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Gestión efectiva del tiempo; sistema de productividad y organización personal, por David Allen. Centrado en ayudar a las personas a gestionar tareas, proyectos y responsabilidades de manera eficiente, reduciendo estrés y mejorando la productividad.

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Desempeña un papel fundamental en el ámbito de la logística, donde la eficiencia y la coordinación son esenciales para el éxito.

Esencial para garantizar la operación fluida y eficiente de la cadena de suministro.

Coordinación de Op.

Eficiencia y Costos

Adaptación a Cambios

Productividad

Competitividad

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La matriz de Eisenhower es una herramienta la cual tiene como propósito ayudar a gestionar la importancia de las actividades/ tareas que se tiene que realizar, esto con un sistema de separación de decisiones dividida en cuatro secciones (hacer, decidir delegar y eliminar). Las tareas que son de urgencia o de mayor importancia se podrán en el área de “hacer” y las que no son tan importantes en la de “eliminar”.

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Herramientas de productividad útiles para profesionales de la logística 

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Herramientas de productividad útiles para profesionales de la logística 

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Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS, por sus siglas en inglés)

Un Warehouse Management System (WMS) es un software que optimiza cada parte de la gestión de almacenes, desde la recepción y el almacenamiento hasta el retiro, el embalaje, el envío, el seguimiento del inventario y todos los pasos intermedios.

Un buen sistema WMS puede ayudar optimizando todas las facetas de la gestión de almacenes –desde los procesos de recepción, put-away, y retiro, embalaje y envío hasta el seguimiento y reposición del inventario–. Y organizar todas estas actividades desde una sola interfaz.

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En la administracion del tiempo, es importante para garantizar una gestion eficiente por ello es esencial distinguir entre las actividades urgentes y las importantes.

Urgentes: Es aquello que requiere una atención inmediata y prioridad absoluta. Cuando una tarea o un proyecto es urgente pasa a requerir toda nuestra atención y nos focalizamos en ello.

Importante: Está relacionado con las tareas a largo plazo, aunque repercute y mucho en los objetivos. Aunque pueden no tener una fecha límite inmediata, su realización es fundamental para tu progreso y éxito a largo plazo.

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Estas herramientas de optimización logística centralizan datos críticos como el nivel de existencias y los contactos de clientes y proveedores, y brindan una visión holística de las operaciones, en estas aplicaciones es garantizar la eficiencia en la organización y la gestión de proyectos, posibilitar el desarrollo simultáneo de tareas y facilitar sistemas de comunicación fluidos.

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¿Qué es una lista de tareas y como crear una? 

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¿Qué es una lista de tareas?

Una lista de tareas es una lista de cosas por hacer. Contiene, básicamente, cualquier actividad que debes realizar, son una herramienta para ir apuntando cosas que quieres, debes o podrías hacer.

Para crear una lista de tareas estos son los pasos:

•Escoge un formato que te resulte cómodo.

•Pon en los primeros puestos de la lista dos objetivos importantes que necesites cumplir hoy.

•Empieza con cosas fáciles.

•Divide las tareas.

•Mantén el enfoque.

•Incluye toda la información posible.

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¿Por qué es importante la Administración Del Tiempo?

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¿Por qué es importante la Administración Del Tiempo?

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La administración del tiempo en logística es esencial para garantizar la operación fluida y eficiente de la cadena de suministro, lo que a su vez afecta la satisfacción del cliente, los costos operativos y la capacidad de una empresa para adaptarse a los cambios en el entorno empresarial. Es una herramienta fundamental para la competitividad y el éxito en el campo de la logística.

Ejemplos:

1- Coordinación de operaciones

2- Eficiencia y Costos

3- Adaptación a cambios

4- Productividad

5- Competitividad

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Herramientas Productivas para Profesionales de la Logística.

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Herramientas Productivas para Profesionales de la Logística.

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Los profesionales pueden beneficiarse de una variedad de herramientas de productividad para optimizar sus operaciones y mejorar la eficiencia en la gestión de la cadena de suministro.

Sistemas de Gestión de Pedidos (OMS)

Se pueden utilizar distintas herramientas como IBM Sterling Order Management, Salesforce Order Management o Magento Order Management permiten gestionar y optimizar el proceso de pedidos, incluyendo la gestión de inventario, devoluciones y cumplimiento.

Algunos de los beneficios que puede incluir esta herramienta son:

Menos errores

Mejor control de inventario

Mejor atención al cliente

Ahorro de costos

Agilización del flujo de trabajo

Mejor relación con los proveedores

Mejor preparación de auditorias

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Beneficios de hacer una lista de tareas y que aplicaciones nos ayudan a realizar una.

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Beneficios de hacer una lista de tareas y que aplicaciones nos ayudan a realizar una.

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¿Que beneficios nos trae hacer una lista de tareas?

•ORGANIZACIÓN: Las listas de tareas te permiten organizar y priorizar tus actividades diarias, semanales o mensuales. Puedes desglosar grandes proyectos en tareas más pequeñas y manejables.

•RECORDATORIO: Al escribir tus tareas, tienes un registro tangible de lo que necesitas hacer. Esto te ayuda a no olvidar las responsabilidades y compromisos importantes.

•PRODUCTIVIDAD: Tener una lista de tareas que te permite mantener el enfoque en lo que realmente importa. Puedes trabajar de manera más eficiente y evitar distracciones al tener claro lo que debes hacer a continuación.

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Apps de PRODUCTIVIDAD ¿Cuál es la mejor? Comparo Trello, Asana, ClickUp, Basecamp, Notion...

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¿Cómo se construye la matriz de Eisenhower? 

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¿Cómo se construye la matriz de Eisenhower? 

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1. Dibujar un plano cartesiano dividido en cuatro cuadrantes.

2. Definir las tareas de cada área, analizando su importancia y urgencia para situarlas en el cuadrante.

3. Delegar las tareas según el potencial de cada empleado.

Esto nos ayudará a:

Identificar y resolver las tareas más importantes y urgentes.

Identificar tareas que se pueden delegar.

Planificar las cuestiones importantes para el negocio.

Revisar las tareas que no son clave para el negocio.

Tomar la decisión de eliminar esas tareas.

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Software de Planificación de la Demanda y de la Cadena de Suministro (SAP)

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HERRAMIENTA DE PRODUCTIVIDAD PARA PROFESIONALES DE LA LOGÍSTICA "SAP"

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HERRAMIENTA DE PRODUCTIVIDAD PARA PROFESIONALES DE LA LOGÍSTICA "SAP"

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¿Qué es SAP?

SAP (Systems, Applications, and Products in Data Processing) es una de las empresas líderes en software de gestión empresarial (ERP). Su suite de aplicaciones incluye módulos específicos para la planificación de la demanda y la gestión de la cadena de suministro, conocidos como SAP Integrated Business Planning (IBP) y SAP Supply Chain Management (SCM).

Fuente: SAP SE. (2023). SAP ERP. Recuperado de https://www.sap.com/products/erp.html

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Software de Planificación de la Demanda y de la Cadena de Suministro (SAP)

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Cada cuadrante en una matriz de Eisenhower representa un nivel diferente de prioridad. Al evaluar qué tareas son importantes, urgentes o una combinación de ambas, podrás decidir cómo administrarlas mejor.

Cuadrante 1: Realizar primero

El Cuadrante 1 contiene tus actividades “importantes y urgentes”. Se trata de tareas que tienen una gran importancia y urgencia.

Concéntrate primero en completar estas tareas. Por lo general, hay dos tipos de tareas que terminan en este cuadrante: tareas que no pudiste prever y tareas que pospusiste. Al rellenar este cuadrante, considera qué tareas dejaste hasta el último minuto y planifica cómo evitar posponerlas de nuevo en el futuro. Un método para reducir el estrés futuro es proporcionarte tiempo extra en tu agenda para tener en cuenta las tareas imprevistas y tener un margen para cualquier trabajo que se haya atrasado.

Cuadrante 2: Decidir cuándo

El Cuadrante 2 incluye actividades "importantes pero no urgentes".

En otras palabras, debes completarlas algún día, pero no hay una fecha límite inmediata para ellas. Estas tareas te ayudan a lograr tus objetivos, pero a menudo se descuidan porque no son urgentes. Para evitar la postergación, decide cuándo trabajarás en cada tarea. Define plazos claros para ayudar a incorporar estas actividades en tu agenda.

Cuadrante 3: Delegar

El Cuadrante 3 es donde muchas personas se quedan atorados. Es la sección "urgente pero no importante".

Estas tareas generalmente te impiden trabajar y avanzar hacia tus objetivos principales. Las tareas en este cuadrante a menudo provienen de otras personas. Por ejemplo, tu compañero de trabajo puede pedirte que revises una presentación que debe estar lista en un par de horas, pero que no se aplica a tus áreas de responsabilidad. Trata de minimizar el trabajo en este tipo de tareas rechazándolas o delegándolas cortésmente cuando sea posible.

Cuadrante 4: Hacerlo más tarde o eliminar

El Cuadrante 4 contiene los elementos de menor prioridad. Se trata de las actividades "no importantes y no urgentes".

En última instancia, estas actividades sirven como una distracción de tus tareas importantes. La mejor solución es eliminarlas por completo de tus prioridades o llevarlas de vuelta a un mejor momento para terminarlas, idealmente cuando no tengas tantas tareas importantes en las cuales trabajar.

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"Herramientas para la Administración del Tiempo para Profesionales de la Logística"Archivo

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"Herramientas para la Administración del Tiempo para Profesionales de la Logística"Archivo

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Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS, por sus siglas en inglés): Herramientas como Manhattan Associates, JDA Warehouse Management, o SAP Extended Warehouse Management ayudan a gestionar de manera eficiente el inventario, la ubicación de productos y los procesos de recepción y envío en almacenes. Sistemas de Gestión de Transporte (TMS, por sus siglas en inglés): Soluciones como MercuryGate, Oracle Transportation Management, o Descartes Transportation Management System permiten optimizar la planificación y la ejecución del transporte, así como rastrear envíos y gestionar proveedores. Software de Planificación de la Demanda y de la Cadena de Suministro: Aplicaciones como SAP Integrated Business Planning, Kinaxis RapidResponse o Demand Solutions ayudan a prever la demanda, optimizar la planificación de la producción y gestionar los niveles de inventario de manera eficiente. Sistemas de Gestión de Pedidos (OMS, por sus siglas en inglés): Herramientas como IBM Sterling Order Management, Salesforce Order Management o Magento Order Management permiten gestionar y optimizar el proceso de pedidos, incluyendo la gestión de inventario, devoluciones y cumplimiento. Herramientas de seguimiento y visibilidad en tiempo real: Plataformas como ShipHawk, FourKites o project44 proporcionan visibilidad en tiempo real de la cadena de suministro, permitiendo el seguimiento de envíos y la toma de decisiones informadas. Software de gestión de flotas: Para empresas que gestionan flotas de vehículos, herramientas como Geotab, Samsara o Fleet Complete ayudan a rastrear y optimizar el rendimiento de los vehículos, la gestión de conductores y la eficiencia operativa. Sistemas de gestión de inventario: Además de los WMS mencionados anteriormente, herramientas más específicas como Fishbowl Inventory, TradeGecko o Zoho Inventory pueden ayudar a controlar y gestionar el inventario de manera efectiva. Herramientas de análisis y Business Intelligence: Soluciones como Tableau, Power BI o QlikView permiten analizar datos clave relacionados con la cadena de suministro para identificar tendencias, patrones y oportunidades de mejora. Comunicación y colaboración en equipo: Plataformas como Microsoft Teams, Slack o Asana facilitan la comunicación y colaboración entre equipos, lo que es esencial para coordinar eficazmente las operaciones logísticas. Sistemas de gestión empresarial (ERP): Software como SAP ERP, Oracle ERP Cloud

o NetSuite integran todas las funciones empresariales, incluyendo la gestión logística, en una única plataforma para una gestión más eficiente y una visión holística de la empresa

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Desempeña un papel fundamental en el ámbito de la logística, donde la eficiencia y la coordinación son esenciales para el éxito.

Tomar el control de la administración del tiempo es esencial para profesionales en logística, ya que esta área a menudo implica la gestión de múltiples tareas y proyectos.

Pasos para tomar el control de la Adm. del Tiempo:

⁠Recopilación

Procesamiento

Organización

Revisión constante

Planificación

Ejecución

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¿Qué es la administración del tiempo? Y ¿ Cuál es su importancia? 

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¿Qué es la administración del tiempo? Y ¿ Cuál es su importancia? 

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La administración del tiempo es la habilidad de organizar y planificar el tiempo de manera eficiente y productiva. Esta se trata de poder priorizar las actividades, establecer metas y aprovechar al máximo el tiempo disponible.

La administración del tiempo es importante, ya que:

*Mejora la productividad y organización.

*Permite completar más tareas en un período de tiempo determinado.

*Ayuda a evitar la procrastinación.

*Contribuye a mejorar la confianza en uno mismo.

*Puede ayudar a reducir el estrés.

*Puede mejorar la calidad de vida, tanto profesional como personal.

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Creación de lista de tareas y lista de pendientes

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Creación de lista de tareas y lista de pendientes

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Las listas de pendientes pueden mejorar el manejo del tiempo, aumentar la productividad y medir el progreso de manera más eficiente.

Tener una lista con los pendientes o tareas únicamente escrito no significa que sea útil es por eso, para llevar acabo la planificación de tareas es de suma importancia seguir los siguientes pasos:

reduce la cantidad de tareas.

Dedica tiempo para planificar tu lista.

Coloca las tareas más importantes al principio.

Realiza un seguimiento de las tareas recurrentes.

Agrupa tareas similares.

Especifica las tareas con mayor claridad.

En la actualidad también existen herramientas que nos serán de gran ayuda para llevar acabo dicha planeación, a continuación se muestra aplicaciones que nos ayudan como herramientas:

https://www.youtube.com/watch?time_continue=5&v=_xpzo7C2Ugw&embeds_referring_euri=https%3A%2F%2Fwww.google.com%2Fsearch%3Fq%3Daplicaciones%2Bpara%2Blista%2Bde%2Bpendeientes%2By%2Btareas%26sca_esv%3D05826a3c56c67289%26sca_upv%3D1%26biw%3D1600%26bih%3D&source_ve_path=MjM4NTE

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Administración del Tiempo, Métodos y Pasos Efectivos.

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Administración del Tiempo, Métodos y Pasos Efectivos.

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¿Por qué es importante la administración del tiempo? En la logística es esencial para garantizar la operación fluida y eficiente de la cadena de suministro, lo que a su vez afecta la satisfacción del cliente, los costos operativos y la capacidad de una empresa para adaptarse a los cambios en el entorno empresarial.

Es una herramienta fundamental que lleva al éxito.

-Coordinación de Operaciones: La logística implica la gestión de numerosos procesos interconectados, como la recepción de productos, el almacenamiento, el transporte y la entrega.

-Eficiencia y Costos: La gestión eficaz del tiempo permite optimizar los procesos logísticos, reduciendo los tiempos de espera y minimizando los costos operativos.

-Servicio al Cliente: La puntualidad en la entrega es esencial para satisfacer las expectativas de los clientes.

-Adaptación a Cambios: La administración del tiempo efectiva permite una respuesta más rápida y eficiente a estos cambios, minimizando su impacto en las operaciones logísticas.

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Administración del tiempo: qué es y cómo influye en el éxito

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Tipos de actividades

1. Actividades URGENTES:

Ejemplo.

Procesar pedidos urgentes de los clientes

Resolver problemas de transporte en tiempo real, como cambios de ruta o accidentes en carretera.

2. Actividades IMPORTANTES:

Ejemplo.

Planificar y optimizar rutas de entrega para mejorar la eficiencia y reducir costos.

Evaluar y seleccionar proveedores estratégicos para mejorar la cadena de suministro a largo

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Cómo gestionar tu TIEMPO / MATRIZ de PRIORIDADES EISENHOWER / URGENTE e IMPORTANTE

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Los sistemas de gestión empresarial (SGE) son herramientas que permiten a las organizaciones planificar, ejecutar y controlar sus operaciones de manera eficiente. Estos sistemas integran diversas funciones, facilitando la toma de decisiones y mejorando la productividad. Aquí te dejo un resumen de sus principales características y tipos:

Características de los Sistemas de Gestión Empresarial

1. Integración: Un SGE combina diferentes áreas de la empresa, como finanzas, recursos humanos, ventas, y logística, en un solo sistema.

2. Automatización: Reduce la carga de trabajo manual al automatizar procesos repetitivos, lo que aumenta la eficiencia.

3. Toma de Decisiones: Proporciona datos en tiempo real que ayudan a los gerentes a tomar decisiones informadas.

4. Escalabilidad: Se adapta al crecimiento de la empresa, permitiendo agregar nuevas funcionalidades o módulos según sea necesario.

5. Personalización: Muchos SGE permiten adaptaciones específicas para ajustarse a las necesidades particulares de cada empresa.

Tipos de Sistemas de Gestión Empresarial

1. ERP (Enterprise Resource Planning): Integra todas las áreas de una empresa en una única plataforma, facilitando la gestión de recursos y procesos.

2. CRM (Customer Relationship Management): Se enfoca en la gestión de las relaciones con los clientes, ayudando a mejorar la atención al cliente y las ventas.

3. SCM (Supply Chain Management): Optimiza la cadena de suministro, desde la adquisición de materias primas hasta la entrega del producto final.

4. HRM (Human Resource Management): Se centra en la gestión del talento humano, incluyendo reclutamiento, formación y evaluación del desempeño.

5. BI (Business Intelligence): Se encarga de analizar datos empresariales para proporcionar información valiosa y apoyar la toma de decisiones estratégicas.

6. Beneficios de Implementar un SGE

Eficiencia Operativa: Mejora los procesos internos, reduce costos y minimiza errores.

Mejor Visibilidad: Proporciona una visión clara de las operaciones de la empresa.

Flexibilidad: Permite adaptarse rápidamente a cambios en el mercado.

Cumplimiento Normativo: Facilita el cumplimiento de regulaciones y normativas.

Consideraciones para la Implementación

Análisis de Necesidades: Evaluar las necesidades específicas de la empresa antes de elegir un sistema.

Formación del Personal: Capacitar a los empleados en el uso del sistema para maximizar su efectividad.

Soporte y Mantenimiento: Asegurarse de contar con soporte técnico adecuado y un plan de mantenimiento.

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GTD es un sistema de gestión del tiempo y productividad creado por David Allen en "Organízate con eficacia" (2001). Su base es registrar todas las tareas por escrito para liberar la mente y permitir la concentración en las tareas actuales.

Etapas del Método GTD:

1. Recopilar: Reúne tareas, citas e ideas en bandejas de entrada, físicas o digitales.

2. Procesar: Filtra y clasifica las entradas. Decide si requieren acción, si puedes actuar ahora o qué paso sigue. Si no hay acción, desecha, archiva o pospone.

3. Organizar: Almacena tareas en listas. Realiza inmediatamente las tareas de menos de dos minutos. Registra fechas en el calendario y clasifica tareas en proyectos.

4. Evaluar: Revisa listas regularmente para mantener el sistema actualizado. Realiza una revisión semanal para organizar ideas y verificar el avance de los proyectos.

5. Hacer: Al decidir qué hacer, considera el contexto, tiempo, energía y prioridad de las tareas.

GTD busca aumentar la productividad al mantener un sistema claro, permitiendo al usuario enfocarse en lo esencial.

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GTD: autogestión eficaz para lograr tus objetivos

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Con el sistema GTD de David Allen puedes organizar todos los aspectos de tu vida. Te explicamos qué es el método GTD y cómo funciona.

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Administración del Tiempo: Su importancia en la logística

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Administración del Tiempo: Su importancia en la logística

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Desempeña un papel fundamental en el ámbito de la logística, donde la eficiencia y la coordinación son esenciales para el éxito.

La administración del tiempo en logística es esencial para garantizar la operación fluida y eficiente de la cadena de suministro, lo que a su vez afecta la satisfacción del cliente, los costos operativos y la capacidad de una empresa para adaptarse a los cambios en el entorno empresarial. Es una herramienta fundamental para la competitividad y el éxito en el campo de la logística.

Esto a través de:

Coordinación de Operaciones

Eficiencia y Costos

Adaptación a Cambios

Productividad Competitividad

Un buen ejemplo de esto es el método FIFO (First In, First Out)

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La administración del tiempo es el proceso de planificar y organizar cómo se distribuye el tiempo entre diversas actividades. Su objetivo es maximizar la eficacia y la productividad, permitiendo que las personas logren sus metas y objetivos de manera más eficiente. Incluye técnicas como la priorización de tareas, la programación y la fijación de plazos.

Métodos comunes:

Matriz de Eisenhower: Clasifica tareas en urgentes e importantes para decidir en qué enfocarse.

Técnica Pomodoro: Trabaja en bloques de 25 minutos seguidos de breves descansos para mantener la concentración.

Listas de tareas: Anotar lo que necesitas hacer ayuda a visualizar y priorizar actividades.

Cosas importantes:

Establecer prioridades: Diferenciar entre lo urgente y lo importante.

Evitar la procrastinación: Identificar y combatir distracciones.

Revisar y ajustar: Reflexiona sobre tu progreso y ajusta tu planificación según sea necesario.

La clave es encontrar un sistema que se adapte a tu estilo de vida y te ayude a maximizar tu tiempo.

https://youtu.be/4LHG_hZDpFI?si=_pXe8xHbcSpBN5Kr

Video como gestionar tu tiempo.

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La administración del tiempo es esencial en logística porque asegura que todos los procesos se coordinen de manera eficiente, lo que impacta directamente en la satisfacción del cliente y la rentabilidad. Una buena gestión del tiempo permite:

1. Coordinación de Operaciones: Al sincronizar tareas como la recepción, almacenamiento, transporte y entrega, se evitan demoras y se mantiene el flujo continuo de la cadena de suministro.

2. Eficiencia y Costos: Optimizar el tiempo ayuda a reducir tiempos de espera y, en consecuencia, minimizar costos operativos, mejorando la competitividad.

3. Adaptación a Cambios: Una buena administración del tiempo permite que las empresas respondan de manera rápida y eficiente a imprevistos o cambios en el entorno. Esto minimiza el impacto en las operaciones logísticas, evitando retrasos y disrupciones que podrían afectar tanto los costos como la satisfacción del cliente.

4. Servicio al Cliente: La puntualidad en la entrega es clave para cumplir con las expectativas de los clientes. Un manejo eficiente del tiempo en la logística asegura que los productos lleguen en el momento acordado, lo que mejora la confianza y lealtad del cliente hacia la empresa.

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La matriz Eisenhower es una herramienta que ayuda a clasificar tus actividades/proyectos que tienes que realizar, estas se dividen o clasifican en 4 conceptos los cuales son hacer, decir, delegar y eliminar.

El método GTD es un método o herramienta que ayuda al ser humano a hacer las tareas o actividades sin complicaciones y quitando o reduciendo el estrés o la presión significativamente