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BARBARAN BENITES, KARLA-TECNICAS DE OBTENCIÓN DE EVIDENCIA TESTIMONIA

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BARBARAN BENITES, KARLA-TECNICAS DE OBTENCIÓN DE EVIDENCIA TESTIMONIA

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Evidencia de auditoria:
Es la información utilizada por el auditor para alcanzar las conclusiones en las que basa su opinión y sustenta el informe de auditoría
-Suficiente
Medida cuantitativa referida a la cantidad de evidencia obtenida
-Apropiada
Medida cuantitativa referida a la relevancia fiabilidad y legalmente válida

Evidencia fisica:
Este tipo de evidencia se obtiene a través de una inspección u observación directa de las actividades bienes o sucesos

Evidencia documental:
Consiste en la información elaborada por la administración de la entidad relacionado con el desarrollo de su desempeño funcional; así mismo, la que establece las normas procesales pertinentes en caso de determinación de responsabilidades civiles y penales.

Evidencia testimonial:
Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de las investigaciones o entrevista

Evidencia analítica:
Comprende análisis, conciliaciones, tabulaciones, cálculos y comparaciones de la información y sus componentes

Procedimiento de auditoria:
Son el conjunto de técnicas de investigación necesarias para efectuar el examen o revisión de una partida, hecho o circunstancia. Un procedimiento de auditoría es la aplicación de una o varias técnicas de auditoría para obtener evidencias de auditoría

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Jean Carlos Chumpitaz Malvaceda

ENTREVISTA:
Es la técnica más utilizada en los procesos de selección de personal. Ante un puesto de trabajo vacante o de nueva creación, se establece el perfil del candidato y, posteriormente, a través de la entrevista, se elige a uno de los candidatos para cubrir el puesto determinado
ENCUESTA:
La encuesta es un instrumento para recoger información. Tiene como objetivo saber las opiniones de la población a la cual se le hará la encuesta, Además se puede realizar procedimientos estadísticos a los datos obtenidos, para así evitar o reducir el nivel de incertidumbre.

CUESTIONARIO:
Es un conjunto de preguntas que se lleva acabo para obtener información con algún objetivo en concreto.
Por ello existen numerosos estilos y formatos de cuestionarios, ya que dependerá de la finalidad que tenga cada uno.

INDAGACIÓN:
La indagación es el proceso de realizar averiguaciones detalladas e intensas, teóricas, etc. con la finalidad de lograr descubrir alguna verdad.

DECLARACIÓN:
Es el discurso oral o escrito que da una persona sobre algún hecho o circunstancia, en el cual se especificaran todos los detalles sobre esta problemática o circunstancia.

CONFIRMACIÓN:
El auditor debe diseñar e implementar procedimientos de confirmación externa para obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada, ya que esto le permite obtener un alto nivel de confiabilidad y seguridad para el auditor.

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TECNICAS DE OBTENCIÓN DE EVIDENCIA TESTIMONIAL

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ENTREVISTA:
Es la técnica por medio de la cual se obtiene información complementaria que sirve más como apoyo que como evidencia directa del examen que se realiza (se aplica a través de preguntas directas, formales o informales, al personal que elabora en el área auditada o a terceros, cuyas actividades guardan relación con las operaciones de esta.

ENCUESTA
Es una técnica que se aplica a una muestra representativa de la población y utiliza procedimientos estandarizados de interrogación para obtener información respecto de los asuntos materia de la auditoria.

INDAGACIÓN:
La indagación consiste en la búsqueda de información apropiada, a través de personas bien informadas tanto de dentro como de fuera de la entidad. La indagación se utiliza de forma extensiva a lo largo de la auditoría y adicionalmente a otros procedimientos de auditoría.

CUESTIONARIO:
Es una técnica que utiliza el auditor para obtener información por medio de preguntas escritas organizadas que deben ser contestadas por los funcionarios o empleados de la entidad, puede abarcar aspectos cuantitativos y cualitativos. Los datos que se pueden obtener con un cuestionario pueden estar referidos a hechos, opiniones, actitudes, motivaciones, sentimientos o conocimientos.

DECLARACIÓN:
Esta técnica consiste en tomar declaraciones escritas en forma de memorando, oficio, informe, acta, etc. a los empleados o funcionarios de la entidad examinada que tuvieron participación en los hechos, procesos o actividades que se examinan, con la finalidad de esclarecer aquellos aspectos que por su importancia así lo ameritan.

CONFIRMACIÓN:
Esta técnica implica la obtención de una constancia escrita sobre la autenticidad de las transacciones, operaciones, registros, documentos, hechos y circunstancias del aspecto auditado, por parte de una persona natural o jurídica independiente de la entidad, que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones del hecho y de informar en forma válida y veraz sobre el mismo.

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TÉCNICAS DE OBTENCIÓN DE EVIDENCIA TESTIMONIAL 

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Es la información obtenida de terceros a través de cartas o declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o entrevistas. Las declaraciones que sean importantes para la auditoria deberán corroborase, siempre que sea posible, mediante evidencia adicional.
LAS PRINCIPALES EVIDENCIAS SON LAS SIGUIENTES:

ENCUESTA: La encuesta es una técnica que se lleva a cabo mediante la aplicación de un cuestionario a una muestra de personas. Las encuestas proporcionan información sobre las opiniones, actitudes y comportamientos de los personas encuestadas.

CUESTIONARIO: Técnica mediante la cual se busca obtener mayor información mediante la elaboración de preguntas escritas, que deberán ser respondidas por las personas en cuestión, para esto se pueden usar preguntas abiertas o cerradas (si/no), para su posterior evaluación

ENTREVISTA: Procedimiento basado en la interrogación, con el fin de obtener información acerca de un tema en concreto, con el fin de realizar su posterior análisis e interpretación. Se aplica a un grupo determinado de la población.

INDAGACIÓN: Se basa en buscar la información que necesitemos a través de medios (personas, internet, libros), con el fin de obtener información nueva que contribuya al proceso de auditoria.

DECLARACIÓN: Definido como la manifestación formal que realiza una persona (escrito u oral), que hayan tenido participación dentro de los hechos a investigar, con el fin de obtener y aclarar ciertos aspectos relevantes en el proceso.

CONFIRMACIÓN: Constancia escrita sobre la autenticidad de las transacciones, operaciones, registros, documentos, hechos y circunstancias del aspecto auditado, por parte de una persona natural o jurídica independiente de la entidad, que conozca el hecho en concreto y opine de forma objetiva.

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TECNICAS DE OBTENCION DE EVIDENCIA TESTIMONIAL

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INDAGACION
En esta etapa se obtiene información de caracter oral y escrito por medio de personas internas como externas a la empresas. La indagacion se usa de manera extensiva a lo largo del proceso de auditoria.
ENTREVISTA
Es una tecnica que la va a servir al auditor como medio de recopilacion de la informacion relacionada a la entidad, se realiza de forma directa de manera interrogariva con los entrevistados a fin de tratar sobre la auditoria.
ENCUESTA
Es un instrumento que se va a aplicar a una especifica poblacion, cuyo objetivo es obtener informacion respecto a cualquier tema, en este caso sobre eñ proceso de una auditoria a una entidad.
CUESTIONARIO
Es una herramienta cuya funcion es recolectar los datos que una entidad le proporciona a sus trabajadores con el fin de realizar una auditoria en la misma y hallar aquellas areas que requieren de mejoras.
DECLARACION
Son escritos que contienen la informacion que el auditor necesita de la entidad y que se puede usar en favor de la evidencia de la auditoria.
CONFIRMACION
Aqui se trata de ratificar que lo señalado por los registros contables se adecua a ciertos hechos o lo manifestado por los funcionarios se ajusta a la realidad. La confirmacion se aplica a personas ajenas a la entidad.

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1.- Indagación: técnica utilizada por el auditor en búsqueda de información apropiada, a través de personas bien informadas que se encuentran dentro de la entidad o fuera de ella.
Ejemplo:

Indagar sobre la pérdida de un activo fijo.

Indagar sobre los procedimientos de compra de bienes.

2.- Entrevista: Es la técnica que proporciona información complementaria que sirve mas como sustento que como evidencia directa del examen que se realiza. Se realiza a través de preguntas al personal que labora en el área auditada.
Ejemplo
3.- Encuesta: Es una técnica aplicada a una determinada población que permitirá obtener información con respecto a los asuntos en materia de auditoría. También permite recuperar datos sobre sucesos acontecidos a los encuestados y analizarlos posteriormente.
Ejemplo:
4.- Cuestionario: es un conjunto de preguntas preparadas sobre los hechos y aspectos que interesan en una auditoria, los datos obtenidos pueden abarcar aspectos cuantitativos y cualitativos. La aplicación del cuestionario es impersonal a diferencia del “cara a cara” de la entrevista.
Ejemplo:
5.- Declaración: Técnica que consiste en recolectar información en forma de memorándum, oficio entre otros. A los empleados o funcionarios de la entidad o área auditada que tuvieron participación en los hechos, procesos o actividades que se examinan con la finalidad de esclarecer algunos hechos.
Ejemplo:

Declaración por faltantes o sobrantes en el arqueo de caja.

6.- Confirmación: Una confirmación constituye evidencia de auditoria obtenida mediante una respuesta directa proveniente de un tercero dirigida al auditor, en el cual se ratifica la veracidad de la presentación de los hechos que van de acorde a la realidad de la entidad.
Ejemplo:

Confirmación a clientes y proveedores (Confirmación Positiva)

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TECNICAS DE OBTENCIÓN DE EVIDENCIA TESTIMONIA

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ENTREVISTA: Puede realizarse al personal de la empresa auditada o beneficiarias de las mismos, a través de algún medio de captura de datos, el auditor interroga, investiga y confirma directamente con el entrevistado sobre los aspectos que está auditando, ejemplo: estructura del área, recursos financieros del área.
ENCUESTA: Recolectar información de grupos de personas, la ventaja es en economizar costos y tiempo, ejemplo: Establecer con claridad las funciones y responsabilidades de las diferentes áreas de la organización, Crear un sistema presupuestario para las operaciones futuras de la organización.
INDAGACION: Obtener información verbal mediante averiguaciones directas, ejemplo, información relativa a la posibilidad de que eludan los controles internos, también ayuda a que obtenga información adicional.
CUESTIONARIO: instrumento de investigación que consiste en una serie de preguntas.
DECLARACION: declaraciones escritas, a los colaboradores o funcionarios con la finalidad de esclarecer hechos, ejemplo: declaración de las normas y control interno de la organización.
CONFIRMACION: obtener una afirmación escrita de una fuente distinta a la empresa, ejemplo: clientes, proveedores.

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              TECNICAS DE OBTENCION DE EVIDENCIA TESTIMONIAL

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ENTREVISTA: Procedimiento basado en la interrogación, con el fin de obtener información acerca de un tema en concreto, con el fin de realizar su posterior análisis e interpretación. Se aplica a un grupo determinado de la población.

ENCUESTA: La encuesta es una técnica que se lleva a cabo mediante la aplicación de un cuestionario a una muestra de personas. Las encuestas proporcionan información sobre las opiniones, actitudes y comportamientos de los personas encuestadas.

INDAGACIÓN: Se basa en buscar la información que necesitemos a través de medios (personas, internet, libros), con el fin de obtener información nueva que contribuya al proceso de auditoria.

CUESTIONARIO: Técnica mediante la cual se busca obtener mayor información mediante la elaboración de preguntas escritas, que deberán ser respondidas por las personas en cuestión, para esto se pueden usar preguntas abiertas o cerradas (si/no), para su posterior evaluación.

DECLARACIÓN: Definido como la manifestación formal que realiza una persona (escrito u oral), que hayan tenido participación dentro de los hechos a investigar, con el fin de obtener y aclarar ciertos aspectos relevantes en el proceso.

CONFIRMACIÓN: Constancia escrita sobre la autenticidad de las transacciones, operaciones, registros, documentos, hechos y circunstancias del aspecto auditado, por parte de una persona natural o jurídica independiente de la entidad, que conozca el hecho en concreto y opine de forma objetiva.

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TÉCNICAS DE OBTENCIÓN DE EVIDENCIA TESTIMONIAL

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ENCUESTA:  es una técnica que se aplica a una muestra representativa de la población y utiliza procedimientos estandarizados de interrogación para obtener información respecto de los asuntos materia de la auditoria. Permite recuperar datos sobre sucesos acontecidos a los encuestados y estandarizados para un análisis posterior.
ENTREVISTA: es la técnica por medio de la cual se obtiene información complementaria que sirve mas como apoyo que como evidencia directa del examen que se realiza. Ésta técnica se usa para lograr un rápido y mejor entendimiento de la entidad, proceso, sistema u otras operaciones especificas que estén siendo materia de evaluación por parte del auditor.
INDAGACIÓN: consiste en la búsqueda de información apropiada, a través de personas bien informadas tanto dentro como de fuera de la entidad.
CUESTIONARIO: es una técnica que utiliza el auditor para obtener información por medio de preguntas escritas organizadas, que deben ser contestadas por los funcionarios o empleados de la entidad, puede abarcar aspectos cuantitativos y cualitativos.
DECLARACIÓN: ésta técnica consiste en tomar declaraciones escritas en forma de memorando, oficio, informe, acta, etc., a los empleados o funcionarios de la entidad examinada que tuvieron participación en los hechos, procesos o actividades que se examinan, con la finalidad de esclarecer aquellos aspectos que por su importancia así lo ameritan.
CONFIRMACIÓN: la técnica de confirmación implica la obtención de una constancia escrita sobre la autenticidad de las transacciones, operaciones, registros, documentos, hechos y circunstancias del aspecto auditado, por parte de una persona natural o jurídica independiente de la entidad, que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones del hecho y de informar en forma válida y veraz sobre el mismo.

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TÉCNICAS DE OBTENCIÓN DE EVIDENCAI TESTIMONIAL

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La evidencia testimonial es la información obtenida por terceros a través de cartas o declaraciones recibidas en respuesta a indagaciones o entrevistas. Es necesario evaluar evidencia testimonial para cerciorarse que los informantes no hayan estado influidos por prejuicios o tuvieran solo conocimiento parcial del área auditada.

ENTREVISTA

Con esta técnica se obtiene información complementaria que sirve más como apoyo que evidencia directa del examen que se realiza, aquí se realizan preguntas directas, formales o informales, al personal que labora en el área auditada.
ENCUESTA

Esta técnica se aplica a una muestra representativa de la población y utiliza procedimientos estandarizados de información para obtener información  respecto de los asuntos materia auditada. Una vez obtenidos los resultados de la muestra, se puede estimar parámetros de la población con ciertos márgenes de error y niveles de confianza.

INDAGACIÓN

Es la búsqueda de información apropiada, a través de personas bien informadas tanto como dentro o fuera de la entidad.  Las respuestas obtenidas pueden proporcionar al auditor información que no poseía previamente , por otro lado el auditor puede encontrar respuestas que difieren significativamente con lo que el haya obtenido, esto lleva a que el auditor modifique o aplique procedimientos de auditoria adicionales.

CUESTIONARIO

El auditor utiliza esta técnica que emplea el auditor para obtener información por medio de preguntas escritas organizadas, que deben ser contestadas por los funcionarios o empleados de la entidad, abarca aspectos cualitativos y cuantitativos. Las preguntas del cuestionario pueden ser cerradas o abiertas.
Esta técnica facilita el análisis de información y el llegado a un mayor número de personas, ya que en la mayoría de casos es difícil obtener datos por la distancia o la dispersión de sujetos que se quieren considerar para el análisis.

DECLARACIÓN

Se toma declaraciones en forma de memorando, oficio, informe, acta, etc.,  a los empleados o funcionarios de la entidad examinada que tuvieron participación en los hechos, procesos o actividades que se examinan, con la finalidad de esclarecer aspectos de acuerdo ala importancia que ameriten. Esta declaración es una manifestación por escrito con firma y datos personales de los participantes. La evidencia obtenida aquí se debe complementar con lo logrado en las demás técnicas de auditoría.

CONFIRMACIÓN

Es la obtención de de una constancia escrita sobre la autenticidad de las transacciones, operaciones, registros, documentos, hechos y circunstancias del aspecto auditado por parte de de una persona natural o jurídica independiente de la entidad. es una evidencia de auditoria obtenida mediante la respuesta de la parte firmante , dirigida al auditor por escrito donde ratifica que lo expresado por los registros corresponden a hechos ciertos y lo manifestado por los funcionarios se ajusta a la realidad.

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Ø  INDAGACIÓN: Consiste en la obtención de información de forma oral o escrita sobre las actividades examinadas. Son un conjunto de procedimientos metodológicos y sistemáticos cuyo objetivo es garantizar la operatividad del proceso investigativo. Es decir, obtener mucha información y conocimiento para resolver nuestras preguntas.

Ø  ENTREVISTA: Consiste en la averiguación mediante la aplicación de preguntas directas al personal de la entidad auditada o a terceros, cuyas actividades guarden relación con las operaciones de esta.

Ø  ENCUESTA: Consiste en la obtención de información a través formularios con preguntas predefinidas, que permiten conocer las tendencias en determinadas actividades, consiste en aplicar directa o indirectamente cuestionarios relacionados con las operaciones de una empresa.

Ø  CUESTIONARIO: El cuestionario es un documento formado por un conjunto de preguntas que deben estar redactadas de forma coherente, y organizadas, secuenciadas y estructuradas, de acuerdo con una determinada planificación, con el fin de que sus respuestas nos puedan ofrecer toda la información necesaria.

Ø  DECLARACIÓN: Consiste en que los auditores obtienen declaraciones de algunos externos como: clientes del que los contrata, proveedores, instituciones financieras y abogados.

Ø  CONFIRMACIÓN: Consiste realmente ratificar que lo expresado por los registros contables corresponde a hechos ciertos e, igualmente, que lo manifestado por funcionarios en las indagaciones que efectúa el auditor o Revisor Fiscal se ajusta a la realidad.

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1. Entrevista: es uno de los métodos de recopilación de datos informativos o testimoniales que nos permite recoger y analizar varios elementos: la opinión, la actitud, los sentimientos, las representaciones de la persona entrevistada.
Ejemplo:

Programar una reunión con cada integrante del área en la que desea obtener datos; si se desea saber sobre los procesos dentro del almacén, se entrevistarían a los trabajadores de dicha área.

2. Encuesta: el auditor recopila datos mediante el cuestionario previamente diseñado, sin modificar el entorno ni el fenómeno donde se recoge la información ya sea para entregarlo en forma de tríptico, gráfica , tabla o escrita.
Ejemplo:

Cuando nos encontramos en una situación en donde al grupo que nos dirigimos comprende una cantidad significativa de personas, aplicaremos la encuesta como técnica para poder reunir los datos que se requerirán.

3. Indagación: consiste en la búsqueda de información, financiera o no financiera, a través de personas bien informadas tanto de dentro como de fuera de la entidad. La indagación se utiliza de forma extensiva a lo largo de la auditoría y adicionalmente a otros procedimientos de auditoría.
Ejemplo:

Indagar sobre la pérdida de un activo fijo.

Obtener de un trabajador de manera verbal si se están cumpliendo o no las políticas de depositar los ingresos diarios en el banco.

4. Cuestionario: es una herramienta de recolección de datos que una empresa le proporciona a sus empleados con el objetivo de realizar una auditoría y determinar cuáles son las áreas en las que se debe enfocar una mejora.
Ejemplos:

Al plantear un listado de preguntas que sean entendibles para cualquier grupo de inviduos que pueda ser objetivo de ellos, tenemos algunas preguntas a manera de ejemplo como:  ¿Existe un documento de política de calidad? , ¿Existe un manual de calidad?,  ¿El manual de calidad incluye la interacción de los procesos?, etc.

5. Declaración: son información que el auditor requiere de la entidad, y que puede utilizar para soportar la evidencia de auditoria. Estas declaraciones deben ser dirigidas en cartas de representación al auditor por la administración.
Ejemplos:

Si la carta de declaración incluye una referencia a activos ignorados pignorados y pasivos contingentes, puede recordar a los administradores honrados su falla no intencional de revelar la información adecuadamente. Para cumplir su objetivo, la carta de declaraciones debe estar suficientemente detallada para que actúe como recordatorio a la administración.

6. Confirmación: consiste realmente ratificar que lo expresado por los registros contables corresponde a hechos ciertos e, igualmente, que lo manifestado por funcionarios en las indagaciones que efectúa el auditor se ajusta a la realidad.  La técnica de la confirmación se realiza solamente con persona o personas ajenas a la institución.
Ejemplo:

Circulación de saldos (Cuentas por cobrar, cuentas por pagar, etc), en el cual e envía la solicitud de confirmación de saldo, esperándose que contesten todas las personas involucradas en el proceso.