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Una herramienta ofimática es una recopilación de programas usados en oficinas que permiten crear, modificar, organizar, escanear, imprimir, etc. archivos y documentos. Son ampliamente usados en paquetes, las suites dominantes del mercado es Microsoft Office, es un software pagado, posee sus propios formatos cerrados de documentos para cada uno de sus programas. Como software libre está OpenOffice, son poco adaptables a los cambios que hacen otra suite por tener código abierto. La ofimática difiere de la informática tradicional que trata cada caso con tratamiento distintivo, es decir, se pueden estandarizar las formas y el proceder pero no el contenido del mismo. Las herramientas ofimáticas más comúnmente conocidas son: WORD, EXCEL, POWER POINT Y OUTLOOK.

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a ofimática se desarrolló fundamentalmente a partir de los años setenta, en los que la oficina se comenzó a comprender como un espacio del que sus condiciones determinaban en gran medida el producto del trabajo.

El reemplazo de las máquinas de escribir por las herramientas de procesamiento de texto, además de ahorrar una gran cantidad de espacio, fue haciendo que todo proceso que involucrara la escritura se volviera mucho más eficiente.

En el mismo sentido, muchas actividades que antes se realizaban en forma manual, comenzaron a automatizarse dependiendo cada vez en menor medida de la acción humana.

Actualmente, las organizaciones toman como indispensable la existencia de mecanismos automatizados y eficientes de comunicación. El intercambio de información, la gestión de documentos administrativos, el tratamiento de datos numéricos y la planificación de reuniones así como la administración de los cronogramas de trabajo parece imposible de realizarse en ausencia de los procedimientos informáticos de oficina, lo que se pone de manifiesto muchas veces cuando en las empresas se producen problemas de acceso a la electricidad o a Internet: es tal la dependencia, que en ausencia de esos servicios la actividad se paraliza por completo.

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Por herramientas informáticas entendemos el conjunto de instrumentos empleados para manejar información por medio de la computadora como el procesador de texto, la base de datos, gratificadores, correo electrónico, hojas de cálculo, buscadores, programas de diseño, presentadores, redes de telecomunicaciones, etc. El uso de estas herramientas, además de un conocimiento de la computadora requiere un conocimiento de las mismas en sus elementos, objetos que manejan y operaciones básicas; para sus aplicaciones se exige reconocer sus lógicas de uso, esquemas de organización y representación. De esta manera sabremos qué se puede hacer con ellas.

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Las herramientas de ofimática son un conjunto de técnicas, aplicaciones y programas informáticos que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos y tareas relacionados. Esas herramientas (procesador de texto, hoja de cálculo, presentaciones, agenda…) suelen presentarse en paquetes de programas conocidos como “suites de oficina u ofimática”. En la actualidad las suites ofimáticas dominantes en el mercado son, por parte del software pagado, Microsoft Office, la cual posee sus propios formatos cerrados de documentos para cada uno de sus programas. Respecto al software libre, está Open Office, desarrollado por Sun Microsystems, también con un formato para cada programa, pero de código abierto. Es habitual que al comprar un ordenador, este ya venga con una suite de ofimática pre instalada en él (generalmente Microsoft Office), comprándose las licencias en el mismo momento de adquirir el ordenador

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Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y almacenar información necesaria en una oficina. Actualmente es fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a Internet. ... Sin duda las aplicaciones ofimáticas cambiaron la forma de trabajar y de educarse.

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Este tipo de programas ofimáticos son utilizados por las empresas para facilitar el día a día de sus trabajadores, algunos de los principales programas ofimáticos son:

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es una hoja de cálculo desarrollada por Microsoft para Windows, macOS, Android e iOS. Cuenta con cálculo, herramientas gráficas, tablas calculares y un lenguaje de programación macro llamado Visual Basic para aplicaciones.

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Es un programa diseñado para hacer presentaciones con texto esquematizado, así como presentaciones en diapositivas, animaciones de texto e imágenes pre diseñadas o importadas desde imágenes de la computadora. Se le pueden aplicar distintos diseños de fuente, plantilla y dibujos. Este tipo de presentaciones suelen ser más fáciles que las de Microsoft Word.

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Es un procesador de texto diseñado para ser utilizado bajo Windows, que permite crear y modificar documentos muy elaborados de forma sencilla, utilizando diferentes tipos de letra, diseñando páginas (cabeceras, pies, numeración, notas de pié de páginas), incluyendo gráficos, corrigiendo errores ortográficos, etc. Este cuaderno está escrito casi exclusivamente usando Microsoft Word.

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es un sistema de gestión de bases de datos incluido en el paquete ofimático denominado Microsoft 365, sucesor de Embedded Basic. Access es un gestor de datos que utiliza los conceptos de bases de datos relacionales y pueden manejarse por medio de consultas e informes.

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Una vez que se conoce de la ofimática qué es y para qué sirve es esencial conocer las ventajas que proporciona a las empresas el uso de este tipo de herramientas. Así nos muestran la automatización y optimación de las tareas habituales en una oficina, pudiendo aplicarse a cualquier labor que previamente se hiciera de forma manual; se podrán automatizar dictados, archivados, microfilmados, gestión de archivos, documentos, etc.

Además la ofimática web nos proporciona otros beneficios como la menor saturación del uso del disco duro en el PC, debido a que la información se almacena en línea, permite modificar y compartir los documentos en tiempo real y con varios usuarios.