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Utiliza herramientas de comunicación como Slack, Microsoft Teams, o Discord para mantener una comunicación clara y regular. Establece horarios para videollamadas y reuniones periódicas para mantener a todos en la misma página.

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Comunicación para el trabajo en equipo | Alejandro Sierralta | TEDxUniNacionalIngeniería

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Emplea herramientas como Google Workspace (anteriormente G Suite), Microsoft Office 365, Trello, Asana, o Monday.com para gestionar proyectos, asignar tareas y colaborar en documentos de forma simultánea.

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✅ LAS MEJORES APPS DE TAREAS 2020 💥 como ser MAS PRODUCTIVO con 8️⃣ APPS de gestion de tareas

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Define roles, responsabilidades y plazos desde el principio. Utiliza herramientas de gestión de proyectos para asignar tareas específicas y asegurarte de que todos comprendan lo que se espera de ellos.

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Fomenta un sentido de pertenencia y colaboración mediante actividades virtuales como videoconferencias informales, juegos en línea, o chats grupales no relacionados con el trabajo para fortalecer las relaciones interpersonales.

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Consejos para lograr sentido de pertenencia

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El concepto de pertenencia es clave en las organizaciones actualmente y significa mucho más que solo la integración en un equipo o empresa: es un elemento crítico para el éxito tanto individual como colectivo. En Great Place To Work, estudiamos desde hace años el sentido de pertenencia de los colaboradores en las organizaciones, descubriendo su impacto profundo y multifacético en el desempeño, la innovación y la retención de talento.

Históricamente, muchas generaciones de ejecutivos han subestimado la importancia de este tema, operando bajo la premisa de que personas de diferentes orígenes se adaptarían sin problemas a la cultura preexistente de sus empresas. Sin embargo, esta perspectiva ha evolucionado, especialmente en el contexto de desafíos recientes como la pandemia y fenómenos como la Gran Renuncia o el Gran Despertar. Hoy existe una necesidad imperativa de fomentar una cultura de pertenencia que garantice el bienestar de los colaboradores como un pilar esencial para el éxito empresarial.

En Great Place To Work®, hemos descubierto que el sentido de pertenencia comienza con el compromiso de los líderes. En este blog, exploraremos cómo esta, se ha convertido en un componente integral para forjar lugares de trabajo exitosos y de bienestar.

¿Qué es el sentido de pertenencia en las organizaciones?

El sentido de pertenencia en las organizaciones trasciende la mera aceptación o aprecio por el rol profesional de una persona, pertenecer implica mucho más. Es la experiencia emocional y psicológica de sentir que uno es parte integral de su lugar de trabajo y donde la singularidad de cada colaborador no solo es aceptada, sino valorada y celebrada.

En Great Place To Work®, entendemos que pertenecer al lugar de trabajo es experimentar un sentido de seguridad y confianza, que permite a los colaboradores llevar su ser único y completo al trabajo. Es una acumulación de experiencias diarias que construyen esa sensación de estar en un entorno donde uno es verdaderamente valorado por quién es, más allá de lo que hace.

Esta idea de pertenencia se conecta estrechamente con los conceptos de diversidad e inclusión, al valorar todos los aspectos de la identidad de cada colaborador, ya sea su rol como padre o madre, su etnia, su orientación sexual o cualquier otra característica que lo hace único. En esencia, la pertenencia en el trabajo significa tratar a los colaboradores como miembros indispensables del equipo, alentándolos a mantener su singularidad dentro del grupo.

La relevancia de la pertenencia en el trabajo se apoya en teorías psicológicas fundamentales, como la jerarquía de necesidades de Abraham Maslow. Según Maslow y otros investigadores, la necesidad de pertenencia y amor se sitúa en el medio de la pirámide indicando que, una vez satisfechas las necesidades físicas básicas, las personas buscan naturalmente la conexión y la aceptación dentro de sus grupos sociales, incluido el entorno laboral. Esta necesidad de pertenencia es, por tanto, un aspecto esencial del bienestar humano, influenciando directamente la motivación, el compromiso y la satisfacción en el lugar de trabajo.

El sentido de pertenencia en las organizaciones es un factor clave para crear un ambiente de trabajo saludable y productivo. Al fomentar un entorno donde cada colaborador se siente valorado y aceptado en su totalidad, las organizaciones no solo mejoran el bienestar laboral de sus empleados, sino que también potencian su éxito colectivo.

¿Por qué es importante de fomentar el sentido de pertenencia?

Las investigaciones realizadas por Great Place To Work a lo largo de los años, demuestran la importancia crítica de fomentar un sentido de pertenencia en las organizaciones. La pertenencia no solo es fundamental para el bienestar individual de los colaboradores, sino que también tiene un impacto significativo en el rendimiento organizacional.

Estos son algunos de los beneficios de promover un fuerte sentido de pertenencia, basados en nuestras investigaciones y experiencias:

Mejora del rendimiento y creatividad: cuando los colaboradores sienten que pertenecen, su rendimiento y creatividad aumentan. La seguridad y la libertad de ser ellos mismos son catalizadores para la innovación y la eficiencia.

Mayor compromiso con el trabajo: los colaboradores que experimentan un sentido de pertenencia tienen 3 veces más probabilidades de sentirse motivados para ir a trabajar.

Ambiente laboral positivo: estos colaboradores son 3 veces más propensos a calificar su lugar de trabajo como divertido, creando un ambiente laboral más ameno y productivo.

Equidad: existen 9 veces más probabilidades de que crean que todos reciben un trato justo, reforzando la equidad en la organización.

Retención de talento: son 5 veces más propensos a desear permanecer en su empresa a largo plazo, reduciendo la rotación de personal.

Es crucial reconocer que muchas veces los empleadores no comprenden completamente la importancia de la pertenencia, lo que puede llevar a una desconexión en las estrategias de retención de talento. Las investigaciones muestran que la pertenencia es una de las principales razones por las que los empleados dejan su trabajo, aunque a menudo no se reconoce como tal.

¿Cómo medir y fomentar el sentido de pertenencia en el lugar de trabajo?

Medir los niveles de pertenencia es un proceso que requiere de un enfoque tanto cuantitativo como cualitativo. Debido a su naturaleza personal y sensible, es fundamental garantizar a los colaboradores que pueden compartir sus experiencias y opiniones de manera segura y honesta. Esto puede hacerse, por ejemplo, a través de:

Encuestas confidenciales: la realización de encuestas anónimas por parte de terceros es una herramienta efectiva ya que permiten a los colaboradores expresar sus sentimientos y experiencias de manera abierta y honesta, proporcionando datos valiosos y objetivos.

Análisis de datos cuantitativos: es crucial ir más allá de la retroalimentación cualitativa y basar las mediciones en datos concretos que reflejen la experiencia real de los empleados.

Construir Pertenencia en el Lugar de Trabajo

Crear un sentido de pertenencia efectivo en el lugar de trabajo es un proceso multifacético que involucra diversos pasos clave:

1. Imparcialidad en el liderazgo: es crucial que los líderes adopten un enfoque imparcial, tratando a cada miembro del equipo de forma justa y sin preferencias. Esta práctica contribuye a fomentar un entorno donde se valora y respeta a cada persona por igual.

2. Participación activa de los colaboradores en las decisiones: alentar a los empleados a contribuir en las decisiones estratégicas de la empresa potencia el compromiso y la pertenencia, ya que todos se sienten esenciales para el progreso y éxito corporativo.

3. Una comunicación clara y honesta: es esencial garantizar que la comunicación dentro de la organización sea transparente y directa. En pos de ello, proporcionar a todos los colaboradores acceso igualitario a la información fomenta la confianza y crea una base común de entendimiento.

4. Equidad en las oportunidades de ascenso: implementar un sistema de promociones transparente y justo que garantice igualdad de oportunidades para todos, reconociendo el mérito y el desempeño.

5. Celebrar los logros: es vital reconocer y festejar tanto los logros individuales como los del equipo. Esta práctica no solo refuerza la unidad y el espíritu comunitario, sino que también subraya el valor de cada aporte al éxito colectivo.

La creación de un sentido de pertenencia sólido en el lugar de trabajo no es solo una cuestión de moral o ética, es una estrategia inteligente de negocios. En un mercado en constante cambio y altamente competitivo, las organizaciones que valoran y aseguran que sus colaboradores se sientan parte integral de la empresa, disfrutan de una ventaja competitiva significativa.

¿Cuán fuerte es el sentido de pertenencia de los colaboradores en tu organización?

Conocer el sentir de tus colaboradores es fundamental para asegurar el bienestar laboral en tu organización. Great Place To Work® es la autoridad mundial sobre cultura organizacional y nuestra Encuesta de Clima te ayudará a descubrir insights y obtener un reconocimiento a la excelencia de la cultura de tu empresa. Obtené más información sobre la

Certificación™ de Great Place to Work® y potencia el sentido de pertenencia de tus colaboradores.

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Más que un trabajo: la importancia del sentido de pertenencia en las organizaciones

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Así es cómo los mejores lugares para trabajar fomentan el sentido de pertenencia y mejoran el rendimiento, la innovación y la retención de talento.

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Asegúrate de que la información y los recursos necesarios estén fácilmente accesibles para todos los miembros del equipo. Utiliza almacenamiento en la nube y herramientas de gestión de documentos para facilitar el acceso y la colaboración en archivos.

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Cómo almacenar archivos en la nube de forma segura: Google Drive

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La importancia de saber gestionar las expectativas de nuestros equipos de trabajo

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Todos sabemos que una adecuada gestión de expectativas no sólo fideliza al talento, sino que también promueve mayores niveles de motivación en los colaboradores, lo que influye de forma muy positiva en la cultura y clima de trabajo. Cuando los líderes no logran gestionar correctamente las expectativas de sus equipos, crece la incertidumbre, la frustración y la desconfianza. En cambio, cuando un líder genera un ambiente de autenticidad en donde pueden ponerse de manifiesto las expectativas y las

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La forma en la que te comunicas con tus clientes es clave, pues no se trata de hablar sin parar sino de conversar con soltura pero también saber escuchar. Por lo tanto, mejorar la habilidad de comunicarse es primordial para presentar un buen perfil y conseguir así cerrar un mayor número de ventas.

Recuerda que en mi membresía encontrarás contenido como este cada semana. Te animo a que les eches un ojo y, si te apetece, te suscribas.

Qué es la comunicación efectiva

La comunicación efectiva se basa en el hecho de que el ​ emisor (en este caso tú o tu equipo) comparta información, conocimientos e ideas, es decir, el ​ mensaje​; de la manera más comprensible posible para que el ​ receptor (el cliente o el público objetivo) le entienda. Para ello el emisor debe transmitir el mensaje con ​ claridad, escucha activa y también empatía ​.

¿Por qué es importante la comunicación?

Con buenas técnicas de comunicación efectiva, el mensaje llega sin problemas y no suele haber malentendidos. Para ello, el emisor debe ser creíble, coherente y tener autoridad sobre lo que está comunicando. Además, debe hablar de manera clara y concisa, con conceptos y datos claros que no dejen lugar a equívocos, como te explicaré más adelante.

La comunicación efectiva no entiende de canales, porque lo importante es que el mensaje llegue. Por eso, es perfectamente posible llevar a cabo una comunicación efectiva de manera escrita, oral e incluso mediante señas.

Este estilo de comunicación, traducido al sector empresarial, es especialmente importante para los comerciales, ya que un mensaje que se elabora de manera correcta, además de ayudarte a comunicar mejor los ​ beneficios de tu producto o servicio, también te ayudará a entender mejor las ​ necesidades o dudas ​de tus clientes potenciales; hecho que te conducirá a cerrar más y mejores ventas.

Pasos a seguir

Para que la comunicación que lleves a cabo con tus clientes sea efectiva, debes tener siempre presentes los siguientes aspectos:

Ser claro

Los ​ mensajes ambiguos no son una opción, por lo que tienes que ser lo más claro posible tanto en tu ​ expresión como en tu ​ pensamiento ​. Algunos ejemplos podrían ser no hablar demasiado rápido, practicar la pronunciación y la proyección de tu voz o evitar hacer referencia a contextos culturales que el receptor pueda no entender.

Hablar con propiedad

Debes tener cuidado a la hora de elegir tus palabras, pues deben adecuarse al ​ nivel de formalidad ​que tengas con el cliente en cuestión a la vez que han de ir acorde con tus ​ propósitos ​. En el caso de que el mensaje lo transmitas por escrito, es muy importante que cuides el formato, el contenido, la gramática y la ortografía si no quieres dar una mala imagen.

Ser conciso

Intenta reducir todo lo que puedas la ​ cantidad de palabras para que la claridad no peligre y ofrezcas la información que realmente es relevante. Si transmites un mensaje conciso arreglado en una ​ secuencia coherente ​, además de ahorrar tiempo, atraerás la atención de los clientes y estos lo entenderán más fácilmente.

Tener en cuenta el feedback

En el proceso de la comunicación, tanto el emisor como el receptor tienen la ​ misma importancia​. A veces, aunque haya habido un gran esfuerzo, el receptor se ve incapaz de aportar una ​ retroalimentación o el emisor no ​ interpreta bien sus comentarios. De esta forma, es crucial no tergiversar las palabras de tus clientes así como lo es también que tus mensajes no generen dudas.

Ser empático

Debes tener una ​ actitud abierta con los clientes e ​ intentar sintonizar con lo que ellos sienten y piensan. En la medida de lo posible, has de mostrar empatía para poder así ​ anticipar las reacciones de tus receptores y brindarles una mejor respuesta.

No olvidar la escucha activa

Una de las mejores características que puede tener un comunicador es ​ saber escuchar​, por lo que tienes que prestar mucha atención a lo que la persona o personas preguntan y dicen. Una buena táctica es ​ reafirmar lo que tu receptor ha respondido.

Controlar la comunicación no verbal

El ​ lenguaje corporal influye a la hora de transmitir el mensaje: el movimiento de tus manos o tu cuerpo, el contacto visual... Es importante que tu ​ postura ​sea relajada y que uses un ​ tono amistoso, la cual cosa te hará parecer más ​ cercano e inducirá a los clientes a hablar contigo de forma abierta. Por otro lado, mientras hablas, también debes prestar atención a las ​ señales no verbales de los receptores ​, pues estas te revelarán cómo se siente la persona y te ayudará a saber cómo seguir el proceso de comunicación.

Hablar con respeto

Si hay respeto, hay más compromiso​. El simple hecho de llamar a esa persona por su nombre ya hace que esta se sienta ​ apreciada ​, así que céntrate en hacerla sentir cómoda a la vez que importante sea por el canal que sea (correo electrónico, redes sociales, teléfono...).

Recomendaciones

Las ventas no suelen cerrarse enseguida, sino que la mayoría de los tratos se consiguen después de varias reuniones o conversaciones con el cliente. Así pues, es importante que cada una de las interacciones vaya acompañada de una comunicación efectiva. Algunos consejos para mejorarla pueden ser:

Aprender a leer entre líneas

Entender lo que tus clientes ​ no dicen es clave para identificar su ​ mensaje real ​. Y es que formular las preguntas en base a la situación puede ser decisivo para cerrar la venta.

Recurrir a ejemplos o anécdotas

Para ser ​ persuasivo ​no basta con hablar de forma retórica e incluir frases ocurrentes. Contar anécdotas o dar ejemplos específicos para apoyar lo que se intenta transmitir es un recurso que suele llamar la atención y​ convencer ​a la gente.

Demostrar los conocimientos especializados

Cuando vendes para una industria en concreto, debes conocer las ​ audiencias​, sus comportamientos, actitudes y patrones de compra. Por lo tanto, tener una conversación profunda en la que demuestres tanto la cantidad como la calidad de tus ​ conocimientos, hará que los clientes te vean como un experto y tenderán a confiar más ​ en ti o tu empresa.

Transmitir confianza

En cualquier tipo de negocio hay un porcentaje de riesgo aunque si lo transmites de la forma correcta, manifestándolo positivamente junto a información verídica, lograrás cerrar más ventas. Debes destacar las ​ características valiosas de tu producto o servicio a tus clientes y hacerles saber que también tienen ​ poder de decisión ​, por ejemplo, en la cancelación o duración del trato.

Persistir pero no importunar

La línea entre estas dos acciones es muy fina. Ser muy ​ insistente con tu cliente cuando no obtienes una contestación probablemente hará que este se retire. Así pues, si no recibes respuesta, una buena opción es ​ cambiar el enfoque​: enviar un correo diferente a cada persona, cambiar el encabezado, hacer call to actions más simples... Si quieres saber qué es un ​ call to action ​y cómo hacerlo, puedes consultarlo aquí.

Ser asertivo

La asertividad es un plus en toda comunicación, y ayuda a que el mensaje llegue a su destinatario dentro de un clima agradable. Con una actitud asertiva en una conversación, los dos interlocutores suelen estar dispuestos al diálogo, por lo que es mucho más fácil que la situación esté calmada, no se malinterpreten mensajes y no se llegue al conflicto.

Conclusión

En resumen, la comunicación efectiva es un ​factor clave en la ventas e influye mucho a la hora de ​cerrar tratos​. Potenciarla dentro de tus posibilidades y empezar a practicar lo antes posible te conducirá a un ​ mejor desempeño y, por consiguiente, tu empresa obtendrá un​ mayor éxito ​.
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Debido al brote de COVID-19, varios países se encuentran en cuarentena a nivel nacional o han cerrado sus fronteras. Esta situación hace que sea más importante que nunca quedarse y trabajar desde casa usando herramientas de colaboración online, para así limitar cualquier contacto directo con las personas.

Cuando se trabaja desde casa durante estos tiempos difíciles, puede ser confuso y estresante. Pero no hay nada que temer. Con ciertas herramientas colaborativas puedes seguir en contacto con tus colegas y hacer una transición sin problemas al trabajar desde casa.

Te dejamos nuestra lista con las mejores herramientas de colaboración en línea que vale la pena consultar.

Slack es una de las herramientas de colaboración en línea más populares entre las empresas y los equipos. Tiene mensajería instantánea y puedes crear canales privados o públicos para equipos y proyectos.

Puedes tardar un tiempo en acostumbrarte a la interfaz, ya que hay muchas opciones y configuraciones. Pero usarás principalmente la barra lateral izquierda donde se encuentra la lista de tus canales y la columna de chats. La pantalla creará una tercera columna si deseas ver un hilo publicado o los detalles de un usuario o de un canal.

Hay configuraciones que puedes aplicar a los mensajes que deseas publicar, como insertar enlaces a tus textos o cambiarlos a formato de código. Además, los mensajes que mandas a un chat también son editables.

También puedes compartir archivos como imágenes, documentos y videos, desde tu computadora o Google Drive. O bien, conversar con sus compañeros de trabajo mediante llamadas de audio o video y uso compartido de pantalla.

Estas son algunas de las ventajas de usar Slack:

Tiene versiones de escritorio, web y móvil.

Integración de aplicaciones: Gmail, Google Calendar, Office 365, Trello y más de 2000

Los mensajes se pueden buscar y se pueden destacar o anclar

Puedes personalizar las notificaciones según tus necesidades.

Rutina y comunicación automatizada con su generador de Workflow

Asegura tu información y datos a través de la autenticación de dos factores y el inicio de sesión único (SSO) basado en SAML

La versión gratuita es lo suficientemente potente como para comenzar. Pero, si necesitas medidas de seguridad, mayor almacenamiento, llamadas grupales, soporte y otras características adicionales, deberás comprar sus planes pagos. El Standard y Plus cuestan $6.79 y $12.76 por persona/mes, respectivamente.

Como herramienta de gestión de proyectos y colaboración en línea, Trello es una de los mejores. Se basa en la idea de tarjetas de tareas en listas que se colocan en tableros. La función de arrastrar y soltar también hace que el proceso sea sencillo.

Puedes invitar fácilmente a colegas a los foros a través de sus nombres de usuario, correos electrónicos o compartiendo un enlace de invitación. También hay opciones de visibilidad para las juntas: privadas, de equipo, de organización y públicas. También es posible personalizar el fondo y los colores de los tableros.

Las tarjetas pueden asignarse a un miembro del equipo, etiquetarse, tener listas de verificación, fechas de vencimiento y archivos adjuntos. Además, puedes agregar potenciadores o complementos como Dropbox, Google Drive, Slack y muchos más.

Los beneficios de usar Trello son:

Tiene selecciones de plantillas de tablero pre-elaboradas.

La interfaz es fácil de usar.

Tiene una aplicación móvil disponible para iOS y Android

Cuenta con Butler, un workflow automatizado incorporado

Utiliza autenticación de dos factores, incluso para su plan gratuito

Si te registras de forma gratuita, obtendrá ilimitados tableros personales, tarjetas y listas. Sin embargo, para mayor seguridad, más tableros de equipo y potenciadores ilimitados, debes inscribirte en los planes premium.

El plan Business Class cuesta $9.99 por persona/mes. Para Enterprise, el precio va desde $5.92 hasta $20.83, dependiendo de la cantidad de usuarios.

Github es un servicio de alojamiento de repositorio git dedicado al control de versiones (seguimiento de cambios), principalmente de códigos. Es una de las herramientas de trabajo colaborativo en línea más utilizadas entre los programadores.

Sin embargo, los equipos de diferentes nichos también pueden usar esta herramienta para administrar tareas y rastrear su productividad. Dado que los proyectos se actualizan en un solo lugar y son transparentes, los gerentes pueden seguir su progreso con facilidad.

Puedes crear issues para el equipo y llevarlos a diferentes tableros y escritorios de proyectos. Los colaboradores pueden asignarse a sí mismos en un issue, comentar, agregar enlaces, insertar código o cerrar el issue.

Sus otras ventajas son:

Ilimitados repositorios privados y públicos

Hay una visión del repositorio que muestra las tendencias y los datos de la actividad.

Tiene hitos, páginas y wikis.

Actualizaciones de seguridad automatizadas.

Github para equipos te costará $9 por usuario/mes con $25 para los primeros cinco usuarios. Este paquete viene con la adición de autenticación de dos factores, discusiones en equipo, organización y administración del equipo, además de control de acceso basado en roles.

NextCloud es una plataforma de productividad autoalojada, lo que la hace ideal para empresas que necesitan seguridad adicional. Dado que los datos se almacenarán en tu propio servidor, se minimizan las fugas y otros riesgos de seguridad.

Con esta herramienta de colaboración, puedes administrar tu calendario, archivos, correos electrónicos, contactos, actividades y cargas multimedia en un solo lugar. También es posible crear, compartir, dejar comentarios y editar documentos con los miembros del equipo.

Hay un tablero de tareas incorporado similar a Trello, donde puedes insertar tarjetas de tareas y asignarlas a personas. Las funciones de chat y videollamadas también están integradas para que puedas tomar notas fácilmente en una reunión en línea.

Los otros puntos principales de NextCloud son:

Es de código abierto

La interfaz de usuario es limpia e intuitiva.

Puedes automatizar tareas repetitivas

Las funcionalidades se pueden ampliar a través de aplicaciones

Las versiones de escritorio y para móviles están disponibles

Si planeas usar NextCloud, puedes alojarla en el servidor Cloud hosting de Hostinger por al menos $9.99 al mes.

Google Docs es una de las herramientas colaborativas en línea más populares. Permite a los equipos colaborar en la creación, edición y uso compartido de documentos. La interfaz es como la de cualquier otro editor de texto, con una barra de herramientas en la parte superior y el documento en sí.

Puedes sugerir ediciones, además de dejar comentarios y etiquetar a los miembros del equipo. Las alertas por correo electrónico se les envían automáticamente, por lo que no tienes que notificarles nada manualmente.

Puedes compartir documentos a través de un enlace o correo electrónico. Como creador o administrador, también puedes configurar el archivo para que solo pueda ser visto, permitir que las personas comenten o que sea editable.

Sus funciones se pueden ampliar a través de complementos, como SEMrush, Grammarly y muchos más.

Estos son los beneficios de usar Google Docs:

Tiene historial de revisiones y edición en tiempo real

Disponible en modo offline

Admite la escritura de Google Voice

Se puede descargar en iOs y Android

Esta herramienta de colaboración online no solo es gratuita y fácil de usar, sino que también es excelente y conveniente para proyectos que se centran en crear contenido.

Google Spreadsheets, también tiene las mismas funciones básicas que Google Docs. Puedes crear hojas de cálculo en línea, editar y compartir archivos con los miembros de tu equipo.

Todos los cambios se guardan automáticamente y los historiales de revisión se ordenan por fecha y por quién realizó el cambio. Las hojas también se pueden editar sin conexión y se sincronizarán automáticamente una vez que vuelvas a estar en línea.

También es flexible y potente, así que puedes usarlo como herramienta de gestión de proyectos y rastreador de objetivos para tus equipos. Sin embargo, necesitarás tener conocimientos técnicos previos sobre cómo usar sus funciones.

Otras ventajas de las hojas de cálculo de Google son:

Tiene plantillas pre-elaboradas para presupuestos, horarios y mucho más.

Cuenta con una amplia colección de funciones integradas.

Está disponible en versión móvil

Cuenta con integración de Google Forms y Google Docs

Esta herramienta gratuita de colaboración en línea es más de lo que parece. Sus funciones también se pueden ampliar con complementos como Google Analytics y Lucidchart.

Monday es una herramienta de gestión de proyectos que se basa en mensajes instantáneos y tableros de tareas. Tiene una interfaz limpia y visualmente atractiva que hace que la creación y finalización de proyectos sea clara para todos los involucrados.

Las plantillas personalizables prefabricadas más la función de arrastrar y soltar te facilitan el comenzar a construir el flujo de trabajo de tu proyecto. Puedes personalizar campos para los aspectos de marca y tableros hasta perfiles de usuario.

Las tareas y los proyectos son rastreables por tiempo y fechas de vencimiento. También hay automatización para actividades recurrentes. Además puedes comunicarte con tus compañeros de equipo utilizando la función de mensajería instantánea en sus tareas asignadas.

Al usar Monday.com, hay:

14 días de prueba gratis y 30 días de garantía de devolución de dinero

Video tutoriales para nuevos usuarios

Aplicaciones móviles disponibles

Integraciones para ampliar su funcionalidad: Gmail, Slack, Google Calendar, Github y muchos más.

Perspectivas e informes que se muestran en gráficos y líneas de tiempo

Monday utiliza el cifrado TLS y AES para medidas de seguridad, y siempre puedes activar la autenticación de dos factores.

El precio de los planes premium varía, dependiendo de la cantidad de usuarios. Su paquete básico oscila entre $39 y $799 por usuario/por mes.

Asana es una de las herramientas de colaboración en línea más utilizadas, con una interfaz visualmente atractiva y una versión freemium. Tiene una función de arrastrar y soltar que hace que trabajar sea muy fácil.

Los tableros son muy útiles para las listas de tareas y las tareas asignadas. Una tarea también puede estar en múltiples tableros. La línea de tiempo es una excelente manera de rastrear el progreso de tu proyecto, mientras que Calendar mantiene tus horarios online.

La carga de trabajo es una característica estadística que puedes usar para asegurarte de que los miembros del equipo no tengan exceso o falta de trabajo. El Portafolio es como la base, donde puedes seguir el progreso de la empresa.

Esta herramienta elimina el uso de correos electrónicos ya que las notificaciones se pueden configurar para la comunicación en tiempo real en torno a tus tareas y los proyectos de los que formas parte.

Estos son algunos de sus beneficios:

Certificado SOC 2 Tipo II

Integración de aplicaciones: Tableau, Office 365, Slack, Power BI y muchas más.

Múltiples espacios de trabajo

Versión móvil disponible (Android e iOs)

La automatización se usa para simplificar el proceso, ahorrando tiempo y reduciendo errores

La versión gratuita te permite colaborar con 15 miembros como máximo. Los planes pagos tienen una prueba gratuita de 30 días, pero debes ingresar la información de tu tarjeta de crédito.

El plan Premium cuesta $10.99 por usuario/mes, y el Business cuesta $24.99 por usuario/mes. Se te proporcionarán herramientas avanzadas de gestión de proyectos e informes, además de soporte prioritario.

Basecamp es una plataforma de gestión de proyectos que ofrece colaboración y comunicación todo en uno. Puede dividir su trabajo en proyectos separados, cada uno con las personas involucradas, tareas, archivos y debates.

Hay herramientas como un tablero de mensajes para anuncios, un chat grupal y un programador para ayudarte con el flujo de trabajo. Tiene funciones como seguimiento del tiempo y la conversión de correos electrónicos en listas de tareas pendientes.

Otras ventajas de Basecamp son:

Preguntas recurrentes automatizadas a tus compañeros de equipo

Las herramientas se pueden renombrar o desactivar

Configuraciones de notificaciones personalizables

Un tablero de resumen de actividades para gerentes y un menú de tareas para cada empleado

Basecamp Personal es gratuito pero tiene funciones limitadas. Es útil para uso ligero, uso personal, autónomos y estudiantes. Obtendrás tres proyectos, 1GB de espacio y puedes tener hasta 20 miembros.

Para proyectos, clientes y usuarios ilimitados, plantillas, almacenamiento de 500 GB, base de la empresa y soporte prioritario, deberás actualizar a un plan de negocios. Te costará $99 por mes fijo.

Microsoft Integrado con Office 365, Microsoft Teams combina mensajes grupales con videoconferencias, almacenamiento de archivos y archivos adjuntos. Los miembros del equipo pueden trabajar juntos en varios tipos de archivos de Word, Excel, OneNote, Sharepoint y otros servicios de Microsoft.

Una gran característica de esta herramienta de colaboración es que puedes personalizarla según tus necesidades. Puedes tener salas de chat dedicadas a diferentes equipos, pestañas personalizadas para información y aplicaciones de acceso frecuente. Si no deseas comenzar desde cero, puedes usar las plantillas pre-elaboradas.

También hay configuraciones para el acceso de invitados ya que las personas externas a tu equipo pueden unirse a reuniones o ver ciertos archivos.

Los beneficios de usar Microsoft Teams son:

Autenticación multifactor para seguridad

Traducción de mensajes en línea para personas que no hablan inglés

Hay 24 bots asistentes con una variedad de funciones.

Barra de comandos que funcionan como accesos directos a diferentes tareas

Se puede usar en cualquier dispositivo: Windows, Mac, Linux, Android e iOS

Para obtener Microsoft Teams, deberás registrarte en Office 365. El paquete Business cuesta $8.25 por usuario/mes. Para el Business Premium que cuesta $12.50 por usuario/mes, puedes obtener una prueba gratuita durante un mes.

Si tu negocio está muy centrado en las videoconferencias, GoToMeeting es una de las mejores herramientas de colaboración online para usar. Lo bueno es que los participantes no necesitan tener una cuenta para unirse a una reunión.

Con esta herramienta, puedes organizar reuniones en línea en HD y audio de alta calidad. Los miembros del equipo pueden unirse a las reuniones marcando una línea de conferencia o simplemente contestando el teléfono usando la función Llámame. La opción de compartir pantalla también está disponible.

Otras ventajas de usar GoToMeeting son:

Organiza reuniones ilimitadas sin límites de tiempo

Crea un enlace permanente para reuniones regulares

Los datos están protegidos con autenticación basada en el riesgo, centros de datos certificados SOC2, SSL y cifrado AES-265 Bit.

Únete u organiza reuniones sobre la marcha utilizando aplicaciones móviles (Android/iOS)

14 días de prueba gratuita y atención al cliente 24/7 a través de la web o por teléfono

El plan Professional por $12 por mes tiene las herramientas esenciales que necesitas para organizar reuniones, incluidas las funciones mencionadas anteriormente. Sin embargo, solo puedes albergar a 150 participantes.

Si tu equipo es más grande (máximo 250) y necesitas servicios adicionales como grabación ilimitada en la nube, transcripciones e integración de complementos, tendrás que cambiar de plan. El plan de negocios le costará $16 por mes.

Como parte del ecosistema de G Suite, Google Hangouts es una herramienta de colaboración en línea que puede ser muy útil cuando trabajas desde casa. Puedes crear un grupo de mensajes para tu equipo o hacer llamadas de audio/video. Es ideal para conferencias en línea.

Se pueden crear grupos de chat separados para diferentes equipos o proyectos. Además, los historiales de chat se guardan en línea, por lo que siempre puedes volver a revisarlos.

La interfaz es sencilla, limpia y clara. Configurar reuniones y discusiones de equipo también es muy conveniente porque está integrado con Google Calendar y Gmail.

Algunos de sus beneficios:

Gratis y fácil de usar

Tiene una función para compartir pantalla

Las reuniones son grabables

Está disponible para Android y iOS

Con todo esto, Google Hangouts es una herramienta útil cuando se trata de comunicación entre miembros remotos. No tiene problemas y tiene las funciones necesarias para realizar conferencias web.

Skype for Business es una de las herramientas colaborativas en línea más populares y forma parte de Microsoft Office 365. Puede alojar hasta 250 participantes, incluidos usuarios que no son de Skype for Business.

El Programador web te permite organizar reuniones rápidamente y administrarlas de manera eficiente. Los miembros del equipo pueden unirse a conferencias con solo un clic o mediante sus recordatorios de calendario.

También hay controles disponibles para el presentador, como silenciar a todos o a participantes individuales o bloquear el video de cualquier miembro.

Además, el chat grupal te permite crear múltiples chats de equipo. Es posible compartir archivos y los chats se guardan, por lo que podrás volver a ellos cuando quieras. La privacidad de las salas de chat también se puede configurar.

Estas son las ventajas de usar Skype Empresarial:

Las reuniones se pueden programar desde Outlook

Puedes compartir tu pantalla, usar PowerPoint y Excel

Audio y video de calidad HD

Tiene herramientas de conferencia: pizarra virtual, creador de encuestas y preguntas y respuestas

Los presentadores pueden grabar varios aspectos de una conferencia: video, audio, sesiones compartidas, etc.

Todos los datos están protegidos por cifrado TLS y AES

Skype Empresarial tiene mucho más que ofrecer que solo una herramienta de comunicación. Te recomendamos que lo pruebes.

Si estás buscando una herramienta de mapeo mental en línea que permita la colaboración en equipo, Coggle es la solución. Se puede usar para tomar notas durante las reuniones o cuando estás creando contenido. Además, puedes agregar compañeros de equipo para contribuir y editar tus diagramas.

La herramienta te permite crear mapas mentales potentes y flexibles. Puedes agregar múltiples puntos de partida, unir ramas para crear bucles e insertar textos o imágenes fuera del diagrama.

Estos son algunos de los puntos fuertes de Coggle:

Es rápido de configurar y la interfaz es fácil de navegar.

Proporciona diagramas públicos y cargas de imágenes

La historia completa es visible y restaurable.

Los diagramas son convertibles a archivos PDF y PNG

Permite importar y exportar diagramas en archivos MM y de texto

Con la versión gratuita, se agregan tres diagramas privados, carpetas compartidas, 1600 iconos y ramas organizadas automáticamente. Si deseas un control total del estilo y las rutas, edición offline, así como diagramas privados ilimitados, elige el plan Awesome de $5 por mes.

Draw.io es otra poderosa herramienta de dibujo de diagramas en línea que se puede integrar con Google Drive, Github, Trello y Dropbox para la colaboración en equipo. Puedes publicar los diagramas, generar un enlace y compartirlo con tus colegas con permisos de edición.

Debido a su rica funcionalidad, puedes crear diferentes tipos de diagramas: diagramas de flujo, diagramas de red, infografías y muchos más. Al igual que las hojas de cálculo, hay una opción de varias páginas, por lo que no tendrás que abrir archivos nuevos si un proyecto requiere más de un diagrama.

También se puede usar sin conexión descargando la aplicación de escritorio de Draw.io disponible para Microsoft, Linux, Macintosh y la extensión Google Chrome.

Los otros beneficios de Draw.io son:

Está traducido a más de 30 idiomas.

La interfaz se puede personalizar según tus necesidades.

Utiliza la función de arrastrar y soltar

Tiene una gran colección de formas y plantillas.

Esta herramienta es completamente gratuita y de código abierto, muy útil si necesitas una solución rápida para mostrar el flujo de trabajo del proyecto.

TickTick es una herramienta de productividad o gestión de tareas que te permite crear listas de proyectos en colaboración con otros miembros del equipo. Puedes asignar tareas a ciertos compañeros de equipo, marcar niveles de prioridad y establecer recordatorios.

Además, está disponible en todas las plataformas: Windows, Mac, Android, iOS, Apple Watch, Chrome y Firefox, además de complementos de Outlook.

Las ventajas adicionales de TickTick son:

Los widgets móviles, además de la configuración de Siri y Quick Ball están disponibles

Puedes convertir las listas de tareas de los correos electrónicos en tareas con solo unos pocos clics

Hay un puntaje de logros para ayudarte con el seguimiento del tiempo y las tareas

Genera estadísticas de eficiencia laboral para que puedas revisar tu flujo de trabajo

Tiene un temporizador basado en la técnica Pomodoro

Es de uso gratuito. Pero, si necesitas una funcionalidad adicional, debes registrar tu plan premium a $27.99 al año. Obtendrás acceso completo al calendario y configuraciones, así como a más listas y tareas, además de permitirte seguir el progreso y los proyectos compartidos.

Además, como parte de G Suite, Google Drive es un servicio de administración de almacenamiento basado en la nube. Permite a los miembros del equipo almacenar, editar, compartir y acceder a archivos, especialmente de Google Docs, Sheets y Slides.

Puedes realizar un seguimiento de los datos de la empresa. Además, como administrador, te permite agregar o eliminar miembros y especializar permisos en ciertos archivos.

Google Drive también puede sincronizar archivos en múltiples dispositivos, además hay aplicaciones para Windows, Mac, Android e iOS con capacidades offline. Por lo tanto, tu equipo tendrá acceso a los archivos de trabajo en cualquier lugar y en cualquier momento.

El plan Personal gratuito te dará 15 GB de almacenamiento, mientras que con el plan G Suite Basic de $4.20 por usuario/por mes, obtendrás 30 GB. Para Drive Enterprise, cuesta $8 por usuario activo/por mes.

Además, estos son los beneficios de usar Google Drive:

Es compatible con más de 100 tipos de archivos.

Los archivos permanecerán en las unidades del equipo incluso si los miembros dejan la organización

Los datos están protegidos con herramientas avanzadas como la prevención de pérdida de datos (DLP) y Google Vault

La función de búsqueda prioritaria te permite encontrar archivos mucho más rápido mediante el aprendizaje automático

Evitas el riesgo de descargar todos los datos de la empresa a tu disco duro

No tendrás que preocuparte por perder información o hacer archivos de copia de seguridad, ya que se almacenarán de forma segura con Google Drive. Definitivamente, una herramienta esencial cuando se trata de colaboración online.

Dropbox Business no es solo un lugar para almacenar y acceder a tus archivos, sino que también puede ser una herramienta de administración de equipos. Los archivos de diferentes plataformas como Google G Suite y Microsoft Office se pueden centralizar en un solo lugar.

La supervisión de las actividades del equipo y la edición de enlaces compartidos son fáciles, además se te informará cuando hayan cambios. La función Showcase de Dropbox también te permite mostrar el trabajo de manera organizada, y podrás rastrear quién está asociado a tus archivos.

También puedes ampliar sus funciones con la integración de aplicaciones como Slack, Zoom, Office 365, Trello y muchas más. También es posible acceder a la herramienta desde tu computadora y dispositivos móviles, además los cambios que realices se sincronizarán en tu cuenta.

Tus datos y archivos estarán protegidos por SSL/TLS y AES de 256 bits.

Si necesitas mayor capacidad de almacenamiento, el paquete estándar te costará $12.50 por usuario/por mes, a partir de tres usuarios. Obtendrás 5 TB de espacio, además de herramientas de colaboración y uso compartido fácil de usar.

Con Dropbox Business, puedes:

Obtener una prueba gratuita durante 30 días, no necesitas tarjeta de crédito

Ir a archivos/aplicaciones a los que accedes con frecuencia a través de sugerencias de contenido inteligente y carpetas destacadas

Recuperar archivos y ver el historial de versiones de hasta 180 días

Personalizar los permisos para compartir, como establecer enlaces caducados y protegidos con contraseña

Administrar varios equipos de Dropbox con solo un inicio de sesión de administrador.

Dropbox Business es una poderosa herramienta de colaboración que puedes usar para rastrear y administrar la productividad y los datos de tu equipo.

Conclusión

El trabajo colaborativo en línea no tiene que ser confuso o estresante, ya que existen herramientas que pueden ayudarte con el proceso. Te permiten administrar tareas fácilmente, comunicarte con tus compañeros de equipo y realizar un seguimiento de su productividad en estos tiempos difíciles.

Así que recapitulemos las mejores herramientas de colaboración en línea para usar cuando se trabaja desde casa:

Slack: una de las herramientas de colaboración más populares para los trabajadores remotos.

Trello: una herramienta de gestión de tareas basada en tableros y tarjetas con una función de arrastrar y soltar.

Github: creado principalmente para que los desarrolladores colaboren a distancia, un repositorio de git dedicado al control de versiones.

NextCloud: una de las plataformas de productividad autohospedadas.

Google Docs: un editor de documentos en línea gratuito de Google que admite el trabajo colaborativo.

Hojas de cálculo de Google: se puede usar para almacenar datos o administrar equipos.

Monday.com: una herramienta de gestión de proyectos basada en tableros y mensajes.

Asana: otro administrador de proyectos que tiene una interfaz visualmente atractiva e intuitiva.

Basecamp: un kit de herramientas todo en uno para administrar proyectos y equipos que tiene una versión freemium.

Microsoft Teams: una poderosa herramienta de administración y comunicación de equipos dentro de Office 365.

GoToMeeting: una plataforma de videoconferencia premium.

Google Hangouts: mensajes gratuitos, además de ser la herramienta de comunicación de audio y video de Google.

Skype Empresarial: útil software de videoconferencia que forma parte de Office 365.

Coggle: un creador de mapas mentales colaborativos en línea.

Draw.io: otro creador de diagramas que se puede integrar con otras herramientas de colaboración.

TickTick: una herramienta de administración de tareas que está disponible en todas las plataformas.

Google Drive: el servicio de administración de almacenamiento basado en la nube de Google que puede usarse para realizar un seguimiento de los archivos del equipo.

Dropbox Business: un espacio de trabajo inteligente y rico en funciones para equipos.

Siéntete libre de probar estas herramientas de colaboración, cuídate y sigue siendo productivo.

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18 mejores herramientas de colaboración en línea para trabajo remoto

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Cada vez más personas necesitan trabajar desde casa. Para facilitar el trabajo remoto, intenta utilizar herramientas de colaboración en línea. ¡Mira esta lista!

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En el acelerado mundo empresarial actual, el tiempo nunca ha sido tan valioso. Cuanto más grande sea su equipo, más difícil puede ser gestionar el tiempo de forma eficaz. Pero incluso las PYMEs pueden beneficiarse de las herramientas que ofrece un sistema de gestión de contenidos empresariales (ECM).

Los sistemas de contenido empresarial, permiten a las empresas de todos los tamaños ahorrar tiempo y dinero digitalizando los documentos en papel, capturando documentos electrónicos y correos, automatizando los procesos basados en gestión documental y garantizando que las personas indicadas tengan acceso a la información que necesitan, cuando y donde sea.

Estos son algunos consejos sobre cómo puede utilizar las herramientas de su software de gestión para ahorrar tiempo y dinero.

1. Firma electrónica

Sirve para:

Tal y como su nombre lo indica, la firma electrónica se refiere a cualquiera de los procesos mediante los cuales se puede firmar digitalmente un documento. El uso de firmas electrónicas es una práctica habitual hoy en día, ya que se consideran legalmente válidas en muchas situaciones. DocuWare Signature Service garantiza que sus documentos estén firmados digitalmente por un proveedor de servicios de confianza verificado.

¿Cómo le ahorra tiempo y dinero?

Exigir firmas en papel es sumamente ineficaz. Para empezar, el proceso requiere una copia física que debe enviarse por correo o entregarse al firmante. A continuación, el documento firmado debe escanearse para ser archivado.

Al utilizar firmas digitales, se eliminan una serie de pasos innecesarios, lo que reduce significativamente el riesgo de error humano en el proceso. Un documento firmado digitalmente no se extraviará y, lo que es aún más importante, una transacción pendiente de firma no se retrasará durante días mientras el documento se desplaza de un lugar a otro.

2. Acceso remoto a documentos importantes

Sirve para:

Al utilizar un gestor de documentos empresariales, todos los documentos importantes de la empresa se almacenan en una ubicación centralizada a la que pueden acceder desde cualquier lugar los empleados que dispongan de los privilegios necesarios. En otras palabras, un documento puede abrirse siempre que un empleado lo necesite sin tener que dedicar tiempo para solicitarlo a otra persona.

¿Cómo le ahorra tiempo y dinero?

La posibilidad de acceder a los documentos a distancia permite a sus empleados colaborar sobre la marcha, lo que hace que su organización sea más ágil y reactiva. También le brinda la oportunidad de responder más rápidamente a las preocupaciones de los clientes, lo que se traduce en una mayor satisfacción y retención de los mismos. Pero también hay algunas ventajas de cara al futuro.

Las encuestas realizadas por el mercado de talento freelance UpWork en 2019, 2020 y junio de 2021 encontraron que antes de la pandemia, las empresas esperaban que el 38% de su fuerza de trabajo fuera totalmente remota en cinco años, mientras que en 2021 esperaban que el 58% de los empleados fueran totalmente remotos en ese plazo. El mercado laboral sigue evolucionando hacia la oferta de opciones remotas e híbridas, y los solicitantes de empleo altamente cualificados que exigen esta flexibilidad son cada vez más selectivos a la hora de elegir dónde trabajar.

En resumen: nunca había sido tan importante asegurarse de que su empresa sea un lugar atractivo para trabajar, y el acceso remoto a documentos es una parte crucial de ello. Los empleados que prefieren trabajar desde casa buscarán trabajo en otro sitio si su empresa no puede ofrecerles esa ventaja.

3. Contratación, solicitudes de empleo e incorporación

Sirve para:

Hablando de contratación, el propio proceso se agiliza considerablemente con un gestor documental. Los sistemas de gestión de contenidos empresariales incluyen herramientas para procesar digitalmente las solicitudes de empleo y el proceso de contratación, lo que permite a los candidatos y a los nuevos empleados enviar su documentación a través de un único portal.

Además, los formularios web ofrecen una forma fácil de recopilar datos precisos. Puede estar seguro de que la información es correcta ya que ha transferido la entrada de datos a la fuente de información. Hay una lógica condicional integrada que orienta la realización del formulario en función de los datos que introduce el usuario. Si responden "sí" a una pregunta, el formulario les da más detalles. Si la respuesta es "no", los campos innecesarios no aparecen. Los formularios electrónicos también ofrecen resultados clasificables que permiten descartar a los candidatos que carecen de las competencias o credenciales necesarias.

¿Cómo le ahorra tiempo y dinero?

Cualquier proceso que convierta una tarea basada en papel en otra automatizada y digital, reduce el tiempo dedicado a tareas manuales y aumenta la eficiencia. En particular, la gestión de las solicitudes de empleo a través de su gestor documental le permite ampliar la red, tanto porque el proceso de solicitud se realiza sin fricciones como porque la base de datos centralizada de solicitudes de empleo que genera reduce el tiempo necesario para procesarlas.

Hacer que los nuevos empleados rellenen la documentación de incorporación de forma digital también puede ser beneficioso. Ayuda a garantizar que empiecen su nuevo puesto sin el inconveniente que puede suponer rellenar montañas de formularios y teclear la misma información una y otra vez. Evitar ese tipo de experiencia negativa antes de que empiecen ayuda a los nuevos empleados de su empresa a mantenerse motivados y a adaptarse más rápidamente a su nuevo lugar de trabajo.

4. Gestión de facturas

S irve para:

Con la gestión automática de facturas, éstas se capturan, digitalizan e indexan antes de ser enviadas a través de flujos de trabajo preconfigurados para su aprobación, pagadas y archivadas en un repositorio centralizado en el que se pueden realizar búsquedas.

¿ Cómo le ahorra tiempo y dinero?

Procesar las facturas manualmente lleva mucho tiempo, requiere que varios empleados guíen los documentos a lo largo del proceso y se corre el riesgo de perder datos o introducir errores por el camino. Al cambiar a un gestor documental que facilite la gestión automática de facturas, su empresa ahorra significativamente en los gastos asociados a la gestión manual de datos, ya que las facturas pasan ahora por el proceso sin intervención humana. Por no mencionar que también puede beneficiarse de descuentos por pronto pago.

5. Integración con el correo electrónico y otras aplicaciones

S irve para:

Como solución integral para la gestión de documentos, un gestor documental permite almacenar y acceder a todo tipo de datos y archivos en un único lugar. También tiene muchas otras ventajas. Los programas de correo electrónico se diseñaron para la comunicación, no para el almacenamiento organizado, la seguridad o la búsqueda rápida. Si le cuesta encontrar la información almacenada en un correo electrónico, necesita una solución automatizada que incluya un componente de gestión del correo electrónico y se integre con Microsoft Outlook y otros programas de correo.

Sin automatización, las tareas se interrumpen a menudo y los empleados tienen que cambiar de programa para encontrar la información necesaria. Los gestores documentales modernos pueden crear integraciones sencillas con otras aplicaciones para que, por ejemplo, los documentos relacionados aparezcan en la pantalla de su ERP o software de contabilidad con un solo clic.

¿ Cómo le ahorra tiempo y dinero?

Según una encuesta realizada por Foundry, el 91% de las organizaciones empresariales han adoptado o tienen previsto adoptar una estrategia de "Digital-first", y el 52% de ellas afirman que ya han empezado a hacerlo. Adoptar un gestor documental moderno e integrarlo con las aplicaciones que se utilizan a diario es una pieza clave para adelantarse a esa tendencia.

6. Flujos de trabajo automáticos

Sirve para:

Los flujos de trabajo automatizados de los gestores documentales eliminan los procesos manuales de las tareas empresariales críticas, lo que permite aplicar reglas y enviar documentos de forma automática. Información que, de otro modo, podría estar fuera del alcance de quienes la necesitan. Con un gestor de contenido empresarial, todo aquel que tenga permiso para ver o editar un documento puede acceder a él al instante.

¿ Cómo le ahorra tiempo y dinero?

Los procesos manuales suelen provocar cuellos de botella. Un documento puede pasar días esperando el siguiente paso, sólo para que alguien se dé cuenta de que nunca llegó a manos de la persona adecuada. Con un flujo de trabajo automatizado, puede estar seguro de que un documento se envía correctamente y delega su responsabilidad en otro miembro del equipo si un empleado está fuera de la oficina. El sistema también enviará recordatorios si no se toman medidas en un plazo determinado.

Además, un flujo de trabajo automatizado mediante un gestor documental, garantiza que el control de versiones elimine la confusión causada por la circulación de documentos en papel o la dependencia del correo electrónico para trabajar en un mismo contrato, políticas y otros proyectos por varias personas. Disponer de una copia única de un documento centralizado, que puede consultar una persona a la vez y que es de solo lectura para todos los demás, significa no tener que volver a enfrentarse al problema de recopilar cambios manualmente o confiar accidentalmente en información obsoleta.

7. Procesos sin papel

Sirve para:

Las ventajas de eliminar el papel son ilimitadas. Como ya se ha mencionado, el acceso remoto a los documentos más importantes garantiza el futuro de su empresa en una economía que tiende cada vez más al trabajo a distancia, lo que permite a los empleados trabajar desde cualquier lugar y maximizar su contribución a los objetivos de su empresa.

¿ Cómo le ahorra tiempo y dinero?

Según Roadrunner, el empleado medio utiliza 10.000 hojas de papel al año. Si tenemos en cuenta el coste del papel en sí y la tinta utilizada para imprimirlo, el ahorro que supone prescindir del papel es considerable. Pero cuando se tienen en cuenta las ineficiencias causadas por los documentos en papel extraviados, la duplicidad de esfuerzos y la información a la que no se puede acceder de forma remota, la decisión se convierte en una obviedad.

Si quiere saber más sobre las ventajas de un gestor documental, descargue ahora nuestro ebook.

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7 herramientas de gestión documental para ahorrar tiempo y dinero

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Prescindir del papel nunca ha sido tan fácil. Descubra cómo la gestión de contenidos empresariales reduce los costes y el tiempo que su equipo dedica a tareas manuales.

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Confía en tus integrantes para gestionar su propio tiempo y trabajar de manera efectiva. Establece metas claras y permite cierta flexibilidad en los horarios de trabajo para adaptarse de mejor forma .

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La autonomía en el trabajo es una excelente decisión adoptada por las empresas de gran tamaño en la actualidad. En un mundo corporativo que se encuentra cambiando constantemente, reforzar la relación entre tus empleados y tú puede significar el impulso decisivo que lleve a tu compañía al éxito.

Aunque no implica dejar que los empleados hagan lo que quieran, ni mucho menos es sinónimo de independencia. La autonomía en el trabajo se trata de concederles a tus empleados la confianza suficiente para que se sientan valorados por la empresa, al tiempo que desarrollan todo su potencial y sus capacidades en el ámbito de una tarea que requiera de sus habilidades. Siendo esto beneficioso tanto para ellos como para la compañía.

En este blog post te enseñaremos cómo fomentar la autonomía en una empresa constituida por más de 500 colaboradores y te daremos las herramientas necesarias para aplicar correctamente esta iniciativa en tu compañía.

Reconoce los sentimientos negativos con relación a los proyectos

No todas las tareas laborales se abordan de la misma manera y, siendo unas más tediosas o complejas que otras, pueden generar un sentimiento de frustración.

Si como manager de recursos humanos percibes esta situación, tómate el tiempo suficiente para reconocer estas sensaciones en tu equipo y busca establecer las mejores soluciones con tus empleados para lidiar con la situación.

Concede a tus empleados la organización de su tiempo y sus tareas

Es poco probable que los empleados elijan las tareas que les asignan. Una buena manera de mantener la autonomía de los colaboradores es dejar que controlen su flujo de trabajo y estructuren su tiempo a su manera.

Deja que desarrollen sus responsabilidades y programen sus tareas laborales para ejecutarlas en función de su disponibilidad. Eso sí, asegúrate de que se cumplan los objetivos estipulados durante la semana, por lo que una buena idea es programar reuniones para actualizar objetivos y comentar acerca de su estrategia para completar sus proyectos.

Ejerce la crítica constructiva en privado

En todo proceso de trabajo suelen haber equivocaciones. Algunas inofensivas, otras más graves; pero eso no es excusa para criticar, de forma destructiva, la opinión o conducta de un empleado en el entorno laboral.

Esta conducta limita la iniciativa de tus trabajadores, al sentirse agobiados por sentimientos negativos como la furia o el miedo. Tu misión es mantener un equipo comprometido y con autonomía en el trabajo, por lo quedebes señalar los fallos en privado y asegurarte de mantener la moral alta, para que no decaiga el compromiso en el entorno laboral.

Apuesta por la construcción de la confianza

No puede haber autonomía en el trabajo si no hay confianza. Aunque esta es una especie de tema contractual, en el que existen dos partes involucradas.

Si eres empleado, debes confiar en tu jefe y viceversa. Te aseguramos que si confías en tus trabajadores, estos sentirán ese respaldo, pero nunca debes aprovecharte de eso.

Apela al sentimiento de propiedad

El sentimiento de propiedad va de la mano con la pertenencia de cada trabajador a la empresa. La misión del líder es otorgar un sentimiento de autonomía de los colaboradores, que les demuestre que cuentan con la total confianza de la compañía.

Básicamente, es buscar que el empleado sienta los proyectos como propios, en lugar de hacer "una tarea de la empresa". Por ejemplo, aprovechar las aptitudes de un nuevo empleado y presentarle la asignación como una oportunidad para que utilice sus habilidades en beneficio de cientos o miles de empleados.

Además, busca ofrecer a tus empleados la oportunidad de alcanzar sus metas, en el entorno laboral, con todos los recursos disponibles. Bríndales la formación y la tecnología necesaria para que sienta que la empresa "invierte" en ellos y apuesta por su capacidad.

No des marcha atrás si ya concediste la autonomía laboral

Hay un punto crucial en el tema de la autonomía del trabajador. Si ya le has concedido la libertad para que desarrolle su toma de decisiones dentro de la compañía, no retires ese privilegio.

Si te arrepientes de tu conducta, estarás afectando el compromiso de tus empleados. Así que ten cuidado y apuesta por seguir adelante, si ya tomaste la decisión de conceder la autonomía laboral.

Implementa pautas y lineamientos claros

Es esencial que existan unos lineamientos claros sobre lo que se espera de los trabajadores y los diversos compromisos que debe asumir el personal de tu empresa. Este es uno de los puntos más importantes que debes seguir a cabalidad para obtener los mejores resultados posibles al momento de dar autonomía a los colaboradores.

Muchas compañías no son conscientes de lo que pretenden o no tienen claras las metas que desean lograr, ni el período de tiempo en el cual esperan hacerlo. Esto dificulta sobremanera el grado de autonomía de los colaboradores, pues si sus líderes no tienen claros los propósitos, ¿cómo pueden saber los empleados a qué se están comprometiendo?

Pues es tu trabajo como líder dejar clara esta postura. Una buena opción es trabajar en conjunto con tu equipo y enumerar cuáles son las responsabilidades a cumplir, así como el hecho de las consecuencias de no cumplir con las expectativas. En caso de que no se cumplan los objetivos estipulados, los responsables de los equipos de trabajo estarán en capacidad de asumir la responsabilidad.

Identifica en qué áreas de la empresa puedes aplicar la autonomía laboral

Saber de qué forma emplear la autonomía en el trabajo es fundamental para que esta metodología tenga éxito. Pero también es bueno saber en qué sectores de la empresa funcionan mejor este tipo de medidas.

Hay dos ámbitos en la empresa donde te vendrá de maravillas aplicar la autonomía laboral:

1. En la estrategia

Muchas corporaciones grandes y exitosas cuentan con equipos autónomos, dedicados de forma exclusiva a la estrategia. Así que, es una de las maneras en las cuales puedes mantener empleados empoderados y con capacidad de tomar decisiones propias.

Así, contarás con un grupo (puede abarcar de 5 a 8 personas, por ejemplo) que se encargará principalmente de evaluar todo tipo de situaciones y escenarios potenciales, además de ubicar las innovaciones que se pueden aplicar para el manejo de los negocios empresariales. Todo esto, pensando en que se pueda generar un mayor beneficio para la compañía.

2. En la gestión

En este punto es donde la autonomía de los colaboradores cobra un valor importante, ya que este grupo tendrá a la mano las herramientas adecuadas para mantener una mejor distribución de las tareas y priorizar las actividades más importantes.

Asimismo, este equipo de trabajo tendrá la capacidad de elegir los recursos adecuados para garantizar un rendimiento adecuado de los proyectos en cuestión. Dentro de la gestión, es clave tanto el liderazgo del líder de equipo como el nivel de autonomía de los colaboradores.

Como menciona Jennifer Seguel, Talent Acquisition en Factorial HR, citada en nuestra guía para construir equipos autónomos, "si el equipo va consiguiendo las metas fijadas sin que los líderes de equipo se ocupen de la parte de ejecución y sólo se hayan centrado en la estrategia y la planificación, eso quiere decir que, efectivamente tenemos un equipo autónomo".

Distingue entre independencia y autonomía laboral

Una mayor autonomía en el ámbito laboral tendrá una incidencia positiva en tus empleados e impulsará los niveles de motivación, eso está claro. Pero, como te mencionamos anteriormente, son muchas las personas que confunden el ser autónomo con otros conceptos.

La autonomía en el trabajo cuenta con muchas actividades favorables para el empleado. Sin embargo, autonomía no es sinónimo de:

Trabajar de forma aislada: la autonomía de los colaboradores no incluye el derecho de realizar sus labores sin supervisión.

Hacer lo que quieran, cuando quieran: es importante que se definan las condiciones de la autonomía de los colaboradores, antes de la toma de decisiones.

Funcionar sin orientación: los empleados deben ejercer sus funciones con una orientación clara y precisa, con procesos establecidos y siguiendo las normativas determinadas.

¿Qué significa actuar con autonomía? Se trata de que el trabajador se sienta libre de tomar decisiones, para garantizar un mayor compromiso con su trabajo. No de trabajar en una empresa anárquica, sin dirección ni objetivos claros.

En la actualidad, muchas empresas están ofreciendo a su personal la posibilidad de mantener una relativa autonomía laboral, dentro del cumplimiento de sus funciones. Entonces, ¿este es el camino a seguir dentro de los grandes entornos laborales?

Tras la crisis sanitaria generada por el COVID-19, los entornos laborales cambiaron, por lo que las compañías empezaron a adoptar modalidades más flexibles para los trabajadores, apostando por darle mayor libertad en lo que se refiere a la toma de decisiones durante el cumplimiento de sus funciones.

Por este motivo, tanto el trabajo remoto como el híbrido han adquirido tanta fuerza para las empresas. Como revela el portal Forbes, " los empleados quieren flexibilidad, autonomía y libertad para decidir cuándo trabajar de manera remota y cuándo hacerlo desde la oficina". Yendo más allá, el medio asegura que " más de un tercio de los trabajadores indican que estarían dispuestos a renunciar si su organización los obligara a laborar en su sitio de trabajo 100% del tiempo".

Por ende, el teletrabajo y la flexibilidad laboral son medidas que están instauradas dentro de las empresas de gran tamaño. Y es en estos entornos donde la autonomía de los colaboradores debe ser tratada de la mejor forma posible, mediante un liderazgo firme y una confianza sólida en el rendimiento del empleado, que facilitará el cumplimiento de los objetivos.

Cultiva una mentalidad de crecimiento

Una mentalidad de crecimiento especifica que la habilidad y la inteligencia son facultades que se pueden desarrollar. Las mentalidades fijas, por el contrario, se centran en la creencia de que la habilidad y la inteligencia son inherentes y que las personas no pueden desarrollarlas.

Un empleado alentado a una mentalidad de crecimiento está posicionado para desarrollarse y se esforzará por ir más allá de donde está hoy. Esto es importante por varias razones, específicamente en lo que respecta al desarrollo de habilidades y autonomía en el trabajo.

Proporciona apoyo y asesoramiento cuando sea necesario

Un buen líder entiende cuándo es el momento de intervenir y brindar apoyo. Reconoce cuándo demasiada autonomía en el trabajo conduce a la desorganización y apunta a prevenir esto.

La autonomía no significa que no se requiera un liderazgo externo, sino que depende de la situación. Si un equipo o un individuo se estanca, la ayuda externa está bien. Un líder puede monitorear el progreso sin interferir e intervenir cuando sea necesario.

Si un líder interviene, no debe ser para tomar el control. Debe ser para ofrecer orientación y ayudar a que el proyecto marche bien. Incluso cuando se cometen errores, los fracasos deben verse como una oportunidad de aprendizaje y crecimiento. Una vez que el proyecto siga su curso, el líder puede dar un paso atrás y volver a permitir la autonomía laboral.

Establece objetivos y puntos de referencia

Cada proyecto, sin importar cuán grande o pequeño sea, debe tener objetivos y puntos de referencia. Una tarea es más manejable cuando hay puntos claros de progreso que actúan como una guía para dirigir el impulso. Si está claro hacia dónde se dirige un proyecto, decidir cómo llegar allí es mucho más simple.

Es importante que los individuos y los equipos decidan sus propios objetivos, aunque un líder puede estar presente para verificar la decisión. Pero los objetivos también son flexibles. A medida que evoluciona un proyecto, puede ser necesario ajustar la ruta original. Esta es una de las formas sobre cómo mejorar la autonomía en el trabajo y avanzar hacia el éxito.

Los puntos de referencia son tan importantes como las metas. Una vez que se logra el progreso, se crean naturalmente puntos de referencia para el desempeño. Estos puntos de referencia deben registrarse y consultarse para todos los proyectos futuros. Los empleados que entienden su propio potencial se esforzarán por lograr el mismo resultado o mejorarlo.

Gracias al uso de un software de evaluación de desempeño, las empresas grandes pueden identificar oportunidades de mejora y establecer planes de desarrollo para sus empleados de manera más efectiva.

¿Quieres empoderar a tus empleados y líderes con feedback objetivo y oportunidades de crecimiento claras? Nuestras soluciones de clima y desarrollo te ayudarán a crear un ambiente laboral donde cada miembro del equipo se sienta valorado y tenga la posibilidad de crecer profesionalmente mientras trabaja con autonomía.

Plataforma Desarrollo de Crehana

Permite los errores

Los errores también son la forma en la que tus empleados aprenden y mejoran como profesionales. En caso que ocurra el error, en vez de optar por el enojo, conversa con ellos y definan soluciones claras para prevenir el mismo inconveniente.

Dale la confianza a tu equipo para que se equivoque, de esta manera también aprenderán a tomar decisiones rápidas que los ayuden a solucionar esos imprevistos.

Recuerda que la delegación de tareas debe basarse en la responsabilidad, no en el castigo. Si se cometen errores, una persona no debe temer la culpa. En cambio, los errores deben abordarse como una oportunidad para aprender y mejorar el desempeño futuro.

Si se asignan culpas y castigos por los errores, esto solo desalentará la autonomía en el trabajo, el libre pensamiento y la creatividad en el futuro.

Deja que los empleados elijan sus beneficios laborales

Permitir que los empleados elijan sus propios beneficios laborales es poner el poder en sus manos. No todos aprecian los mismos beneficios. Por lo tanto, agrupar a toda una fuerza laboral en el mismo plan de empleo no siempre es la mejor estrategia.

Nada satisface más a una persona que la libertad de elegir un plan de beneficios para empleados que se adapte a sus necesidades. Sin duda, es una gran forma sobre cómo mejorar la autonomía en el trabajo.

Premia la autonomía de tus colaboradores

El reconocimiento de los empleados los anima a seguir cumpliendo sus funciones. Además, el reconocimiento hace que tu personal quiera quedarse en tu empresa.

Puedes recompensar la autonomía otorgando a un empleado mayores responsabilidades o permitiéndole más libertad una vez que demuestre que puede tomar decisiones inteligentes para la compañía. Dar retroalimentación individual también puede ayudar a los empleados a desarrollar autonomía en la empresa.

Ofrece las herramientas para trabajar de forma autónoma desde cualquier lugar

Si bien el 71 % de la fuerza laboral global ahora ve el espacio físico de la oficina simplemente como un servicio social en lugar de una forma obligatoria de trabajar, el 85 % siente que tener confianza en su tecnología les permite sobresalir en el trabajo, según datos de HBR.

El hardware que necesita el trabajador moderno debe ser flexible, inalámbrico y dinámico. Ahora los empleados necesitan computadoras portátiles que sirvan como fuente de energía para sus operaciones de trabajo y, posiblemente, una computadora de escritorio en la ubicación que sirva como su espacio de trabajo más común.

Además de esto, los periféricos inalámbricos (auriculares, cámara de video, teclado, mouse, etc.) que se pueden transferir entre sus diferentes entornos laborales ayudarán a garantizar que puedan permanecer conectados sin anclarse demasiado en ninguna ubicación, y así facilitar su autonomía en el trabajo.

A medida que los líderes continúan repensando sus necesidades y estrategias de trabajo híbrido, es necesario que brinden a los empleados las herramientas y tecnologías adecuadas para que puedan ser autónomos, eficientes y estén conectados desde cualquier lugar.

Al final del día, depende de cada organización determinar qué enfoque tiene más sentido en el contexto de su cultura, industria y propósito general. Pero para aquellas organizaciones cuyos empleados han expresado un deseo de mayor flexibilidad, habilitar la autonomía en el trabajo será más crucial.

Las grandes organizaciones que brindan a los empleados la autonomía laboral para elegir su forma ideal de trabajar y los apoyan con los principios, la capacitación y las herramientas correctas darán como resultado una fuerza laboral más flexible, más motivada y de mayor rendimiento.

El bienestar de tus empleados debe ser una de tus máximas prioridades, pues es la mejor forma para cumplir con los objetivos empresariales y mantener un personal que ofrezca un rendimiento óptimo. Como bien menciona nuestro profesor Diego Dalman, " una fuerza de trabajo saludable y feliz es una fuerza de trabajo motivada. No solo entrega resultados, sino que también innova continuamente".

Y, para ello, una de las acciones que puede favorecerte es aplicar la autonomía laboral, la cual garantiza un mayor compromiso de los trabajadores y un incremento en la productividad de la empresa. Si bien pueda parecer que ofrecer este nivel de empoderamiento al personal puede resultar contraproducente, son muchas las ventajas de este método empresarial, si se ejecuta adecuadamente.

Por ello, te recomendamos que trabajes en la capacitación de tus empleados y evalúes bien a tu equipo de trabajo. Te aseguramos que, si están dadas las condiciones, esta autonomía laboral puede ser un paso adelante para tu compañía.

¡Éxitos!

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Autonomía en el trabajo: ¡empodera a tu equipo en crecimiento!

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Conoce cómo mejorar la autonomía en el trabajo. Sigue estas actividades para promover la autonomía laboral en grandes entornos corporativos.

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Administración de equipos de trabajo y el manejo del tiempo

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Anticipa posibles conflictos y establece protocolos claros para resolver diferencias de manera constructiva, ya sea a través de mediación virtual o la intervención de un líder de equipo.

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Gestión de conflictos | Trabajar en equipo | César Piqueras

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¿Por qué es importante la resolución de problemas?

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La resolución de problemas depende de su observación y comprensión. Por eso, trabajarlo con los estudiantes es prepararlos para la vida.

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Realiza evaluaciones periódicas del desempeño y proporciona retroalimentación constructiva de manera regular para mejorar continuamente la colaboración y el rendimiento del equipo.

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Elementos a considerar para evaluar el desempeño de un equipo de trabajo

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Importancia de la retroalimentación a tu equipo de trabajo