los interesados, cambiamos el enfoque del proyecto a realizar una serie de mejoras que ayudaran a la hacer más eficientes las operaciones de S2P y a partir de esas mejoras ver cuantos FTE's se podían liberar la operación. Al final se logró liberar 16 FTE's de la aoperación.

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PROBLEMAS DE PRESUPUESTOS EN ULTIMO PROYECTO

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PROBLEMAS DE PRESUPUESTOS EN ULTIMO PROYECTO

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Saludos a todos.

En el ultimo proyecto de desarrollo habitacional que llevamos a cabo con la empresa, se nos presento un problema de presupuesto, ya que al iniciar un desarrollo se proyectan todos los costos y gastos del mismo, y con ello definimos el precio de venta de cada unidad habitacional.

Al salir a la venta, este proyecto fue un rotundo éxito y vendimos mas de 80 casas, cabe mencionar que las casas las vendemos en planos e iniciamos su construcción después de firmar contrato con él cliente.

El problema fue cuando iniciamos la etapa de construcción, a los 2 meses incrementaron todos los costos de materiales como nunca antes, casi un 40% de lo previsto al inicio, sumado a que la mano de obra también incremento casi un 30%, por lo que el proyecto se salió del presupuesto estimado.

La solución fue utilizar nuevas tecnicas y tecnologias en la construcción, buscando disminuir costos sin arriesgas la cantidad. Esto nos permitio acelerar la construcción utilizando menos personal para la construcción y asi mismo disminuir los costos de materiales.

Logramos finalizar el proyecto con un sobrecosto solmente del 25% en la construcción, aun que si se atraso casi 1 año la entrega de muchas viviendas.

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En el último proyecto donde participe el problema que detecte fue la falta de comunicación del departamento de proyectos hacia los técnicos que eran los encargados de la ejecución, se les dio involucramiento a pocos meses de iniciar el proyecto no existió una buena planificación para dar a conocer las estrategias para el desarrollo y ejecución del proyecto, los Ingenieros que habían participado en las reuniones tenían información que no compartieron a tiempo y comprometió las fechas de entrega. Yo corregiría este problema involucrando a todas las partes interesadas desde el inicio del proyecto, proporcionando los alcances del proyecto y tener así una comunicación mas abierta, la planificación es importante pero involucrar a los que ejecutan es igual de importante ellos deben de saber cual es el resultado fianal que se espera.

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Los recursos de la empresa son funcionales por lo cual al asignarnos a los lideres muchas veces estos tienen varios compromisos diferentes al proyecto que van atendiendo en la semana y que a veces no nos damos cuenta. La solución fue acortar el tiempo de las reuniones de control con estos lideres para tener dar un seguimiento mas efectivo de los avances

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Para la implementación de un proyecto donde se buscaba reducir los consignatarios en las facturas comerciales de diferentes países, se realizó una serie de iteraciones con el fin de identificar cuantas se repetían y cuales se podían omitir. Esto con el fin de poder hacer consolidaciones mayores en las exportaciones. Para ello se necesitaba la ayuda de los expertos logísticos; sin embargo, al principio su ayuda no fue proactiva debido el desconocimiento o el no entendimiento del proyecto en sí. Una vez explicado se llevaron las reuniones correspondientes con los destinatarios para identificar los consignatarios correctos y maximizar la productividad.

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El principal problema que hemos tenido ha sido el compromiso con los mismos owners del proyecto ya que en los momentos de decision o ejecucion estos no actuan oportunamente o acorde al calendario, por lo que el proyecto se retrasa en su cumplimiento y no se alcanzan las espectativas.

Este problema se ha venido trabajando con la administracion de cambio y conformando una cultura de proyectos y formalizando los compromisos adquiridos para la ejecucion de los proyectos por todos los stakeholders.

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Creo que una de las mayores lecciones que obtuvimos en la aplicación de un proyecto relativamente reciente, es que la supervisión del éxito de este es necesaria incluso después de su aplicación. Si bien se puede dedicar tiempo y esfuerzo a implementar un nuevo recurso dentro de los procesos de la compañía. Esto debe poder darse de una manera que pueda generar un beneficio y por lo tanto ayudar a que los involucrados tengan un mejor desempeño. Finalmente, la lección fue la de hacer un seguimiento y capacitación acerca de lo que deben usar para lograr obtener estos beneficios. La comunicación interna es de vital importancia.

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Hace unas semanas, el equipo de desarrollo con el que actualmente trabajo, entro en una ultima etapa de un proyecto enfocado en la creación de servicios web para una institución bancaria. El proyecto en su concepción era claro: una cantidad exacta de servicios a desarrollar sobre un tiempo establecido y con los recursos iniciales a la mano. Sin embargo, en esta ultima etapa, salto un problema debido a que el proceso de aseguramiento de la calidad se extendio sobre manera, algo que en el cronograma inicial estaba planificado para dos semanas se extendio al doble de tiempo. Haciendo una revision de la situación, nos dimos cuenta que existieron dos factores importantes:

1. El cliente no tenia una idea clara sobre un proceso de validación o certificación de los entregables, por lo que el equipo tuvo que participar en sesiones extensas mientras que el cliente construia sus procesos.

2. El equipo nunca se aseguro de tener matrices de pruebas o por lo menos una idea clara del proceso de certificación por parte del cliente.

Para este caso, en donde de seguro como empresa hubieramos tomando siempre una postura de apoyar al cliente, hubiese sido mejor detectar estas falencias desde el inicio y desde una etapa temprana ayudar al cliente en el proceso de construcción de sus flujos de certificación, de esta manera mientras el desarrollo se daba, el cliente hubiera construido estos procesos para que llegado el momento de las pruebas todo hubiese estado listo.

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Unos de los proyectos en los que he participado, fue la puesta en operación de un restaurante y sala de eventos privados.

El proyecto constantemente sufría retrasos, de los cuales el patrocinador culpaba a los antiguos directores. El problema radicaba en los constantes cambios de decisión del patrocinador, esto hacía que se retrasara cada vez más la inauguración del negocio. Fue necesario que el patrocinador expresará a través de un documento escrito y firmado para salir de ese círculo vicioso de los cambios de decisiones.

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En un proyecto que participe hubo problemas con los interesados en que  hubo una resistencia al cambio de procesos. Hubo la propuesta de mantener reuniones tanto por equipos como individual, lo que se detecto la falta de comunicación y de sociabilización de mejora de la compañía, ya que el objetivo era de disminur los tiempos muertos y ser mas rápidos en sus tareas diarias

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En un proyecto que participe hubo problemas con los interesados en que  hubo una resistencia al cambio de procesos. Hubo la propuesta de mantener reuniones tanto por equipos como individual, lo que se detecto la falta de comunicación y de sociabilización de mejora de la compañía, ya que el objetivo era de disminur los tiempos muertos y ser mas rápidos en sus tareas diarias

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Siempre ser productivo para la comunidad

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Iniciamos con la idea del proyecto, planteamos los objetivos, el alcance y los beneficios economicos que iba a brindar y cuando llegamos a la fase donde indicamos que para hacer todo necesitamos actualizar un sistema nos indicaron que eso no sería posible porque no había presupuesto al menos este año para ese sistema. Ahora toca esperar a ver si se provisiona para el año que viene.

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En el último proyecto en el que estuve trabajando el problema mas evidente fue el no tener una comunicación clara con el uno de los interesados. El proyecto se estaba trabajando de manera adaptativa ya que se realizaban constantes cambios de parte del cliente ya que no se nos fue entregada toda la información necesaria principalmente de las normativas de la organización para la cual era el proyecto. Esto ocasionó que se trabajara entregables que no tenian valor y de alguna manera se perdiera tiempo.

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En el último proyecto en el que participé hubo problemas con la cantidad de recurso humano disponible para las tareas de mantenimiento. Debido a que hubo una reducción de personal a causa del cese parcial de las operaciones de la planta.

Por lo que fue necesario, planificar nuevamente las tareas tomando en cuenta el recurso humano disponible.

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En el último proyecto en el que me tocó participar encontré que al finalizar la última etapa de ejecución las partes interesadas responsables no tenían claridad de las responsabilidades específicas que se esperaban de ellas. Es por ello que luego de algunas reformas a los reglamentos y manuales de funciones se reestructuró el proyecto incuyendo además de una cláusula de consentimiento de las partes a las responsabilidades que les atañen sino que el mismo se rediseño el proceso a los fines de que las partes deban validar mutuamente las responsabilidades DURANTE la ejecución del mismo para evitar sorpresas al final del camino.

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Teniendo en cuenta la situación política del país, el aumento de la conflictividad en algunos lugares, los problemas de estabilidad jurídica, inconvenientes con las comunidades, entre otros problemas que pueden afectar la viabilización de un proyecto, se hace necesario que durante la fase de evaluación de las iniciativas, se aumente la profundidad en el estudio de las variables externas y los riesgos asociados con estas.

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En el último proyecto que tuve participación se logró evidenciar que no hubo suficiente análisis externos sobre el producto a desarrollar ya que, el proyecto debió detener por baja popularidad y no era rentable.

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Recientemente he participado en el cambio de un sistema ERP. Este proyectos ha sido un reto para la organización, ha generado cambios en procesos, cambios de RH y cambios de cultura.

Dentro de los problemas encontrados, los mas graves fueron los siguientes:

1. Mal manejo de los interesados y su identificación.

2. Desviaciones presupuestarias importantes.

3. Desviaciones en el alcance dada la comunicación en silos organizacionales.

4. Desviación significativa en tiempo.

Este proyecto no fue liderado por mi persona, pero ha podido observarlo de cerca. La ejecución y salida en vivo ha sido catastrófica, generando un impacto negativo en los ingresos.

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Problema detectado en un proyecto que participe y como corregirlo

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Problema detectado en un proyecto que participe y como corregirlo

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En el último proyecto que participe, se pedía a los participantes que la planta donde trabajaba se certifique con algún standar de GFSI, por lo que se tenía poco tiempo y pocas recursos en la implementación del mismo. El mayor problema es que se necesitaba mucha inversión en infraestructura y definir un encargado de liderar el proyecto ya que todos tenían sus actividades diarias y no podían enfocarse, adicional, el tiempo era muy corto.

Pienso que se podría corregir con una adecuada planificación desde el principio, ya que nadie planificó bien todo lo que implica esta nueva certificación, que tiempo real va a tomar, que inversión se necesita realizar, que recursos para con datos y hechos poder apelar a que se brinde más tiempo, poder hacer las mejoras respectivas en infraestructura, capacitar al personal implicado, entre otros. Sin duda un acta de constitución donde esté bien claro cada punto del proyecto y sin una planificación adecuada, es muy probable que el proyecto fracase o tome más recursos y tiempo del esperado.

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En mi ultimo proyecto detectamos problemas de comunicación y empoderamiento del equipo, ya que algunos no entendían la razón del mismo y su importancia.

Se procedió a identificar la raíz del problema y a preparar capacitaciones para reforzar lagunas de información.

adicional realizamos minutas de reuniones cortas entre los turnos para reforzar el trabajo en equipo.

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Un gran problema que tuve en el ultimo proyecto en el que participé fue la falta de un director de proyecto al cual le haya conferido autoridad el patrocinador. Al no haberse realizado el acta de constitución, ni haber existido comunicación formal por parte del Patrocinador respecto al inicio del proyecto. Durante el desarrollo del mismo se generaron muchas confusiones y faltas de reconocimiento al director, por lo que la condición y gestión se volvió mas difícil y caótica para el director.

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Un gran problema que tuve en el ultimo proyecto en el que participé fue la falta de un director de proyecto al cual le haya conferido autoridad el patrocinador. Al no haberse realizado el acta de constitución, ni haber existido comunicación formal por parte del Patrocinador respecto al inicio del proyecto. Durante el desarrollo del mismo se generaron muchas confusiones y faltas de reconocimiento al director, por lo que la condición y gestión se volvió mas difícil y caótica para el director.

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Uno de los problemas que se presentó en uno de los proyectos en los que participé, fue en temas de comunicación entre la gerencia y el staff, en la realización de correcciones de un informe, gerencia no se puso de acuerdo y no se unificaron las ideas, por lo cual hubieron discrepancias en las correcciones que entregó gerencia al staff y por lo tanto una perdida de tiempo al tratar de entender lo que se quería decir.

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Problema detectado del último proyecto – Michael León Chinchilla

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Problema detectado del último proyecto – Michael León Chinchilla

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En las gestiones a realizar para la adquisición de materiales del último proyecto que estuve gestionando,  se determinó la carencia en la definición técnica de las especificaciones de unos enlaces a través de equipos telemáticos, lo cual dio origen a problemas de tiempos de entrega para la construcción de la infraestructura de telecomunicaciones, para solventar una alternativa que diera una solución oportuna al imprevisto, se presentó una propuesta de participación externa que involucrara dentro del equipo de proyecto a interesados de baja participación lo cual introdujo nuevas sesiones de trabajo técnico para generar escenarios de posibles implementaciones, esto a su vez generó una estrategia de compensación para mitigar el incremento presupuestario y de tiempo lo cual se generó reduciendo los costes en la atención de otros clientes mediante la aprobación de nuevos equipos que brindaran estas bondades en la ejecución.

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Problema detectado en el último proyecto

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Problema detectado en el último proyecto

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En el último proyecto que desarrollé en el trabajo pude indentificar el problema de los proveedores los cuales dificultaron en el rubro tecnológico la entrega de los insumos solicitados que modificó un poco el cronograma de actividades y entregas, sin embargo se pudo concretar el proyecto sin mayor problema más que el retraso presentado por parte del proveedor, lo cual deja de experiencia y a considerar el dar un margen más amplio para las entregas de productos de los proveedores.

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En mi ultimo proyecto, nos pidieron completar el entregable de una base de datos de unos canales de television pero no se nos dio ningun tipo de recurso, nos toco investigar todo y mucha de esta informacion es confidencial y sin autorizacion no la entregaban.

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Problema detectado en el ultimo proyecto. 

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Problema detectado en el ultimo proyecto. 

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Recibimos un proyecto que otro equipo de nuestra empresa estaba llevando a cabo, encontramos ciertas discrepancias en la entrega de resultados y data para el sponsor, por lo cual tuvimos que escalar la situacion a nuestra Senior y empezar con la limpieza de los datos, agilizar la entrega de los resultados que ya llevaban muchos meses de retraso un gran trabajo en equipo para lograr limpiar el proyecto y cumplir con los timelines de la entrega de la data que se habia acordado con el sponsor. Brenda M - CR

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Problema detectado en el último proyecto que participe.

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Problema detectado en el último proyecto que participe.

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Me encontraba liderando el desarrollo de un producto para el cual requería que otro equipo de trabajo certificara unos cambios que se estaba realizando y que ese cambio impactaba directamente en el entregable final de nuestro producto. ¿Qué sucedió? el equipo del que dependíamos no ejecuto las actividades a las cuales se habían comprometido y ya no podíamos atrasar el lanzamiento del producto por lo que se tomo como decisión liderar también esa certificación de los cambios que se habían efectuado para que pudiéramos liberar al mercado nuestro trabajo.

Al final el lanzamiento fue un éxito y se logro el objetivo que nos habíamos planteado.

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Soy Ingeniero Civil, durante el ultimo proyecto de urbanización que me toco dirigir, el dueño del proyecto propuso otorgar a los clientes( los que compraron vivienda los primeros 4 meses) garantías de calidad de obra por más tiempo de lo que se acostumbra, el principal problema fue que no se definieron específicamente y con claridad el tiempo (vigencia) y los alcances de los trabajos o reparaciones que cubren las garantías.

La manera de solucionarlo fue mediante un nuevo acuerdo de tiempo y alcances. La garantía ya estaba vencida en tiempo, con el nuevo acuerdo nosotros como empresa desarrolladora del proyecto aportaríamos la mano de obra únicamente, mientras estuviera en curso el desarrollo de la urbanización proyecto y el cliente aportaría los materiales.

Finalizada la urbanización el acuerdo se terminaba.

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Tuvimos que levantar un proyecto sin objetivos solo nos dijeron que teniamos que vender el servicio. al venir a la empresa nos toco enfrentarnos con poco personal y capacidad a un sin numero de problemas perdiendo el enfoque por no saber como organizarnos

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Utilizamos ambas metodologias

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El ultimo proyecto trabajado , empezó con la licitación de una persona nueva en el equipo del cliente. Siendo proveedores tratamos de buscar todos los requisitos necesarios para arrancar el proyecto sin embargo no fue completamente clara la informacion, En el momento del primer entregable cambiaron las condiciones . Y decidimos formalizar con un doc como el acta de constitución la formalización del proyectos y contra este organizamos la 2da y final entrega de proyecto: Como resultados de esto cerramos un proyecto importante, fortalecimos nuestra relación con este nuevo integrante , y este ultimo lanzo un producto exitoso y dejo su nombre muy bien en la compañía.

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En uno de los proyectos en los que estamos trabajando, tuvimos problemas con una de las personas de nuestro equipo de trabajo. Debido a su baja experiencia, realizó entregables con errores técnicos evidentes ante el cliente, haciendo peligrar el proyecto, su ejecución y la relación con el cliente. Entendimos luego de ésta experiencia que esta situación se debió a una falta de gestión de riegos, pues el personal con poca experiencia (aunque tenga la formación teórica y académica) no puede abordar determinado tipo de tareas sin una experiencia mínima de trabajo con los criterios asociados al rubro. En éste sentido, contactamos a un asesor externo para que corrigiera internamente los entregables y nos diera feedback para mejorar.

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Por ejemplo, a inicio de año dentro de mi organización se llevo a cabo un cronograma de entregas de proyectos donde se tomo en consideración posibles riesgos y se identificaron posibles oportunidades, sin conversar con los proveedores pasamos un primer file de la entrega, en esta parte se tomaron en consideración los tiempos establecidos en el año anterior, al revisar con el proveedor resulta que por el conflicto de los huites en el MAR ROJO, los tiempos de entrega están mas elevados, dicho riesgo no lo tuvimos en consideración por ende no gestionamos de forma correcta el proyecto.

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Problema de procesos en especial en Planificación

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Problema de procesos en especial en Planificación

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Todos los años se realiza en la compañía la Convención de Ventas, se cambia de líder cada año. El año pasado no fui líder de la misma y desafortunadamente la persona a cargo no tenía la experiencia ni tiempo para este proyecto, por lo cual tuvieron que subcontratar a un experto a última hora. Esto ocasionó que el proyecto se sobrepasara en costos absurdos, hubiera sido más económico planear todo con antelación y comprar los activos que se contrataron. Lo que yo hubiera hecho distinto es que hubiera planeado mejor todo el alcance del proyecto, se dedicó muy poco tiempo a la Planeación y luego tocó cambiar muchas cosas en la ejecución.

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En el último proyecto que participé siendo parte del equipo de ingeniería, que revisaba la documentación entregada por el contratista con el fin de ser aprobada o no, tuvimos varios percances en el que proponían entregables que no se apegaban a los términos y condiciones de las especificaciones. Para corregir esta situación, especialmente cuando se trataba de casos de alto perfil que pudieran haber afectado la confiabilidad del entregable una vez fuera traspasado a operaciones, nos apoyamos en la metodología de realizar reuniones diarias en la que sentados todos, contratistas, subcontratistas, y en mi caso actuando en representación del director de proyecto, conversábamos sobre los diferentes tópicos en disputa hasta llegar a un acuerdo en que ambas partes estuviésemos cómodos y obviamente apegándonos a los términos y condiciones del contrato. Esos acuerdos y compromisos se plasmaban en un documento donde los lideres participantes en la reunión colocábamos nuestras firmas y se establecían fecha de compromisos para el cierre.

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En uno de nuestros proyectos anteriores, experimentamos dificultades significativas relacionadas con malentendidos en el proceso de registro de cursos y la manera en que se consideraba completado cada curso. La falta de claridad en el alcance específico de este aspecto condujo a tensiones entre el equipo de proyecto y el patrocinador, ya que las expectativas no se habían comunicado de manera explícita previamente.

Para abordar este problema, decidimos implementar una solución proactiva. Realizamos reuniones adicionales con el patrocinador para discutir y definir de manera más detallada los criterios de finalización de los cursos, estableciendo así un acuerdo claro sobre lo que se consideraría como un curso completo. Además, revisamos y actualizamos la documentación del proyecto, incluyendo el alcance, para reflejar con precisión estos detalles.

Esta acción no solo ayudó a resolver los malentendidos existentes, sino que también sirvió como lección aprendida valiosa. A partir de ese momento, hemos incorporado prácticas más rigurosas en la definición del alcance de cada proyecto, asegurándonos de que todos los aspectos críticos estén completamente claros y acordados entre todas las partes involucradas

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Un error fue el un estudio inapropiado de los interesados, lo cual produjo cambios no planeados durante el desarrollo del proiyecto lo cual trajo consecuencias.

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Gestion de riesgos! #sobrevivi, pero a que costo

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Gestion de riesgos! #sobrevivi, pero a que costo

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El año pasado por primera vez lidere un proyecto grande en mi organización. Se traba de un proyecto de un mes en el que teníamos que llegar a una meta numérica. El equipo eran, mi persona, el ministerio de educación, tribunal electoral y un grupo de 40 voluntarios a nivel nacional. Al ser esta mi primera experiencia como líder de un proyecto de este nivel, hay muchas herramientas utiles que no utilice y tampoco programe de la mejor manera. Las cosas quedaría mejor, seria en tener un cronograma que cumpla con tiempos realistas para mis contrapartes/equipo. Lo anterior, tomando en cuenta que siempre existen retrasos por motivos burocráticos en este tipo de trabajo. También, me centraría en los mínimos necesarios para llevar el proyecto adelante, y no preocuparme tanto por los números altos de personas involucradas. Por ejemplo, en el proyecto la retención de voluntarios fue muy baja, ya que el sistema para apoyarles con uniforme e incentivos fue pésimo. Eso me causaba mucho estrés, porque no estaba segura de la magnitud con la que esto podia afectar el resultado. Tampoco hubo un plan de contingencia dirigido a este problema; lo que resulto en mi persona trabajando muchas horas extra y sin tener suficiente tiempo para el monitoreo de los avances. Al final de la ultima semana del proyecto, alcanzamos y superamos la meta con 3 días de antelación. Si hubiese sabido lo exactamente necesario para llevar a la meta, hubiese podido haber delegado mas, esparcido mejor el trabajo y dedicarme mas al servicio, acompañado;ar y monitorear el proceso. Muy feliz de crecer en este grupo junto con ustedes colegas! Mafe

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Problema de proyecto y su propuesta de solución.

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Problema de proyecto y su propuesta de solución.

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En el último proyecto en el que fui parte del equipo, se presentó el problema de haber aceptado un proyecto con requerimientos muy grandes, con muchas tareas a llevar a cabo y un muy bajo presupuesto asignado a este, por lo que al ir avanzando en el proyecto, se hizo evidente la falta de "manos" para llevar a cabo el proyecto, eran demasiadas las actividades requeridas por el patrocinador y los diferentes interesados y muy pocos los recursos de personal para llevar a cabo todo lo solicitado.

Sin duda para evitar este tipo de situaciones en el futuro es fundamental mejorar la planificación de los proyectos en el apartado propiamente de las actividades a realizar, los requerimientos de las mismas y las fechas de entrega de cada entregable para analizar la viabilidad o bien la cantidad de recursos necesarios para satisfacer estas necesidades y que desde el inicio queden acordados con los interesados, el sponsor y todos los involucrados la cantidad mínima necesaria de personal según la etapa del proyecto para cumplir con los objetivos o bien para con base en esto si no es posible la asignación de más recursos por tema de costos, modificar plazos de entrega que los recursos aprobados puedan cumplir.

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Si lo tenemos implementado dentro de MERCEDES BENZ La gestión predictiva de proyectos es un enfoque que se basa en la planificación detallada y la previsión de los resultados y entregables del proyecto. En lugar de adaptarse y ajustarse a medida que se avanza en el proyecto, la gestión predictiva busca establecer un plan detallado desde el principio y seguirlo rigurosamente a lo largo del proyecto.

En el sector automotriz, la gestión predictiva de proyectos se puede aplicar en diversas áreas, como el desarrollo de nuevos modelos de vehículos, la implementación de mejoras en la línea de producción, la introducción de nuevas tecnologías o la gestión de proyectos de investigación y desarrollo

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En la compañía donde trabajo actualmente no hay una PMO, pero la mayoria de gestiones de venta se dan como proyectos. En uno de los últimos se dio un problema en donde se iban a entregar unos equipos nuevos y los voltajes de alimentación no coincidían con los del lugar de instalación. Hubo que hacer una instalación eléctrica adicional y esto se salió del presupuesto teniendo como consecuencia que el proyecto no fuera rentable.

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En el proyecto actual que está desarrollando mi equipo de proyecto, se dio un conflicto grave entre nuestra product owner y una desarrolladora del proyecto, el conflicto escaló hasta confrontación directa. Detecté que esos problemas que se dieron entre ellas sucedieron por falta de entendimiento en los requerimientos y ways of working. Mi manera de solucionar es mediar en el conflicto hasta llegar a un punto de satisfacción entre todas las partes .

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Problema en delimitación de responsabilidades. 

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Problema en delimitación de responsabilidades. 

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En uno de los proyectos en los que participé, hubo una falta de claridad en cuanto a los roles y responsabilidades. Se designó a un director de proyecto que, desde el principio, mostró un claro desconocimiento en la ejecución y gestión de proyectos. Esto resultó en una falta de coordinación y liderazgo con los miembros del equipo, lo que provocó una disminución en el interés y, como consecuencia, no se logró alcanzar el resultado esperado: el proyecto no se concluyó. Basado en esta experiencia lo que yo hubiera hecho diferente y de acuerdo a los conocimientos adquiridos a hoy seria:

1. Crear un acta de constitución del proyecto, así se daría autoridad y luz verde de que el proyecto ha iniciado

2. Definiría un plan detallado de trabajo, con sus entregables y respectivos responsables

3. Crearía un cronograma para setear las fechas de entrega de cada uno de los hitos y poder dar avance al proyecto

4. Y por último, colocaría llamadas de seguimientos con mis interesados claves y equipo de trabajo para poder ir teniendo sesiones de retroalimentación por cada entregable

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Problema en recolección de requerimientos para una implementación de ERP

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Problema en recolección de requerimientos para una implementación de ERP

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Un problema que noté en el último proyecto grande en el que me vi involucrado fue que, se requerían BRDs (Definición de requerimientos funcionales) de diferentes áreas funcionales. Pero como los gerentes de las diferentes áreas de negocio estaban inmersos en la operativa, descuidaron entregar este insumo para el proveedor ( implementador de un ERP en toda la organización) El tema es que muy cercano a la hora 0, el proveedor ya tenía un panorama sombrío de lo que requería cada área. Por orden de la alta gerencia se le indicó a cada gerente de área de negocio que entregara lo que tenía. Y el proveedor se limitó a complementar lo que ya tenía mapeado con lo que entregó cada gerente. Cual fue el resultado? Que muchas solicitudes pasaron a segundo plano y no se implementaron, y el otros hubo cambios durante desarrollo porque eran detalles torales de la operativa.

Como lo hubiera resuelto? Pues primeramente dejar una estructura matricial y representantes con bastante conocimiento de cada área de negocio representando a tiempo completo y velando porque todas las necesidades de cada área quedaran cubiertas. Levantar la mano a tiempo cuando algo no siguiera el curso que debería para no perder tanto tiempo desbarando trabajo y volviendolo a hacer de nuevo.

Adicional a esto, en el project charter que estuvieran mencionados cada uno de los gerentes de negocio así como los representantes de cada área. de modo de incrementar protagonismo de estos y sentido de pertenencia y responsabilidad para con el proyecto.

Finalmente incrementar/fortalecer recursos para realizar monitoreo y velar porque las actividades se estén haciendo en tiempo y forma.

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En un proyecto de Sourcing , donde los interesados estaban bien identificados, el project charter claro y se iba excelente con el tiempo de gestión del proyecto, surgió un cambio repentino en la decisión del interesado a la hora de escoger el proveedor ganador. Ya se habían anunciado los resultados y las formalidades contractuales iban avanzando. Hubo que ejecutar algunas medidas de compliance a lo interno y gestionar el cambio con el proveedor elegido, por suerte la comunicación fue rápida antes de que fuera demasiado tarde.

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Problema en el último proyecto realizado

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Problema en el último proyecto realizado

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El principal problema que enfrenté tuvo que ver con la errónea definición del alcance del proyecto, pues el mismo no contempló el entorno cambiante. Por ello fue necesario implementar los ajustes necesarios para redefinir el alcance y ajustar los costos y el ciclo de vida.

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El principal desafío que se ha identificado en el proyecto radica en el complejo contexto político del país. Esta variable ha tenido un impacto significativo en la planificación y ejecución de las actividades y cumplimiento de los indicadores. Para abordar este desafío, es necesario aplicar una estrategia en cuanto la adaptación al contexto, ya que al adoptar una postura proactiva y ajustar las estategias o enfoques se minimizarán los riesgos y asegurar el éxito continuo del proyecto.

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Problema en el último proyecto realizado 

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Problema en el último proyecto realizado 

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El último proyecto en el que trabaje fue el de preservación de equipos de control de una planta de procesamiento. El problema que se presentó fue la falta de recurso humano.

Anteriormente se contaba con dos turnos y por razones administrativas solo teníamos un solo turno con escaso personal.

La manera en que se resolvió fue planificando nuevamente el trabajo, dando prioridad a las tareas más importantes y organizando el personal dependiendo de las órdenes de trabajo.

Los problemas son riesgos que pueden presentarse a lo largo de un proyecto. Es importante adaptarse a los cambios y dar soluciones.

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Actualmente, me desempeño como ingeniero de proyectos, en un desarrollo urbano de tipo residencial.

El proyecto básicamente busca continuar el avance de obra que quedo detenido por un promotor anterior que abandonó el proyecto.

Cuando llegué al proyecto, ya se había establecido una planificación y un enfoque iterativo para el avance de la obra, que simplemente se debía cumplir, sin embargo, no necesariamente estaba satisfaciendo las necesidades y prioridades que el proyecto estaba generando en ese momento ya que cada residencia presentaba un avance de obra distinto. Por ejemplo, una residencia puede presentar un 10% de avance, mientras que otra puede presentar un 50%. Así mismo, algunas residencias estaban más deterioradas que otras debido al paso del tiempo, por lo cual ningun caso era igual que otro.

Lo primero que realicé fue una evaluación del estado actual de cada residencia, lo que permitió generar un análisis de los procesos que estaban más atrasados.

Se estableció un orden y una planificación basada en listas de prioridades, las cuales estaban enfocadas en llevar al punto de entregas en primer lugar a las casas que estaban más próximas para la venta.

También se cambio el enfoque iterativo que se llevaba, por un enfoque híbrido, basado en una planificación inicial que se debe adaptar a la situación particular de cada residencia.

Se optimizaron los procesos existentes y se crearon nuevos procesos, a fin de cumplir con los objetivos deseados, los cuales se están optimizando constantemente.

Además se creó un sistema de codificación para la asignación de recursos, en donde se busca que cada código tenga la información relacionada con la actividad que se va a realizar y número de casa a la cual se le asignará el recurso, lo cual facilitó un mejor control de los recursos que se le asigna a cada residencia.

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En el proyecto que fue como el mas complicado hasta ahora, hubo corrupción del alcance y en este caso pues obviamente no hubo una correcta gestión del cambio, ahora lo resolvería documentando desde el inicio para evitar el alargar los tiempos.

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En un proyecto reciente, nos enfrentamos a un desafío crítico relacionado con la escasez de recursos clave durante la implementación. Adopté un enfoque proactivo al redistribuir responsabilidades dentro del equipo, explorar apoyo externo y establecer un monitoreo riguroso. Esta estrategia garantizó la continuidad del proyecto sin comprometer la calidad ni los plazos. La experiencia resalta la importancia de la flexibilidad y la capacidad de respuesta en la gestión de proyectos, fortaleciendo la resiliencia del equipo ante desafíos inesperados

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Actualmente en la empresa que me encuentro trabajando como consultor se quiere automatizar distintos procesos de la empresa, cabe recalcar que la empresa tiene mucho trabajo manual por lo que hay muchas cosas que mejorar, lo primero que hice fue ordenar por prioridad / urgencia, luego comunicarme con los interesados y participantes para conocer sus necesidades, en base a esto presente mi propuesta (que viene a ser como el acta de proyectos) y a partir de ahi empece a trabajar en el mismo y dirigir tanto el desarrollo, pruebas y ejecucion del mismo.

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En el último proyecto que participe y donde se detecto un problema, fue sobre la ejecución de un contrato en el que se debía gestionar las debidas diligencias en un orden especifico y con requisitos que según los interesados era necesario cumplir, el inconveniente en este proyecto es que se modifico el objetivo especifico y para poder lograr otro alcanzable que era la segregación de un lote sobre la finca principal, esto ocasiono, que todos los entregables y sus actividadas variaran y por ende la triple restricción se modificara, variaron los costos, al mismo tiempo se afecto el cronograma por lo que no se ha entregado el proyecto, y el alcance ha sido modificado en tantas versiones a lo que las necesidades de los interesados cada día varian con ellas. Ante esta situación, no ha existido una solución concreta más que adaptar el principal a estos cambios, por lo que, desde mi criterio, una de las soluciones que pueden ser viables a este caso, es poder ir entregando los resultados de las actividades aunque no se haya concluido el proyecto, para con ello los interesados puedan medir si se está cumpliendo con sus necesidades y no por el contrario tener clientes molestos e insatisfechos.

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Problema en el último proyecto realizado.

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Problema en el último proyecto realizado.

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Un proyecto debe de tener una comunicación clara y efectiva. En este caso, en el último proyecto de realignment completo que he trabajado y liderado, hubo una gran falla de comunicación entre el director de proyecto y el resto del equipo. Con eso, se ha generado desorden en la recolección de informaciones que causó el retraso de los entregables para todos los equipos, y con eso el incumplimiento del deadline. Todo el trabajo tudo que ser rehecho y eso causo mucho stress para el equipo de ventas que son los principales interesados en el exito del proyecto dado que eso involucra su rentabilidad y contacto con los clientes y staff.

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Problema detectado en el ultimo proyecto

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Problema detectado en el ultimo proyecto

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son muchos, pero si debo elegir seria la corrupción del alcance, en este caso se trato de corregir documentando lo que el proyecto requería de parte de los interesados, poniendo fechas claras de en que momento debían proveerse los insumos que debían ser antes de iniciar los desarrollos.

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Iniciativas para apoyo del sector externo de la institución.

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Iniciativas para apoyo del sector externo de la institución.

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Trabajo en una institución educativa del sector universitario, dentro de su visión está el traer solución a necesidades del sector externo. Con el fin de contribuir con esta desde la asignatura de creación de empresa se formularon iniciativas de desarrollo que permitan aprovechar los recursos con los que cuenta el distrito donde vivo. Estas iniciativas se presentaron en un evento de proyección de la institución, lo cual ha traído como resultado una proyección en investigación más amplia.

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Desconocimiento de Procesos, por parte de Key Users

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Desconocimiento de Procesos, por parte de Key Users

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En la fase de análisis y toma de requerimientos, se detectó una deficiencia en el grado de conocimiento de procesos de parte de los Key User, por lo tanto se mitigó este riesgo con el apoyo de los consultores, mapeando cada proceso que se capturaba en las entrevistas, y luego utilizando 3 filtros de validación: Mostrando los DRF(Documentos de requerimientos funcionales) a los Key User, luego al Gerente de área y finalmente a la Junta Directiva de la empresa, quienes validaban tanto lo transcrito, como los GAPs.

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Problema en la Gestion de Proyectos. LS.-

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Problema en la Gestion de Proyectos. LS.-

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Tengo 8 años de trabajar en la Dirección Jurídica de un Banco y cada año, de noviembre a febrero se lleva a cabo todo el proceso de Asamblea de accionistas del Banco. Es un proceso en el que cuatro áreas del Banco trabajan en distintos procesos para que lleve a cabo la Asamblea de mas de 3,500 accionistas. En mi área de la Dirección no corresponde ver todo lo relacionado a la solicitud de antecedentes penales y policiales de cada accionista, pero sí la elaboración de las legalizaciones de los Documentos de Identificación Personal de cada accionista, sin embargo a mediados de este año presente el proyecto de que las legalizaciones antes mencionadas sean elaboradas por los 42 abogados y notarios que forman parte de la Dirección in situ ya que en años anteriores nos trasladábamos únicamente 4  abogados y notarios a los dos puntos donde se citan a los accionistas (Hoteles 5 estrellas) y se elaboraban allí mismo, para lo cual con este proyecto presentado el cual ya fue autorizado he propuesto que cada notario siendo 42 elaboremos dichos documentos y así poder seguir cada uno con nuestras labores diarias y brindar un mejor servicio a los clientes ya que todo será menos cansado y mas eficiente y ágil con la automatización y reducción de costos.

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Mapeo correcto de interesados y Seguimiento y Control de Procesos

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Mapeo correcto de interesados y Seguimiento y Control de Procesos

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Para comercializar los productos que mi empresa fabrica, los productos previamente requieren pasar por un proceso de aprobación de registro sanitario, cuyos requisitos pueden ser distintos dependiendo del país y categoría. En algunos países la presentación de muestras de registro es necesaria para dicha solicitud de registro sanitario, por lo que se debe coordinar con el equipo de casa matriz (USA) para que puedan enviar las muestras correspondiente al producto a registrar. En algún momento, no se hizo posible la entrega de las muestras no una vez sino en múltiples veces lo cual ya estaba afectando los tiempos de acordados de lanzamientos de productos. Este retraso no era por falta de producción sino porque no estaba la persona correcta involucrada en el proceso. Fue necesario hacer una reunión con los stakeholders actuales y una linea de mando superior para que pudieran ayudar a conectar con la persona correcta y que dentro de sus funciones se les incluyera que deberían dar el servicio de entrega de muestras. Se presentó un one pager, se hizo la solicitud formal y se asignó la persona correcta dando seguimiento al proceso de manera de validar que el mismo ya estuviera corregido.

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El problema fue la metodologia de comunicacion que utilizamos para crear el interes por parte de nuestros stakeholders. Para corregirlo y ser asertivos lo hicimos de una manera mas personal, haciendo invitaciones personalizadas y anadiendo un preambulo en la invitacion del porque era importante tomar ese entrenamiento y participar del proyecto de refrescamineto de los procesos de reclutamiento en Costa Rica (e2e)

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En uno de los proyectos me tocó tratar con la falta de compromiso entre la nueva dirección de la institución y un proyecto que se había configurado atrás. Tuve que  exponer el acta original del proyecto con los  objetivos, el cronograma de actividades, los compromisos con los socios, además de las compras y el presupuesto. Documentar los proyectos salva la credibilidad de  las instituciones y de los individuos, por lo que se debe ser sumamente responsable con la documentación. 

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En uno de los proyectos me tocó tratar con la falta de compromiso entre la nueva dirección de la institución y un proyecto que se había configurado atrás. Tuve que  exponer el acta original del proyecto con los  objetivos, el cronograma de actividades, los compromisos con los socios, además de las compras y el presupuesto. Documentar los proyectos salva la credibilidad de  las instituciones y de los individuos, por lo que se debe ser sumamente responsable con la documentación. 

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Problema de Rechado de Proyectos de Manera Repetitiva

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Problema de Rechado de Proyectos de Manera Repetitiva

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Para la empresa donde laboro actualmente es necesario que antes de que corra un proyecto este sea aprobado por distintas personas de diferentes áreas. Se da el caso particular de un proyecto en Dominicana el cual está siendo rechazado repetidas veces por temas de forma y presentación, además de que no respeta los esquemas de tiempo requeridos. Lo que se tiene que hacer particularmente es hablar con el dueño del proyecto y explicarle cuál es la metodología con la que trabaja la empresa, enseñarle cuál es el path de aprobación por el cual debe pasar su proyecto y guiarle en todas las etapas del camino, luego, cuando esto ya se haga de una manera más repetida, el dueño del proyecto aprenderá porque esto ya se le hará familiar.

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Problemas de autorización - Walter Jordán

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Problemas de autorización - Walter Jordán

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En el ultimo proyecto donde estuve, se tenían diferentes criterios para la aceptación de los trabajos ya que para cada uno la calidad variaba. Puede que para un encargado cumplieramos, pero para el otro no. Lo cual nos fue generando muchos sobrecostos debido a reprocesos que pudieramos haber corregido mediante implementación de un estandar para dejar claro nuestro alcance y no pasarnos de eso.

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Incumplimiento de restricciones y falta de comunicación

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Incumplimiento de restricciones y falta de comunicación

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En el último proyecto que participé, hubo un incumplimiento en las restricciones de presupuesto y fecha de entrega. Y la razón fue la falta de comunicación entre los interesados y el director de proyectos. No tenían la claridad de que recursos necesitaban, no tenían un acta de constitución. No había claridad de nada.

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Problema en recopilación de datos de website

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Problema en recopilación de datos de website

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Hola, soy Ariadnys de Panamá e identifique un problema en el último proyecto que participe, se trataba de recopilar datos de todas las aseguradoras que los clientes presentaban sus pólizas en el Banco para asegurar sus bienes y el proyecto no recopilaba toda la información puesto que cada aseguradora mantenía diferentes formatos, la solución de esto en compañía de mis aliados en TI fue crear una dirección haciendo los correctivos manualmente y enseñándole a la aplicación cómo funcionar, tardo días e incluso meses puesto que no contábamos con los recursos tecnológicos para está implementación y tampoco contábamos con este incidente, sin embargo fue llevado a cabo y salió a producción. Hoy día el área cuenta con menos dos personas y opera satisfactoriamente la renovación de documentos.

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Mi campo es la construcción, el problema más grande que identifiqué en mi proyecto anterior, fue que los planos no tenían relación entre sí y al momento de estar construyendo, se veían problemas que se tuvieron que arreglar y actuar de manera correctiva, lo cual significaba un costo y tiempo para nosotros.

La manera más fácil y correcta de corregir este problema, es que previo al inicio de la ejecución del proyecto, se debe de revisar detenidamente cada uno de los planos del proyecto para poder identificar posibles errores o cambios que puedan facilitarnos la construcción o que nos pueda significar un ahorro para el proyecto en general.

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Problemática en Proyecto_ Cristina Medina

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Problemática en Proyecto_ Cristina Medina

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La problemática en dicho proyecto fue que, al pactar los parámetros de realización del proyecto, se acordó un costo muy por debajo de las actividades solicitadas. Estas actividades eran en base a documentos legales con costos ya establecidos en el país, por lo tanto, no podíamos realizar el numero de actividades solicitadas, ya que hubo un mal manejo de la planificación del proyecto en cuanto al costo que este iba a generar.

Para evitar este tipo de situaciones, desde mi punto de vista, realizaría una investigación de campo, antes de pactar los términos de un proyecto, para conocer los costos actuales de las actividades a realizar, para tener un presupuesto y unas metas realistas que sean proporcionales entre sí. Posteriormente pactaría un análisis trimestral de las actividades realizadas y el presupuesto invertido en ellas, para justificar el monto solicitado al patrocinador o para la discusión del mismo, si es necesario un cambio en el mismo.

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EXPERIENCIA EN PROYECTO CON CAMBIOS PREDICTIVOS

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EXPERIENCIA EN PROYECTO CON CAMBIOS PREDICTIVOS

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Hola, a todos y todas, actualmente dentro de los proyectos que realiza nuestra empresa enfocados en el ramo de la construcción nos vimos en una situación en cuanto al Proyecto de Construcción en serie con un metodología a Chorro de viviendas sociales.

PROBLEMA
Desperdicio de material (Concreto) en los vaciados.
Compra de material (concreto) para pisos de closet.

SOLUCION
Haciendo un análisis las etapas de la implementación del proyecto detectamos que podíamos reducir costos de material y mano de obra con la union de proyectos a un solo programa que se acoplara a nuestro portafolio de actividades, a través del sobrante de la bomba de concreto en la actividad de vaciado y previa formaleteada en la actividad de acabados en Closet se aprovechara el excedente en la actividad, con la implementación de dichos procesos y adecuándolos estructuralmente logramos aprovechar tiempo de construcción, desperdicios de material y bajar costos de producción.

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Experiencia en proyecto que sufrió cambio de alcance

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Experiencia en proyecto que sufrió cambio de alcance

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Trabajo en una institución financiera, y se definio un proyecto para pago de servicios, el mismo fue evaluado por proveedores, segurida  de la información, interesados y TI.
El mismo había avanzado bastante bien hasta desarrollo,  cuando se realizó la presentación dle proyecto el líder de negocio (quien era nuevo, y no había participado dela definición inicial) hace observaciones al proyecto que no están alienados a la definición que se planteo en el inicio.
Para no distorsionar más la sesión, la misma se finaliza y se agenda una sesión con el patrocinador, líder del proyecto, líder del negocio y PMO para revisar el alcance.
Se estableció aceptar el desarrollo ya que cumplía con lo establecido en el requirimiento y las observaciones del líder del negocio ya que eran objetivas serán incluidas en una segunda fase.

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Se solicito hacer un proyecto global de mejoras a los pagos a proveedores que fueran mas automatizados. El mismo no tuvo desde el inicio un project charter ni una adecuada distribucion y comunicacion de roles y responsabilidades, por lo que toda la responsabilidad de las activades del proyecto caia en el project manager haciendolo no eficiente y fracasando el proyecto ya que los interesados no obtenian lo que esperaban del proyecto. Por eso es muy importante iniciar con un project charter y estar claros en los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo siempre tomando en cuenta lo que digan los interesados y sponsors.

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Diana Hidalgo - Lista de requerimientos no claros

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Diana Hidalgo - Lista de requerimientos no claros

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En el proyecto en el que estoy involucrada en este momento, se trata sobre la transformación de la herramienta que se utiliza para que el call center monitoree los tiquetes de soporte, a otro sistema más versátil y con mejoras técnicas significativas para análisis de casos y tendencias. La entrega de esta nueva herramienta ha sido atrasada por hace ya más de un año entre varias razones, la principal debido a que los requerimientos básicos no fueron recolectados ni establecidos desde el principio, por lo tanto no fueron alcanzados. Esto causó, además de un impacto en el tiempo de entrega, que los stakeholders estén insatisfechos con la calidad de trabajo que está haciendo el equipo y también la gestión del desarrollo de este proyecto.
Para mí, el abordaje al principio debió ser más organizado, los requerimientos básicos se tuvieron que aclarar desde el principio con los stakeholders y se debieron presentar avances del alcance y funcionalidades de la herramienta cada cierto tiempo para así evitar atrasos, contratiempos y no perder el engagement de los stakeholders con el proyecto.

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En el último proyecto que realizamos uno de los principales inconvenientes que tuvimos fu que uno de principales stakeholders no se involucraba en el proyecto con la frecuencia que el proyecto necesitaba, y cuando lo hacia cambiaba muchos de los parámetros del proyecto, lo que producía retrabajos.

El cambio que hicimos para que se involucre mas en el proyecto fue empezar a enviarle las minutas de reunión para que las firme digitalmente. Sin esa firma no avanzabamos con las tareas propuestas en para la siguiente semana. Luego de firmar dos documentos y luego no estar de acuerdo con algunas tareas que habia firmado, decidió participar de todas las reuniones para poder entender lo que estaba firmando.

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Elaboración de presupuesto anual para compañía

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Elaboración de presupuesto anual para compañía

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La elaboración del presupuestos anual es uno de los principales proyectos del departamento, hace un año, la empresa fue adquirida por un nuevo dueño y adicionalmente fusionada con otra del mismo mercado, en medio de esta fusión debía elaborarse el presupuesto para ambas compañías considerando las sinergias producto de tal fusión. El proyecto salio en tiempo pero en calidad conforme fueron avanzando los meses se evidencio que hubo falencia en la información recopilada ya que no se abordo correctamente a los interesados. Este fue el punto de mejora que se implemento para la corrección del presupuesto 2023 y la nueva proyección del 2024.

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Problema detectado - Falta de Involucramiento

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Problema detectado - Falta de Involucramiento

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En el ultimo proyecto que trabaje, no se hizo un buen estudio de los interesados en el proceso a realizar, debido a esto no se tomo en cuenta a los posibles interesados clave y esto conllevo a una inconformidad de ciertos interesados, el proyecto era referente a una mejoría de los sistemas informativos de una plataforma virtual, los interesados principales eran los agentes operativos que utilizan dicha plataforma, pero ya que no se les hizo un involucramiento adecuado no se tomaron en cuenta muchas aristas que causaron insatisfacción en los stakeholders.

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Buenas noches

En el último proyecto que participe, hubo colaboradores del equipo que no se involucraban en las reuniones de trabajo, no había mucha participación en el desarrollo de las necesidades del proyecto.
El involucramiento de todo el equipo permite que los objetivos y metas propuestas sean alcanzables con mayor efectividad
En ese sentido, a cada uno de ellos se les dio la oportunidad de liderar en fases del proyecto, de tal forma que tuvieron un acercamiento a la responsabilidad de lograr los objetivos de su etapa y sentir que el esfuerzo puesto en este logro fuese de gran satisfacción personal y profesional

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Roxana Alfaro - Estudios técnicos de diagnóstico y planificación de proyectos

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Roxana Alfaro - Estudios técnicos de diagnóstico y planificación de proyectos

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El área que dirijo se dedica a la planificación de proyectos: formulamos y evaluamos técnica y económicamente los proyectos de inversión de la empresa. Este año, debido a un cambio organizacional de la administración se modificaron nuestros procesos de planificación, por lo que tuvimos que adaptarnos rápidamente (en cuestión de semanas) a trabajar bajo la nueva dinámica.

El principal problema que tuvimos en el proyecto de estudios de planificación, que fue el último proyecto que dirigí, fue que nuestro principal interesado (el accionista) no proporcionaba una visión y objetivos claros de hacia dónde dirigir los estudios y cuáles debían ser los entregables. Por tal motivo, por nuestra parte sugerimos dejar por escrito las premisas acordadas mediante reunión y en cada reunión dejar un acta o un correo resumiendo los puntos acordados, los cuales validará cada parte al recibirla.

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EVELYN ROSAS - DESARROLLO DE UN DASHBOARD DE INSPECCIONES

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EVELYN ROSAS - DESARROLLO DE UN DASHBOARD DE INSPECCIONES

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El último proyecto en el que tuve la oportunidad de participar como mencione se trataba del desarrollo e implementación de un dashboard para inspectores, el problema que surgió es que luego de desarrolla e implementado el director de los inspectores indica no estar de acuerdo con lo entregado y solicita cambios, cambios y mas cambios a lo entregado. Sin duda alguna el problema principal supone que no se realizaron las reuniones pertinentes con los interesados para mitigar estos cambios una vez implementado. La corrección que implementaría seria realizar las reuniones pertinentes no solo con el encargado de los inspectores, si no con los mismos inspectores que están resueltos al tema y es su día a día y poder definir así, cual es la necesidad real del dashboard.

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Error en los costos de la tercerización.

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Error en los costos de la tercerización.

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Trabajo en una compañía que administra centros comerciales en Colombia. Jefe nacional de operaciones, tenía a cargo el proyecto de tercerización de la planta operativa, se realizó el Project chárter de manera adecuada, establecimos objetivos, alcances y costos relacionados, en la etapa de maduración del proyecto la empresa que se encargaría de recibir el personal omitió por error gastos ocultos, lo que nos generó replantear el proyecto debido que ya contábamos con un presupuesto. Al recibir de nuevo la cotización ya con los valores reales, no fue posible continuar con ese proveedor por ello decidí licitar con otras empresas para estar cerca de lo presupuestado inicialmente tratando de no afectar a ningunas de las partes involucradas en el proyecto.

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Hace 5 días tuvimos una inundación por el paso de la tormenta Franklin en toda República Dominicana, el comité aprobó que hiciéramos una donación de 100,000 USD para la distribución de 1,000 kits de alimentos; para estos fines es necesario tener una orden de compra autorizada por finanzas, pero alguno de los aprobadores estaba fuera y no tenía un backup, ya que tuvo problemas con la electricidad para poder firmar y preparar este documento, me toco llamar al dueño del comercio de venta de los alimentos, para que iniciaran en proceso de preparación de los kits, me toco utilizar como soporte, el acta de constitución de proyecto con la firma del director donde figuraba el presupuesto aprobado, eso sumado a una buena gestión de ese interesado nos permitió generar la confianza para preparar la orden sin dicho documento y así poder despachar la ayuda mientras se resolvía el proceso de la orden de compra emitida por finanzas.

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Actualmente estamos en fase final del proceso de instalación de un Chiller para sistema de aire acondicionado.  La mayor dificultad que he tenido es la negatividad de los ingenieros a adaptarse a estas nuevas tecnologías, ha sido una constante lucha poder hacerles entender los diferentes beneficios en comparación de los sistemas de aire acondicionado convencionales (los cuales ellos quisieran instalar).
Para solucionar este problema he tenido que acudir a videos de youtube, blogs en internet y material didáctico, de igual forma he tenido que convencerlos de que al final sigue siendo bombeo de agua, como una residencial.
He tenido que hacer uso de la capacidad de resolver conflictos, resiliencia, defender el proyecto y mantener al equipo enfocado.

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En el proyecto de implementación de II Fase del proyecto de Automatic Clearing House se determinaron 3 entregables 1.- Pago de Prestamos, 2.- Pagos de Tarjeta de Crédito y 3.- Validador de Cuentas,  al realizar o hacer los equipos del proyecto no se incluyó la revisión del validador de cuentas,  y los desarrolladores e implementadores trabajaron en lo relacionado a los dos primeros item.- en este sentido se detectó que lo que falló,  fueron varios factores entre ellos,  la inexperiencia del PMO a cargo en todo lo que era el programa de implementación de ACH, también el equipo asignado no había dado seguimiento oportuno a los desarrolladores.- El lider del proyecto no se involucró de una forma interactiva.-
Esto fue corregido ya que en el alcance estaba contemplado, y se le indicó a los desarrolladores que se debía implementar tal como estaba en el Alcance, se impartió un taller a nivel de PMO para que comprendiera las etapas de los proyectos ACH, y se llamó la atención al lider del proyecto, para que se involucrara al 100% en la implementación., al final derivó en el exito en el proyecto y puesta en producción en tiempo y forma.

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El ultimo proyecto en el que participe fue en el desarrollo de un Portal para Proveedores en el cual los proveedores pudieran hacer todo tipo de transacciones relacionado con el proceso de compras. El reto mayor fue testear los avances que se nos iban entregando por parte del equipo de programación y otro reto importante fue “reescribir” el proceso , ya que los entregables que nos iban dando no nos parecían los mas lógico, así que c constantemente discutíamos las mejoras.  Este proyecto que estaba pensado para 4 meses se alargo a 8 meses.

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En el ultimo proyecto que trabaje en mi anterior trabajo realmente fue muy gratificante, como en todo siempre hay oportunidades de mejora y lo tomo como aprendizaje. En ese caso, el proyecto en cuestión, se ejecuto correctamente, pero en esta fase se tuvo muchos contratiempos por no presupuestar en su totalidad los materiales e insumos, creo que falto apegarnos más a algunos principios del PM y fuimos muy optimistas. Se corrigió asumiendo algunos gastos en otro presupuesto. Como PM debemos apegarnos a los principios y valores y ser totalmente claros desde la definición, alcance y valor del entregable.

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En uno de los últimos proyectos que participe y les explico un poco para que tengan el contexto, teniamos como objetivo amplificar una campaña de comunicación global y ejecuarla a nivel local o regional. Si puedo comentar que la campaña se ejecutó pero no llego a tener los resultados esperados. En mi recomedación o lo que hubiese hecho diferente: 1ero en los interesados no solo incluir como un requisito a una persona local o regional sino la aplicación de estas historias o datos estadísticos dentro de la campaña para atraer a las diferentes audiencias y que se identificaran con la historia. 2do, el tema del presupuesto, no había una relación entre las actividades esperadas y el monto otorgado, se debería de sincerizar o el resultado o el presupuesto. 3ero, el storytelling no estaba llevado a la realidad, tenia diversidad de ideas pero muy generales, en este caso es mejor tener historias claras, representativas y que se asemejen lo que esta sucediendo en el mercado.

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En el ultimpo proyecto, no se hizo una buena relevacion de todas las funcionalidades y reglas de negocio de un area. Eso se vio reflejado en que el producto entregado no cumplia con las necesidades basicas del cliente.

La solucion fue agregar una etapa mas al proyecto y absorver los costos 50 y 50, debido a que el cliente tambien se hizo cargo de haber omitido por olvido esa informacion.

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Problema detectado ¿Cómo sería corregido?

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Problema detectado ¿Cómo sería corregido?

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En el último proyecto que participé de obra civil, su alcance no tenía contemplado el tema de mantenimiento (en todos los sistemas instalados), razón por la cual al momento de finalizar el mismo, se ha tenido demora en la gestión de contratación.
Aún cuando el alcance estaba debidamente descrito en el contrato de obra civil, lo corregiría mediante el envío de una nota formal por parte del director de proyecto de la obra civil al director de proyecto que seguirá como responsable de la puesta en marcha de la obra civil como tal.
Esto guarda relación con lo que hemos estudiado en el Ciclo de Vida del Proyecto .

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Eddy Gonzalez , Problema detectado en la administracion de un edificio

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Eddy Gonzalez , Problema detectado en la administracion de un edificio

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En la administración de un edificio que administramos, un problema detectado era la falta de comunicación con los residentes, una gestión inadecuada del presupuesto, la carencia de un plan de mantenimiento preventivo y la falta de transparencia en la toma de decisiones. Estos problemas puedieron resolverse mediante una comunicación clara con los residentes, una gestión financiera adecuada, un plan de mantenimiento preventivo y una mayor transparencia en la administración. La colaboración y la participación activa de todos son clave para mantener una convivencia armoniosa y eficiente.

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Esteban Chiguano - Proyecto de mantenimiento de infraestructura U. E. Alfredo Cisneros Calderón, Ecuador

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Esteban Chiguano - Proyecto de mantenimiento de infraestructura U. E. Alfredo Cisneros Calderón, Ecuador

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El problema se presentó en que al inicio del desarrollo del proyecto se estableció solucionar cosas puntuales y emergentes dentro de la institución por lo que cuando se asignó el presupuesto se presentaron nuevas necesidades emergentes. La solución planteada fue que se ejecutaran los rubros que contenian un factor de error aceptable en valores reales, para que con el sobrante se pueda hacer más rubros que solventen dichas necesidades.

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Proyecto Inmobiliario para Vivienda popular

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Proyecto Inmobiliario para Vivienda popular

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En este proyecto, se presentó un riesgo que no se determino en un inicio, dado que el acceso, mendiante un puente vehicular, que pertenecía al municipio local, fue devastado por las lluvias del año 2022, y el proyecto ahora no cuenta con una restricción de acceso, cuando el río se encuentra crecido.
Al respecto, no se realizó un análisis de riesgos integral, y no se relacionó el entorno con una posible afectación de agentes ambientales (exterrnos) que podrían dejar sin acceso al proyecto.
De lección aprendida para los proyectos venideros tenemos que el análisis de los factores ambientales, es de vital importancia, así como el mapear todos los interesados.

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El último proyecto en el que participe fue Implementación de Plataforma para Registro de Proveedores  (adaptativo). En mi opinión, uno de los errores que se cometió a nivel de estrategia fue dejar de lado la opinión de los super usuarios de la plataforma; recordemos que los usuarios clave son aquellos que pueden detectar fallas o mejoras de forma inmediata. La empresa subcontratada hizo pruebas pero con sus mismos desarrolladores y no se hicieron pruebas o simulaciones en ambiente de producción. En la entrega 3 de 5 tuvimos una “hard-stop” ya que la plataforma no funciono en lo absoluto y se tuvo que empezar desde Cero.

Supongo que la empresa omito las pruebas ”en vivo” debido a la presión del tiempo y por un atraso que ellos habían tenido previamente, sin embargo, los canales de comunicación siempre están abiertos para comunicar cualquier demora.

Que hubiera hecho yo?

Yo creo Firmemente que la clave de solución a todo problema es la retroalimentación “BOTTOM – UP” y desde el desde la Fase 1 y Entrega 1 tomaría en cuenta la opinión de los super-usarios o de los usuarios para los cuales de está desarrollando la aplicación.

Uno de mis indicadores de éxito son esos pequeños triunfos desde abajo hacia arriba. Los pequeños triunfos en las simulaciones garantizan en un buen porcentaje el éxito y la buena comunicación del equipo.

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Problema detectado y como se corrigió.

En el ultimo proyecto que he participado fue en una construcción de un Vertedero de una presa hidroeléctrica, el problema era la falta de personal de mano de obra que estaba escasa para ejecutar la obra en tiempo, el problema radicaba que existe una fuerte demanda de mano de obra en El Salvador, y el personal comenzaba a escasear, los trabajadores al encontrar una mejor oportunidad, dejan el trabajo, afectando directamente el desarrollo del proyecto, por lo tanto la empresa decidió implementar una estrategia que fue en darle mejores incentivos económicos al personal que se quedara finalizando la obra, esta acción hizo que los trabajadores evaluaran mejor la decisión de retirarse del proyecto y deshicieran finalizar la obra, al completar los trabajos la empresa cumplió con lo prometido y mitigo el impacto al proyecto.

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Como director de proyectos en el área de Record to Report, me he encontrado con el siguiente problema: existe un retraso significativo en la reconciliación de cuentas que afecta la generación oportuna de informes financieros y la toma de decisiones basadas en datos precisos. Para solucionar este problema, implementamos las siguientes acciones:

-Realizamos un análisis de causa raíz en conjunto, evaluando los procesos existentes y identificando los desafíos subyacentes. Descubrimos que la falta de estandarización y la falta de comunicación entre los equipos eran los principales factores que contribuían al retraso en la reconciliación de cuentas.

-Trabajamos en equipo para mejorar los procesos involucrados en la reconciliación de cuentas. Desarrollamos y documentamos flujos de trabajo claros y estandarizados, eliminamos pasos innecesarios y optimizamos las actividades manuales mediante la automatización de tareas repetitivas utilizando herramientas tecnológicas.

-Asignamos los recursos adecuados para abordar el problema. Identificamos áreas donde se requería personal adicional y reasignamos recursos internos para asegurar una carga de trabajo equilibrada y eficiente. Además, brindamos capacitación adicional a los miembros del equipo para mejorar sus habilidades y conocimientos relacionados con la reconciliación de cuentas

-Implementamos una solución tecnológica robusta para respaldar el proceso de reconciliación de cuentas. Trabajamos en conjunto con el equipo de TI para seleccionar e implementar una herramienta de software especializada que automatizó gran parte del proceso, mejorando la eficiencia y reduciendo los errores

-Establecimos métricas de rendimiento clave y las monitoreamos en equipo de forma regular. Esto nos permitió evaluar el progreso y realizar ajustes cuando fue necesario. Utilizamos indicadores como el tiempo promedio para completar una reconciliación, el porcentaje de cuentas reconciliadas dentro de los plazos establecidos y la calidad de los informes generados para medir nuestro éxito.

A través de estas acciones colaborativas y la dedicación del equipo, logramos superar el retraso en la reconciliación de cuentas y mejorar significativamente la eficiencia del proceso de Record to Report. Nuestra solución no solo permitió una generación más rápida de informes financieros, sino que también mejoró la calidad de los datos y facilitó la toma de decisiones informadas.

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En el ultimo proyecto que participe como interventor en la construccion de un polideportivo en el area rural de un Municipio de Colombia, se presento inicialmente discrepancias entre los diseños, desfinanciacion del proyecto desde su inicio por la falta de definir el alcance verdadero del mismo. Las medidas que se tomaron, radicaron en indicar el alcance verdadero del proyecto, teniendo en cuenta una restriccion como lo es el presupuesto, partiendo de ello, se realizo una programacion y una proyeccion del alcance definitivo. Se llevo a cabo y se llego a feliz termino.

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Buenas Noches:
En la empresa anterior donde estuve, teníamos un proyecto que el mayor obstáculo fueron las constantes diferencias entre el PM y el patrocinador la lucha de control, terminaron por incluir intereses particulares y donde empezó a sufrir los costos, tiempo y recursos por las constantes contradicciones, pésima  comunicación y lo poco que se lograba avanzar era más por la experiencia del equipo de trabajo que el apoyo que lográbamos conseguir.  Finalmente la Dirección de la empresa intervino cambiando al PM y al Patrocinador.  Se nombro a los segundos en mando de cada lado y replanteamos el proyecto Se logro entregar el producto de manera exitosa pero sufriendo en costo, tiempo y recursos ya que estaba planificado para 9 meses tomo 12 meses.

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Buenas tardes,
En el último proyecto en el que participé (Desarrollo de una base de maquillaje) me encontré con múltiples cambios a última hora sobre los atributos que el producto debía cumplir y cambios de los productos de la competencia contra los cuáles debíamos comparar. Esto ocasionó retrasos en la entrega de prototipos y pruebas de laboratorio, pues al no tener definidos los atributos y competidor, no se sabía qué medir y cómo definir la fórmula definitiva. Mejoraría este problema dejando claro desde la conceptualización del proyecto, los atributos clave a los que debemos llegar y tener un portafolio de competidores más amplio desde un comienzo para tener el panorama de la competencia claro y apuntar a aquello que nos hará diferentes, sin sacrificar tiempos de entrega y calidad de los prototipos.

Saludos

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En el ultimo proyecto que participe , fue en la construcción de un centro de salud en área de difícil acceso . El mismo tiene como patrocinador un banco internacional el cual supervisa que se cumple el proyecto en el tiempo estipulado.

Al presentarse los tiempos de ejecución los mismo no eran viables para el banco ya que no cumplían con lo acordado por falta de seguimiento y organización . Por lo cual decidimos realizar el equipo un plan de acción y cronogramas para una mejor organización y tener conocimiento de las responsabilidades de cada miembro del equipo.. (que no se había hecho desde el inicio) y darle seguimiento para cumplir con los tiempos de entrega.

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Durante la etapa constructiva de la fundación de la Presa de CCR del proyecto El chaparral en El Salvador se tuvo un problema cuando se estaba construyendo los conductos de desvío, debido a decisión prematura de uno de los asesores del proyecto, la cual comprendió en retirar una ataguía provisional antes de tiempo, dicha decisión provoco que el río inundara la construcción de conductos de desvío.

Como se pudo evitar: realizando una matriz de riesgos antes de tomar la decisión, se hubiera evaluado todos los escenarios y se hubiera tomado la decisión en el momento oportuno.

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El ultimo proyecto que participe, fue la de colocar un equipo de densitometría ósea en una institución de salud. algo importante de considerar era de colocar como Hito la autorización sanitaria de la sala donde estaría este equipo. Es realmente importante este hito porque si eso el equipo no se puede utilizar. Alargando mas de la cuenta el cronograma del proyecto, que es parte fundamental de la triple restricción a considerar en un proyecto, y a la vez tardando el inicio de este proyecto.

La forma de corregir, es agregando efectivamente este hito del proyecto, teniendo en cuenta la posibilidad de que la revisión se demore un poco mas de lo señalado por la entidad reguladora.

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Como uno de los problemas detectado en el último proyecto que he estado participando, es la limitada mano de obra con que cuenta el país en especialidades de ambiente y Cambio Climático; la contratación del personal que cumplierá con este perfil fue dificil adquirirlo de manera inmediato, este proceso generaba retraso en la entrega de diversos productos y por ende en la calendario de actividades. Ahora, la estrategia que se utilizó últimamente es diseñar un término de referencia mucho más general en cuanto a solicitud del perfil del personal a ser contratado y luego cumplir con un programa de capacitaciones para fortalecer las capacidades técnicas y poder avanzar en la ejecución de proyectos.