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Análisis del problema archivos - Creatividad.Cloud

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Técnicas para analizar el reto, los problemas y los usuarios

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Asociación de Directivos de Comunicación

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Nunca antes las compañías se habían tenido que enfrentar a una situación simular. Los directores/as de Comunicación y el equipo responsable han tenido que gestionar sobre la marcha los diferentes protocolos, anticipándose a los posibles escenarios que pudieran ocurrir y dando respuesta a todas las partes involucradas, con mensajes de compromiso, confianza y empatía.

Dircom recopila en este articulo algunas de las e ntrevistas realizadas por la Asociación a profesionales de distintos ámbitos.
1. Paola Castañeda, Director of Communication & Sustainability de Cerealto Siro
"La comunicación en general, pero sobre todo la comunicación interna, ha jugado un papel crucial durante esta crisis en dos sentidos, en la gestión emocional de los colaboradores y en la gestión de las nuevas formas de trabajar. Esta crisis ha supuesto una nueva realidad sin precedentes en la que han estado muy presentes el miedo, la confusión, la desconfianza en la sociedad y, en ese sentido, era fundamental llevar a cabo iniciativas de comunicación internas que nos permitieran ayudar a mitigar esas emociones en nuestros colaboradores, haciéndolos sentir que teníamos la situación bajo control, que estaban en espacios seguros, etc. Al mismo tiempo, llevábamos a cabo iniciativas para mantener su motivación. Y, desde luego, el retorno en esfuerzo y compromiso de los colaboradores ha sido ejemplar.
Por otro lado, todas las empresas nos hemos visto obligados a implementar nuevas formas de trabajar, para lo que fue necesario instruir a los equipos en como reforzar su liderazgo, mantener la cultura del reconocimiento, la cercanía con los equipos y la alineación hacia los objetivos del negocio, trabajando desde casa.

La estrategia como tal en redes sociales no ha cambiado, aunque lógicamente se han incorporado nuevos contenidos sobre la lucha contra la Covid19. Y, por supuesto, aprovechamos este canal para poner en valor todas las actuaciones que hemos puesto en marcha en este contexto".

Consulta la entrevista completa.
2. María Umbert, Corporate Communications Senior Director de Meliá Hotels International
"Desde el momento que tomamos las primeras medidas de emergencia decidimos acompañar toda nuestra estrategia de un Plan de Comunicación externo, así como interno, intuyendo que la comunicación con nuestros públicos sería más importante que nunca, tanto en términos de reputación, como puramente operativos. En cuanto a la comunicación externa, la primera decisión fue alinear la gestión y estrategia de contenidos de todos los canales del grupo creando un grupo de trabajo transversal de los equipos corporativos, de marcas y marketing, así como Redes sociales corporativas y de marcas. El recorte de gastos obligó también a suprimir los servicios externos y publicidad en su práctica totalidad, y a multiplicar en su lugar, las sinergias y el esfuerzo de los equipos "in-house".

A través de la comunicación hemos ayudado a teletrabajar a nuestros empleados, les hemos formado y mantenido motivados y comprometidos, hemos ayudado al proceso de cierre de los hoteles y al proceso actual de reaperturas, hemos apoyado a nuestros compañeros de reservas a gestionar el desconcierto de los clientes y, en ocasiones, su descontento ante la situación, y a los del área Financiera a generar confianza en un mercado lleno de incertidumbre, y también hemos dado voz a las empresas del sector ante la Administración.

Como miembro del Comité de Crisis, yo misma como dircom me responsabilicé de trasladar las prioridades y estrategia de la empresa durante la crisis a la estrategia de comunicación del Grupo, marcando las líneas principales, los riesgos y límites existentes, y gestionar también una activa comunicación por parte del Vicepresidente y CEO de Meliá, Gabriel Escarrer, que además de líder del primer grupo hotelero es actualmente Presidente del principal "Lobby" turístico de nuestro país, Exceltur, lo cual le convertía en interlocutor preferente y portavoz autorizado del sector turístico ante los medios de comunicación, nacionales e internacionales.

En cuanto a la comunicación interna, comprendimos que, con más de 40.000 empleados confinados en sus domicilios, muchos en situación de suspensión total o parcial, debíamos mantener abiertos y más activos que nunca los canales de comunicación de la empresa, transmitiendo información actualizada, apoyando su compromiso y orgullo de pertenencia, y reforzando la formación online, especialmente de sus capacidades digitales. Los resultados fueron extraordinarios, manteniéndonos en el "top of mind" de nuestros seguidores, como ilustran entre otros indicadores los más de 350 acciones de comunicación externa realizadas, 170 de comunicación interna, más de 2.800 impactos en medios de Comunicación y 800.000 interacciones en Redes Sociales".

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"Hemos estructurado nuestra narrativa a través de dos líneas de trabajo que ya teníamos previamente: la comunicación corporativa o institucional y la comunicación de marca de producto. En ambos casos, sin embargo, vigilando mucho el tone of voice del lenguaje que utilizamos para no caer en paternalismos. Por este motivo hemos trabajado en base a dos ideas clave: la primera, hacer una llamada a no ser los únicos que hemos activado un programa de acción social, un call to action para que otras empresas también contribuyan. Y la segunda idea, adaptar la comunicación de las marcas de producto a la situación con el fin de estar más cerca de la gente que está en casa encerrada. Y, evidentemente, no se trata de compartimentos estancos, sino que la segunda se nutre en gran parte de la primera.
3. Natalia Berenguer, secretaria general de Danone para el sur de Europa
Si te fijas, todas las campañas van orientadas a "cuidarse desde casa". Ahora mismo no hay lugar para comunicar otra cosa. También hay una parte de intentar reconocer los trabajos de las entidades sociales, porque sin ellas todo sería mucho peor. Ahora toca ayudar y sacar los valores de las personas y de las compañías. Si ahora no lo hacemos, ¿cuándo lo haremos?"

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4. Álvaro Zamácola, Country Manager de BlaBlaCar

"Debido al desplome de la actividad por las restricciones a la movilidad, la comunicación externa de BlaBlaCar estuvo dirigida a recordar las medidas de seguridad establecidas por el Gobierno, así como a mantener al tanto a los usuarios de los distintos ritmos de la desescalada, que influían en su rango de movimiento. La prudencia fue nuestra máxima en esos momentos en los que la información disponible cambiaba a cada minuto. Como empresa, hemos comunicado cuando teníamos algo que decir, evitando que el mensaje se perdiese entre la ebullición constante de nuevas noticias. El foco estuvo en la comunicación interna. Desde principios de marzo, todos los empleados hemos trabajado desde casa y era muy importante para todos mantenernos en contacto. La comunicación interna ha sido una constante que ha reforzado el trabajo de todos los equipos".

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5. Lydia Loste, directora de Comunicación de Fundación Telefónica

"Hay cuatro palabras que definen la forma de actuar desde Fundación Telefónica: agilidad, colaboración, reflexión y creación. Ese es el punto de vista desde el que hemos intentado contar todas las acciones. La Fundación estaba preparada para seguir con su actividad en digital y de una forma inmediata así lo trasladamos. Bajo el concepto #NosVemosEnDigital, todos nuestros proyectos de educación, empleabilidad y cultura siguieron virtualmente.
Inmediatamente después, según iba avanzando la crisis, hicimos un plan de contingencia para ser útiles a la sociedad. Y desde comunicación, a esa respuesta le pusimos nombre: #SumaFuerzas. Es un paraguas comunicativo que expresa trabajo en equipo, el único método para salir de la situación tan extrema en la que estábamos.

Bajo esa iniciativa agrupamos más de 150 acciones de respuesta desde nuestras áreas de voluntariado, empleabilidad y educación, de la mano de muchas organizaciones sociales y administraciones públicas. Tras prestar esa ayuda prioritaria, seguimos potenciando la recuperación de la normalidad con todas nuestras actividades bajo el eje comunicativo #seguimosconectados, alineados con los mensajes del Grupo Telefónica. Y ya por último pensamos que era momento de la reflexión y lanzamos el ciclo #RepensandoelMañana, una serie de conversaciones, online y gratuitas, de pensadores y expertos de variadas disciplinas que creemos que contribuyen a clarificar el futuro que nos deja la pandemia".

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"A raíz del caso del hotel de Adeje, en el que la Consejería de Sanidad del Gobierno de Canarias confinó en la instalación a todos los huéspedes y parte del personal durante 14 días, en Ashotel nos pusimos rápidamente a trabajar en un protocolo de comunicación específico para los establecimientos alojativos, en el que recogimos también consejos de corte sanitario y de operativa hotelera. En la primera fase planteamos la necesidad de designar un portavoz único, formar a la plantilla en uso responsable de redes sociales, la confección de cartelería informativa para los empleados, informar a los clientes de medidas preventivas, tener preparado un listado de contactos de utilidad y un borrador de posible comunicado oficial.

En la segunda fase, la de control, había que definir mensajes breves y claros, responder las llamadas de los medios de comunicación, acudir a fuentes oficiales, evitar la propagación de bulos, recabar opinión de expertos, acudir siempre al protocolo y cuidar al personal, entre otras medidas. Y, por último, en la tercera fase, teníamos que comunicar imagen de normalidad en la operativa diaria, seguir respondiendo a las llamadas de los medios, organizar una rueda de prensa con un balance de lo vivido con representantes de la empresa y perfiles técnicos de la Administración Pública o, incluso, organizar pasado un tiempo prudencial un press trip al establecimiento.
6. Naima Pérez, directora de Comunicación del Ashotel, la Asociación Hotelera de Tenerife, La Palma, La Gomera y El Hierro
Esta crisis sanitaria se ha diferenciado de otras en que no ha habido ningún caso anterior de esta magnitud - al menos en este siglo- sobre la que basar la experiencia o usar un manual. La realidad durante las primeras semanas era muy cambiante. Así, pasamos de confinar un hotel, a elaborar un protocolo para saber cómo actuar, también nos enfrentamos a los hoteles cerrados por orden ministerial para poder evitar más focos y, finalmente, al hecho de que las empresas hoteleras pudieran incluir sus plantillas en el correspondiente ERTE por fuerza mayor."

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7. José Ribagorda, presentador de Informativos Telecinco Fin de Semana

"El relato en los informativos se ha adaptado a una realidad que copaba todo el espectro informativo. No ha sido como en otras ocasiones, que puntualmente algunos hechos acaparaban el espacio durante un periodo corto de tiempo. En este caso ha sido constante, hemos tenido escaletas monográficas durante cuatro meses y hemos volcado todos nuestros medios en cubrir los acontecimientos.

Se han cuestionado y se han criticado mucho las imágenes difundidas durante esta crisis sanitaria, pero nosotros no nos hemos recreado en la tragedia, evitando así imágenes especialmente duras que sólo aportaban dolor. Aun así, hemos cubierto todas las situaciones que se han producido, desde estar en directo en las morgues que se habilitaron hasta estar en las puertas de las UCIS. Pero incluso en esos momentos, hemos destacado más el trabajo de los sanitarios que la situación de las personas enfermas por covid. En la parte profesional, los frentes informativos han sido inagotables. Y en mi caso, jamás me he enfrentado a un reto informativo de este calibre, en el que en muchas ocasiones nos hemos sentido desbordados, tanto desde el punto de vista informativo como desde el emocional. Ha sido tremendo".

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7+1. Guía Global Alliance: 12 recomendaciones de comunicación durante la pandemia.

La Global Alliance resumió en 12 puntos las recomendaciones para que toda organización velara por una comunicación responsable en tiempos del coronavirus, siendo más conscientes que nunca de cómo los mensajes impactaban en la sociedad, en la economía y en todas las relaciones humanas.

Consulta el artículo completo.

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El papel de la comunicación frente a la COVID-19

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Nunca antes las compañías se habían tenido que enfrentar a una situación simular. Los directores/as de Comunicación y el equipo responsable han tenido que gestionar sobre la marcha los diferentes protocolos, anticipándose a los posibles escenarios que pudieran ocurrir y dando respuesta a todas las partes involucradas, con mensajes de compromiso, confianza y empatía.

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Kanban from the Inside: Understand the Kanban Method, connect it to what you already know

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Kanban from the Inside: Understand the Kanban Method, connect it to what you already know

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Mike Burrows (2014)

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Kanban from the Inside: Understand the Kanban Method, connect it to what you already know, introduce it with impact

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Kanban from the Inside: Understand the Kanban Method, connect it to what you already know, introduce it with impact : Burrows, Mike: Amazon.es: Libros

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Kanban: Cambio Evolutivo Exitoso Para su Negocio de Tecnología por Blue Hole Press por Blue Hole Press Inc. 

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Kanban: Cambio Evolutivo Exitoso Para su Negocio de Tecnología por Blue Hole Press por Blue Hole Press Inc. 

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David Anderson (2011)

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Kanban: Cambio Evolutivo Exitoso Para su Negocio de Tecnología

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Kanban: Cambio Evolutivo Exitoso Para su Negocio de Tecnología : Anderson, David J, Reinertsen, Donald G, Maeda, Masa K: Amazon.es: Libros

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ITNOVE.com - Cursos oficiales Scrum.org y Kanban

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A nivel de equipo hay al menos tres reuniones básicas de Kanban que ayudan a un equipo a planificar, coordinar y mejorar su desempeño:

Reunión de reposición.

Daily Kanban.

Revisión de entrega del servicio.

Estas tres reuniones es muy recomendable que se realicen de la forma descrita a continuación.

Reunión de reposición (replenishment) del Kanban

En esta reunión se realiza la priorización de los próximos servicios (ítems) a prestar.

Los participantes pueden incluir a stakeholders o clientes (o, al menos, incluir sus inputs).

En la reunión se presenta información sobre los ítems que están listos para ser arrastrados al sistema, se tratan las dependencias y riesgos así como los aspectos de especial atención.

A partir de esto se analizan las opciones disponibles y se deciden cuáles son los ítems con los que se repondrá la columna en la que se comprometen los ítems (" Next " o "Ready") hasta llegar al límite de WIP definido para la misma.

Las decisiones se documentarán de la forma adecuada. En la forma más minimalista será sencillamente arrastrando las tarjetas a la columna "Next" y, de una forma más elaborada en un sistema electrónico, será registrando los aspectos pertinentes en la tarjeta.

La reunión de reposición se recomienda que tenga una periodicidad semanal.

No obstante, se puede realizar con un intervalo fijo (p. ej. quincenalmente, semanalmente o, incluso, diariamente), si el ritmo lo justifica. Pero también puede dispararse si se da un cierto evento (p. ej. Si el número de ítems en la columna de "Next" baja de un cierto número (p. e. 5).

Finalmente, para garantizar la eficiencia de la reunión, la duración debe ser la apropiada a la periodicidad de la reunión, aunque es recomendable establecer una duración máxima que sea, preferiblemente, no muy dilatada.

Como apunte personal, buena parte de las reuniones de reposición a las que he asistido han durado entre quince y treinta minutos para periodicidades quincenales, en equipos con una cierta madurez que ya han refinado y preparado los ítems candidatos.

Reunión diaria de Kanban (Daily Kanban o Kanban Meeting)

La Daily Kanban es una reunión que se realiza diariamente para coordinar el trabajo dentro del equipo. Se efectúa a la misma hora y lugar ya que esto elimina la necesidad de coordinación para establecerla.

Se produce ante el tablero Kanban, que previamente debe estar actualizado por parte de los participantes.

Es una reunión que debe ser breve -de hecho es mejor si está limitada - time-boxed - p. ej. a 15 minutos.

Los tres aspectos típicos de la Daily Scrum -qué hice ayer, qué haré hoy y qué impedimentos hay- quedan soslayados con el tablero Kanban. El motivo es que el primer y tercer punto los muestra el tablero de forma visual y el segundo está claro si hay políticas definidas sobre cómo tratar los ítems de las diferentes clases de servicio.

Por esto es conveniente priorizar la conversación hacia finalizar los ítems con lo que se recomienda tratar los ítems de derecha del tablero a izquierda, es decir, desde los más próximos a su finalización hacia los más lejanos.

Esto enfoca la conversación hacia completar los ítems y resolver los problemas que bloquean el progreso como retrasos, aprobaciones, problemas técnicos, falta de información o validaciones.

Revisión de la entrega del servicio (Service Delivery Review)

En esta reunión, que viene a ser una retrospectiva, se revisa la entrega del servicio en el período de análisis. En concreto:

Se analizan métricas de los servicios entregados y comparan con las expectativas (SLAs, objetivos, criterios de aptitud, etc.).

Se identifican desviaciones y causas.

Se evalúan opciones de acciones correctivas.

Se deciden las acciones de mejora

Aquí pueden utilizarse las prácticas y herramientas habituales de las retrospectivas ágiles.

En Scrum la planificación y la retrospectiva se realizan una vez por sprint, respectivamente al inicio y al final.

La revisión de la entrega del servicio se recomienda que tenga una periodicidad quincenal pero puede adoptarse una que sea conveniente.

Puede tener una periodicidad desacoplada de la de reposición, adoptando un ritmo que tenga sentido de acuerdo con las circunstancias y la afluencia de nueva información. Así, la reposición y la revisión de la entrega del servicio pueden realizarse, p. ej., de forma semanal y mensual respectivamente.

La duración no está establecida pero se recomienda que se asegure que sean efectivas y se establezca una duración máxima que permita analizar los hechos ocurridos de la periodicidad. Con una duración de unos 90 minutos para una periodicidad de un mes se acostumbran a cubrir sobradamente la mayoría de estas revisiones.

Qué reuniones optativas pero recomendadas hay en Kanban a nivel de empresa

Las cadencias que se indican a continuación no son obligatorias sino recomendadas. No son reuniones de equipo sino de la Alta Dirección y la Dirección intermedia.

Por un lado, lo importante de las revisiones que se indican no es introducir nuevas reuniones que sobrecarguen al personal. Lo esencial es que se traten los temas que forman parte de la agenda de cada una -analizándose la información y tomando las decisiones pertinentes-, independientemente del foro en que se haga.

Por otro lado, la periodicidad que se recomienda más adelante debe ajustarse a las necesidades particulares de la organización para asegurarse que no sea una frecuencia ni demasiado corta ni demasiado larga.

Reunión de Planificación de las entregas (Service Delivery Planning)

En esta reunión se planifica y hace seguimiento de las entregas a los clientes. En la misma se examinan los próximos ítems a entregar y la probabilidad de hacerlo dentro de los plazos esperados. Una vez hecho esto, se toman las decisiones para intentar conseguir los compromisos indicados, entre las cuales figura el cambio de las clases de servicio de los ítems afectados.

La frecuencia propuesta para esta reunión es una por cadencia de entrega (lo que vendría a ser una iteración).

Revisión de Riesgos

En la Revisión de Riesgos se estudian los eventos y situaciones que pueden amenazar la entrega de servicios y se toman las decisiones para asegurar el flujo, la predictibilidad y la satisfacción del cliente.

La periodicidad sugerida es mensual.

Revisión de Operaciones

La Revisión de Operaciones examina la cartera de servicios para reasignar recursos con el objeto de posibilitar la entrega de valor.

Se sugiere una periodicidad mensual.

Revisión Estratégica

En la revisión estratégica se analiza la capacidad de supervivencia de la compañía.

Se evalúa si la cartera de servicios, la aptitud para los clientes y la identidad de la empresa (misión, visión, valores, capacidades) son relevantes para afrontar la evolución del entorno (mercado, competidores, tecnología, cambios,...) y los riesgos que pueden aparecer.

La frecuencia sugerida es trimestral.

After meetings

Además de lo anteriormente indicado se pueden dar los after meetings, encuentros espontáneos e informales que realizan los afectados o interesados en cierto problema al finalizar alguna de las reuniones anteriores.

En las after meetings deben analizarse los problemas y decidir acciones de mejora de los problemas que las han originado.

Diferencias de las cadencias en Kanban respecto a los eventos de otras metodologías ágiles

Una de las características de las reuniones de Kanban es que sus características deben adaptarse a las necesidades y contexto concreto cada sistema.

Esto permite que unas cadencias estén desacopladas unas de otras. En otras palabras, unas pueden realizarse con una frecuencia diferente. Así por ejemplo, la periodicidad de la reposición puede ser diferente de la revisión del a entrega para adaptarse a los ciclos de generación de nueva información y de gestación de los resultados de las acciones realizadas.

Las reuniones también pueden realizarse bajo demanda, siempre que se de un evento que las justifique.

Por otro lado, no tienen duraciones ni periodicidades -con la excepción de la reunión diaria- prescritas, sino que son recomendaciones dejadas a la discrecionalidad y al buen criterio de los responsables.
¿Quieres saber más?
Puedes profundizar en Kanban con nuestro curso de Kanban.

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Las cadencias de Kanban - Eventos de Kanban

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A nivel de equipo hay al menos tres reuniones básicas de Kanban que ayudan a un equipo a planificar, coordinar y mejorar su desempeño: Reunión de reposición. Daily Kanban. Revisión de entrega del servicio. Estas tres reuniones es muy recomendable que se realicen de la forma descrita a continuación.

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Imagina que tu equipo está comenzando un proyecto nuevo. Necesitas una forma fácil de visualizar el trabajo para estar informado sobre quién hace qué, en qué etapa se encuentra el trabajo y cuáles son los vencimientos. Por supuesto, podrías revisar los documentos, hojas de cálculo, emails y mensajes relacionados con el proyecto para recopilar toda la información o bien, podrías visualizar toda esa información en un solo lugar con un tablero Kanban.

Si alguna vez has incursionado en la gestión de proyectos o has comenzado a explorar nuevas formas de visualizar tu trabajo, tal vez hayas oído hablar de Kanban. Los tableros Kanban son una forma visual de gestión de proyectos y son muy populares entre los equipos de desarrollo de software, ingeniería y productos, aunque pueden ser usados por cualquier equipo de trabajo. En este artículo te contamos todo lo que necesitas saber sobre Kanban: qué es, cómo funciona y cuál es la mejor manera de implementarlo para gestionar el trabajo de tu equipo con eficacia.

¿Qué es Kanban?

Kanban es una forma de ayudar a los equipos a encontrar un equilibrio entre el trabajo que necesitan hacer y la disponibilidad de cada miembro del equipo. La metodología Kanban se basa en una filosofía centrada en la mejora continua, donde las tareas se "extraen" de una lista de acciones pendientes en un flujo de trabajo constante.

La metodología Kanban se implementa por medio de tableros Kanban. Se trata de un método visual de gestión de proyectos que permite a los equipos visualizar sus flujos de trabajo y la carga de trabajo. En un tablero Kanban, el trabajo se muestra en un proyecto en forma de tablero organizado por columnas. Tradicionalmente, cada columna representa una etapa del trabajo. El tablero Kanban más básico puede presentar columnas como Trabajo pendiente, En progreso y Terminado. Las tareas individuales -representadas por tarjetas visuales en el tablero- avanzan a través de las diferentes columnas hasta que estén finalizadas.
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Breve historia de la metodología Kanban

Kanban fue desarrollado por Taiichi Ohno, ingeniero japonés de Toyota, a fines de la década de 1940. Ohno se dio cuenta de que podía mejorar el sistema de producción de Toyota al incorporar elementos de la producción ajustada: en lugar de fabricar productos nuevos en función de la demanda anticipada, el marco Kanban de Ohno produjo y reaprovisionó productos como resultado de la demanda del consumidor; a esto se lo conoce también como el método de producción "justo a tiempo" ( just in time o jit). El marco Kanban transformó el proceso de fabricación de Toyota, de un proceso de "empuje" (los productos se introducen en el mercado) a un proceso de "extracción" (los productos se crean según la demanda del mercado). Esto significó que Toyota podía tener un nivel de inventario más bajo sin que afectara su competitividad en el mercado.

El marco de fabricación ajustada que construyó Ohno se basó en tarjetas Kanban. De hecho, "Kanban" es una combinación de dos palabras japonesas: 看 (Kàn), que significa "signo" o "señal visual", y 板 (Bǎn), que significa "tablero". En Toyota, las tarjetas Kanban eran tarjetas de papel que indicaban que se necesitaba un producto nuevo, una pieza nueva o un inventario, y que disparaban el proceso de producción de dicho artículo.

Aunque la metodología Kanban todavía se usa en muchos procesos de fabricación, fue adaptada para el desarrollo de software a principios de la década de 2000. Kanban para el desarrollo de software se inspiró en el método de fabricación ajustada de Ohno y usa el mismo "proceso de extracción".

En el Kanban moderno, los equipos comienzan con una lista de tareas pendientes. El trabajo se "extrae" de las tareas pendientes, según la carga laboral y capacidad de cada miembro del equipo. Luego, los miembros pueden hacer un seguimiento visual del trabajo a medida que avanza a través del ciclo de vida de las tareas, representado por etapas en un tablero Kanban, hasta su finalización. En su configuración actual, Kanban funciona como un método visual de gestión de proyectos que permite a los equipos encontrar un equilibrio entre la demanda de trabajo y la disponibilidad de los recursos del equipo.

¿Es Kanban lo mismo que Scrum?

Probablemente hayas oído hablar de Kanban junto con Scrum. De hecho, la mayoría de los equipos de trabajo que ejecutan Scrum lo hacen en tableros Kanban. Sin embargo, aun siendo compatible con Kanban, Scrum es un marco diferente. Si bien Kanban se centra en la mejora de procesos, Scrum generalmente se implementa para ayudar a los equipos a finalizar más trabajos y más rápido. Para hacerlo, Scrum organiza "sprints", sesiones de trabajo de dos semanas con reuniones diarias y una cantidad determinada de trabajo a finalizar durante el ciclo de Scrum.
Lee: ¿Cuál es la diferencia entre Kanban y Scrum?
¿Es Kanban una metodología ágil?

Sí, Kanban para el desarrollo de software es una subcategoría de gestión ágil de proyectos. La filosofía fomenta la planificación adaptativa, el desarrollo evolutivo, la entrega temprana y la mejora continua, para ayudar a los equipos a responder de manera flexible al cambio.

Cómo funciona la metodología Kanban

Hoy en día, los tableros Kanban son en su mayoría tableros virtuales con columnas que representan las etapas del trabajo (¡aunque aun se pueden dibujar tableros Kanban en pizarras blancas y dar seguimiento al trabajo con post-it!). En un tablero, una "tarjeta Kanban" representa una tarea, y esta tarjeta de tarea avanza a través de las etapas del trabajo a medida que se finaliza. Los equipos que usan un sistema Kanban tienden a colaborar en un único tablero Kanban, aunque las tareas generalmente se asignan a miembros individuales del equipo.

Los principios Kanban

Existen cuatro principios básicos que te ayudarán a guiar a tu equipo al momento de implementar la metodología Kanban:

1. Empieza con lo que haces ahora

Puedes implementar el marco Kanban a cualquier proceso o flujo de trabajo actual. A diferencia de algunos procesos de gestión ágil más definidos como Scrum, el marco Kanban es lo suficientemente flexible como para adaptarse a las prácticas centrales de tu equipo de trabajo.

2. Comprométete a buscar e implementar cambios progresivos y evolutivos

Los grandes cambios pueden ser perjudiciales para tu equipo y, si intentas cambiar todo a la vez, es posible que el nuevo sistema no funcione como esperabas. Ese es el motivo por el cual el marco Kanban está diseñado para fomentar la mejora continua y el cambio progresivo. En lugar de cambiar todo de una vez, empieza por buscar cambios progresivos para lograr que los procesos de tu equipo realmente evolucionen con el tiempo.

3. Respeta los procesos, los roles y las responsabilidades actuales

A diferencia de otras metodologías Lean, Kanban no tiene roles integrados y puede funcionar con la estructura y los procesos actuales de tu equipo. Además, tu proceso actual podría tener elementos excelentes, que se perderían si intentaras modificar completamente tu sistema de trabajo de un momento a otro.

4. Impulsa el liderazgo en todos los niveles

Con el espíritu de mejora continua, el método Kanban reconoce que el cambio puede provenir de cualquier dirección y no solo "de arriba abajo". Con Kanban, se alienta a los miembros del equipo a participar, proponer nuevas formas para lograr que los procesos evolucionen y emprender nuevas iniciativas de trabajo.

Las 6 prácticas de la metodología Kanban

Los principios básicos de Kanban te ayudan a guiar la mentalidad de tu equipo al momento de abordar un flujo de trabajo Kanban. Para implementar un proceso Kanban, sigue estas seis prácticas que usan las grandes empresas y que te permitirán ayudar a tu equipo a implementar una mentalidad de mejora continua y a lograr un crecimiento progresivo: los principios esenciales del marco Kanban.

1. Visualizar el trabajo

Una de las principales ventajas de Kanban es que puedes visualizar cómo el trabajo "avanza" a través de las etapas. Una tarjeta Kanban de tarea comenzará su viaje en el lado izquierdo de tu tablero y, a medida que tu equipo trabaja en ella, recorrerá lentamente las siguientes etapas hasta que aterrice en la columna Finalizadas. Esta práctica no solo te brinda una idea general de cómo el trabajo avanza a través de las etapas, sino que también te permite obtener información en tiempo real y apreciar de un vistazo el estado de los proyectos.

2. Limitar el trabajo en curso

Como metodología ágil, Kanban se centra en un principio de entrega temprana, lo que implica que las tareas deben moverse rápidamente de una columna a otra en lugar de estancarse en un estado ambiguo de "trabajo en progreso" ( wip). Aunque no existe un requisito establecido sobre cuántas tareas deben estar "en progreso" en un momento dado, es importante establecer los límites del trabajo; por lo que anima a tu equipo a centrarse en finalizar tareas individuales y a evitar realizar varias tareas a la vez.

3. Gestionar el flujo de trabajo

La práctica n.° 2 recomienda limitar la cantidad de trabajo en curso, y la mejor manera de hacerlo es con la optimización del flujo de tareas dentro del tablero Kanban. Gestionar y mejorar el flujo de trabajo te permitirá controlar el tiempo predestinado para el trabajo y así poder reducir el tiempo de entrega (el tiempo que pasa entre el inicio de una tarea hasta que llega a la columna Finalizadas de tu tablero Kanban) y garantizar que estás entregando tareas o enviando nuevos productos mientras siguen siendo relevantes.

4. Implementar políticas de procesos explícitas

Debido a la rapidez con la que se mueven las tareas en Kanban, asegúrate de que tu equipo haya establecido y comunicado claramente las convenciones. Las políticas de tu proceso deben guiar a tu equipo en la implementación de la metodología Kanban. Además, se debe alentar a todos en el equipo a participar e innovar las políticas Kanban, tal como se establece en el cuarto principio básico de Kanban: Impulsar el liderazgo en todos los niveles.

5. Implementar ciclos de comentarios

En Kanban, necesitas recopilar comentarios de dos grupos distintos: tus clientes y tu equipo.

Recopila comentarios de tus clientes sobre la calidad y eficacia de la solución que produjo el equipo. ¿Fue el producto adecuado? ¿Hubo algún problema? En el caso de que haya surgido algún problema, como errores en un código o cualquier otro defecto del producto, revisa tu flujo Kanban y agrega más tiempo para la revisión, los ajustes y la evaluación.

Realiza consultas frecuentes con el equipo sobre el proceso de ejecución de un marco Kanban. ¿Cómo se sienten con los resultados? Aquí tienes otra oportunidad para fomentar el liderazgo en todos los niveles y mejorar las políticas de procesos del equipo.

6. Mejorar colaborando y evolucionar experimentando

En esencia, Kanban se trata de una mejora continua. Sin embargo, también significa que otros sistemas podrían funcionar bien junto con Kanban. Ya sea Scrum o alguna otra metodología, debes estar siempre dispuesto a colaborar, experimentar y desarrollar tus procesos si es necesario.

Cómo implementar la metodología Kanban

De acuerdo con el primer principio básico de Kanban ( Empieza con lo que haces ahora), puedes aplicar Kanban a cualquier flujo de trabajo. Puedes crear un tablero Kanban con una pizarra y algunos post-it o con una hoja de cálculo y un formato dado, pero la mejor manera de visualizar un tablero Kanban es con una herramienta de gestión del trabajo como Asana. En Asana, cada proyecto se puede visualizar de cuatro formas diferentes, incluida una vista de tableros tipo Kanban.

Independientemente de cómo estés creando tu tablero Kanban, sigue estos sencillos pasos para aplicar Kanban a cualquiera de tus procesos existentes:

1. Empieza con un tablero en blanco

El tablero Kanban eventualmente contendrá todos los elementos de trabajo, incluido el trabajo finalizado. Sin embargo, por el momento se recomienda empezar con un tablero en blanco. Si usas una herramienta de gestión del trabajo como Asana, asegúrate de estar en la vista de Tablero.
Crea tableros Kanban con Asana
2. Crea columnas para representar el trabajo

Tradicionalmente, las columnas del tablero Kanban representan las distintas etapas del trabajo. Aunque las columnas que crees dependerán de tu equipo, te mostramos a continuación los tipos de columnas más comunes:

Trabajo pendiente, Bandeja de entrada o Nuevo: Esta es la columna donde se agregará el trabajo nuevo antes de ser asignado a un miembro del equipo.

Listo o Prioritario: Mueve el trabajo a esta columna cuando esté listo para empezar a trabajar.

En progreso: Se trata de las tareas en las que se está trabajando actualmente. Dependiendo de las necesidades del equipo, puedes desglosar la columna ' En progreso' en varias columnas más. Por ejemplo, un equipo de contenido puede crear columnas para Redacción, Revisión y Edición; en tanto un equipo de ingeniería puede crear columnas para Desarrollo, Pruebas e Implementación.

En espera: Mueve la tarea a esta columna si el trabajo presenta algunos cuellos de botella por algún motivo.

Finalizadas o Trabajo terminado: Las tareas deberían aparecer en esta columna una vez que hayan sido finalizadas.

3. Agrega tareas para representar el trabajo

En un tablero Kanban, cada tarea está representada por una tarjeta. Asegúrate de que los títulos de las tareas sean concretos. Recomendamos empezar con un verbo para que tu equipo sepa exactamente qué debe hacer.

Si usas una solución virtual de gestión del trabajo, también puedes agregar información adicional, contexto y archivos a las tarjetas Kanban. Luego, usa las etiquetas para dar seguimiento a los metadatos, como la duración o la priorización de la tarea.

4. Haz que el trabajo avance por las etapas

Un elemento central de la gestión del flujo de trabajo con los tableros Kanban es hacer avanzar el trabajo por las diferentes etapas. Puedes hacerlo manualmente arrastrando y soltando tareas, o puedes buscar una solución virtual de gestión del trabajo que te permita automatizar este proceso. Por ejemplo, con Asana puedes establecer reglas para orientar automáticamente los elementos de trabajo a las diferentes columnas según la información relevante de la tarea. Por ejemplo, puedes establecer una regla para mover una tarea a la columna ' En progreso ' una vez que se haya asignado a un miembro del equipo.
Automatiza el trabajo con Asana
5. Crea nuevos tableros Kanban si es necesario

En teoría, podrías usar el mismo tablero Kanban virtual de forma indefinida. Debido a que los tableros Kanban dan seguimiento al trabajo a través de un proceso continuo, no hay motivo alguno para dejar de usar tu tablero actual. Sin embargo, en algunos sistemas como Scrum, con frecuencia crearás tableros Kanban para cada sprint nuevo. Simplemente crea el tablero nuevo (o borra tu pizarra), agrega la lista de tareas pendientes y empieza una vez más a trabajar.
Plantilla gratuita para tableros Kanban
Ventajas y desventajas de la metodología Kanban

Ahora que sabes cómo funciona Kanban, solo queda una pregunta por hacer: ¿debería tu equipo usar Kanban? Si bien no existe una respuesta correcta o incorrecta, te mostramos a continuación algunos de los beneficios y desventajas a los que se puede enfrentar tu equipo con el marco Kanban.

Los beneficios de Kanban

Kanban es una herramienta excelente y flexible que puede ayudar a los equipos a encontrar un equilibrio entre la demanda de trabajo y la disponibilidad del equipo. Si se usa correctamente, Kanban puede:

Ofrecer un panorama que permite ver de un vistazo el trabajo de tu equipo. Como un método visual de gestión de proyectos, Kanban puede ayudarte a poner en marcha el trabajo y obtener una visión clara de los flujos de trabajo de tu equipo.

Aumentar la claridad, especialmente en los equipos remotos. Si tu equipo se encuentra trabajando de forma remota, puede resultar difícil obtener visibilidad del trabajo que realizan tus compañeros. Al centralizar las tareas y reducir la cantidad de trabajo en curso en un momento dado, los tableros Kanban pueden ayudarte a ti y a tu equipo a obtener información de un vistazo sobre quién está haciendo qué.

Fomentar la flexibilidad. Debido a que el marco Kanban se basa en un proceso de mejora continua, los equipos que implementan Kanban pueden volverse más flexibles y dinámicos con el tiempo. Si sigues los cuatro principios básicos y las seis prácticas esenciales, tu equipo podrá volverse más ágil y más predispuesto al cambio.

Las desventajas de Kanban

Kanban no es un marco adecuado para todos los equipos. Estas son algunas de las desventajas de Kanban:

No es tan común entre los equipos no técnicos. Al igual que Scrum, ágil y otras metodologías Lean, Kanban no es tan conocido entre los equipos que no son técnicos. Kanban puede llegar a ser una herramienta eficaz para todo tipo de equipos. Sin embargo, si estás pensando en implementar un proceso Kanban en un equipo no técnico, considera mover un flujo de trabajo a la vez, para ayudar a tu equipo con el proceso de adopción.

Si hay demasiado trabajo en curso, puede resultar abrumador. Debido a que cada tarjeta Kanban ocupa mucho espacio visual, si tienes demasiadas tareas en curso al mismo tiempo, tu tablero Kanban puede volverse desordenado y abrumador.

Visualiza el trabajo de tu equipo

Con Kanban, los equipos tienen una visión clara del trabajo que está haciendo cada uno y en qué parte del proceso se encuentran esas tareas. Si estás listo para probar un tablero Kanban para tu equipo, prueba Asana. Podrás visualizar tus proyectos en Asana de cuatro formas diferentes, incluida la vista de Tablero al estilo Kanban que ayudará a tu equipo a visualizar y experimentar mejor el trabajo.
Prueba Asana gratis

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¿Qué es la metodología Kanban y cómo funciona? [2022] * Asana

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Descubre en este artículo todo lo que necesitas saber sobre Kanban: definición, características, ventajas y mucho más.

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Trello Kanban revoluciona tu manera de trabajar

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Trello Kanban revoluciona tu manera de trabajar

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¿Qué tan a menudo las reuniones con tu equipo comienzan con esta pregunta:

Entonces, ¿nuevamente en qué estás trabajando?

(Pones cara de fastidiado) 🙄

¡Pero no desesperes! No hay razón para que las reuniones con tu equipo empiecen siempre con un aburrido resumen de actualizaciones. Más bien, para el día de la reunión todos ya deberían saber exactamente en qué están trabajando los demás.

Si esto te suena a algo imposible, entonces ya es tiempo de que pruebes el método kanban.

Kanban es un método visual para gestionar y procesar el trabajo. Según Atlassian, líder en metodología ágil, "el objetivo del método kanban es poder visualizar tu trabajo, limitar la acumulación de tareas pendientes y maximizar la eficiencia (o el flujo de trabajo). Los equipos que trabajan con kanban se enfocan en reducir la duración de un proyecto (o la intervención de cada miembro) de comienzo a fin."

La estructura kanban tiene sus orígenes en una fábrica de Toyota y fue popularizada luego por los equipos de desarrollo de software gracias a su flexibilidad y agilidad para permitir acelerar el ritmo y eficiencia del trabajo.

Los principios del método kanban se pueden aplicar a casi cualquier industria, lo que ha permitido que esta metodología siga ganando popularidad entre todo tipo de equipos ágiles como en marketing, ventas, reclutamiento e incluso operaciones.

Vamos a ver más a detalle esta innovadora manera de trabajar y cómo tu equipo la puede aplicar en sus proyectos. ¡Prepárate para preguntas más interesantes y mayor productividad para tu equipo!

¿Qué es kanban?

Hoy en día, kanban es una metodología bastante popular, pero sus inicios datan de los años 40s.

El sistema fue creado por Taiichi Ohno, un ingeniero y empresario, que trabajaba para Toyota en Japón. Su metodología está inspirada en una industria (muy) distinta a la automotriz: la de los supermercados y cómo rellenan sus estantes.

Los supermercados gestionan su inventario surtiendo los productos de acuerdo a la demanda del consumidor. Toyota se enfrentaba a un problema similar en cuanto la gestión de su inventario, así que Ohno decidió desarrollar "kanban", un sistema que le permitiera igualar la cantidad de productos en el inventario con el material que realmente se estaba utilizando en la manufactura de los coches.

Así funcionaba el sistema:

Los trabajadores que estaban en la fábrica debían ir informando a los otros equipos sobre sus niveles de capacidad (de material) en tiempo real mediante el uso de una tarjeta.

Cuando los materiales en la línea de producción se acababan, mandaban un kanban (letrero en japonés) al equipo del almacén para informarle del material que necesitaban.

Luego, el almacén le avisaba al proveedor, que era el encargado de entregar el inventario al almacén.

En la actualidad, esto se conoce como el proceso de manufactura "justo a tiempo".

El método kanban tiene sus raíces en la manufactura pero ahora, los equipos de desarrollo de software también lo utilizan desde que David J. Anderson lo hizo famoso en su libro Kanban: una evolución exitosa para tu negocio de tecnología (Successful Evolutionary Change For Your Technology Business). En el libro, Anderson explica cómo los equipos pueden adaptar el método kanban a los procesos que ya utilizan para ser más ágiles.

Dado que el desarrollo de software y de productos puede ser volátil y requiere un cambio constante con múltiples iteraciones, la metodología ágil funciona como guía para kanban y para las estructuras de scrum.

La metodología ágil es un conjunto de ideas y principios que utilizan un enfoque estructurado para gestionar y desarrollar. Según Agile Alliance, ser ágil es actuar de acuerdo a los valores del Manifiesto Ágil y sus 12 principios:

"Ser ágil es la habilidad de crear y responder al cambio. Es una manera de lidiar con un entorno turbulento e incierto y tener éxito al final".

La metodología ágil se puede llevar a la practica con scrum y kanban. Los principios para estas dos estructuras son los mismos pero sus funciones son diferentes:

La metodología kanban sirve para visualizar el trabajo, evitar la acumulación de trabajo pendiente y maximizar la eficiencia. Es un proceso que permite mejorar constantemente el flujo y la calidad del trabajo.

Scrum es la práctica de trabajar en intervalos, conocidos como "sprints", con el objetivo de colectar información y retroalimentación rápidamente para implementarlas en el trabajo.

Esta gráfica (de la guía del tutor ágil de Atlassian), define las diferencias entre las metodologías de kanban y scrum:
Para más detalles, revisa la guía de Atlassian para el desarrollo ágil.
Cómo organizar proyectos y tareas con el método kanban

Kanban es un flujo de trabajo visual, por lo que utiliza un tablero físico o digital para planear y hacer el seguimiento de tareas. En un tablero kanban se utilizan tarjetas, columnas y lo más importante, el concepto de progreso constante. Esto permite cierto control sobre el equipo y lo obliga a comprometerse a terminar el trabajo de manera continua.

David Anderson, uno de los creadores de esta metodología, fue el que construyó la base de la estructura de un tablero kanban. Tiene cinco componentes:

Señales visuales (normalmente son tarjetas)

Columnas o listas

Límites de tiempo para los trabajos pendientes

Un compromiso final de entrega

Una entrega final

Uno de los flujos de trabajo kanban más comunes y simples se compone de las listas: "Por hacer", "Hecho" y alguna que otra lista adicional dependiendo de la complejidad del proyecto. Vamos a usar este tablero de Trello para estudiar los elementos de un tablero kanban.
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Bitácora (Backlog): en esta lista se desglosa el proyecto y las partes se colocan en tarjetas individuales. También se pueden agregar tareas en las que el equipo piensa trabajar en un futuro o en las que se tendrán que trabajar eventualmente pero que todavía no se pueden colocar en la lista "Por hacer".

Diseño: esta lista sirve para colocar las tarjetas de la bitácora que necesitan complementarse aún más. Cuando sucede esto, el equipo debe investigar o diseñar antes de moverla a la lista "En progreso".

Por hacer: cuando la información de la tarea se ha complementado, la tarjeta se mueve a esta lista. Esta es la señal para que el equipo empiece en trabajar en ella. En este punto, se asigna a un miembro del equipo como encargado de esa tarea y se fijan las fechas de entrega.

Haciendo: cuando se mueven las tarjetas a esta lista significa que se está trabajando en ellas. Así, todo el equipo puede ver quién está trabajando en qué. Las tarjetas de Trello también facilitan la colaboración gracias a la función "Comentario", que permite hacer preguntas sobre las tareas.

Revisar/probar: cuando una tarea está casi terminada, se mueve a esta lista para que alguien más la revise. (En el ejemplo anterior, se usó como plantilla la lista "Revisión de Código", pero puede ser una revisión de cualquier trabajo)

Hecho: cuando la tarea se ha revisado y aprobado, se puede mover a esta lista. Es tiempo de celebrar porque tu equipo va hecho una bala con sus tareas! 🎉

Recuerda, el objetivo principal del método kanban es gestionar las tareas en las que se está trabajando. Esto significa que el equipo solamente debe trabajar en un número definido de tareas a la vez, para cada proyecto. Cuando se limita la cantidad de tareas en las que se está trabajando, es mucho más fácil identificar las tareas que requieren más atención o más tiempo. El tutor ágil de Atlassian explica:

"Los límites de WIP ("Work In Progress") o Trabajo en progreso, en español, sirven para mejorar el rendimiento y reducir la cantidad de trabajo "incompleto" porque obligan al equipo a enfocarse en tareas más pequeñas. Básicamente, los límites de WIP están para que sea fácil terminar las tareas. Y lo más importante, los límites de WIP le dan visibilidad a los obstáculos y a los problemas."

Si quieres coordinar a tu equipo, las tareas y los proyectos, les ayudaría utilizar estos Power-Ups de Trello:

Power-Up "Límites de lista": este Power-Up permite delimitar el número máximo de tarjetas que pueden estar en una lista. Si se agregan demasiadas tarjetas en la lista, esta se resaltará automáticamente para que todos vean que esta parte del flujo de trabajo se está atrasando.

Power-Up "Envejecimiento de tarjetas": ¿tienes demasiadas ideas en tu bitácora? Puedes usar el Power-Up Envejecimiento de tarjetas para detectar rápidamente las tarjetas que no han estado activas en un buen rato. Esas tarjetas cambian su apariencia para indicarte que es hora de que les eches un ojo.

Power-Up Approvals: puedes activar este Power-Up cuando muevas las tarjetas a cualquiera de las listas de revisión. Así los managers pueden darle el visto bueno a las tareas con un sólo clic (todos reciben la señal de que la tarea se puede mover a la lista "Hecho").

Con un tablero kanban digital todos tienen acceso a todo el trabajo sin importar en dónde te encuentres o en donde se encuentre tu equipo. Además fomenta la colaboración con los demás y permite estar al tanto con las actualizaciones. Un tablero kanban también funciona como una "fuente de datos" porque puedes comentar las tarjetas, adjuntar documentos y más.

El método kanban es una manera muy efectiva para lograr que los equipos sean más productivos, flexibles y claros.

5 maneras de implementar la metodología kanban

El método kanban es un flujo de trabajo efectivo porque es verdaderamente flexible. No creas que porque se diseñó en una fábrica, sólo cierto tipo de equipos o de proyectos lo pueden utilizar para organizar sus tareas y terminar el trabajo. Todos pueden usar el método kanban, ¡incluso se puede usar gestionar proyectos y tareas personales!

Estas son algunas maneras en las que se puede aplicar el método kanban en el trabajo y en casa.

1. Para publicar artículos en línea

El equipo del The Telegraph UK utiliza Trello para procesar su contenido digital. El flujo de trabajo que utilizan para desarrollar sus artículos en Trello consta de las etapas de planeación, producción y publicación. Sus listas no son las típicas listas de "Por hacer", "Haciendo" y "Hecho", pero es un excelente ejemplo de cómo un flujo de trabajo kanban se puede adaptar a la manera en la que trabaja tu equipo.

Cada artículo es una tarjeta en el tablero y se mueven a través de las listas conforme se avanza en la investigación y escritura para finalmente ser aprobados y publicados. Por ejemplo, cuando se coloca una tarjeta en la lista "Contenido creado", el equipo de jurídicos sabe que el artículo está listo para revisarse.

El tablero "Proceso de Publicación" es el espacio donde los productores de contenido del Telégrafo, el equipo de producción y los editores, pueden ver el estado de todo el contenido digital del embudo de publicación. Le permite al personal saber cuáles son sus tareas asignadas y notificarles cuando haya trabajo en el embudo.
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2. Para planear proyectos

El tablero para gestión de proyectos es el lugar ideal para que las mentes maestras piensen en la visión y planeación de los proyectos actuales y futuros.

Las primeras dos listas del tablero no tienen la típica función de bitácoras, más bien son fuentes de recursos y preguntas para y por el equipo. Luego, el tablero hace la transición a un típico flujo de trabajo kanban para que un manager de proyecto pueda crear fácilmente las tareas y saber quién está trabajando en qué parte del proyecto en todo momento.

Los managers de proyecto pueden usar este tablero para supervisar sus proyectos y controlar que el equipo esté trabajando en las tareas para terminar en la fecha prevista.
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3. Para gestionar un embudo de ventas

Los tableros kanban se pueden utilizar para procesos distintos a la gestión de proyectos. Muchas organizaciones utilizan este método (y Trello) para gestionar sus embudos de ventas. Por ejemplo, el negocio Las bicicletas de Mike (Mike's Bikes) supervisa su ciclo de ventas de principio a fin con un tablero kanban en Trello.

En este tablero, los clientes se agregan automáticamente como tarjetas en la lista "Nueva consulta" mediante una integración con Jotform. Cuando una persona del equipo atiende a este cliente, las tarjetas van avanzando a través del flujo de trabajo según su estado en el embudo. El equipo puede ver rápidamente a través de las distintas listas si un cliente está esperando una orden o requiere un seguimiento. Cuando el cliente ya no tiene pendientes con su orden, su tarjeta correspondiente se mueve a la lista "Terminado" (también conocida como "ve y disfruta tu nueva bicicleta").

Como es muy fácil cambiar los nombres de las listas, te puedes divertir usando un lenguaje que sólo tú y tu equipo entienden. Un ejemplo es el tablero de Trello de las Bicicletas de Mike.
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4. Planear un viaje

¿Cuántas veces has olvidado tu cepillo de dientes o hacer la reservación en ese restaurante que querías conocer para tu próximo viaje?

Es fácil olvidar esos detalles cuando estás planeando el itinerario de tu próximo viaje o de tus próximas vacaciones. Utiliza este tablero de "Planeando un viaje" para preparar tu viaje. Puedes agregar tareas en la lista "Por hacer" y luego moverlas a través del flujo de trabajo conforme las vas completando.

Si no quieres llenar el tablero con demasiadas tarjetas, puedes crear checklists en las tarjetas. Por ejemplo, puedes hacer una checklist en la tarjeta para el equipaje con todas las cosas importantes para el viaje (ya sabes, como esa playera que te gusta mucho pero que nunca te animas a usar).
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5. Aprender un idioma para cuando hagas un viaje al extranjero

Para aprender un nuevo idioma necesitas tiempo y práctica. Te gustaría hablar portugués de manera fluida lo más pronto posible pero seamos honestos, ¡é difícil! Este tablero de "Aprende un idioma" te permite desglosar tu meta de hablar con fluidez un idioma, en tareas más pequeñas y viables.

El tablero inspirado por Duolingo, utiliza el método kanban para supervisar los avances. Las listas "Por hacer", "Haciendo" y "Hecho" te permiten diseñar un plan para adentrarte en el lenguaje y su cultura. Las listas "Por aprender" y "Aprendido" te permiten monitorear las lecciones y lo que has estudiado. Con este tablero avanzarás tan rápido que te será posible identificar los acentos regionales para cuando muevas las tarjetas a la lista de "Hecho" y "Aprendido".
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Aplicando la metodología kanban para mantener tu productividad al máximo

El objetivo de la metodología kanban es lograr que el trabajo sea menos estresante para las personas y para los equipos. Cuando tu equipo no sabe cuál es el objetivo final y trabajan aislados por medio del correo o documentos (¡qué aburrido!), va a ser difícil alcanzar ese nivel de claridad y de comunicación.

Pero si se desglosan los proyectos en tareas más pequeñas y se limita la acumulación de trabajo pendiente, será mucho más fácil para el equipo entender lo que funciona y lo que no funciona para un proyecto. Cuando las tareas se atrasan o algunos miembros del equipo necesitan ayuda, la misma construcción del tablero permite a todos ver cuáles son las áreas del proyecto o proceso que deben mejorarse.

Además es divertido mover las tarjetas en el tablero y celebrar cada ves que terminas una tarea 🍾

Si lo que buscas es una nueva manera de aumentar la productividad de tu equipo o quieres organizar mejor tus proyectos personales, tu gran opción es el método kanban.

Ya sean buenos o malos, nos gustaría saber tus comentarios. Nos puedes encontrar en Twitter (@trello)

Lee también: Cómo implementar la metodología ágil Scrum en Trello para tu equipo de desarrollo

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Metodología Kanban: revoluciona tu manera de trabajar más ágil

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¿Qué tan a menudo las reuniones con tu equipo comienzan con esta pregunta: Entonces, ¿nuevamente en qué estás trabajando? (Pones cara de fastidiado) 🙄 ¡Pero no desesperes! No hay razón para que las reuniones con tu equipo empiecen siempre con un aburrido resumen de actualizaciones.

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Kanban para equipos de software

Actualmente, los equipos de desarrollo de software ágil pueden aprovechar esos mismos principios de JIT ajustando la cantidad de trabajo en curso (WIP) a la capacidad del equipo. Los equipos tienen así opciones de planificación más flexibles, resultados más rápidos, un enfoque más claro y transparencia a lo largo del ciclo de desarrollo.

Aunque los principios básicos del marco son atemporales y se pueden aplicar a casi todos los sectores, los equipos de desarrollo de software han obtenido unos resultados especialmente positivos con la práctica ágil. Esto se debe, en parte, a que los equipos de software pueden comenzar practicando con poco o ningún gasto cuando asimilan los principios básicos. A diferencia de la implementación de kanban en una fábrica, cosa que implicaría cambios en los procesos físicos y la suma de materiales considerables, los únicos elementos físicos que necesita un equipo de software son un tablero y las tarjetas, e incluso esos pueden ser virtuales.

Tableros Kanban

El trabajo de todos los equipos de kanban gira en torno a un tablero kanban, una herramienta que se usa para visualizar las tareas y optimizar el flujo de trabajo entre los miembros del equipo. Aunque los tableros físicos gozan de popularidad entre algunos equipos, los tableros virtuales constituyen una función esencial de cualquier herramienta de desarrollo de software ágil para garantizar la trazabilidad, la colaboración sencilla y la accesibilidad desde varias ubicaciones.

Independientemente de si el tablero del equipo es físico o digital, su función es garantizar que el trabajo del equipo se visualice, que su workflow se unifique y que se identifiquen y resuelvan inmediatamente todos los factores que lo bloqueen y de los que dependan. El tablero de kanban básico tiene un workflow de tres pasos: Por hacer, En curso y Hecho. Sin embargo, dependiendo del tamaño, la estructura y los objetivos del equipo, el workflow se puede asignar para cumplir el proceso único de cualquier equipo determinado.

La metodología kanban se basa en una transparencia total del trabajo y una comunicación en tiempo real de la capacidad. Por lo tanto, el tablero de kanban debería considerarse la única fuente fiable de información sobre el trabajo del equipo.

Tarjetas kanban

En japonés, "kanban" se traduce literalmente como "señal visual". Para los equipos de kanban, cada elemento de trabajo se representa en una tarjeta distinta del tablero.

El objetivo principal de representar el trabajo como una tarjeta en el tablero de kanban es que los miembros del equipo realicen el seguimiento del progreso del trabajo mediante el workflow de una manera muy visual. Las tarjetas kanban presentan información vital sobre ese elemento de trabajo concreto y proporcionan una visibilidad completa a todo el equipo sobre quién está a cargo de ese elemento de trabajo concreto, una breve descripción del trabajo que se está haciendo, la duración estimada que llevará esa unidad de trabajo, etc. Las tarjetas de los tableros de kanban virtuales a menudo presentan también capturas de pantalla y otros datos técnicos de valor para el destinatario de la asignación. Al permitir que los miembros del equipo vean el estado de cada elemento de trabajo en cualquier momento determinado, así como todos los detalles relacionados, se garantiza un aumento de la dedicación, un seguimiento completo y una identificación rápida de los factores que lo bloquean y de los que dependen.

Las ventajas de kanban

Kanban es una de las metodologías de desarrollo de software más populares adaptadas por los equipos ágiles en la actualidad. Kanban presenta varias ventajas adicionales en la planificación de tareas y el rendimiento de equipos de todos los tamaños.

Planificar la flexibilidad

Un equipo de kanban solo se centra en el trabajo que está en curso. Cuando el equipo finaliza un elemento de trabajo, saca el elemento siguiente de la parte superior del backlog. El propietario del producto tiene la libertad de establecer nuevas prioridades de trabajo en el backlog sin interrumpir al equipo, ya que cualquier cambio fuera de los elementos actuales de trabajo no afecta al equipo. Siempre que el propietario del producto mantenga los elementos de trabajo más importantes en la parte superior del backlog, el equipo de desarrollo tendrá la seguridad de estar aportando el máximo valor a la empresa. Así pues, no hacen falta las iteraciones de longitud fija que encontramos en scrum.

Consejo de experto:

Los propietarios del producto perspicaces siempre involucran al equipo de desarrollo cuando estudian la introducción de cambios en el backlog. Por ejemplo, si las historias de usuario de la 1 a la 6 están en el backlog, la estimación de la historia de usuario 6 se puede basar en la finalización de las historias de la 1 a la 5. Siempre es conveniente confirmar los cambios con el equipo técnico para no llevarse sorpresas.

Duraciones de ciclos reducidas

La duración del ciclo constituyen una métrica fundamental para los equipos de kanban. La duración del ciclo es la cantidad de tiempo que tarda una unidad de trabajo en viajar a través del flujo de trabajo del equipo, desde el momento en que se inicia el trabajo hasta que se lanza. Optimizando la duración del ciclo, el equipo puede realizar pronósticos con seguridad sobre la entrega del futuro trabajo.

Solapar conjuntos de aptitudes se traduce en tiempos de ciclo más cortos. Cuando hay una sola persona que posee un conjunto de aptitudes, esa persona se convierte en un obstáculo del workflow. Así, los equipos que se valen de buenas prácticas básicas como la revisión del código y la formación, ayudan a transmitir los conocimientos. Con las habilidades compartidas, los miembros del equipo pueden asumir trabajos heterogéneos, cosa que optimiza más aún el tiempo de ciclo. También favorecen que, si hay una copia de seguridad del trabajo, todo el equipo se puede volcar en él para que el proceso vuelva a fluir sin problemas. Por ejemplo, no solo los técnicos de control de calidad realizan pruebas. Los desarrolladores también arriman el hombro.

En un marco de kanban es responsabilidad de todo el equipo asegurar que el trabajo progresa de forma fluida.

Menos cuellos de botella

Las multitareas son un lastre para la eficiencia. Cuantos más elementos de trabajo haya en curso, más se cambia el contexto, lo cual entorpece el camino para finalizarlo. Por ello, un principio fundamental de kanban es limitar la cantidad de trabajo en curso. Los límites del trabajo en curso resaltan los cuellos de botella y los respaldos en el proceso del equipo debido a la falta de concentración, personas o habilidades.

Por ejemplo, un equipo de software típico podría tener cuatro estados de flujo de trabajo: Por hacer, En curso, Revisión del código y Hecho. Podrían optar por establecer un límite de trabajo en curso de 2 en el estado de revisión del código. Puede parecer un límite bajo, pero tiene un buen motivo: los desarrolladores normalmente prefieren escribir código nuevo que perder tiempo revisando el trabajo de otra persona. Un límite bajo alienta al equipo a prestar especial atención a las incidencias en el estado de revisión y a revisar el trabajo de otros antes de generar sus propias revisiones del código. En última instancia, con esto se reduce la duración del ciclo general.

Métricas visuales

Uno de los valores fundamentales es hacer un fuerte énfasis en la mejora constante de la eficiencia y la efectividad con cada iteración de trabajo. Los diagramas ofrecen un mecanismo visual para que los equipos se aseguren de seguir mejorando. Cuando el equipo puede ver los datos, es más fácil detectar obstáculos en el proceso (y eliminarlos). Hay dos informes que los equipos de kanban utilizan habitualmente: los gráficos de control y los diagramas de flujo acumulado.

Un gráfico de control muestra el tiempo del ciclo de cada incidencia, así como una media acumulada del equipo.

Consejo de experto:

El objetivo del equipo es reducir la cantidad de tiempo que tarda una incidencia en recorrer todo el proceso. Ver cómo se reduce la duración del ciclo media en el gráfico de control es un indicador de éxito.

Un diagrama de flujo acumulado muestra el número de incidencias que hay de cada estado. El equipo puede detectar bloqueos fácilmente al percibir un aumento del número de incidencias en cualquier estado determinado. Las incidencias en estados intermedios, como "en curso" o "en revisión", no se han lanzado aún al cliente, y un bloqueo en esos estados pueden aumentar la probabilidad de que se generen conflictos de integración en masa si el trabajo no se fusiona de forma ascendente.

Entrega continua

La entrega continua (CD) es la práctica de publicar trabajo para los clientes con frecuencia. La integración continua (CI) es la práctica de compilar y probar el código de forma automática y gradual a lo largo del día. En combinación, forman una canalización de CI/CD que resulta esencial para que los equipos de desarrollo (en especial, los de DevOps) puedan lanzar software más rápidamente, a la vez que se garantiza una gran calidad.

Kanban y CD se complementan perfectamente porque ambas técnicas hacen hincapié en la entrega del valor justo a tiempo (y una por una). Cuanto más rápido pueda un equipo entregar innovación al mercado, más competitivo será el producto. Los equipos de kanban se centran exactamente en eso: optimizar el flujo de trabajo hacia los clientes.

Scrum frente a kanban

Kanban y scrum comparten algunos de los mismos conceptos, pero tienen enfoques muy diferentes. No deben confundirse entre sí.

Cadencia

Sprints de longitud fija periódicos (por ejemplo, dos semanas)

Flujo continuo

Metodología de publicación

Al final de cada sprint, si lo aprueba el propietario del producto

Entrega continua o a discreción del equipo

Funciones

Propietario del producto, experto en scrum, equipo de desarrollo

No existen funciones. Algunos equipos cuentan con la ayuda de un orientador ágil.

Métricas clave

Velocidad

Tiempo del ciclo

Filosofía de cambios

Los equipos deben evitar cambios en la previsión durante el sprint. De lo contrario, se sacrifica el aprendizaje sobre la estimación.

Los cambios pueden suceder en cualquier momento.

Algunos equipos mezclan las ideas de kanban y scrum para formar "scrumban". De scrum toman los sprints de longitud fija y las funciones; de kanban, la atención a los límites del trabajo en curso y la duración del ciclo. Para los equipos que estén iniciándose en la metodología ágil, sin embargo, recomendamos encarecidamente elegir una metodología u otra y trabajar con ella durante un tiempo. Ya podrás hacer experimentos más adelante.

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Kanban: una breve introducción | Atlassian

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Una introducción a la metodología kanban para el desarrollo de software ágil y sus ventajas para el equipo ágil.

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Kanban Software for Agile Project Management

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Kanban es un método Lean, muy popular, de gestión del flujo de trabajo para definir, gestionar y mejorar los servicios que proporciona el trabajo de conocimiento. Te ayuda a visualizar el trabajo, maximizar la eficiencia y mejorar continuamente. El trabajo se representa en tableros Kanban, lo que te permite optimizar la entrega de trabajo a través de múltiples equipos y manejar, incluso los proyectos más complejos en un solo entorno.
Ejemplo de elementos básicos del tablero Kanban
Originario de la industria de fabricación, más tarde se convirtió en un método ágil utilizado por los equipos de desarrollo de software. Recientemente, está siendo reconocido por unidades de negocio en varios sectores.

A medida que más y más se oye hablar de Kanban, surgen múltiples preguntas:

¿Qué es exactamente Kanban?

¿Cuáles son los principios y las prácticas de Kanban?

¿Cuáles son las ventajas de adoptar Kanban?

Aquí exponemos lo más importante que debes saber sobre el método y su aplicación práctica.

Definición de Kanban y breve introducción

Definición de Kanban

La palabra japonesa "kanban", que significa "tablero visual" o "señal", se utiliza en el entorno de definición y mejora de procesos desde la década de 1950.

Fue desarrollado y aplicado por primera vez por Toyota como sistema de programación para la fabricación JIT ("Just In Time": "justo a tiempo").

Por otro lado, el término "Kanban" con mayúsculas es conocido y se asocia a la aparición del "Método Kanban", que se definió por primera vez en 2007.

La génesis de Kanban

Inicialmente, surgió como un sistema de programación para la fabricación JIT, antes mencionada, originado por el Sistema de Producción Toyota (TPS). A finales de los 40, Toyota introdujo este sistema en su producción.

Este enfoque representa un Sistema con un comportamiento "pull"; Esto significa que la producción se basa en la demanda de los clientes, en lugar de la práctica habitual de, producir bienes y llevarlos al mercado.

Este sistema de producción único, sentó las bases de la fabricación " Lean " ("Lean Manufacturing"). Su objetivo principal es minimizar las actividades de desperdicio/despilfarro ("waste") sin sacrificar la productividad.
El sistema Kanban original, Fuente: TOYOTA Global Website
El objetivo principal es crear más valor para el cliente sin generar más costes.

El método Kanban

A principios del siglo XXI, los principales actores de la industria del software se dieron cuenta rápidamente de cómo Kanban podía cambiar positivamente la forma de suministrar productos y servicios.

Con una mayor atención a la eficiencia y, aprovechando los avances de la tecnología informática, Kanban salió del ámbito de la industria del automóvil y se aplicó con éxito a otros sectores comerciales complejos como la informática, el desarrollo de software, la I+D y otros.

De hecho, lo que ahora reconocemos como el Método Kanban surgió a principios de 2007, siendo el resultado de años de pruebas, experiencia y esfuerzos conjuntos de las principales figuras de la comunidad Lean y Agile, como David J. Anderson, Dan Vacanti, Darren Davis, Corey Ladas, Dominica DeGrandis, Rick Garber y otros.

Puedes empezar a construir un sistema Kanban configurando el tablero Kanban más sencillo con tres columnas básicas: "Solicitado", "En curso" y "Hecho". Cuando se construye, gestiona y funciona correctamente, sirve como depósito de información en tiempo real, destacando los cuellos de botella dentro del sistema y cualquier otra cosa que pueda interrumpir las prácticas de trabajo sin problemas.
Pero, ¿cómo funciona el método Kanban?

Principios de Kanban

Antes de explorar los valores de Kanban con más detalle, nos gustaría establecer que el método en la forma que adoptamos y utilizamos hoy en día surgió debido a los esfuerzos de colaboración de muchas personas. La comunidad Kanban en expansión debería reconocer estas ideas y contribuciones como tales.

David J. Anderson, pionero en el campo de Lean/Kanban para el trabajo de conocimiento, y uno de los padres fundadores del método, ha formulado el método Kanban como: "Un enfoque de cambio, incremental y evolutivo, de procesos y sistemas, para las organizaciones de trabajo de conocimiento".

Se centra en "hacer las cosas", y sus fundamentos pueden desglosarse en dos tipos de principios y seis prácticas.

Examinemos cuáles son los principios de Kanban.

Principios de la gestión del cambio Principios de prestación de servicios

Comienza con lo que haces ahora

Centrarte en las necesidades y expectativas del cliente

Aceptar el cambio incremental y evolutivo

Gestionar el trabajo, no los trabajadores

Fomentar los actos de liderazgo a todos los niveles

Revisar periódicamente la red de servicios

Principios de la gestión del cambio

Combinando con los procesos ya establecidos, de forma no disruptiva, persiguiendo cambios evolutivos y la mejora continua. Veamos con más detalle los principios de gestión del cambio de Kanban.

Principio 1: Empezar por lo que haces ahora

Kanban ofrece la flexibilidad de utilizar el método sobre los flujos de trabajo, los sistemas y los procesos existentes, sin alterar lo que ya está en marcha. El método reconoce que los procesos, las funciones, las responsabilidades y los roles existentes tienen valor y, por lo general, vale la pena conservarlos. Naturalmente, pondrá de relieve los problemas que deben abordarse y ayudará a evaluar y planificar los cambios para que su aplicación sea lo menos invasiva posible.

Principio 2: Acordar un cambio incremental y evolutivo

El método Kanban está diseñado para encontrar una resistencia mínima. Fomenta la introducción continua de pequeños cambios incrementales y evolutivos en el proceso actual, mediante la aplicación de formas de colaboración y retroalimentación. En general, se desaconsejan los cambios radicales porque suelen encontrar resistencia por miedo o incertidumbre.

Principio 3: Fomentar los actos de liderazgo a todos los niveles

El liderazgo a todos los niveles, se deriva de las observaciones cotidianas de las personas y actúa para mejorar su forma de trabajar. Por insignificante que parezca, cada observación compartida fomenta una mentalidad de mejora continua (Kaizen), para alcanzar un rendimiento óptimo a nivel de equipo/departamento/empresa. Esto no puede ser solo una actividad a nivel de dirección.

Principios de prestación de servicios

Kanban pretende desarrollar un enfoque orientado a los servicios. Requiere que entiendas profundamente las necesidades de tu cliente, que crees una red de servicios en la que las personas se autoorganicen en torno al trabajo y que te asegures de que tu sistema evoluciona continuamente. Veamos con más detalle los principios de prestación de servicios de Kanban.

Principio 1: Centrarse en las necesidades y expectativas del cliente

La entrega de valor al cliente debe ser el centro de toda organización. Comprender las necesidades y expectativas de sus clientes, hace que se preste atención a la calidad de los servicios prestados y al valor que se crea.

Principio 2: Gestionar el trabajo

La gestión del trabajo en tu red de servicios, te permite potenciar la capacidad de las personas para autoorganizarse en torno al trabajo. Esto te permite centrarte en los resultados deseados sin el "ruido" creado por la microgestión de las personas que prestan los servicios.

Principio 3: Revisar periódicamente la red de servicios

Una vez desarrollado, un enfoque orientado al servicio requiere una evaluación continua para fomentar una cultura de servicio al cliente. Mediante el uso de revisiones periódicas de la red de servicios y la evaluación de las políticas de trabajo aplicadas, Kanban fomenta la mejora de los resultados entregados.

Prácticas Kanban

Cuando se pretende implantar el método Kanban, toda la organización debe tener cuidado con los pasos a dar en la práctica del mismo.
Para que la implantación sea un éxito, deben estar presentes seis prácticas básicas. Aunque dominarlas es vital, se trata de un proceso en evolución: cerca del 40% de las organizaciones admiten que la forma en que utilizan las prácticas Kanban todavía está madurando.

Echemos un vistazo más de cerca y entendamos cuáles son las seis prácticas de Kanban.

Visualizar el flujo de trabajo

Limitar el trabajo en curso

Gestionar el flujo

Explicitar las políticas de procesos

Aplicar bucles de retroalimentación

Mejorar en colaboración

1. Visualizar el flujo de trabajo

Un simple tablero Kanban

Para visualizar tu proceso con un sistema Kanban, necesitarás un tablero con tarjetas y columnas. Cada columna del tablero representa un paso en el flujo de trabajo. Cada tarjeta Kanban representa un elemento de trabajo. El tablero Kanban en sí, representa el estado real del flujo de trabajo, con todos sus riesgos y especificaciones.

Lo primero y más importante, es comprender lo que se necesita para que un elemento pase de ser una solicitud, a un producto entregable. Reconocer cómo fluye el trabajo a través del Sistema, te pondrá en el camino de la mejora continua al realizar cambios bien observados y necesarios.
Tablero Kanban digital con límites de WIP
Cuando empiezas a trabajar en un elemento X, lo sacas de la columna "Por hacer" y, cuando lo terminas, lo pasas a "Hecho". De este modo, puedes seguir fácilmente el progreso y detectar los cuellos de botella. Naturalmente, tu tablero Kanban puede tener una perspectiva diferente, ya que depende de necesidades y procesos específicos.

2. Limitar el trabajo en curso (WIP)

Una de las principales funciones de Kanban, es garantizar un número manejable de elementos activos en progreso en cualquier momento. Si no hay límites de trabajo en curso, no estás haciendo Kanban.

Cambiar el enfoque de un equipo a mitad de camino, generalmente dañará el proceso, siendo la multitarea una ruta segura para generar desperdicio e ineficiencia.

Limitar el WIP significa implantar un sistema "pull" sobre las piezas o el flujo de trabajo completo. Establecer un número máximo de artículos por etapa garantiza que una tarjeta sólo se "extraiga" a la siguiente etapa cuando haya capacidad disponible.

Este tipo de restricciones pondrán de manifiesto rápidamente las áreas problemáticas del flujo para que puedas identificarlas y resolverlas.

3. Gestionar el flujo

La gestión del flujo consiste en gestionar el trabajo, y no a las personas. Por flujo, entendemos el movimiento de los elementos de trabajo a través del proceso de producción, a un ritmo, predecible y sostenible.

Uno de los principales objetivos al implantar un sistema Kanban, es crear un flujo fluido y saludable. En lugar de microgestionar a las personas y tratar de mantenerlas ocupadas todo el tiempo, debes centrarte en la gestión de los procesos de trabajo y en entender cómo hacer, que ese trabajo pase más rápido por el sistema. Esto significará que tu sistema Kanban está creando valor más rápidamente.

4. Hacer explícitas las políticas de los procesos

No se puede mejorar algo que no se entiende. Por eso tu proceso debe estar claramente definido, publicado y socializado. La gente no se asociaría ni participaría en algo que no cree que sea útil.

Cuando todo el mundo está familiarizado con el objetivo común, puedes trabajar y tomar decisiones con un impacto positivo. Suficientes, visibles, bien definidas y sujetas a cambios cuando sea necesario, las políticas de trabajo tienen, el poder de impulsar la autoorganización de las personas.

5. Bucles de retroalimentación ("feedback")
Reuniones a nivel de equipo Reuniones orientadas al servicio
Para los equipos y las empresas que quieren ser más ágiles, la implantación de bucles de retroalimentación es un paso obligatorio. Garantizan que las organizaciones respondan adecuadamente a los posibles cambios, y permiten la transferencia de conocimientos entre las partes interesadas.

Kanban sugiere el uso de reuniones (bucles de retroalimentación) a nivel de equipo, así como de reuniones orientadas al servicio.

Un ejemplo de reunión a nivel de equipo, es la Reunión Kanban diaria del equipo para el seguimiento del estado y el flujo de trabajo. Ayuda a identificar la capacidad disponible y el potencial para aumentar el ritmo de entrega. Tiene lugar frente al tablero Kanban, y cada miembro cuenta a los demás lo que hizo el día anterior y lo que hará hoy.

Las reuniones orientadas al servicio en Kanban, como las reuniones de operaciones, de prestación de servicios y de riesgos, tienen como objetivo, sincronizar y mejorar la prestación de servicios. El resultado de estas revisiones, como la comprensión de lo que está bloqueando la prestación efectiva del servicio, debe servir como una entrada para la toma de decisiones para la mejora continua de la red de servicios.

Aunque las reuniones centradas y regulares con menos asistentes han demostrado ser una buena práctica, la duración ideal de las reuniones específicas de Kanban depende de su contexto, del tamaño del equipo y de los temas a tratar.

6. Mejorar en colaboración (utilizando modelos y el método científico)

La forma de conseguir una mejora continua y un cambio sostenible dentro de una organización, es mediante la aplicación colaborativa de cambios basados en métodos, información y métricas científicamente probadas.

Cultivar una cultura organizativa, en la que cada hipótesis tenga resultados positivos o negativos, es crucial para desarrollar una mentalidad centrada en la mejora a través del cambio evolutivo.

Las 6 principales ventajas de Kanban

Según el primer informe sobre el estado de Kanban, las principales razones para adoptar el método Kanban son, la necesidad de mejorar la visibilidad del trabajo y la mejora continua. Vamos a revelar algunas otras ventajas de utilizar Kanban.

Crédito de la imagen: State of Kanban

Mayor visibilidad del flujo

Mejora de la velocidad de entrega

Alineación entre objetivos y ejecución

Mejora de la previsibilidad

Mejora de la gestión de las dependencias

Mayor satisfacción del cliente

Mayor visibilidad del flujo

La idea básica de Kanban es visualizar cada elemento de trabajo. De este modo, el tablero Kanban se convierte en un eje central de información, y todo el mundo está en la misma visualización. Todas las tareas son visibles y nunca se pierden, lo que aporta transparencia a todo el proceso de trabajo. Cada miembro del equipo puede tener una rápida actualización del estado de cada proyecto o tarea.

Mejora de la velocidad de entrega

Kanban ofrece múltiples formas para que los gestores de proyectos puedan supervisar de cerca y realizar análisis informados de la distribución del trabajo. Con una visión clara sobre los elementos de trabajo completados durante un determinado periodo de tiempo, las etapas en las que las tareas pasan más tiempo y los cuellos de botella, son fáciles de identificar. Los equipos están capacitados para hacer frente a estos desafíos, para mejorar su flujo de trabajo y, en última instancia, su tasa de entrega.

Alineación entre los objetivos empresariales y la ejecución

Promoviendo la transparencia, fomentando la retroalimentación y las reuniones periódicas de revisión, las prácticas de Kanban permiten alinear los objetivos estratégicos de la empresa con el trabajo diario de los equipos. Esta alineación entre la dirección del negocio y la ejecución mejora la agilidad de una organización.

Permite que los equipos se adapten a las prioridades cambiantes y a las reorganizaciones, debidas a los cambios en el mercado o en las exigencias de los clientes.

Mejora de la previsibilidad

Una vez que crees un tablero Kanban y empieces a acumular elementos de trabajo en él, podrás entender tu proceso en profundidad, con las métricas de flujo. Analizar el tiempo que las tareas pasan en su flujo de trabajo (tiempo de ciclo / "cycle time") te permitirá mejorar sus predicciones sobre la cantidad de trabajo que puede entregar en el futuro. Comprender la consistencia de su tasa de entrega (rendimiento / "throughput") hará que sus previsiones sean más precisas y que sus decisiones se basen en datos históricos.

Mejora de la capacidad de gestión de la escala y las dependencias

La práctica intrínseca de Kanban a la visualización, también se aplica cuando se trata de mapear y gestionar las dependencias. Empezar con lo que se hace ahora significa, visualizar las dependencias actuales y gestionar el flujo entre ellas. La gestión de las dependencias proporciona, tanto información sobre el estado actual de un flujo de trabajo, como ideas de mejora.

Por otro lado, también permite una total transparencia para la gestión estratégica sobre el flujo de trabajo y los vínculos existentes entre los equipos.

Mayor satisfacción del cliente

El origen del método Kanban (el sistema "pull" en el que se basa), implica que el trabajo se realiza cuando hay una demanda. En otras palabras, Kanban te permite reducir el desperdicio de tiempo, trabajando únicamente, en las tareas que se necesitan en ese momento. Además, aplicando técnicas de visualización e introduciendo en el proceso límites de trabajo en curso, te asegurarás de que el resultado final se ajuste a las expectativas de tu cliente.

Scrum vs. Kanban

La diferencia más importante entre Kanban y Scrum es que el primero es un método, mientras que el segundo, es un marco de trabajo ("framework").

Kanban construye un modelo de entrega continua, en el que los equipos liberan valor tan pronto como están listos, mientras que Scrum organiza el trabajo en "Sprints".

La aplicación de uno u otro depende de la naturaleza de su proceso, sin embargo, puede decirse que Kanban ofrece un enfoque más "a medida" mientras que Scrum se basa en reglas predeterminadas.

Otra característica clave que distingue a ambos es, la mentalidad y los sistemas de creencias fundamentales de Scrum y Kanban.

Naturaleza

Kanban es un método adaptativo

Scrum es un marco prescriptivo

Principios

1. Empieza con lo que haces ahora
2. Acepta perseguir un cambio evolutivo
3. Fomentar los actos de liderazgo a todos los niveles
4. Centrarse en las necesidades del cliente
5. Gestionar el trabajo
6. Revisar periódicamente la red de servicios

1. Empirismo
2. Transparencia
3. Inspección
4. Adaptación

Reuniones/eventos

- Reuniones a nivel de equipo
- Reuniones orientadas al servicio

- Sprint con una duración fija
- Planificación del sprint
- Scrum diario
- Revisión del Sprint
- Retrospectiva del Sprint

Roles

- Gestor de prestación de servicios*
- Gestor de Solicitudes de Servicio*.
(*no se requieren roles predefinidos)

- Propietario del producto ("Product Owner")
- Scrum Master
- Equipo de desarrollo

Métrica

- Tiempo de ciclo
- Rendimiento
- Trabajo en curso

- Velocidad
- Capacidad planificada

Esquema de Portafolio Kanban
Aplicación de Kanban en toda la organización para la agilidad de la empresa

Por naturaleza, Kanban es un método adaptable que se puede aplicar en todos los niveles de la organización.

Puede utilizar tableros Kanban conectados, para mapear la gestión de sus carteras ("Portafolio") de proyectos y conectar la estrategia con la ejecución. Con la ayuda del concepto de Kanban de Portafolio, las organizaciones pueden cosechar los beneficios de los principios y prácticas de Kanban a través de múltiples niveles de gestión.

El enfoque de Portafolio Kanban se puede utilizar en cuatro formas diferentes:

Kanban de Portafolio a nivel de equipo

Kanban de Portafolio a nivel de proyecto/producto

Kanban de Portafolio a nivel de programa

Kanban de Portafolio a nivel estratégico

¿Cuáles son los principales términos de Kanban que debes conocer?

En esencia, Kanban es un método de trabajo que te ayuda a optimizar el flujo de valor, a través de sus flujos de valor, desde la ideación hasta el cliente.

Aunque parece una forma fácil de mejorar tus procesos de trabajo, Kanban es más que visualizar tu trabajo. Debes prestar atención a los detalles y familiarizarte con los términos y artefactos básicos de Kanban si quieres beneficiarte de la aplicación del método.

He aquí un breve glosario de Kanban que te ayudará a empezar.

Tablero Kanban: Un tablero Kanban es uno de los componentes clave del método Kanban y es, donde se visualizan todos los elementos de trabajo. Debe estar dividido en un mínimo de 3 columnas -Solicitado, En curso y Realizado - que representan las diferentes etapas del proceso.

Tarjeta Kanban: Las tarjetas Kanban representan los diferentes elementos de trabajo que se mueven a través de un tablero Kanban. Contienen detalles importantes sobre las tareas, como la descripción, el plazo, el tamaño, los asignados, etc.

Columnas: Dividen el tablero Kanban verticalmente, y cada una de ellas representa una etapa diferente del flujo de trabajo. Cada tablero Kanban tiene 3 columnas por defecto: Solicitado, En proceso, Hecho. Dependiendo de la complejidad de un proceso de trabajo, estas tres etapas pueden dividirse en muchas subcolumnas más pequeñas.

Carriles (de natación): Carriles horizontales que dividen un tablero Kanban en secciones. Los equipos los utilizan para separar visualmente diferentes tipos de trabajo en el mismo tablero y organizar juntas las tareas homogéneas.

Duración del ciclo: La duración del ciclo comienza en el momento en que una nueva tarea entra en la fase "en curso" de su flujo de trabajo, y alguien está realmente trabajando en ella.

Tiempo de espera: El plazo de entrega comienza en el momento en que se solicita una nueva tarea (no importa si alguien está trabajando en ella) y termina con su salida final del sistema.

Rendimiento: El número de elementos de trabajo que pasan por (completan) un sistema o proceso durante un periodo determinado. El rendimiento es un indicador clave que muestra la productividad de su equipo a lo largo del tiempo.

Trabajo en curso (WIP): Es la cantidad de trabajo en la que estás trabajando actualmente y que aún no está terminada.

Límites del trabajo en curso: Limitar el trabajo en curso significa limitar el número de tareas en las que tu equipo puede trabajar simultáneamente para evitar la sobrecarga y el cambio de contexto.

Clases de servicio: Conjunto de políticas que ayudan a los equipos ágiles a priorizar los elementos de trabajo y los proyectos.

Reuniones Kanban: Reuniones cíclicas que impulsan el cambio evolutivo y la prestación de servicios "adecuados".

Software Kanban: Se refiere a un sistema digital que permite la aplicación práctica de las prácticas y principios de Kanban para ser utilizado por varios equipos y organizaciones de todos los tamaños.

Kanban en pocas palabras

Un sistema Kanban, es más que notas adhesivas en la pared. La forma más fácil de entender Kanban es adoptar su filosofía y aplicarla a su trabajo diario. Si lees, entiendes y te identificas con sus principios básicos, la transición práctica te parecerá lógica e incluso inevitable.

La visualización del flujo de trabajo, el establecimiento de límites de trabajo en curso, la gestión del flujo, la garantía de políticas explícitas y la mejora continua, llevarán tu proceso mucho más allá de lo que podría pensar. Recuerda organizar bucles de retroalimentación regulares, y todas estas piezas juntas revelarán el verdadero poder de Kanban.

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En resumen

Tratar de aprender qué es Kanban puede ser difícil al principio, pero ahora que sabes lo que es, puedes aprovechar al máximo los principales beneficios de Kanban:

Los tableros Kanban físicos y digitales te ayudan a visualizar el trabajo

Kanban es fácil de adoptar y - sólo hay que empezar con lo que se tiene

Los límites de WIP te permiten ser más eficiente

Los principios y prácticas de Kanban ofrecen un camino evolutivo hacia la agilidad sin alterar los procesos actuales

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¿Qué es Kanban? Principales características y funciones

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Kanban es un método Lean, muy popular, de gestión del flujo de trabajo para definir, gestionar y mejorar los servicios que proporciona el trabajo de conocimiento. Te ayuda a visualizar el trabajo, maximizar la eficiencia y mejorar continuamente.

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Mejoramiento de procesos de manufactura utilizando Kanban

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Mejoramiento de procesos de manufactura utilizando Kanban

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Kanban. Metodología para aumentar la eficiencia de los procesos

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Kanban. Metodología para aumentar la eficiencia de los procesos

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Kanban. Metodología para aumentar la eficiencia de los procesos - 3Ciencias

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En el presente artículo se analiza la metodología Kanban y sus principales características. Busca conseguir un proceso productivo, organizado y eficiente.

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Kanban. Metodología para aumentar la eficiencia de los procesos

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Kanban : Visualizar el Flujo de Trabajo : Guía de expertos, el libro de kanban más barato

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Bibliografía:

Agile Project Management with Kanban. Eric Brechner. Microsoft Press.

PMBOK 6 y Agile Practice Guide.

Lean Thinking. Banish waste and create wealth in your organization. James P. Womack & Daniel T. Jones. Free Press.

Música:

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