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PROCEDIMIENTO CORRECTO PARA RECOGER DATOS PERSONALES EN CENTROS EDUCATIVOS

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PROCEDIMIENTO CORRECTO PARA RECOGER DATOS PERSONALES EN CENTROS EDUCATIVOS

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Gestión de calificaciones en centros de formación y colegios - GQdalya

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Es época deponer fin a una etapa del curso, de cerrar un ciclo, pero también de calificar,a todos esos alumnos que durante el curso han recibido formación y que en estos días se toman un descanso para empezar el año nuevo con aires renovados y habiéndole sacado partido a este 2018.

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TRATAMIENTO DE LAS IMAGENES DE LOS ALUMNOS

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TRATAMIENTO DE LAS IMAGENES DE LOS ALUMNOS

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Las imágenes de los alumnos son datos de carácter personal cuyo tratamiento está sometido a la normativa de protección de datos personales.

La normativa de protección de datos de carácter personal solo permite el tratamiento de datos personales cuando dicho tratamiento sea legítimo.

El Reglamento General de Protección de Datos establece que el tratamiento será lícito, entre otros supuestos, cuando el interesado de su consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para uno o varios fines específicos y cuando el tratamiento sea necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte.

En el ámbito educativo y en relación con las imágenes de los alumnos hay que distinguir dos tipos de tratamientos en función de si el tratamiento es necesario para el desarrollo de la actividad educativa.

Cuando la toma y tratamiento de imágenes se realiza por el centro con fines educativos, como la ficha personal, el expediente académico del alumno, trabajos escolares o evaluaciones, el centro está legitimado para el tratamiento sin necesidad de recabar el consentimiento de los alumnos o de sus padres o representantes legales.

Cuando la toma y tratamiento de las imágenes no se realiza por el centro como parte de dicha función educativa, como son los casos de la grabación de imágenes en clase, acontecimientos o actividades con el objetivo de difusión en revistas, prospectos o en la web o páginas de redes sociales del centro, será necesario el consentimiento de los interesados.

El consentimiento debe ser prestado por el alumno si es mayor de edad, y por sus padres o representantes legales en caso de que sean menores de edad.

El consentimiento debe ser prestado por ambos progenitores, y en el caso de los mayores de trece años, debe solicitarse su consentimiento junto con el de sus progenitores o representantes legales.

El consentimiento ha de prestarse tras haber sido informados los interesados, de forma concisa, transparente, inteligible y de fácil acceso, con un lenguaje claro y sencillo de: la identidad y los datos de contacto del responsable y, en su caso, de su representante, los datos de contacto del delegado de protección de datos, en su caso, los fines del tratamiento a que se destinan los datos personales y la base jurídica del tratamiento, los destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos personales, en su caso y de los derechos, el plazo durante el cual se conservarán los datos personales o, cuando no sea posible, los criterios utilizados para determinar este plazo, el derecho a revocar el consentimiento prestado y de los derechos que le otorga la legislación de protección de datos.

La captación y tratamiento de imágenes con el fin del desarrollo de la actividad educativa, como se ha dicho antes, no requiere del consentimiento del interesado o de su representante legal, pero cualquier comunicación o difusión de las mismas requiere consentimiento de los afectados, por lo que es recomendable que, si se pretende la comunicación por cualquier medio, se recabe previamente el consentimiento de los interesados o sus representantes legales, o que, en su caso, tales grabaciones sean accesible solo a los profesores, los alumnos o sus representantes legales.

El consentimiento ha de recabarse de forma expresa y es necesario poder acreditar que dicho consentimiento ha sido prestado, por lo que se hace necesario documentar la prestación del consentimiento.

Una vez prestado el consentimiento, éste será válido con carácter indefinido, aunque deberá recabarse de nuevo cuando el alumno alcance la edad de trece años y la mayoría de edad.

Habitualmente se plantean situaciones en los que pueden surgir dudas sobre la aplicación de la normativa sobre protección de datos y sobre la necesidad de recabar el consentimiento para el tratamiento de las imágenes de los alumnos, como son aquellas actividades y eventos, tales como las celebraciones de Navidad o fin de curso, o actividades lúdicas o deportivas, en las que los alumnos participan y que están abiertos a las familias.

En estos casos hay que distinguir diferentes supuestos.

Si la grabación y el tratamiento de las imágenes son realizadas por el propio centro, será de aplicación la normativa de protección de datos y será necesario que previamente se solicite y obtenga el consentimiento de todos los alumnos intervinientes, o de sus representantes legales, para grabar y difundir las imágenes. En este caso, además, es conveniente que las imágenes no se difundan de forma que sean accesibles al público en general, sino que sean accesibles sólo a los propios alumnos y sus familias, con la advertencia a éstos de que no está permitido la reproducción y difusión pública de las imágenes.

Si la grabación de las imágenes se lleva a cabo por las familias de los alumnos para uso privado y familiar, tal tratamiento está excluido de la aplicación de la legislación de protección de datos y no es necesario el consentimiento de los intervinientes, si bien es conveniente advertir que las imágenes captadas no deben ser objeto de difusión pública, pues en este caso sería necesario el consentimiento de los alumnos o de sus representantes legales.

Si la grabación de las imágenes la realiza un tercero, como por ejemplo una empresa que preste servicios de actividades culturales o extraescolares, hay que distinguir dos supuestos: si la grabación se realiza por encargo del centro educativo será éste quien tenga que recabar el consentimiento; pero si es el tercero es que realiza la grabación y tratamiento de las imágenes con fines propios, será este tercero quien deba obtener el consentimiento para el tratamiento de los alumnos o sus representantes legales.

Puede descargar el texto de esta entrada en el siguiente enlace: EL TRATAMIENTO DE IMAGENES DE LOS ALUMNOS POR CENTROS EDUCATIVOS.pdf

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EL TRATAMIENTO DE IMAGENES DE LOS ALUMNOS POR CENTROS EDUCATIVOS

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Las imágenes de los alumnos son datos de carácter personal cuyo tratamiento está sometido a la normativa de protección de datos personales. La normativa de protección de datos de carácter personal solo permite el tratamiento de datos personales cuando dicho tratamiento sea legítimo.

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¿Qué dice la normativa sobre el uso de imágenes con derechos de autor? ¿Y sobre la publicación de fotografías en las que aparezcan terceros? En este artículo respondemos a estas y otras cuestiones, y te dejamos un modelo de autorización para el uso de imágenes.

¿Qué es la autorización para la cesión de derechos de imagen?

La autorización para el uso de imágenes es necesaria para todas aquellas fotografías, videos, diagramas, gráficos, dibujos o representaciones gráficas que tengan derechos de autor.

Asimismo, en el caso de fotografías en las que aparezcan personas será necesario tener en cuenta los derechos de imagen y relativos a la protección de datos de dichas personas.

La autorización de derechos de imagen es un documento escrito en el que el autor de la fotografía o las personas que aparecen en ella dan consentimiento para la publicación o difusión de dichas imágenes. Al final del artículo tienes un modelo de esta autorización de protección de datos.

¿Debo requerir autorización para el uso de imágenes?

Siempre que se pueda reconocer a la persona fotografiada será necesario recabar su consentimiento informado para publicar fotos. En caso de que las personas no sean reconocibles, no será necesario.

Existen algunas excepciones a esta regla. Por ejemplo, no será necesario solicitar consentimiento cuando:

Las imágenes se van a usar con fines históricos, culturales, científicos o informativos de carácter relevante.

La imagen de la persona es accesoria y no resulta importante en relación al hecho, suceso o acontecimiento público sobre el que se pretende informar.

Sean fotografía de cargos públicos durante el ejercicio de sus actividades o en lugares abiertos al público.

Salvo estas excepciones, el consentimiento será obligatorio para cumplir la LOPD y el RGPD.

¿Necesito un consentimiento firmado para publicar fotografías con terceros?

Sí. De hecho, aunque estamos acostumbrados a publicar imágenes de otros casi sin restricciones en las redes sociales, lo legal sería solicitar su consentimiento RGPD. Esto incluye a fotos de excursiones, fiestas o en cualquier otro ámbito.

Hay que tener en cuenta que el derecho a la intimidad, el honor o la propia imagen de la persona siempre está por encima de los derecho del autor de la imagen, incluso aunque con su divulgación no persiga ningún fin económico.

Fotografías de empresa

Es frecuente que las empresas incluyan una cláusula en los contratos de sus trabajadores en las que el empleado otorga consentimiento para el uso de sus datos personales, lo cual incluye su imagen.

Sin embargo, el RGPD deja claro que esta cláusula solo será válida en caso de que estas imágenes sean usadas dentro del marco de la relación laboral, pero no si su uso tiene que ver con la relación de actividades comerciales o profesionales.

En este último caso, existen sentencias que han sentado un precedente, como la junio de 2017 de la Audiencia Nacional, que señala que el empleado siempre deberá otorgar consentimiento a la empresa para usar su imagen fuera de los límites del marco de su relación laboral.

¿Cuándo necesito el consentimiento de los clientes?

La empresa debe solicitar el consentimiento previo de los clientes siempre que vaya a publicar o divulgar sus imágenes, sin importar si han sido tomadas dentro o fuera de las instalaciones de la empresa. Este consentimiento debe ser por escrito.

En relación a esto, te puede interesar nuestro modelo de consentimiento de protección de datos.

Fotografías de menores

La autorización de derechos de imagen en adultos es obligatoria, pero los casos más especiales son aquellos en los que se trata de fotografías en las que aparecen menores de edad .

Los menores de edad son un grupo especialmente protegido en lo que se refiere a la protección de sus derechos fundamentales, lo cual incluye su derecho a la propia imagen, a la intimidad y al honor.

Para publicar, divulgar o compartir fotos de menores de edad (siempre que sean reconocibles), es obligatorio contar con la autorización de los padres o tutores, incluso si las imágenes tienen carácter accesorio.

Hay que tener en cuenta que se considera una vulneración del derecho al honor, la intimidad o la propia imagen del menor cualquier uso de su imagen que sea contraria a sus intereses o pueda suponer un menoscabo a su reputación. Y cabe destacar que esto aplica también aunque la imagen haya sido publicada con el consentimiento de padres o tutores legales.

¿Cuándo necesito el consentimiento de los padres?

Aunque la edad para la mayoría legal en España son los 18 años, los menores que tengan 14 años podrán prestar su consentimiento para la publicación de sus fotografías, siempre y cuando sean capaces de demostrar la madurez necesaria para ello.

En el caso de fotografías de menores de 14 años, siempre será necesario contar con la autorización de sus padres o de sus representantes legales.

¿Necesitas ayuda para cumplir la normativa referente al uso de imágenes?

En ese caso consulta nuestro modelo de autorización de derechos de imagen. Además, en nuestra web también puedes encontrar más información interesante como esta: plantillas autorización ley de protección de datos

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Modelo autorización uso de imágenes: Consentimiento y Derechos

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¿Qué dice la normativa sobre el uso de imágenes con derechos de autor? ¿Y sobre la publicación de fotografías en las que aparezcan terceros? En este artículo respondemos a estas y otras cuestiones, y te dejamos un modelo de autorización para el uso de imágenes.

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¿Tu centro escolar dispone de página web, un blog o redes sociales donde se comparten imágenes de los alumnos? ¿Pueden los familiares captar imágenes en el interior del centro?
Como ya comentamos en anteriores publicaciones, ver aquí, la utilización de la imagen de un menor está sujeta a la normativa sobre protección de datos, ya que la imagen se considera un dato de carácter personal, así como a lo previsto en la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, sobre protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, y en la Ley Orgánica 1/1996, de 15 de enero, de protección jurídica del menor.

En este post vamos a intentar resolver aquellas posibles cuestiones que plantea el tratamiento de las imágenes en los centros escolares, así como la forma correcta de gestionarlas para prevenir problemas y evitar conflictos legales. Para ello, vamos a referirnos fundamentalmente a las disposiciones recogidas en la normativa, así como de las recomendaciones que hace la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en su Guía para centros educativos (La Guía).
* Cuando las imágenes son captadas por los padres y familiares de los alumnos.
Es habitual que los propios padres y familiares de los alumnos hagan fotografías y graben vídeos en eventos o festivales, abiertos al público, en los que éstos participan.

En estos casos, en virtud del artículo 2.2c) del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y del 2.2a) de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), estamos hablando de que la captación de esas imágenes se corresponde, en principio, a una actividad exclusivamente personal y doméstica, y, por tanto, quedan excluidas de la aplicación de la normativa de protección de datos.

Es altamente recomendable, y así también lo recoge La Guía, que el centro advierta a los asistentes a los eventos de que se pueden grabar imágenes de los alumnos para su utilización exclusivamente personal, familiar y de amistad.

Además, los padres y familiares han de tener en cuenta que, para publicar este tipo de grabaciones en internet en abierto, deberán contar con el consentimiento de todos aquellos que aparecen en las imágenes, de sus padres o tutores si son menores de 14 años.

Ahora bien, ¿puede un centro prohibir que los padres y familiares hagan fotografías o graben vídeos de los alumnos en el interior del mismo?

No existe disposición legal, ni en lo dispuesto en la normativa en materia de protección de datos, ni en la Ley Orgánica 2/2006, de 3 de mayo, de Educación (Ley de Educación), que obligue a aplicar este tipo de medidas en los centros; ahora bien, ello no quita para que sean los propios centros los que decidan dentro de su política interna llevar a cabo tal prohibición, valorando previamente cuales serían los pros y los contras que la misma traería consigo.
* Cuando las imágenes sean captadas por el centro escolar.
En lo que a la normativa en materia de protección de datos se refiere, debemos partir de que existe el deber por parte del centro, de obtener el consentimiento del interesado para el tratamiento de sus datos de carácter personal, salvo en aquellos supuestos en que el mismo no sea exigible con arreglo a lo dispuesto en las leyes.

En este sentido, hay que diferenciar además quién va a captar las imágenes y, sobre todo, la finalidad para la que se captan:

- Para fines educativos: (trabajos, evaluaciones, etc.). El centro está legitimado para dicho tratamiento sin necesidad de obtener el consentimiento de los alumnos o de sus padres o tutores.
Entonces, ¿pueden los profesores captar imágenes de los alumnos para una actividad escolar?

En el marco de desarrollo de la programación escolar, los profesores pueden disponer la realización de ejercicios que impliquen la grabación de imágenes, normalmente de los propios alumnos. A estas imágenes sólo podrán acceder los alumnos involucrados en dicha actividad, sus padres, tutores y el profesor involucrado; y no se pueden difundir de forma abierta en internet. En estos casos el responsable del tratamiento no es el profesor, sino el propio centro escolar.

- Para que determinados eventos o actividades sean difundidos en la página web, blog, RRSS o cualquier otro medio de difusión: en este caso, el centro sí que necesita recabar el consentimiento de los interesados, a quienes se habrá tenido que informar con anterioridad de la finalidad de la recogida y de si las imágenes van a estar accesibles de forma indiscriminada o, sin embargo, si el acceso se va a limitar a la comunidad escolar. La Guía recomienda que la publicación en la web de los centros tenga lugar en un espacio privado, al que se pueda acceder mediante identificación y contraseña.

El RGPD no hace referencia directa al tratamiento de datos de menores, sino que por analogía, se aplica lo recogido en su artículo 8 en relación con la oferta directa a niños de servicios de la sociedad de la información: el tratamiento se considerará lícito cuando tenga como mínimo 16 años, y si es menor de esta edad, únicamente se considerará lícito si el consentimiento fue otorgado por el titular de la patria potestad o tutela sobre el niño, y solo en la medida en que se dio o autorizó. Asimismo, señala que los estados miembros podrán establecer por ley una edad inferior a tales fines, siempre que esta no sea inferior a 13 años.

Si acudimos a lo dispuesto en el artículo 7 de la LOPDGDD relativo al consentimiento de los menores de edad, el tratamiento de sus datos únicamente podrá ampararse con carácter general en esta legitimación cuando sea mayor de 14 años, exceptuando los supuestos en que la ley exija la asistencia de los titulares de la patria potestad o tutela para la celebración del acto jurídico en cuyo contexto se recaba el consentimiento. En caso de conflicto entre los progenitores sobre la grabación de las imágenes de sus hijos, deberá plantearse ante el juez competente en materia de familia para su resolución.

Debemos añadir que, si bien es cierto que la Disposición final décima de la novedosa LOPDGDD incluye alguna modificación en la Ley de Educación, esta no añade ni modifica ninguna cuestión respecto del uso de las fotografías que se realicen en los centros escolares.

Podemos ver que en este sentido hay distintas resoluciones ( R/02252/2015), ( R/02429/2016), ( R/02536/2015) de la AEPD, en las que se ha sancionado a centros escolares por haber difundido imágenes de menores sin haber obtenido el consentimiento correspondiente.
* Por terceros.
De nuevo hay que distinguir dos situaciones:
- Que las imágenes sean realizadas en el marco de un encargo del centro educativo: será el centro quien deba obtener el consentimiento de los alumnos o de sus padres o tutores.
- Que las imágenes sean realizadas por un tercero (empresa de actividades extraescolares, museo, exposiciones, un club deportivo, etc.) para sus propias finalidades.
En este caso, el tercero es el responsable del tratamiento de esas imágenes y deberá contar con el consentimiento previo de los interesados, bien recabándolo él mismo o bien a través del propio centro.

Tanto el equipo directivo, como los profesores y el personal administrativo en el ejercicio de sus funciones debe tener presente estas consideraciones en aras de mejorar la concienciación en esta materia en los centros escolares.

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Tratamiento de imágenes en los centros escolares con el RGPD y la LOPDGDD - Prodat

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¿Tu centro escolar dispone de página web, un blog o redes sociales donde se comparten imágenes de los alumnos? ¿Pueden los familiares captar imágenes en el interior del centro? Como ya comentamos en anteriores publicaciones, ver aquí, la utilización de la imagen de un menor está sujeta a la normativa sobre protección de datos, ya que la ...

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QUE DATOS PUEDEN RECOGERSE EN LOS CENTROS EDUCATIVOS

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QUE DATOS PUEDEN RECOGERSE EN LOS CENTROS EDUCATIVOS

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Protección de datos en centros educativos . Guía 2021 | AyudaLey Datos

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¿Cómo cumplir con la protección de datos en centros educativos? En esta guía te damos toda la información que necesitas para adaptarte al RGPD y la LOPDGDD.

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RECOGIDA DE DATOS EN LOS CENTROS EDUCATIVOS

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RECOGIDA DE DATOS EN LOS CENTROS EDUCATIVOS

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DERECHOS RELATIVOS AL TRATAMIETO DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

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DERECHOS RELATIVOS AL TRATAMIETO DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL