# data[].attributes.body
- Responsabilitats
- Participació
- Disponibilitat i optimitzaicó de recursos
- Convivència
- Salut i seguretat laboral (clima)
- Temps
- Incerteses per manca de definició del procediment

# data[].attributes.body
Nombre del Equipo y los miembros que lo componen

# data[].attributes.body
(max 140 caracteries) el motivo por el que se ha creado el equipo (Presente => Futuro)

# data[].attributes.body
3.1 Explicar la importancia del problema a tratar (max 500 caracteres)
3.2 Principales KPI's que muestren la relevancia (2 o 3)
3.3 Cómo se va a medir el éxito del proyecto

# data[].attributes.body
4.1 QUÉ > Qué se quiere conseguir
4.2 PARA QUÉ > Con qué objetivo
4.3 CÓMO > Cómo se va a realizar
4.4 QUIÉN > Quiénes son los stakeholders

# data[].attributes.body
Mirar el problema desde todas las perspectivas.
5.1 Proceso en grandes bloques
5.2 Lista de problemas
5.3 Lista de actividades del proceso
5.4 Lista de recursos que intervienen en el proceso
5.5 Tipos de Inputs (perfil de clientes, pacientes, demanda, pedidos)
5.6 Tipos de outputs (productos/servicios, destinos)
5.7 Matriz de actividades-recursos

# data[].attributes.body
Analizar el problema con datos y no percepciones
6.1 Proceso en detalle (Herramientas: Diagrama procesos/Swim Lane, Customer Journey, VSM, SIPOC)
6.2 Lista de datos necesarios
6.3 Toma de datos
6.4 Análisis de capacidad
6.5 Análisis de las causas raíz

# data[].attributes.body
Co-crear nuevas alternativas
7.1 Proceso ideal en detalle
7.2 Pizarra Kaizen: lista de mejoras
7.3 Esfuerzo mejoras: método camisetas
7.4 Alimentación del Backlog

# data[].attributes.headline
8. Plan de Acción (REPRESENTAR/MATERIALLIZAR)

# data[].attributes.subject
8. Plan de Acción (REPRESENTAR/MATERIALLIZAR)

# data[].attributes.body
Planificar las acciones de mejora
8.1 Planificación de Sprints
8.2 Definición de KPIs de seguimiento
8.3 Asignación de responsables

# data[].attributes.body
DEL PROJECTE: (sessió 5/05/21)
- Definir el procediment de les ACAE de forma consensuada i acceptada per tothom:
- Calenderització
- Terminis interns
- Terminis externs
- Necessitat d'informes o no?
- Simplifcació i sistemització
- Presentar i aprovar el procediment per la JGL.
DE LES ACAE'S:
- Facilitar la participació de la ciutadania i el teixit social
- Complir amb els terminis fixats
- Vetllar per la legalitat, seguretat per al seu desenvolupament
- Garantir els mitjans humans i materials disponibles
- Assegurar la convivencia, benestar del veinat i reduir l'impacte de les ACAE's sobre la zona

# data[].attributes.body
- Reduir els conflictes interns derivats de la tramitació
- Reduir els conflictes amb la organització derivats de la tramitació (què necessitem de qui organitza?)
- Agilitzar el procés i reduïr càrrega de treball (eficiència)
- Aconseguir correcta execució de les activitats (eficàcia)
- Gestió eficient dels recursos

# data[].attributes.body
- Coneixent de tot el procediment, destacant els punts forts i dèbils/conflictius
- Coneixent l'interès de cada membre del grup en el procés (què aporta o recull del qual?)
- Elaborant eines que facilitin la comprensió i execució del procediment:
- Fitxes dels espais
- Guia interna i comunicació
- Guia externa i comunicació
- Informes tipus segons les activitats
- Millorar el procediment del workflow
- Mitjans disponibles

# data[].attributes.body
- Organitzadors d'activitats (entitats, ajuntament)
- Població general
- Personal ajuntament implicat directament en el procediment d'autorització
- Personal ajuntament que és afectat per l'activitat, ja sigui pel seu control, proveïment logístic...

# data[].attributes.body
ATOPE

# data[].attributes.body
SMART (ESPECÍFICS, MESURABLES, REALITZABLES, REALISTES I A TEMPS)

# data[].attributes.body
Del projecte (fruït de les sessions):
- Producció de les eines previstes Sí/NO (ex. guies internes o externes)
[Miquel] - Assistència dels membres de l'equip a les sessions
...
De l'execució de projecte:
- Compliment dels terminis consensuats per al tràmit (en general i per fases) Sí / No

- Nombre de sol·licituds rebutjades i acceptades

- Nombre de queixes veïnals
...

# data[].attributes.headline
BLOC 1. Sol·licitud, documentació i derivació

# data[].attributes.subject
BLOC 1. Sol·licitud, documentació i derivació

# data[].attributes.body
1.1 Definir per a cada tipus d'activitat extraordinària l'antelació mínima de sol·licitud, per tal de garantir la correcta tramitació i execució.

# data[].attributes.body
1. Rotació de càrrecs. Secretariat i moderació
2. Formes d'intervenció intermitent, no per ronda.
3. Presa de decisions per consens o per majoria simple si no hi ha consens
4. Confiança i respecte
5. Poder expressar com ens sentim sense por
6. Crear ordre del dia
7. Marcar-se un objectiu diari
8. Temporatiltzar cada punt de l'ordre del dia
9. Puntualitat a l'inici i al final
10. Divertir-nos

# data[].attributes.body
1.2 Disposar, en el termini pactat per l'equip, d'unes guies explicatives de com funciona la sol·licitud d'una activ. extraord. per a facilitar que el teixit associatiu coneix el procediment.
1.3 Disposar, en el termini pactat per l'equip, d'unes guies explicatives de com funciona el procediment d'ACAE per a facilitar que el personal municipal implicat conegui el procediment.

# data[].attributes.body
1.4 Redissenyar, en el termini pactat per l'equip, els formats de la sol·licitud per a que les persones interessades aportin tota la informació que l'Ajuntament necessita per a tramitar l'autorització de l'activitat.

# data[].attributes.body
1.5 Millorar, en el temps pactat per l'equip, l'accessibilitat de la MAE evitant que les persones interessades hagin de buscar a un lloc diferent de la instància.

# data[].attributes.body
1.6 Assegurar, en el temps pactat per l'equip, l'estabilitat del sistema electrònic per fer la sol·licitud de l'ACAE
1.7 Millorar, en el temps pactat per l'equip, la usabilitat de la web (user friendly.)

# data[].attributes.body
Sessió 28/04/21
(S) Yolanda
(M) Francesc

# data[].attributes.body
Sessió 5/05/21
(S) Ricard
(M) Tina

# data[].attributes.body
(S) Ramón
(M) Olalla

# data[].attributes.body
1. Teixit associatiu
2. Sol·licitud
3. SIAE
4. (Consulta Alcaldia > partits polítics)
5. Dept Gestor (fa informe inicial) + OT
6. Dept. Participació (validació espai)
7. Sol·licitud d'informes tècnics + OT
8. Emissió Informes
9. Informe final
10. Revisió Decret (Secretaria)
11. Signa Regidor/a
12. Signa Secretari/a
13. Trasllat acord
14. Notificació Organitzador i Departaments afectats
15. Execució activitats

# data[].attributes.body
12/05/21

# data[].attributes.body
Ho fa el tècnic del dept gestor, s'hauria de modificar al workflow 12/05/21

# data[].attributes.headline
Validar el flux actual de la tramitació d'autorització (Miquel)

# data[].attributes.subject
Validar el flux actual de la tramitació d'autorització (Miquel)

# data[].attributes.body
12/05/21

# data[].attributes.body
12/05/21

# data[].attributes.body
1.8 Aconseguir que la derivació del SIAE al dept. gestor de referència de l'entitat sol·licitant sigui correcte i en el temps pactat.
1.9 Assegurar que les sol·licituds que es deriven disposen de la info i documentació necessària per a la tramitació de l'ACAE en el temps pactat

# data[].attributes.headline
Disposar llistat d'entitats amb el dept. de referència corresponent pel SIAE

# data[].attributes.subject
Disposar llistat d'entitats amb el dept. de referència corresponent pel SIAE

# data[].attributes.body
12/05/21

# data[].attributes.headline
Definir formulari per a la sol·licitud (no instància genèrica)

# data[].attributes.subject
Definir formulari per a la sol·licitud (no instància genèrica)

# data[].attributes.body
12/05/21

# data[].attributes.body
Departe validació espais Aram
Diagrama flux F, R, A
Sol informes G
Decret Olalla
Informes depart Miquel
Informes finals T i T
Informes inicials (Y)

# data[].attributes.headline
BLOC 2. Inici expedient i validacions: viable i oportuna

# data[].attributes.subject
BLOC 2. Inici expedient i validacions: viable i oportuna

# data[].attributes.body
2.1 Definir, en el temps pactat per l'equip, els departaments de referència de les diferents sol·licituds per assegurar que cap sol licitud queda sense gestionar.

# data[].attributes.body
2.2 Definir, en el temps pactat per l'equip, en inici el tipus d'expedient a tramitar (ACAE o CESP) en funció de les característiques de la sol·licitud per assegurar que tothom coneix i aplica el mateix criteri i s'inicia el tràmit correcte.

# data[].attributes.body
2.3 Validar per Alcaldia la realització de l'activitat sol·licitada en el termini pactat per l'equip
2.4 Verificar la no coincidència d'actes o activitats al mateix espai (ja sigui a equipaments municipals o a la via pública), prèviament a la tramitació de l'ACAE, revisant prèviament el calendari municipal d'activitats (agenda pública Outlook) per tal d'assegurar -ne la viabilitat, racionalitzar l'ús de recursos i vetllant per la convivència amb el veïnat.

# data[].attributes.body
2.5 Sistematizar, en el temps pactat per l'equip, la validació dels espais per les diverses tipologies d'ACAE per agilitzar aquest pas.

# data[].attributes.body
2.6 Fer, en el temps pactat per l'equip, la sistematització de les consultes prèvies necessàries per evitar informes desfavorables d'última hora i optimitzar el procés, els recursos i el temps emprat

# data[].attributes.body
2.7 Realitzar l'informe inicial, en el temps i contingut pactat per l'equip, per poder continuar de forma eficient i eficaç amb els tràmits corresponents a les autoritzacions d'activitats extraordinàries.

# data[].attributes.body
2.8 Millorar, en el temps pactat per l'equip, l'informe inicial tipus del workflow per a assegurar que conté tota la informació requerida per a continuar amb el tràmit.

# data[].attributes.body
3.1 Definir, en el temps pactat per l'equip, els informes necessaris: quins informes s'han de demanar o no segons l'activitat per evitar demanar informes innecessaris.

# data[].attributes.body
Sessió 19/05/21
(S) Albert
(M) Miquel

# data[].attributes.body
4.1 Establir, en el temps pactat per l'equip, uns criteris d'informes per departament consensuats, per definir de forma clara sobre què informa cada departament.

# data[].attributes.body
4.2 Establir uns informes tècnics tipus per optimitzar el temps i pròpia realització de l'informe.

# data[].attributes.body
4.3 Fixar en el temps pactat per l'equip els terminis fer realitzar els informes tècnics, per tal que es pugui realitzar l'informe final.

# data[].attributes.body
5.1 Establir, en el temps pactat per l'equip, que es realitza l'informe final, es fa i es revisa la proposta de decret i es signa el decret.

# data[].attributes.body
5.2 Revisar la documentació de l'expedient i el decret, amb una antelació mínima, per tal de garantir la signatura i l'enviament de les notificacions corresponents abans de la realització de l'activitat.

# data[].attributes.body
6.1 Disposar d'informació operativa (pràctica) de l'activitat
6.2 Establir coordinació in situ entre organització i diferents serveis per comprovar necessitats i mesures de seguretat (qui revisa que, quan i com)

# data[].attributes.body
(MVQ) L'esquema proposat pel Ramón crec il·lustra be el procés

# data[].attributes.body
(MVQ) Els que identifico des del punt de vista de la PC:
- Informació bàsica incompleta/ poc definit
- Informació Pla Emergència aportat incomplet
- Sovint es demanen fer informes de PC d'activitats de poc risc

# data[].attributes.body
(MVQ) Podria ser el Flux definit el 12/05/21 a la columna ANNEX??

# data[].attributes.headline
5.4 Lista de recursos que intervienen en el proceso

# data[].attributes.subject
5.4 Lista de recursos que intervienen en el proceso

# data[].attributes.body
(MVQ)
- Recursos humans (personal que tramita, gestiona recursos, verifica i controla, autoritza)
- Registre d'entrada
- BPM
(ABE). Per a l'execució de les ACAE:
- Departament de Compres
- Serveis municipal (gestionar ordres de treball)
- Brigada d'obres
- Servei de neteja

# data[].attributes.headline
5.5 Tipus de inputs (perfil de clientes, pacientes, demanda, pedidos)

# data[].attributes.subject
5.5 Tipus de inputs (perfil de clientes, pacientes, demanda, pedidos)

# data[].attributes.body
(MVQ)
- Entitat
- Departament municipal
- Entitat + Departament

# data[].attributes.headline
5.6 Tipus de outputs (productos/servicios, destinos)

# data[].attributes.subject
5.6 Tipus de outputs (productos/servicios, destinos)

# data[].attributes.body
(MVQ)
- Autorització per fer l'activitat
- Recursos materials (taules, carpes...)
- Serveis diversos (aigua, llum, residus...)
- Prevenció i Seguretat (policia, vigilància privada, ambulància, bombers...)
- Publicitat (difusió a mitjans, cartelleria...)

# data[].attributes.body
(S) Olalla
(M) Gregorio

# data[].attributes.body
1. Definir els grans blocs
2. Relacionar-los amb els objectius
3. Fer el check-out i definició de tasques(13.15 h)

# data[].attributes.headline
1. Sol·licitud, documentació i derivació

# data[].attributes.subject
1. Sol·licitud, documentació i derivació

# data[].attributes.headline
2. Inicia expedient i validacions: viable i oportuna

# data[].attributes.subject
2. Inicia expedient i validacions: viable i oportuna

# data[].attributes.body
7.1 Crear un sistema d'avaluació, en el temps pactat per l'equip, que permeti la valoració de l'execució de l'activitat.

# data[].attributes.body
Posar en ordre objectius (Olalla)
Preparar l'ordre del dia (Aram)
Definir bloc control i modificar diagrama (Miquel i Gregorio)
Modificar diagrama (Francesc)
Començar a pensar accions concretes punt 6 i 7

# data[].attributes.body
09.00 - 09.15. Check in
09.15h. Prioritzar objectius i desenvolupar les activitats dins de cada objectiu.
10.00h. Calendarització de tasques de la propera sessió.
10.50h. Check Out

# data[].attributes.body
(Secretariat i moderació)

# data[].attributes.headline
8. Afectació a via pública i Ordres de treball

# data[].attributes.subject
8. Afectació a via pública i Ordres de treball

# data[].attributes.body
Treballem en l'ordinari per aconseguir l'extraordinari

# data[].attributes.body
(S) Aram
(M) Tina

# data[].attributes.body
Pactar quina antel.lació és l'òptima, segons la tipologia d'ACAE o CESP.
Termini mínim per a qualsevol CESP o ACAE tenint en compte els tràmits mínims que segur s'hauran de fer.
Antel·lació amb la que la ciutadania haurà de fer la sol·licitud, per un CESP o una ACAE. Ho haurà de posar al formulari "intel·ligent" depenent de les opcions que marqui qui l'omple (problema amb les entitats que no tenen les competències o els mitjans digitals. Caldria formació).
Tenir en compte que els informes tècnics interns s'han d'emetre en 15 dies, i si calen informes d'altres AAPP, els terminis seran més grans.
Alguns terminis venen reglats (MVQ).
Proposta : que cada Servei o Departament digui quant temps necessita.

# data[].attributes.body
El·laboració de la guia externa. Serà el producte final de tot aquest treball.
Haurem de comptar amb SIT per el·laborar els formularis, i amb Comunicació pel disseny.
Haurà de contenir les fitxes dels espais.
Farem un índex o esquelet de la guia interna en format Word.
MVQ: penjarà a la carpeta compartida el material que tenim.
Especificar a la Guia qui podrà demanar un CESP o una ACAE ? Qualsevol entitat registrada ? si té una secció local no cal que tingui la seu a SVH.

Apart caldria fer Formació a les entitats en matèria de Protecció Civil, una formació bàsica per tothom

# data[].attributes.body
Fem un índex o esquelet de la guia interna en format Word . Treballarem al cloud.

# data[].attributes.body
A la nova web, es podrà posar com a tràmit específic (no hauran de fer una instància genèrica). El Francesc Sánchez de SIT preguntarà com es podria fer.
Recordar posar unes FAQS per a facilitar que la ciutadania ompli bé el formulari.
TPH: hauriem de tendir a aconseguir un formulari molt intel·ligent, com els de la Generalitat.
Proposta: preparem un esborrany en word al cloud

# data[].attributes.body
SIT ens haurà d'ajudar a garantir l'estabilitat del sistema. Relacionat amb la nova web.

1.6. Estabilitat Sistema (SIT)

1.7. Usabilitat web (SIT)

# data[].attributes.body
Tasca: que cada Departament interpel·lat digui quin tipus de consultes són més freqüents

# data[].attributes.body
- 09:45 Check in
- 09:50 Posada en comú de les tasques fetes (deures) i que haurem desat al cloud (esborranys del formulari i MAE en word, guió o esquelet de les guies, etc.).
- 10.10 Treball en grup en relació a les tasques fetes
- 11.10 Preparar l'ordre del dia de la setmana següent.
- 11.40 Decidir si farem subgrups de treball.
- 11:50 Check Out.

# data[].attributes.headline
BLOC 8. Afectació a via pública i Ordres de treball

# data[].attributes.subject
BLOC 8. Afectació a via pública i Ordres de treball

# data[].attributes.body
8.1  Millorar....
8.2

# data[].attributes.body
- Per tothom: Cal "alimentar" el full de tipologies d'activitat, com a pluja d'idees i un cop el tinguem el posem en comú i juntem o no conceptes
- MVQ preguntara a Salut i RMV sobre el tema alimentació del Formulari

# data[].attributes.body
(S) Yolanda
(M) Albert

# data[].attributes.body
Punts de debat 9/6/21:
- la MAE ja serà el propi formulari
- potser si el formulari és intel.ligent no caldrà distingir entre cessió o acae, sinó q serà el propi formulari qui ho pot guiar
- hi haurà documents q potser no podem demanar fins q no li diguem a la persona sol licitant q sí pot fer l'activitat. Això es podrà solventar si el formulari va redirigint. L'autorització pot ser condicionada a la presentació de determinada documentació, pex assegurança  o pla emergència ( preguntar Villa). Es pot indicar previament que caldrà aquesta documentació i q es comprometen a presentar aquesta documentació. Si hi ha documentació recent presentada per altres activitats dins del mateix any amb vigència suficient per no haver d demanar-la de nou, posant un check de q l'ajuntament ja té aquesta documentació i és vigent.
- q passa si falla el sistema? Donem alternatives? El formulari es pot tenir en paper per cas d'urgència. Tot i q el sistema ha de ser suficientment estable pq això no passi.
- la guia ha d ser el més senzill possible.es pot fer un resum o esquema.
- el punt 4 es podria fer amb un link pa són coses q poden canviar. No seria milllr posar tots els emplaçaments directament? Si estan categoritzats per barris o altres criteris podria facilitar la cerca. Podem o hem de diferenciar espais segons dimensions de l'activitat?
- al punt 5 cal recordar el rebut simbòlic del cost q té el q li han cedit. Tb del lliurament q es fa i després el q es retorna i com es retorna. Però caldria pensar en q hi hagin conseqüències pq sigui efectiu.

# data[].attributes.body
Punts de debat: 09/06/21
- qui pot sol licitar?entitats, grups formals, empreses, veïnat???
- llenguatge inclusiu
- data inici i finalització, q passa quan és un programa? Es pot fer un calaix per cada activitat com una mena de formulari paral.lel
- a més d tall d carrer cal dir si es necessita reserva estacionament o retirada d vehicles
- cal cuinar? És important incorporar-ho
- es reflexiona sobre com automatitzar la validació d'espais, potser s'ha de fer en la fase de consultes prèvies.
- recursos: i altres...cal valorar si es pot posar un límit. Tb és important posar només recursos q nosaltres tenim, tenir un inventari de material i lligar el q es demana amb el q hi ha disponible. Potser posar un calaix d'altres per si hi ha alguna cosa simple q no està pensada ( ex. Cinta discoteca). Si cal contractar empresa per poder tenir les eines tecnològiques necessàries, potser cal definir-ho com a proposta de millora o fins i tot proposta necessària. Però com sabrem el q hi ha quan el material encara no ha arribat al magatzem?no haurien d'entrar a la base de disponible fins q no es faci revisió i retorn al magatzem. El criteri de qui pot demanar ACAE i qui pot demanar material, no pot ser arbitrari.

# data[].attributes.body
12:20 h Check in
12.30 h Continuar posant en comú el que s'ha començat a la sessió del 9/6/21
13.15 h Ordre del dia sessió següent
13.25h Check out
---
.- Tenir en compte que s'ha de fer una presentació al final. Ens començaran a explicar com en dos setmanes.
.- Teo -- informa  a RRHH que els cursos estan molt bé, però es necessari que s'ha vigilar amb els tempus....
.- Formulari:
-  Gabi no posar el nombre de cadires i taules que tenim.
- Villa consulta d'altres formularis i pla d'emergències.
- Teo  formació amb les entitats per ensenyar com gestionar i normativa  ambi per les ACAES.
- Cada departament ha aportar per la confecció del formulari, el material que necessita o és necessari.
- Teo   les entitats visiten magatzem per veure quin material tenim.
-

# data[].attributes.body
(S) Francesc
(M) Villa

# data[].attributes.body
16/6/21
CLOUD https://cloud.svh.cat/login?clear=1